مکاتبات آوات، ابزاری برای ارتباطات نتیجه‌بخش

تعریف اتوماسیون اداری

در ویکی‌پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم‌افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب‌و‌کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکارسازی و بهینه‌سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.»

تعاریف متعددی از اتوماسیون اداری ارائه شده است که ساده‌ترین آنها این است: اتوماسیون اداری به یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر یا وب گفته می‌شود که جمع آوری، ذخیره و توزیع اسناد و مدارک، پیام‌ها و سایر انواع فرم‌های اداری را در سطح سازمان به عهده دارد. انواع مختلفی از نرم افزار اتوماسیون وجود دارد که برخی نصبی و برخی مبتنی بر وب هستند و برخی دیگر در بستر ابر ارائه می‌شوند.

اهمیت اتوماسیون اداری

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فرایندهای پیچیده تجاری تا حد زیادی ساده سازی می‌شوند. در چنین شرایطی دیگر لازم نیست برای انجام فرایندهایی که به صورت اتوماتیک انجام می‌شوند، نیروی انسانی اختصاص بدهید. کاهش هزینه‌های عملیاتی، حاشیه سود سازمان را به شکل چشمگیری افزایش می دهد. با خودکار کردن گردش کار خود، می‌توانید مسئولیت هر قسمت از فرآیند را به یکی از اعضای تیم محول کنید و دوباره کاری یا اهمال کاری را به حداقل برسانید. هر مرحله از فرآیند به شخصی اختصاص داده می‌شود. به این ترتیب اطمینان حاصل می‌کنید که تمام کارها انجام می‌شود و در ضمن ناکارآمدی‌ها یا نقاط ضعف روندهای کار هم آشکار می‌شود.

یکی دیگر از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری این است که به شما کمک می‌کند اطلاعات را به شکل ساده تری ذخیره و بازیابی کنید. طی این فرایند می‌توانید برای حفظ محرمانگی اسناد و اطلاعات، دسترسی افراد را کنترل و در صورت نیاز محدود کنید. در این صورت دیگر نیازی نیست نگران گم شدن کلید اتاق بایگانی باشید! همچنین می‌توانید هر زمان که به اسناد یا اطلاعات نیاز دارید، به سادگی آنها را بازیابی کنید و از آنها گزارش تهیه کنید.

نرم افزار اتوماسیون اداری بعدها یک گام بزرگ‌تر رو به جلو برداشت و به فضای ابری مهاجرت کرد. به این ترتیب نسل جدیدی از نرم افزار اتوماسیون اداری در اختیار کسب و کارها قرار گرفت که علاوه بر همه مزایای ذکر شده، مزایای دیگری هم داشت. از جمله این که نیازی به نصب نداشت و هزینه‌های زیرساخت و نگهداری نرم‌افزار را تا حد زیادی کاهش می‌داد. راهکار ابری آوات افتخار دارد که به عنوان نسل جدید نرم افزارهای اتوماسیون، فرایندهای کسب و کار را برای مدیران ساده‌تر و کم هزینه‌تر کند.

چالش های اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری هم مثل هر فناوری جدیدی، در کنار مزایا و امکاناتش، معایبی هم دارد. مثلاً این که روابط انسانی را به حداقل کاهش می دهد و ممکن است باعث منزوی شدن کارکنان شود، یا اگر سرورها دچار مشکل شوند، دسترسی به اطلاعات هم مختل می‌شود. همچنین اگر استاندارد واحدی برای استفاده از سیستم اتوماسیون تدوین نشده باشد، اعمال سلیقه فردی باعث چنددستگی می‌شود و نه تنها به نظم مورد انتظار نمی رسید، بلکه خود اتوماسیون به عاملی برای بی نظمی و تشویش تبدیل می‌شود. با این حال برای همه این مشکلات، راهکارهایی وجود دارد. می‌توانید طوری عمل کنید که نه سیخ بسوزد و نه کبابً هم از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بهره مند شوید و هم درگیر معایب آن نشوید!

خرید و قیمت اتوماسیون اداری

وقتی اقدام به خرید نرم‌افزار غیرابری می‌کنید، صرفاً رقمی را در نظر می‌گیرید که باید برای خرید لایسنس نرم‌افزار بپردازید. اما در طول خرید، راه‌اندازی و استفاده از این نرم‌افزارها، هزینه‌های دیگری هم به شما تحمیل می‌شوند که از ابتدا محاسبه نکرده بودید. به هزینه‌ای که برای خرید نرم‌افزار نصبی می‌پردازید، هزینه پیدا؛ و به هزینه‌های دیگری که به مرور باید برای استفاده از این نرم‌افزار بپردازید، هزینه پنهان گفته می‌شود. هزینه خرید لایسنس در نرم‌افزار غیر ابری، و هزینه خرید اشتراک در نرم‌افزار ابری، هزینه‌های پیدا هستند.

آوات هیچ هزینه پنهانی ندارد! تنها هزینه ای که برای استفاده از آوات می‌پردازید، هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه است. اما در نرم‌افزارهای غیرابری، هزینه خرید لایسنس فقط حدود 10 درصد از کل هزینه‌ها را تشکیل می‌دهد و 90 درصد دیگر، هزینه‌های پنهان این نرم‌افزارها هستند.