معرفی اتوماسیون اداری ابری آوات
شرکت چارگون با 25 سال سابقه در زمینه تولید محصولات و راهکارهای سازمانی، افتخار دارد که محصول جدید خود را با نام «آوات» معرفی کند. اتوماسیون اداری ابری آوات، اين امكان را به سازمان‌ها مى‌دهد كه بتوانند بدون هیچ محدوديتی، از فناوری ابر برای مدیریت مکاتبات خود استفاده نمايند. ماموریت تیم آوات ارائه راهکار جامع نرم‌افزاری بر بستر ابر با تکیه بر معماری قابل توسعه و انعطاف‌پذیر مبتنی بر سرویس، جهت انجام فعالیت‌هایی است که به بهبود عملکرد سازمان منتهی می‌شود.چشم‌انداز ما در آوات این است که مدیران کسب و کارها، با اطمینان از انجام سریع کارهای جاری اداری، بر کسب و کار خود تمرکز کنند.
لیست مجموعه امکانات «آوات» را می‌توانید به صورت یکجا دریافت کنید.
مکاتبات
مکاتبات اداری «آوات» به خوبی با نیازها، روال‌ها و ساختارهای سازمانی در شرایط امروزی سازگار است. «آوات» نامه‌نگاری را به یک روش ارتباطی ساده، سریع و ارزان در مراودات اداری تبدیل می‌کند؛ در عین حال امن است، به واسطهٔ ابری بودن از همه جا در دسترس است و به هیچ ابزار واسطی مانند مایکروسافت آفیس وابستگی ندارد. هر کارمندی در سازمان با هر میزان دانش و سابقه در امور مربوط به دبیرخانه، می‌تواند با «آوات» کار کند و به دور از پیچیدگی‌های این حوزه، بر کارهای تخصصی خود متمرکز شود.
ارسال و دریافت ECE
آوات از پروتکل ECE پشتیبانی می‌کند. با استفاده از ECE هیچ محدودیتی در تبادل اسناد بین سیستم‌های اتوماسیون وجود ندارد و می‌توانید با شرکت‌ها مکاتبه کنید.
پیگیری وضعیت نامه
در آوات می‌توانید وضعیت نامه و عملیاتی را که روی آن انجام شده، در هر لحظه پیگیری کنید. سوابق تغییرات نامه، به تفکیک تاریخ و با همه جزئیات نمایش داده می‌شود.
ثبت رسید نامه ارسالی
پس از ثبت نامه ارسالی در سیستم اتوماسیون سازمان مقصد، می‌توانید برای نامه یک رسید ثبت کنید و مشخصات ثبتی نامه در سازمان مقصد را در آوات ثبت کنید.
کـــاربـــر
هر شخص حقیقی پس از عضویت در «آوات» به عنوان کاربر این محصول شناخته می‌شود و می‌تواند از امکانات آن استفاده کند. تمام امکاناتی که برای ایجاد و مدیریت حساب کاربری مورد نیاز است، در این بخش قرار دارد: امکاناتی از قبیل ثبت نام، ورود به حساب کاربری، بازیابی رمز عبور، تغییر رمز عبور، مشاهده و ویرایش پروفایل کاربری، مشاهده لیست سازمان‌ها، مدیریت تصویر امضا، مشاهده شرایط و قوانین استفاده از سیستم و پذیرش عضویت در سازمان. همچنین می‌توانید تاریخچه ورود به سیستم را هم در این بخش مشاهده کنید.
پذیرش عضویت در سازمان
عملیات اضافه کردن کارمند جدید به سازمان، در دو مرحله انجام می‌شود. ابتدا مالک سازمان، یک کاربر را با استفاده از نام کاربری یا شماره موبایلش به لیست کارمندان اضافه می‌کند. سپس آن کاربر می‌تواند انتخاب کند که دعوت به سازمان جدید را بپذیرد یا خیر.
مشاهده لیست سازمان‌ها
در اتوماسیون اداری آوات هر کاربر می‌تواند در چند سازمان به عنوان مالک یا کارمند عضو باشد. یک لیست تفکیک شده از سازمان‌ها به کاربر کمک می‌کند تا بتواند سازمان مورد نظرش را بر اساس اینکه مالک آن سازمان است یا کارمند آن سازمان، انتخاب کند.
تاریخچه ورود
تاریخچه ورود به سیستم، به کاربر امکان می‌دهد تا اطلاعات ورودهای قبلی به حساب کاربری خود را ببیند. با دیدن این اطلاعات (شامل زمان، مکان و دستگاهی که ورود با آن انجام شده) می‌تواند از اینکه حساب کاربری او در دسترس فرد دیگری نبوده مطمئن شود.
ســازمــان
سازمان در «آوات» جایی است که می‌توان گروهی از کاربران را به عنوان کارمند در آنجا جمع و سازماندهی کرد. این سازماندهی شامل تعریف ساختار سازمانی، فعال کردن اپلیکیشن‌های مورد نظر در آن سازمان و اختصاص مجوزهای دسترسی به کارمندان است. «سازمان» در آوات معادل سازمان، وزارتخانه، شرکت، موسسه، مرکز علمی/آموزشی و یا تیم استارت‌آپی در دنیای واقعی است. ایجاد سازمان و مشاهده و ویرایش پروفایل سازمان در این بخش انجام می‌شود. میز کار سازمان را هم می‌توانید در این قسمت مشاهده کنید.
ایجاد سازمان
هر کاربر برای باید عضو یک سازمان در «آوات» باشد. کاربری که سازمان را ایجاد می‌کند «مالک سازمان» خواهد بود. هر سازمان دارای یک «شناسه» منحصر به فرد است؛ به این معنی که هیچ دو سازمانی نمی‌توانند شناسه یکسان داشته باشند.
میز کار سازمان
«میز کار سازمان» صفحه‌ای برای مشاهده اطلاعات کلی و دسترسی به لینک‌های میانبر سازمان است. از طریق این صفحه، می‌توان به قسمت‌های مختلف سازمان و اپلیکیشن‌های فعال آن دسترسی داشت. هم کارمندان، هم مالک سازمان می‌توانند این صفحه را ببینند.
نسخه موبایل آوات
برای دسترسی به سیستم اتوماسیون اداری آوات و کار کردن با آن، محدودیت زمانی و مکانی وجود ندارد. هر زمان که به اینترنت دسترسی داشته باشید، می‌توانید با استفاده از گوشی تلفن همراه، وارد اکانت خود شوید و از امکانات آوات استفاده کنید.
ساختار سازمانی
هر سازمان دارای ساختار مخصوص به خود است که سلسله مراتب سمت‌ها، جایگاه هر سمت در سازمان، شرح مسئولیت‌ها و وظایف هر سمت و سمت‌های اختصاص داده شده به کارمندان را مشخص می‌کند. یکی از نیازهای اساسی «مالک سازمان» این است تا بتواند به صورت پویا هر نوع ساختار سازمانی که مورد نظرش است را در نرم‌افزار تعریف کند. در «آوات» مالک سازمان می‌تواند تمام سمت‌های مورد نظرش، اعم از مصوب یا غیر مصوب را در ساختار سازمانی تعریف کند. در آوات می‌توان هم چارت سازمانی یا همان چارت سمت‌ها را ساخت و هم چارت پرسنلی یا همان چارت جایگاه‌ها.
چارت سازمانی
در آوات، فرآیندهای سازمانی بر پایه «سمت» است تا این فرآیندها بر اثر جابه‌هایی و رفت‌وآمد کارمندان دچار اختلال یا تغییر نشوند. در هر سازمان می‌توان بینهایت سمت به صورت سلسله مراتبی ایجاد کرد. هر سمت عددی به عنوان ظرفیت دارد که هم از استحدام کارمند بیش از ظرفیت جلوگیری می‌کند، هم به تعداد ظرفیت آن سمت در سازمان جایگاه شغلی ایجاد می‌شود که قابل اختصاص به کارمندان است. ساختار سمت‌ها به صورت درختی قابل مشاهده و ویرایش است.
چارت پرسنلی
چارت پرسنلی نمایش دهنده چیدمان جایگاه‌ها در سازمان است. به تعداد ظرفیت هر سمت، می‌توان در چارت پرسنلی جایگاه تعریف کرد و اینجاست که محل قرارگیری هر جایگاه اهمیت پیدا می‌کند. در آوات، هر جایگاه می‌تواند در یکی از دو حالت «آزاد» و «رزرو شده» باشد. جایگاه آزاد به هیچ کارمندی اختصاص داده نشده و هیچ زیرمجموعه‌ای هم ندارد. جایگاه رزروشده، یا خودش کارمند دارد یا حداقل یکی از جایگاه‌های زیر مجموعۀ آن، کارمند دارد.
مدیریت کارمندان
هر کاربر عضو «آوات» وقتی به یک سازمان اضافه شود، به عنوان «کارمند» آن سازمان شناخته خواهد شد. تمام امکاناتی که برای افزودن و مدیریت کارمندان مورد نیاز است، در این بخش قرار دارد؛ افزودن کارمند، اختصاص جایگاه به کارمند، مشاهده کارمندان سازمان به تفکیک سمت، مشاهده و ویرایش پروفایل کارمند، فعال و غیرفعال کردن کارمند، و مشاهده وضعیت پذیرش عضویت کارمندان.
افزودن کارمند
کاربران را می‌توان با شماره موبایل یا شناسۀ کاربری به عضویت سازمان در آورد. برای کامل شدن عضویت کارمند در سازمان لازم است تا یک سمت/جایگاه در چارت سازمانی به او اختصاص داده شود.
اختصاص جایگاه
سمت/جایگاه محل قرارگیری یک کارمند در سازمان را مشخص می‌کند. تعیین سمت/جایگاه از طریق ساختار درختی چارت پرسنلی انجام می‌شود و هیچ کارمندی نمی‌تواند بدون سمت باشد.
پذیرش عضویت
مالک سازمان، پس از دعوت از کاربران مورد نظرش برای عضویت در سازمان (به عنوان کارمند) می‌تواند وضعیت عضویت آن‌ها را به تفکیک «رد شده» «در انتظار پذیرش» و «فعال» مشاهده کند.
مدیریت مجوزهای دسترسی
مجوزهای دسترسی، برای اینکه هر کامند به کدامیک از بخش‌های نرم‌افزار دسترسی داشته باشد، تعریف می‌شوند. این مجوزهای در قالب نقش‌های «راهبر ارشد سازمان» و «راهبر مکاتبات» وجود دارند و می‌توان به هر کارمند، نقش مورد نظر را اختصاص داد. مالک سازمان تمام مجوزهای دسترسی را به صورت پیش‌فرض دارد.
تخصیص اعتبار مکاتبات به کارمندان
برای دسترسی کارمندان به هر راهکار، لازم است تا اعتبار استفاده از آن راهکار را به کارمندان مورد نظر اختصاص داد. ممکن است یک سازمان 50 کارمند داشته باشد، اما اعتباری که برای راهکار «مکاتبات» خریده است، 30 کاربره باشد؛ بنابراین باید تعیین کرد که کدامیک از آن 50 کارمند، می‌توانند به مکاتبات دسترسی داشته باشند.
مخاطبان
«مخاطب» شخصی حقیقی یا حقوقی و خارج از سازمان است. فیلدهای اطلاعاتی که برای یک مخاطب ذخیره می‌شوند، پروفایل آن مخاطب را تشکیل می‌دهند. این اطلاعات برای دسترسی به اطلاعات تماس آن مخاطب قابل استفاده است. لیست مخاطبان از دو جهت قابل استفاده است: به عنوان یک دفترچه اطلاعات تماس کامل که در دسترس کارمندان سازمان قرار دارد؛ در مکاتبات اداری، مخاطبان به عنوان گیرندۀ نامه‌های صادره و فرستندۀ نامه‌های وارده، انتخاب می‌شوند. مدیریت گروه‌های مخاطبان و مدیریت مخاطبان هم در همین بخش قابل مشاهده و ویرایش است.
مدیریت گروه‌های مخاطب
برای دسترسی سریع‌تر کاربران به لیست مخاطبان، امکان «گروه‌بندی» مخاطبان وجود دارد. هنگام ایجاد یک سازمان جدید، «آوات» یک گروه مخاطب با نام «گروه مخاطب پیش‌فرض» ایجاد می‌کند که مانند سایر گروه‌های مخاطب، قابل ویرایش است.
مدیریت مخاطبان
علاوه بر امکان گروه‌بندی مخاطبان، امکانات زیر هم در دسترس است: افزودن مخاطب جدید، مشاهده لیست مخاطبان به تفکیک یک گروه مشخص، مشاهده و ویرایش اطلاعات پروفایل مخاطب و تغییر وضعیت مخاطب از فعال به غیرفعال و برعکس.
جستجوی مخاطب
جستجو بین مخاطبان، بر اساس هر تعداد از فیلدهای پروفایل مخاطب و به تفکیک یک یا همه گروه‌های مخاطب، قابل انجام است. همه کارمندان سازمان صرف نظر از سمت شان می‌توانند جستجو بین مخاطبان را انجام دهند.
راهنما و پشتیبانی کاربری
تمام بخش‌های «آوات» راهنمای کاربری دارند که همیشه و از هر جای سیستم در دسترس است. این راهنما، شامل معرفی امکانات «آوات» و شیوۀ استفاده از آن‌هاست و انواع مختلفی دارد؛ مانند راهنمای جامع کاربری، راهنمای کاربری حساس به موضوع و…. راهنمای جامع کاربری، تمام امکانات «آوات» و شیوۀ استفاده از آن‌ها را توضیح می‌دهد. این راهنمای تصویری، بر اساس امکانات آوات دسته‌بندی شده است.
راهنمای جامع کاربری
راهنمای جامع کاربری، تمام امکانات «آوات» و شیوۀ استفاده از آن‌ها را توضیح می‌دهد. این راهنمای تصویری، بر اساس امکانات آوات دسته‌بندی شده است.
سابقه تغییرات
برای این که کاربر از تغییرات آوت در جدیدترین نسخه و همچنین جدیدترین امکانات آن مطلع شود، پس از هر بار ورود این تغییرات در یک پنجره نمایش داده می‌شود.
اعـلان‌هـا
وظیفۀ اعلان یا Notification، اطلاع‌رسانی به کاربران در مورد یک اتفاق است. این اتفاقات را می‌توان به سه دستۀ اصلی تقسیم کرد: عملیات‌های مربوط به کاربر، عملیات‌های مربوط به کلیت سازمان و عملیات‌های مربوط به هر راهکار به عنوان مثال، تغییر رمز عبور حساب کاربری اتفاقی‌ست که مربوط به کاربر است، ویرایش پروفایل سازمان در حوزه مربوط به کلیت سازمان اتفاق می‌افتد و ارجاع یک نامه اتفاقی‌ست که در راهکار مکاتبات رخ می‌دهد. مخاطب هر اعلان، بر اساس اتفاق رخ داده ممکن است متفاوت باشد. مثلا اعلان مربوط به ویرایش پروفایل سازمان، برای کارمندان آن سازمان فرستاده نمی‌شود ولی به دست مالک سازمان خواهد رسید.
نمایش اعلان‌ها
با وقوع هر رویداد، یک اعلان نمایش داده می‌شود تا کاربر را از این واقع و جزییات آن باخبر کند و پس از چند ثانیه به صورت خودکار از صفحه نمایش محو می‌شود. هر اعلان شامل یک عنوان و توضیحاتی در مورد جزییات آن است.
مدیریت اعلان‌ها
تمام اعلان‌هایی که کاربر دریافت می‌کند، آرشیو می‌شوند و در لیست اعلان‌ها قابل مشاهده هستند. کاربر می‌تواند اعلان‌های خوانده شده و خوانده نشده را به صورت تفکیک شده ببیند تا مطمئن شود که هیچ رویدادی را از دست نمی‌دهد.
سوالات متداول
پس از ایجاد حساب کاربری و ایجاد سازمان، می‌توانید اکانت رایگان را فعال کنید و تا یک ماه از امکانات آوات استفاده کنید. پس از منقضی شدن اکانت رایگان، در صورت تمایل می‌توانید بسته به نیاز سازمان، اقدام به خرید اعتبار کنید.
با فعال کردن اکانت رایگان یک ماهه، می‌توانید تا یک ماه و تا سقف 3 کاربر و 3 گیگابایت فضا، از امکانات آوات به صورت رایگان استفاده کنید.
اتوماسیون اداری آوات بر اساس فناوری ابری طراحی شده و بر خلاف سیستم‌های نصبی، نیاز به خرید سرور و تجهیزات جانبی یا نصب و استقرار ندارد.
برای استفاده از اتوماسیون اداری ابری آوات نیاز به نصب هیچ نرم افزاری ندارید.
بله، می‌توانید از اطلاعات خود در اتوماسیون اداری ابری آوات فایل بک آپ یا پشتیبان تهیه کنید.
چنانچه قصد دارید اطلاعات سازمان خود در سایر سیستم‌های اتوماسیون را به آوات منتقل کنید، موضوع را با کاشناسان آوات مطرح کنید تا از نظر فنی بررسی و اعلام نتیجه شود.
اتوماسیون اداری آوات با همه سیستم‌های عامل سازگار است و تنها با یک مرورگر و یک اتصال اینترنت می‌توانید از آن استفاده کنید.
با توجه به ماهیت ابری اتوماسیون اداری آوات، برای استفاده از آن تنها به یک مرورگر (سیستم، لپ تاپ، تبلت یت گوشی) و یک اتصال اینترنت نیاز دارید.
بله، اتوماسیون اداری ابری آوات از پروتکل ece پشتیبانی می کند و به شما امکان می دهد که به سادگی با سازمان‌های دیگر مکاتبه کنید.
اگر سوال شما در لیست بالا نبود، اینجا بپرسید! کارشناسان ما به سوالات شما پاسخ خواهند داد.