نرم افزار اتوماسیون‌اداری آوات

اتوماسیون اداری چیست؟

در محیط کار، سرعت و دقت در مدیریت اطلاعات اهمیت زیادی دارد. اتوماسیون اداری (Office Automation) مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و سیستم‌های دیجیتال است که فرآیندهای اداری را ساده‌تر و کارآمدتر می‌کند. این سیستم‌ها امکان جمع‌آوری، ذخیره، پردازش و انتقال اطلاعات را به‌صورت یکپارچه فراهم می‌کنند تا کارها سریع‌تر و بدون خطا انجام شوند.

با اتوماسیون اداری، دیگر نیازی به روش‌های سنتی مثل بایگانی کاغذی و ثبت دستی اسناد ندارید. همه اطلاعات در یک فضای دیجیتال منظم ذخیره می‌شود و دسترسی به آن‌ها آسان و سریع خواهد بود. این فناوری، یک دفتر کار هوشمند برای شما ایجاد می‌کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشید.

 اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری

اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری جنبه‌های مختلفی دارد که می‌توان آن‌ها را در موارد زیر دسته‌بندی کرد:

1. صرفه‌جویی در زمان: با کاهش نیاز به انجام کارهای دستی، افراد می‌توانند کارهای بیشتری را در زمان کوتاه‌تری انجام دهند.
2. کاهش اشتباهات:اشتباهات انسانی به‌ویژه در کارهای تکراری و داده‌های زیاد اجتناب‌ناپذیر است. اتوماسیون دقت کارها را افزایش داده و اشتباهات را به حداقل می‌رساند.
3. حل سریع‌تر مشکلات: فرآیندها و مسائل محیط کار اداری که نیازمند راه حل هستند، در زمان کمتری تکمیل می‌شوند.
4. افزایش شفافیت: با استفاده از این سیستم‌ها، وضعیت پیشرفت وظایف به‌راحتی قابل پیگیری و بررسی است و امکان شناسایی مشکلات و اصلاح آن‌ها سریع‌تر فراهم می‌شود.
5. تصمیم‌گیری بهینه: با دسترسی به اطلاعات به‌صورت یکپارچه، مدیران و ذینفعان می‌توانند تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.
6. پایش دقیق عملکرد: امکان نظارت بر معیارهای عملکردی باعث می‌شود تا به پاسخ‌های دقیق‌تر و تحلیل‌های مستند دست یابیم.
7. رضایت شغلی کارکنان: اتوماسیون با حذف کارهای تکراری، زمان بیشتری را برای مسئولیت‌های خلاقانه و چالش‌برانگیز به کارکنان می‌دهد که این امر باعث رضایت بیشتر آن‌ها می‌شود.
8. بهبود خدمات مشتریان: با بهینه‌سازی جریان‌های کاری به کمک ابزارهای اتوماسیونی، کسب‌وکارها می‌توانند سریع‌تر و با کیفیت بالاتر به نیازهای مشتریان پاسخ دهند، که منجر به افزایش وفاداری و حفظ آن‌ها خواهد شد.

 کاربرد اتوماسیون اداری

ابزارهای اتوماسیون اداری در بسیاری از جنبه‌های کسب‌وکار برای بهبود عملکرد استفاده می‌شوند. برخی از کاربردهای اصلی آن عبارتند از:

1. مدیریت اسناد: اتوماسیون به ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد دیجیتال مانند گزارش‌ها، پیشنهادات، فرم‌ها و قراردادها کمک می‌کند.
2. برنامه‌ریزی و تقویم: با استفاده از اتوماسیون، می‌توان جلسات و قرار ملاقات‌ها را برنامه‌ریزی کرده و یادآوری‌ها را تنظیم کرد.
3. ورود داده‌ها و گزارش‌دهی: اتوماسیون به جمع‌آوری داده‌ها، وارد کردن آن‌ها و تولید گزارش‌ها به‌صورت خودکار کمک می‌کند.
4. ابزارهای ارتباطی و همکاری: با استفاده از اتوماسیون، تیم‌ها می‌توانند به‌راحتی با هم ارتباط برقرار کرده و اسناد را به اشتراک بگذارند.
5. مدیریت وظایف و پروژه‌ها: یک نرم افزار اتوماسیون به تقسیم وظایف، پیگیری کارها و انجام پروژه‌ها کمک می‌کند.
6. مدیریت ارتباط با مشتریان: اتوماسیون کمک می‌کند تا اطلاعات مشتریان را به‌راحتی پیگیری کرده و ارتباطات خود را با آن‌ها مدیریت کنید.
7. مدیریت مالی: اتوماسیون با ویژگی‌های مثل نرم افزار حقوق و دستمزد و تجمیع پرداخت‌ها و فاکتورها، مدیریت مالی یک کسب و کار را راحت‌تر می‌کند.

اتوماسیون به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا انجام کارهای تکراری را هوشمند کنند و وقت بیشتری برای کارهای مهم‌تر داشته باشند.

 اتوماسیون اداری تحت وب

اتوماسیون اداری تحت وب یک سیستم نرم‌افزاری مبتنی بر تکنولوژی است که به منظور تسهیل انجام فرآیندهای سازمان‌ها و کسب‌وکارها طراحی شده است. بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها از این نوع نرم‌افزار برای ساده‌تر کردن و بهینه‌سازی عملیات مختلف روزمره خود بهره می‌برند.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب به شکلی طراحی شده تا نحوه مدیریت عملیات روزمره کسب‌وکارها را متحول کند. این پلتفرم با ساده‌سازی فرآیندها، تسهیل همکاری و بهینه‌سازی بهره‌وری، امکان دسترسی آسان از هر دستگاه و هر مکان را فراهم می‌کند. از انجام خودکار وظایف روزمره مانند مدیریت اسناد، ایمیل‌ها، زمان‌بندی جلسات و پیگیری کارها گرفته تا بهبود ارتباطات در تیم‌ها، این سیستم تمامی جنبه‌های اداری را به‌صورت یکپارچه و بی‌دغدغه مدیریت می‌کند.

این ابزار با قابلیت‌های ابری خود امکان دسترسی آسان و بدون محدودیت به اطلاعات را فراهم می‌کند و شما را از نگرانی‌های مربوط به سخت‌افزار و سرور در زمان‌های خرابی سیستم رها می‌سازد. با تضمین امنیت بالا و ذخیره‌سازی داده‌ها، تمامی اطلاعات شما محافظت می‌شود. اتوماسیون اداری تحت وب با قیمت‌گذاری انعطاف‌پذیر و مقیاس‌پذیر به شما این امکان را می‌دهد که هزینه‌ها را به‌طور بهینه مدیریت کنید و با رشد کسب‌وکار خود، سیستم خود را گسترش دهید.

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری آوات

استفاده از اتوماسیون اداری آوات مزایای متنوعی در اختیار شما قرار می‌دهد که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

1. بی‌نیاز از پرداخت هزینه برای سرور: تمامی امکانات اتوماسیون اداری آوات در بستر ابری تعریف شده‌اند. بنابراین شما نیازی به خرید سرور و پرداخت هزینه‌های نصب و نگهداری آن ندارید.
2. رابط کاربری ساده و مدرن: آوات یک نرم‌افزار همکاری تیمی کاربرپسند است که رابط کاربری ساده و مدرن آن، علاوه بر اینکه برای همه کاربران قابل فهم است، تجربه کار با اتوماسیون اداری را به تجربه‌ای دلنشین تبدیل می‌کند.
3. امنیت بالا در نگهداری از اطلاعات: اطلاعات شما در چند سرور با امنیت بالا نگهداری می‌شوند که این موضوع نگرانی شما را از آسیب به داده‌ها به کلی برطرف می‌کند.
4. پرداخت هزینه براساس میزان مصرف: با الگوی «پرداخت به میزان مصرف» در اتوماسیون اداری آوات، می‌توانید هزینه‌های استفاده از اتوماسیون اداری را مدیریت کنید. ارتقاء تعداد کاربران و فضای مورد نیاز متناسب با مصرف، به شما این امکان را می‌دهد که به‌طور پویا هزینه‌هایتان را کنترل کنید.
5. مناسب همه دستگاه‌ها: آوات با ساختار ابری خود این امکان را فراهم می‌کند که از هر جایی و با هر دستگاهی (حتی موبایل) تنها با اتصال به اینترنت، به تمامی امکانات نرم‌افزار دسترسی داشته باشید.
6. امکان دریافت خروجی از اطلاعات: اطلاعات شما در آوات علاوه بر قابلیت انتقال به سایر سیستم‌ها، به شکل آفلاین هم مورد استفاده هستند.
7. بی‌نیاز از نرم‌ افزارهای جانبی: با ویرایشگرهای متنی و گرافیکی آوات برای قالب‌بندی مکاتبات، شما دیگر نیازی به نرم‌افزارهایی مانند ورد یا فتوشاپ ندارید و به‌راحتی می‌توانید سربرگ‌های خود را به شکل دلخواه طراحی کنید.
8. آموزش و پشتیبانی رایگان: آوات به‌گونه‌ای طراحی شده است که بدون نیاز به دانش تخصصی، همه می‌توانند از امکانات آن استفاده کنند. پس از تهیه نرم‌افزار، شما می‌توانید با کمک کارشناسان آموزش، به‌راحتی با تمام قابلیت‌های آوات آشنا شوید. همچنین پشتیبانی تلفنی و متنی رایگان، به‌راحتی مشکلات شما را حل می‌کند.
9. خدمات یکپارچه: اتوماسیون اداری آوات یک راه حل یکپارچه و جامع برای پاسخ به نیازهای مختلف یک کسب و کار است. با آوات با یک ابزار، به چند نیاز پاسخ می‌دهید
10. به‌روز‌رسانی‌های پیوسته: تیم آوات همیشه متناسب با نیازهای کاربران در حال توسعه نرم‌افزار همکاری تیمی است. تمامی به‌روزرسانی‌ها (آپدیت‌ها) به‌صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می‌گیرد.

خرید سامانه اتوماسیون اداری

برای انتخاب و خرید چنین سامانه‌ای، نیازمند این خواهید بود که چند نکته بسیار مهم و کلیدی را در نظر داشته باشید. در ادامه، لیستی از این نکات را در اختیار شما قرار داده‌ایم:

نیازسنجی دقیق سازمان

قبل از هر چیز، نیازمند این هستید که نیازسنجی دقیقی نسبت به نیازهای سازمان یا کسب‌وکار خود داشته باشید. مثلا، باید تعیین کنید که هریک از واحدهای سازمان مثل بخش‌های اداری، منابع انسانی، فروش یا خدمات دقیقا چه نیازهایی از یک سامانه اتوماسیون دارند. نیازسنجی درست، به شما کمک می‌کند تا بتوانید از هدررفت منابع خود تا حد زیادی جلوگیری کنید.

امکانات و ماژول‌های قابل توسعه

در قدم بعدی، باید امکانات و ماژول‌های قابل توسعه‌ای که توسط چنین سامانه‌ای به شما ارائه می‌شود را بررسی و ارزیابی کنید. مثلا، شما باید چک کنید که آیا این سامانه، قابلیت اضافه کردن ماژول‌های جدید مثل بایگانی، مدیریت جلسات یا مکاتبات خارجی را دارد یا خیر؟ سامانه‌ای که شما انتخاب می‌کنید، حتما باید قابل توسعه بوده و از انعطاف‌پذیری بالایی هم برخوردار باشد.

رابط کاربری ساده و کاربرپسند

یادتان نرود که کارکنان سازمان، ادارات و کسب‌وکارها باید بتوانند خیلی راحت از چنین سامانه‌ای استفاده کنند. در نتیجه داشتن یک رابط کاربری ساده و در عین حال قابل درک، اهمیت بسیار بالایی خواهد داشت. بهتر است قبل از خرید، رابط کاربری را بررسی کرده و به کمک نسخه دمو که به شما ارائه می‌شود، امکاناتی که در اختیارتان قرار می‌گیرد را ارزیابی کنید.

امنیت اطلاعات و دسترسی‌ها

یکی از فاکتورهای بسیار مهم در انتخاب و خرید اتوماسیون اداری مربوط به امنیت اطلاعات و داده‌ها خواهد بود. چنین سامانه‌ای، باید قادر باشد که داده‌های شما را به دقت رمزنگاری کرده و امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف را نیز برایتان فراهم کند. به این ترتیب، می‌توانید روی ورود و خروج و فعالیت کاربران نظارت دقیقی داشته باشید و امنیت اطلاعات خود در سامانه اتوماسیون اداری را تضمین کنید.

پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش

بهترین سامانه‌ای که شما می‌توانید آن را برای خرید انتخاب کنید، سامانه‌ای خواهد بود که پشتیبانی فنی دقیقی را به شما ارائه دهد. به این ترتیب، شما در زمان نصب و راه‌اندازی این سامانه با مشکل مواجه نمی‌شوید و کارکردن با آن نیز برایتان راحت‌تر می‌شود. علاوه بر این ارائه خدمات پس از فروش مثل به‌روزرسانی‌های منظم برای بهبود امنیت و عملکرد چنین سامانه‌ای نیز بسیار مهم است که حتما باید آن را هم در زمان خرید در نظر داشته باشید.

امکان یکپارچه‌سازی اطلاعات با دیگر سامانه‌ها

یک سیستم اتوماسیون اداری همکاری تیمی، حتما باید این قابلیت را داشته باشد که با سایر نرم‌افزارهای سازمانی مثل CRM یا ERP یکپارچه شود. به این ترتیب، شما می‌توانید مطمئن شوید که به تمامی اطلاعات به‌صورت یکپارچه دسترسی پیدا خواهید کرد و در آینده برای دسترسی به داده‌های موردنیاز خود با مشکل مواجه نمی‌شوید. این قابلیت باعث می‌شود تا کارکردن با این سیستم‌ها نیز بسیار راحت‌تر شود.

بررسی کنید که این سیستم نسخه ابری بوده یا باید روی سیستم نصب شود؟

شما نیازمند این هستید که براساس زیرساخت‌هایی که سازمانتان دارد، تعیین کنید که آیا نسخه ابری گزینه موردنیاز شما است یا باید نسخه‌های نصبی را تهیه کنید؟ اگر سرور‌های داخلی دارید که می‌توانید از نسخه‌های نصبی استفاده کنید و در غیر این صورت، باید دسترسی مناسبی به اینترنت داشته باشید تا بتوانید از نسخه‌های ابری این سرویس‌ها و سیستم‌های نرم‌افزاری بهره‌مند شوید.

قیمت و مدل پرداخت این سامانه

فاکتور بعدی که باید به آن دقت داشته باشید مربوط به قیمت سامانه و سیستمی است که قصد خرید آن را دارید. در این مرحله شما باید بررسی کنید که آیا قیمت محصول با بودجه شما مطابقت دارد یا خیر؟ از سوی دیگر باید بررسی کنید که آیا نسبت به امکاناتی که چنین سیستمی به شما ارائه می‌دهد، آیا قیمت آن ارزش خرید دارد یا خیر؟ در قدم بعدی باید مدل پرداخت و نکاتی مثل هزینه لایسنس، پشتیبانی، آموزش و توسعه‌های آنی را نیز در نظر داشته باشید.

قابلیت استفاده در موبایل و وب

بهترین سامانه اتوماسیون اداری که می‌توانید خریداری کنید، محصولی خواهد بود که امکان استفاده از آن در موبایل و وب نیز وجود داشته باشد. به این ترتیب، در هر لحظه و شرایطی می‌‌توانید به داده‌های موردنیاز در سازمان دسترسی پیدا کرده و تغییرات مدنظرتان را روی این داده‌ها اعمال کنید. این قابلیت، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که خرید سامانه‌های اتوماسیون اداری باید آن را در نظر داشته باشید.

سابقه و مشتریان شرکت ارائه دهنده

در نهایت بهتر است سابقه و مشتریان شرکت ارائه دهنده را نیز بررسی کنید. برای مثال، رزومه شرکت ارائه دهنده و تجربه در صنایع مختلف و البته میزان رضایت مشتریان قبلی، فاکتورهای مهمی هستند که در زمان انتخاب باید به آن‌ها توجه داشته باشید.

اگر شما هم به دنبال بهترین مجموعه‌ای هستید که در این زمینه فعالیت کند، پیشنهاد می‌کنیم حتما از خدمات سامانه اتوماسیون اداری آوات نیز استفاده کرده و از مزایای آن بهره‌مند شوید.

قیمت اتوماسیون اداری تحت وب

وقتی که صحبت از قیمت چنین سامانه‌ای می‌شود، باید دقت داشته باشید که عوامل مختلفی روی این قیمت تاثیرگذار هستند که از جمله مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تعداد کاربران فعال: هرچه تعداد کاربران فعال شود بیشتر باشد، به همان میزان نیازمند این هستید که هزینه بیشتری را برای خرید بپردازید.
• نوع مجوز: این‌که خرید شما به‌صورت اشتراکی ماهیانه یا سالیانه یا خرید دائمی است، عامل بسیار مهم دیگری خواهد بود که روی هزینه نهایی تاثیرگذار است.
• سطح امکانات و ماژول‌ها: هرچه امکانات و ماژول‌هایی که توسط یک سامانه اتوماسیون اداری به شما ارائه می‌شود پیشرفته‌تر باشند، به همان نسبت شما نیازمند پرداخت هزینه بیشتری برای خرید خواهید بود.
• سفارشی‌سازی و توسعه اختصاصی: این‌که چنین نرم‌افزاری قابلیت سفارشی‌سازی و توسعه اختصاصی را داشته باشد نیز می‌تواند روی هزینه و قیمت نهایی تاثیرگذار باشد که حتما باید آن را در نظر داشته باشید.
• زیرساخت و نوع استقرار: در نهایت، آخرین فاکتوری که روی قیمت چنین نرم‌افزاری تاثیر می‌گذارد، زیرساخت‌های موردنیاز برای مستقرکردن نرم‌افزار خواهد بود.

 نحوه خرید اتوماسیون اداری آوات

برای آشنایی با نرم‌افزار همکاری تیمی و امکانات آوات، می‌توانید با ثبت‌نام رایگان، ۱۴ روز به تمام امکانات آن دسترسی داشته باشید. در این مدت، امکان بررسی همه بخش‌ها را دارید و در صورت نیاز، می‌توانید از پشتیبانی کمک بگیرید.

برای خرید، کافی است به صفحه هر محصول (مانند نرم افزار مکاتبات اداری یا نرم افزار مدیریت جلسات) مراجعه کرده و اشتراک موردنظر را بر اساس تعداد کاربران انتخاب کنید. پرداخت بر اساس میزان مصرف انجام می‌شود، یعنی فقط به ازای کاربران فعال و فضای موردنیاز هزینه پرداخت می‌کنید. همچنین در هر زمان می‌توانید کاربران جدید اضافه کنید.