مدیریت جلسات چیست؟

مدیریت جلسات به فرایند مدیریت همه مراحل جلسه گفته می شود؛ از زمانی که تصمیم به برگزاری جلسه می گیریم، تا زمانی که جلسه برگزار می شود و حتی بعد از برگزاری جلسه. همه این مراحل از اهمیت یکسانی برخوردارند و نیاز به مدیریت دارند. در صورتی که به ابزار حرفه ای برای مدیریت این فرایند مجهز نباشید، در دام جلسات تکراری و بی حاصل گرفتار می شوید که کمکی به افزایش بهره وری سازمان شما نمی کنند. 

نرم افزار مدیریت جلسات

نرم افزار مدیریت جلسات ابزاری است که به شما کمک می کند جلسات را برنامه ریزی، سازماندهی و اجرا کنید. نرم افزار مدیریت جلسات باید قابلیت های متنوعی داشته باشد تا بتوانید با استفاده از آنها همه مراحل جلسه را سازماندهی کنید؛ زمان و مکان برگزاری جلسه، افرادی که باید در جلسه حاضر شوند، زمان تکرار جلسه، اطلاع رسانی در مورد جلسه، مستندسازی سوابق و اطلاعات و نتایج جلسه و.... نرم افزار مدیریت جلسات به شما کمک می کند تا بهترین نتیجه را از جلساتی که برگزار می کنید، دریافت کنید.

شاید در نگاه اول مدیریت جلسات کار پیچیده ای به نظر نرسد، اما در واقع اینطور نیست. به خصوص زمانی که در یک سازمان تعداد زیادی جلسه برگزار می شود و نیاز به هماهنگی با افراد زیادی دارد، این پیچیدگی بیشتر به چشم می آید. در نظر داشته باشید که بخش زیادی از وقت یک مدیر، در جلسات کاری سپری می شود و در صورتی که این جلسات به شکل حرفه ای مدیریت نشوند، این زمان از دست رفته هزینه های مستقیم و غیرمستقیم زیادی برای سازمان در پی خواهد داشت.

مزایای نرم افزار مدیریت جلسات

از مزایای نرم افزار مدیریت جلسات می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• صرفه‌جویی در وقت مدیران و کارمندان
• امکان تکرارپذیری جلسات تنها با یک بار ایجاد جلسه
• بالا بردن بهره وری سازمانی
• تسهیل پیگیری امور جاری سازمان
• امکان ثبت دستورجلسه، صورتجلسه و یادداشت
• چک کردن تقویم جلسات عدم تداخل جلسات
• ثبت مصوبات جلسه 
• اطلاع رسانی به حاضران در جلسه در مورد مصوبات

خرید و قیمت نرم افزار جلسات

وقتی اقدام به خرید نرم‌افزار غیرابری می‌کنید، صرفاً رقمی را در نظر می‌گیرید که باید برای خرید لایسنس نرم‌افزار بپردازید. اما در طول خرید، راه‌اندازی و استفاده از این نرم‌افزارها، هزینه‌های دیگری هم به شما تحمیل می‌شوند که از ابتدا محاسبه نکرده بودید. به هزینه‌ای که برای خرید نرم‌افزار نصبی می‌پردازید، هزینه پیدا؛ و به هزینه‌های دیگری که به مرور باید برای استفاده از این نرم‌افزار بپردازید، هزینه پنهان گفته می‌شود. هزینه خرید لایسنس در نرم‌افزار غیر ابری، و هزینه خرید اشتراک در نرم‌افزار ابری، هزینه‌های پیدا هستند. راهکار جلسات آوات هیچ هزینه پنهانی ندارد! تنها هزینه ای که برای استفاده از آوات می‌پردازید، هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه است. اما در نرم‌افزارهای غیرابری، هزینه خرید لایسنس فقط حدود 10 درصد از کل هزینه‌ها را تشکیل می‌دهد و 90 درصد دیگر، هزینه‌های پنهان این نرم‌افزارها هستند.