کسب و کارهای‌های بزرگ توسط تیم‌های بزرگ ساخته می‌شوند. اما تنها فایده کار تیمی موفقیت سازمان نیست. مطالعات نشان داده است که کار تیمی موثر باعث می‌شود کارمندان فرسودگی شغلی کمتری را تجربه کنند، رشد فردی فوق العاده‌ای از خود نشان دهند و در محل کار شاد باشند. و چه راهی بهتر از این که از عملکرد تیم‌های دیگر برای بهبود کار تیمی الگو بگیریم. اگر فکر می‌کنید می‌خواهم در مورد کمپانی اپل یا مهندسان ناسا صحبت کنم، اشتباه می‌کنید. چون در این مقاله قرار است مدیریت کار تیمی را از زنبورها یاد بگیریم! با راهکار ابری آوات همراه باشید.
مدیریت کار تیمی به سبک زنبورها
اصطلاح Busy as a bee از این واقعیت گرفته شده است که زنبورها یکی از پرانرژی‌ترین و پرتلاش‌ترین موجودات زنده هستند. زنبورها به صورت انفرادی کارشان را درست انجام می‌دهند، اما توانایی ذاتی آنها در کار با هم به عنوان یک تیم است که آنها را به نتیجه دلخواه می رساند. تعجب خواهید کرد اگر بدانید که زنبورها نقش‌های مشخص، خطوط ارتباطی ثابت و انسجام تیمی عالی دارند که همه اینها به آنها کمک می‌کند کندو را سالم نگه دارند. بنابراین، اگر شما مسئول رهبری یک تیم هستید، می‌توانید چند درس مهم از زنبورها بیاموزید!
تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها در مدیریت کار تیمی
یکی از جذاب‌ترین چیزها در مورد کندو این است که چگونه انواع مختلف زنبورها به صورت هماهنگ زندگی و کار می‌کنند. هر کندو معمولاً از یک زنبور ملکه (ماده)، هواپیماهای بدون سرنشین (زنبورهای نر) و زنبورهای کارگر (زنبورهای ماده) تشکیل شده است. ملکه زنبور عسل مسئول تخم گذاری است، هواپیماهای بدون سرنشین وظیفه جفت گیری را بر عهده دارند، در حالی که زنبورهای کارگر وظیفه گرده افشانی، ایمن نگه داشتن کندو و مراقبت از ملکه را بر عهده دارند. به طور خلاصه، هر زنبوری نقش خود را می‌داند و آن را به طور مؤثر انجام می‌دهد و به حفظ کندو و اکوسیستم اطراف کمک می‌کند.
برای مدیریت کار تیمی از خودتان بپرسید که آیا تیم شما به شیوه ای مشابه عمل می‌کند؟ آیا اعضای تیم شما در مورد نقش ها و مسئولیت‌های خود شفافیت دارند؟ یا مدام پای هم را لگد می‌کنند؟ طبق مطالعه ای که توسط Effectory انجام شده است، تقریباً 50 درصد از کارکنان و اعضای تیم ها، نقش واضحی بر عهده ندارند. کارمندانی که نقش شفافی در تیم داشته باشند، در واقع 53 درصد کارآمدتر و 27 درصد مؤثرتر از دیگر کارمندان هستند. این مهم‌ترین نقش شما به عنوان مدیر یا رهبر یک تیم است.
پروژه در دست اقدام را ارزیابی کنید و به این فکر کنید که چه کاری باید انجام شود؟ چه کسی قرار است چه کاری انجام دهد؟ این کار چقدر سریع باید انجام شود و هر کس چقدر زمان دارد؟ این فرایند به تقسیم مسئولیت ها در تیم کمک می‌کند. در حین اجرای این فرایند، کارها را تا حد امکان قابل اجرا نگه دارید تا اعضای تیم راحت تر دستورالعمل ها را دریافت کنند و بفهمند که چه کاری باید انجام دهند. از ابزارهای مدیریت پروژه مانند Trello و Asana برای مدیریت حجم کار کلی، تقسیم مسئولیت‌ها، پیگیری کارها استفاده کنید.
ارتباط، ارتباط و باز هم ارتباط!
یکی از دلایلی که زنبورها در انجام وظایف خود بسیار کارآمد هستند این است که آنها واقعاً در برقراری ارتباط خوب هستند. زنبورها معمولاً چند راه مختلف برای انتقال اطلاعات دارند. آنها از بو استفاده می‌کنند تا تصمیم بگیرند چه موقع جفت گیری کنند و همچنین به زنبورهای مزاحم هشدار دهند. همچنین از نوعی از رقص به نام Waggle dance برای نشان دادن محل غذا به زنبورهای دیگر استفاده می‌کنند. من رقص را به شما پیشنهاد نمی‌کنم! اما ارتباط مؤثر و همکاری ضروری است، همان چیزی که متاسفانه اکثر سازمان ها در آن کوتاهی می‌کنند.
بر اساس مطالعه‌ای که توسط Salesforce انجام شده است، 86 درصد از کارمندان و مدیران فقدان همکاری یا ارتباط ناکارآمد را دلیل شکست در کار تیمی ذکر می‌کنند. تمرینات تیم سازی را به طور منظم انجام دهید تا اعضای تیم یکدیگر را بهتر بشناسند. اطمینان حاصل کنید که اعضای جدید با تیم سازگار می‌شوند. این کاری است که نوکیا واقعاً به خوبی انجام می‌دهد، نوکیا از کارمندان جدید می‌خواهد که به عنوان بخشی از فرآیند پذیرش، با هرکسی که با آنها کار می‌کنند جلساتی برگزار کنند. این کار به شکستن یخ و ایجاد خطوط ارتباطی قوی کمک می‌کند. در تیم‌های دورکار شکاف‌های ارتباطی بیشتری به وجود می‌آیند، در این شرایط افراد باید بیش از حد معمول با هم در ارتباط باشند تا اینکه تصور کنند همکارانشان از قبل چیزی می‌دانند.
در مدیریت کار تیمی بی نظمی دشمن شماست!
مطمئن نیستم که زنبورها به اختلال OCD مبتلا هستند یا نه! اما به هر حال در مورد تمیز نگه داشتن کندوهای خود بسیار سخت گیر هستند. آنها عادت دارند که همه لاروهای مرده، مواد زائد و سایر زباله ها را از کندو خارج کنند. در واقع کارشناسان زنبورداری، کندو را به عنوان یکی از استریل‌ترین و تمیزترین محیط‌های طبیعی توصیف می‌کنند. به طور مشابه در دنیای تجارت، تیم ها به طور روزانه با چنین زباله هایی برخورد می‌کنند که معمولاً به نام شلوغی شناخته می‌شود.
تعریف ساختارها در کندو، پایه و اساس کار تیمی زنبورها است و سازمان شما هم از این قاعده مستثنا نیست
به هم ریختگی هر چیزی است که مانع بهره وری تیم می‌شود و ممکن است میز نامرتب، ایمیل‌های خوانده نشده، اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی یا حتی پیگیری‌های مداوم از یک همکار باشد. بر اساس نظرسنجی Udemy ، تقریباً از هر 4 نفر، 3 نفر (75 درصد) اذعان می‌کنند که در حین کار احساس حواس پرتی دارند و 16 درصد معتقدند که تقریباً همیشه حواسشان پرت است. اما چگونه می‌توانید به اعضای تیم خود کمک کنید تا با درهم ریختگی، درست مانند نحوه برخورد زنبورها با زباله‌های کندو، مقابله کند؟
برای ایمیل‌ها، تیم شما بهتر است صندوق ورودی‌های خود را فقط در بازه‌های زمانی ثابت در طول روز بررسی کند. همچنین، استفاده از فیلترها برای ارسال ایمیل‌های دریافتی، مدیریت کردن آنها را آسان تر می‌کند. علاوه بر این، اگر شما و تیمتان از یک ایمیل گروهی مشترک برای مدیریت درخواست‌های دریافتی کار کنید، پلتفرم‌های زیادی وجود دارند که به شما کمک می‌کند ایمیل‌ها را ساده‌تر مدیریت کنید. اگر اعضای تیم شما دورکار هستند، بهتر است دستورالعمل هایی را برای همکاری مجازی تنظیم کنید. این کار باعث می‌شود اعضای تیم توسط پیام ها بمباران نشوند و بین کار عمیق و متمرکز و همکاری با همکاران تعادل برقرار کنند.
سازگاری با شرایط
زنبورهای عسل با تطبیق با محیط اطراف خود زنده می مانند. آنها به طور مداوم تکامل می یابند. هنگامی که تغییر رخ می‌دهد، زنبورها به سرعت محیط جدید را جستجو می‌کنند، یافته‌های خود را به اشتراک می گذارند و سپس برای ادامه رشد و محافظت از کندو دست به کار می‌شوند تا تغییرات لازم را اعمال کنند. آنها ناامیدی از تغییر را تجربه نمی‌کنند و فقط به حرکت ادامه می‌دهند. این توانایی شگفت انگیز برای انتباق پذیری، یک سلاح مخفی برای زنبورهای عسل است.
کسب‌وکارها هم دائماً تحت تأثیر تغییرات کوچک و بزرگ داخلی یا خارجی قرار می‌گیرند؛ این تغییر ممکن است تغییر استراتژی، افزایش قیمت دلار یا حتی یک بیماری همه گیر مانند کرونا باشد. توانایی تکامل، تغییر و انطباق نه تنها برای قوی و ماندگار نگه داشتن یک کسب و کار، بلکه برای ارتقاء آن به سطوح جدید هم یک مهارت کلیدی به شمار می رود. اعضای تیم خود را از بین افرادی انتخاب کنید که هوش تجاری یا EQ بالایی دارند و در شرایط جدید، آرامش خود را از دست نمی‌دهند. چنین افرادی در شرایط بحرانی بهتر عمل می‌کنند.
در مدیریت کار تیمی همه مهم هستند!
یک زنبور عسل کارگر در طول عمر خود فقط یک دوازدهم قاشق چایخوری عسل تولید می‌کند! یا به عبارت دیگر، 12 زنبور با هم می‌توانند 1 قاشق چایخوری درست کنند! در نگاه اول، این کوچک و ناچیز به نظر می رسد، تا زمانی که آن را در چارچوب کل کندوها و شبکه زنبورها در نظر بگیریم. اگرچه کار آنها کوچک به نظر می رسد، اما مستقیماً به هدف بزرگتری کمک می‌کند که تنها از طریق همکاری تیمی امکان پذیر است. این یک قیاس فوق العاده برای بسیاری از پروژه ها و نقش‌های تیمی در کسب و کارها است.
View this post on Instagram
ممکن است احساس کنیم که کار انفرادی و پیگیری یک هدف فردی یا تیمی کوچک تاثیری بر تحقق هدف تیم ندارد. اما در واقع کار جمعی و هوشمندی اعضای تیم می‌تواند نتایج بزرگی داشته باشد و راه‌حل‌های واقعاً ارزشمند و تأثیرگذاری را تولید کند. اعضای تیم باید باور داشته باشند که عملکرد تک تک آنها اهمیت دارد و هر کس به فراخور وظایفی که بر عهده دارد، به نوعی در راستای تحقق اهداف تیم گام برمی دارد.
اندیشه‌های پایدار
ممکن است تصور کنید که زنبورها به طور غریزی به سراغ پربارترین گل ها می روند و تا تمام شدن شهد گل یا عوض شدن فصل به این کار ادامه می‌دهند. در این صورت باید بگویم که اشتباه می‌کنید! زنبورها به صورت کوتاه مدت برنامه ریزی نمی‌کنند. آنها از قانونی پیروی می‌کنند که بر ایده پایداری شهد آن منطقه تمرکز دارد. زنبورها با فاصله گرفتن از محل کندو و پیدا کردن منابع جدید، خود را برای هر گونه کاهش غیرقابل پیش بینی در شهد مکان فعلی آماده می‌کنند.
از این عملکرد زنبورها چه درسی می‌شود گرفت؟ این کار زنبورها نشان می‌دهد که رهبر بودن فقط در مورد تامین مزایای کوتاه مدت نیست. اگر کسی بتواند منافع بلند مدت را هدف قرار دهد، می‌تواند به اهداف کوتاه مدت هم دست پیدا کند. یکی از مهم ترین ویژگی‌های مدیران را می‌توان آینده نگری و داشتن چشم انداز وسیع دانست.
مخلص کلام…
در هر موقعیتی چیزی برای یاد گرفتن وجود دارد! زنبورها بهترین کسانی هستند که از آنها می‌توانیم خرد، اقتدار، سخت کوشی، رهبری و همکاری را یاد بگیریم. هیچ کس با مهارت‌های رهبری متولد نمی‌شود. ما سبک‌های رهبری خود را از تجربیات و درس‌های مختلف می آموزیم و شکل می‌دهیم. گاهی اوقات، انجام کاری به سادگی تماشای یک زنبور عسل در محل کار می‌تواند بهترین رویکرد را برای مدیریت کار تیمی به شما بدهد تا تیم شما احساس موفقیت و شایستگی کند!
منبع: hiverhq