در دنیای مکاتبات اداری، گاهی یک عبارت آنقدر در نامهها تکرار میشود که دیگر کسی به معنای دقیقش فکر نمیکند؛ فقط آن را در انتهای متن مینویسد تا کار تمام شود. «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» یکی از همین عبارتهاست؛ مفهومی که در بسیاری از نامههای اداری دیده میشود، اما با وجود رایجبودن، ابهامهایی هم به همراه دارد.
«مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» یکی از اصطلاحات رایج در نامههای اداری است. این عبارت معمولاً زمانی به کار میرود که فرستنده میخواهد موضوعی را به اطلاع مخاطب برساند و در عین حال، از او انتظار دارد متناسب با مسئولیت خود، اقدام یا پیگیری لازم را انجام دهد.
اما «اقدام لازم» دقیقاً یعنی چه؟ آیا مخاطب فقط باید نامه را مطالعه کند، یا باید موضوع را بررسی، اجرا، پیگیری یا به واحد دیگری ارجاع دهد؟ همین ابهام باعث میشود این عبارت در بعضی مکاتبات، با وجود رسمیت و رایجبودن، نتواند بهتنهایی مسئولیت و انتظار فرستنده را بهروشنی منتقل کند.
در این مقاله بررسی میکنیم «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» چه معنایی دارد، در چه موقعیتهایی استفاده میشود و چگونه میتوان آن را در نامه اداری به شکل صحیح و حرفهای به کار برد. همچنین نمونههایی از کاربرد این عبارت و جایگزینهای دقیقتر آن را میبینیم تا بتوانید بسته به هدف نامه، عبارتی رسمی، محترمانه و در عین حال شفاف انتخاب کنید.
«مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» یعنی چه؟
«مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» در مکاتبات اداری به این معناست که موضوعی برای آگاهی مخاطب ارسال شده و در صورت مرتبط بودن با مسئولیت او، انتظار میرود اقدام یا پیگیری لازم را انجام دهد.
برای درک دقیقتر، میتوان این عبارت را به دو بخش تقسیم کرد:
- جهت اطلاع: یعنی مخاطب باید از موضوع، تصمیم، گزارش یا مستند موردنظر آگاه شود و لزوماً اقدامی از او خواسته نشده است.
- اقدام لازم: یعنی علاوه بر اطلاع، انجام کاری مرتبط با موضوع نیز از مخاطب انتظار میرود؛ مانند بررسی، پیگیری، هماهنگی، اجرا یا اعلام نتیجه.
بنابراین، مفهوم کلی عبارت را میتوان اینطور بیان کرد:
موضوع برای اطلاع شما ارسال شده و انتظار میرود در صورت نیاز، اقدامات مرتبط با آن را انجام دهید.
بااینحال، نکته مهم این است که «اقدام لازم» بهتنهایی مشخص نمیکند دقیقاً چه کاری باید انجام شود. برای مثال، در جمله:
«گزارش پیوست جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود.»
هنوز مشخص نیست مخاطب باید گزارش را بررسی کند، نتیجه بدهد، اصلاحات را انجام دهد یا موضوع را به واحد دیگری ارجاع دهد.
اگر هدف نامه مشخص است، بهتر است درخواست را دقیقتر بنویسیم:
«گزارش پیوست جهت بررسی ارسال میشود. خواهشمند است موارد مربوط به واحد خود را بررسی و نتیجه را تا پایان هفته اعلام فرمایید».
یا:
«فهرست موارد نیازمند اصلاح، جهت اطلاع ارسال میشود. لطفاً نسبت به رفع موارد اعلامشده اقدام و نتیجه را حداکثر تا تاریخ … اعلام فرمایید.»
در نتیجه، «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» از نظر کاربرد اداری عبارت رایجی است، اما نباید اجازه دهیم رسمیت آن جای شفافیت را بگیرد. هرچه نوع اقدام، مسئول انجام آن و زمان مورد انتظار روشنتر باشد، احتمال سوءبرداشت و تأخیر در پیگیری کمتر خواهد شد.
«مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» در مکاتبات اداری چه کاربردی دارد؟
این عبارت معمولاً زمانی در نامههای اداری استفاده میشود که فرستنده میخواهد موضوعی را به مخاطب اطلاع دهد و همزمان او را در جریان اقدامی مرتبط با موضوع قرار دهد. کاربرد آن بیشتر در ارجاع نامهها، گزارشها، بخشنامهها، صورتجلسهها و درخواستهای بین واحدهای سازمانی دیده میشود.
بااینحال، بهتر است نوع اقدام مورد انتظار را متناسب با هدف نامه مشخص کنیم. این عبارت در چند موقعیت رایج به کار میرود از جمله:
۱. ارجاع نامه، بخشنامه یا دستورالعمل
وقتی لازم است یک سند به واحد یا فرد مسئول ارسال شود و پس از مطالعه، اقدامی انجام گیرد:
«تصویر بخشنامه جدید مربوط به فرایند ثبت درخواستها، جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود. خواهشمند است مفاد آن را به کارشناسان واحد اطلاعرسانی فرمایید.»
۲. ارسال گزارش برای بررسی و پیگیری
اگر گزارش یا مستندی برای بررسی و اعلام نتیجه ارسال میشود، بهتر است همین انتظار را در متن مشخص کنیم:
«گزارش وضعیت درخواستهای معوق، جهت بررسی و اقدام لازم ارسال میشود. لطفاً موارد مربوط به واحد خود را بررسی و نتیجه را تا پایان هفته اعلام فرمایید.»
۳. ابلاغ تصمیم یا صورتجلسه
در مواردی که پس از جلسه یا تصمیم سازمانی، وظایفی برای واحدهای مختلف تعیین شده است:
«صورتجلسه جلسه مورخ … پیوست است. مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود. خواهشمند است اقدامات تعیینشده مطابق زمانبندی صورتجلسه پیگیری شود.»
۴. درخواست هماهنگی میان واحدها
وقتی اجرای یک کار به همکاری چند واحد وابسته است:
«با توجه به آغاز فرایند ارزیابی سالانه، مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم به واحدهای ذیربط ارسال میشود. خواهشمند است اطلاعات موردنیاز را تا تاریخ … تکمیل و ارسال فرمایید.»
۵. اعلام موارد نیازمند اصلاح یا رسیدگی
برای ارجاع نتیجه بررسی، کنترل یا ارزیابی نیز میتوان از این عبارت استفاده کرد؛ البته بهتر است اقدام مشخص باشد:
«موارد مغایرت مشاهدهشده در گزارش پیوست، جهت اطلاع و اقدام لازم اعلام میشود. لطفاً نسبت به رفع موارد اعلامشده اقدام و نتیجه را ارسال فرمایید.»
۶. ارجاع درخواست یا مکاتبه دریافتی
برای مثال، وقتی درخواست یک مشتری یا سازمان دیگر باید توسط واحد مسئول بررسی شود:
«درخواست دریافتی از شرکت … درباره تمدید قرارداد، جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود. لطفاً پس از بررسی، نتیجه را اعلام فرمایید».
اگر فقط اطلاعرسانی مدنظر است، «جهت اطلاع» کافی است:
«برنامه زمانبندی جلسات ماه آینده، جهت اطلاع ارسال میشود»
اما اگر اقدام مشخصی از مخاطب میخواهید، بهتر است بهجای عبارت کلی «اقدام لازم»، همان اقدام را نام ببرید:
| هدف نامه | عبارت دقیقتر |
| اطلاعرسانی | جهت اطلاع ارسال میشود |
| بررسی | جهت بررسی و اعلام نظر ارسال میشود |
| پیگیری | لطفا موضوع را پیگیری و نتیجه را اعلام فرمایید. |
| اجرا | خواهشمند است نسبت به اجرای مفاد ابلاغیه اقدام فرمایید |
| اصلاح | لطفا موارد اعلامشده را اصلاح و نتیجه را ارسال فرمایید |
| هماهنگی | خواهشمند است هماهنگی لازم با واحدهای ذیربط انجام شود |
قاعده ساده: اگر مخاطب باید کاری انجام دهد، بهتر است بهجای اینکه فقط بنویسیم «اقدام لازم»، مشخص کنیم چه کاری، توسط چه کسی و تا چه زمانی باید انجام شود. این کار نامه را هم رسمی نگه میدارد و هم از رفتوبرگشت و ابهام در پیگیری جلوگیری میکند.
نمونههای صحیح «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» در نامههای اداری
اگر در نامه اداری از عبارت «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» استفاده میکنید، بهتر است نوع اقدام مورد انتظار را نیز در ادامه نامه مشخص کنید. به این ترتیب، مخاطب دقیقاً میداند چه کاری باید انجام دهد، مسئولیت بر عهده کدام واحد یا فرد است و در صورت نیاز، چه زمانی باید نتیجه را اعلام کند.
در ادامه، چند نمونه از کاربرد این عبارت را در موقعیتهای رایج مکاتبات اداری میبینید. در هر نمونه، تلاش شده است عبارت کلی «اقدام لازم» با توضیح دقیقتر درباره وظیفه مخاطب همراه شود.
۱. نمونه در نامه اداری داخلی؛ ارجاع وظیفه مشخص
«پیرو مصوبات جلسه مورخ ۱۴۰۳/۰۵/۱۰، صورتجلسه پیوست جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود. خواهشمند است واحد مالی نسبت به تخصیص بودجه موردنیاز تا پایان هفته جاری اقدام و نتیجه را اعلام فرماید.»
در این نمونه، عبارت «اقدام لازم» بهتنهایی رها نشده و نوع اقدام، یعنی تخصیص بودجه، مسئول انجام آن، یعنی واحد مالی، و مهلت انجام کار نیز مشخص شده است.
۲. نمونه در ارسال مستندات برای بررسی
وقتی هدف از ارسال نامه یا فایل، دریافت نظر کارشناسی است، بهتر است بهجای اکتفا به عبارت «اقدام لازم»، درخواست بررسی و اعلام نظر را صریح بیان کنید:
«مستندات فنی پیوست، جهت اطلاع و بررسی ارسال میشود. خواهشمند است موارد مربوط به واحد خود را بررسی و نظر کارشناسی را حداکثر تا تاریخ ۲۵/۰۵/۱۴۰۵ اعلام فرمایید.»
این نوع نگارش به مخاطب نشان میدهد که صرفاً مطالعه مستندات کافی نیست و باید نتیجه بررسی نیز اعلام شود.
۳. نمونه در ارسال بخشنامه یا دستورالعمل
در صورتی که بخشنامه یا دستورالعملی برای اجرا به واحدهای زیرمجموعه ارسال میشود، میتوان از عبارت «جهت اطلاع و اقدام لازم» استفاده کرد؛ اما بهتر است نحوه اقدام نیز مشخص باشد:
«به پیوست تصویر بخشنامه شماره ۱۲۳/الف در خصوص الزامات جدید سامانه آوات جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود. خواهشمند است دستور فرمایید مفاد بخشنامه به واحدهای تابعه ابلاغ و اقدامات لازم برای اجرای آن انجام شود.»
۴. نمونه در ارسال گزارش برای بررسی و پیگیری
اگر گزارش برای بررسی وضعیت یک موضوع و اعلام نتیجه ارسال میشود، درخواست را مستقیمتر بنویسید:
«گزارش وضعیت درخواستهای معوق، جهت بررسی و اقدام لازم ارسال میشود. لطفاً موارد مربوط به واحد خود را بررسی کرده و نتیجه اقدامات انجامشده را تا پایان هفته اعلام فرمایید.»
در اینجا نیز «اقدام لازم» با توضیح درباره بررسی موارد، انجام اقدامات مرتبط و اعلام نتیجه شفاف شده است.
۵. نمونه در ابلاغ صورتجلسه و مصوبات
وقتی صورتجلسه شامل وظایف مشخصی برای واحدهای مختلف است، میتوان عبارت موردنظر را در کنار ارجاع به همان صورتجلسه به کار برد:
«صورتجلسه جلسه مورخ … پیوست است. مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود. خواهشمند است اقدامات تعیینشده برای آن واحد را مطابق زمانبندی مندرج در صورتجلسه پیگیری و نتیجه را اعلام فرمایید.»
در این حالت، صورتجلسه مرجع مشخصی برای تعیین وظایف است و عبارت «اقدام لازم» به یک درخواست نامشخص تبدیل نمیشود.
۶. نمونه در درخواست اصلاح یا رفع مغایرت
برای اعلام نتیجه بررسی یا موارد نیازمند اصلاح نیز بهتر است نوع اقدام بهصورت صریح بیان شود:
«موارد مغایرت مشاهدهشده در گزارش پیوست، جهت اطلاع و اقدام لازم اعلام میشود. لطفاً موارد اعلامشده را بررسی، نسبت به رفع مغایرتها اقدام و نتیجه را حداکثر تا تاریخ … اعلام فرمایید.»
۷. نمونه در ارجاع درخواست به واحد مسئول
گاهی یک درخواست از سوی مشتری، سازمان یا واحد دیگری دریافت شده و باید برای بررسی به واحد مسئول ارجاع شود:
«درخواست دریافتی از شرکت … درباره تمدید قرارداد، جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود. لطفاً موضوع را بررسی کرده و نتیجه را حداکثر تا تاریخ … اعلام فرمایید.»
در چنین مواردی، بهتر است مشخص باشد که مخاطب مسئول بررسی درخواست است و باید نتیجه را به فرستنده اعلام کند.
یک نکته مهم در همه این نمونهها؛ «اقدام لازم» زمانی کاربرد مناسبی دارد که مخاطب یا از طریق متن نامه، یا از طریق یک پیوست، صورتجلسه یا دستورالعمل مرتبط، بداند چه اقدامی از او انتظار میرود. اگر چنین اطلاعاتی وجود ندارد، بهتر است بهجای این عبارت کلی، درخواست خود را مستقیماً بیان کنید.
برای مثال:
- مبهم:
گزارش پیوست جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود.
- شفافتر:
گزارش پیوست جهت بررسی ارسال میشود. لطفاً موارد مربوط به واحد خود را بررسی کرده و نتیجه را تا پایان هفته اعلام فرمایید.
قاعده ساده این است: هرچه اقدام مورد انتظار مشخصتر باشد، مکاتبه اداری نیز قابلپیگیریتر خواهد بود. در صورت امکان، در نامه مشخص کنید چه کاری باید انجام شود، چه واحد یا فردی مسئول آن است، مهلت انجام کار چه زمانی است و نتیجه باید چگونه اعلام شود.
چه زمانی استفاده از «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» مناسب است؟ (نکاتی برای نگارش حرفهایتر)
عبارت «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» زمانی کاربرد مناسبی دارد که مخاطب علاوه بر اطلاع از موضوع، بر اساس مسئولیت یا وظیفه خود نیاز به بررسی، پیگیری، اجرا یا هماهنگی داشته باشد. بااینحال، بهتر است نوع اقدام مورد انتظار در متن نامه یا مستندات پیوست مشخص باشد.
چه زمانی میتوان از این عبارت استفاده کرد؟
استفاده از «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» زمانی مناسبتر است که:
- مخاطب مسئولیت مشخصی در ارتباط با موضوع داشته باشد. برای مثال، نامه برای واحد مالی ارسال شده و تخصیص بودجه در حیطه وظایف آن واحد است.
- اقدام مورد انتظار از متن نامه یا پیوست قابل تشخیص باشد. اگر صورتجلسه یا دستورالعملی همراه نامه ارسال میشود و وظایف در آن مشخص شده است، استفاده از این عبارت منطقیتر است.
- نامه برای ارجاع و پیگیری یک موضوع سازمانی ارسال شود. در گردش مکاتبات داخلی، این عبارت میتواند نشان دهد که نامه صرفاً برای اطلاعرسانی ارسال نشده است.
- نوع اقدام به شرایط و مسئولیت مخاطب وابسته باشد. در چنین شرایطی، ممکن است فرستنده نخواهد یک اقدام مشخص را از قبل تعیین کند و تشخیص اقدام مناسب را بر عهده واحد مسئول بگذارد.
برای مثال:
پیرو مصوبه جلسه مورخ …، صورتجلسه پیوست جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود. خواهشمند است اقدامات تعیینشده برای واحد مربوطه مطابق زمانبندی صورتجلسه انجام و نتیجه اعلام فرمایید.
در این نمونه، عبارت «اقدام لازم» بهتنهایی مبهم نیست، زیرا صورتجلسه، مسئولیتها و زمانبندی مرجع مشخصی برای اقدام هستند.
چه زمانی بهتر است از این عبارت استفاده نکنیم؟
اگر مخاطب فقط باید از موضوع مطلع شود، استفاده از «اقدام لازم» ضرورتی ندارد و عبارت «جهت اطلاع» دقیقتر است.
برای مثال:
برنامه زمانبندی جلسات ماه آینده، جهت اطلاع ارسال میشود.
اما اگر از مخاطب بررسی یا اعلام نظر میخواهید، بهتر است همان درخواست را صریح بیان کنید:
گزارش پیوست جهت بررسی و اعلام نظر ارسال میشود. لطفاً نتیجه بررسی را تا تاریخ … اعلام فرمایید.
همچنین در موضوعات حساس، زماندار یا چندمرحلهای بهتر است از عبارتهای کلی مانند «اقدام لازم» کمتر استفاده کنید. مشخصکردن نوع اقدام، مسئول، مهلت و نتیجه مورد انتظار، احتمال تأخیر و سوءبرداشت را کاهش میدهد.
| هدف شما | عبارت پیشنهادی |
| فقط اطلاعرسانی | جهت اطلاع ارسال میشود. |
| بررسی موضوع | جهت بررسی و اعلام نظر ارسال میشود. |
| پیگیری موضوع | لطفاً موضوع را پیگیری و نتیجه را اعلام فرمایید. |
| اجرای یک دستور یا مصوبه | خواهشمند است نسبت به اجرای مفاد ابلاغیه اقدام فرمایید. |
| اصلاح موارد اعلام شده | لطفاً موارد اعلامشده را اصلاح و نتیجه را اعلام فرمایید. |
| اطلاعرسانی همراه با اقدام | جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود. |
در نتیجه، «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» زمانی انتخاب مناسبی است که هم اطلاعرسانی و هم اقدام از مخاطب انتظار میرود؛ اما اگر نوع اقدام مشخص است، بهتر است همان اقدام را در متن نامه بنویسید. این کار نامه را کوتاهتر، دقیقتر و قابلپیگیریتر میکند.
جایگزینهای رسمی و روان برای «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم»
«مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» عبارت رایجی در مکاتبات اداری است، اما همیشه دقیقترین انتخاب نیست. اگر نوع کاری که از مخاطب انتظار دارید مشخص است، بهتر است همان درخواست را مستقیماً در نامه بنویسید.
انتخاب عبارت جایگزین به هدف مکاتبه بستگی دارد. برای مثال، اگر فقط اطلاعرسانی میکنید، «جهت اطلاع» کافی است؛ اما برای بررسی، اعلام نظر، اجرا یا پیگیری، بهتر است درخواست مشخصی مطرح شود.
- اگر هدف فقط اطلاعرسانی است
وقتی مخاطب صرفاً باید از یک موضوع مطلع شود و اقدام خاصی از او انتظار نمیرود، میتوانید بنویسید:
«موضوع جهت اطلاع ارسال میشود.»
یا:
«مراتب جهت اطلاع ارسال میشود.»
- اگر درخواست بررسی و اعلام نظر دارید
بهجای عبارت کلی «اقدام لازم»، نوع درخواست را مشخص کنید:
«گزارش پیوست جهت بررسی و اعلام نظر ارسال میشود.»
یا:
«خواهشمند است مستندات پیوست را بررسی و نظر کارشناسی خود را اعلام فرمایید.»
- اگر درخواست اجرا دارید
وقتی مخاطب باید دستورالعمل، مصوبه یا تصمیم مشخصی را اجرا کند، بهتر است فعل مربوط به اجرا را بهکار ببرید:
«خواهشمند است نسبت به اجرای مفاد ابلاغیه اقدام فرمایید».
یا:
«خواهشمند است اقدامات تعیینشده در صورتجلسه مطابق زمانبندی انجام شود».
- اگر درخواست اصلاح دارید
در مواردی که نتیجه بررسی نشاندهنده خطا یا مغایرت است، میتوانید درخواست را مستقیم بیان کنید:
«لطفاً موارد اعلامشده را اصلاح و نتیجه را اعلام فرمایید».
یا:
«خواهشمند است نسبت به رفع موارد مغایرت اقدام و نتیجه را حداکثر تا تاریخ … ارسال فرمایید.»
- اگر درخواست پیگیری دارید
اگر انتظار دارید مخاطب موضوعی را دنبال کند و نتیجه را گزارش دهد:
«لطفاً موضوع را پیگیری کرده و نتیجه اقدامات انجامشده را اعلام فرمایید».
یا:
«خواهشمند است موضوع را بررسی و نتیجه پیگیری را تا تاریخ … اعلام فرمایید.»
- اگر نیاز به هماهنگی دارید
در مکاتبات بین واحدها یا سازمانها، میتوانید نوع همکاری مورد انتظار را مشخص کنید:
«خواهشمند است هماهنگی لازم با واحدهای ذیربط انجام شود.»
یا:
«لطفاً برای اجرای این فرایند با واحدهای مربوطه هماهنگی فرمایید.»
خلاصه جایگزینها:
| هدف | عبارت پیشنهادی |
| اطلاعرسانی | جهت اطلاع ارسال میشود |
| بررسی | جهت بررسی و اعلام نظر ارسال میشود |
| اعلام نظر کارشناسی | خواهشمند است نظر کارشناسی خود را اعلام فرمایید. |
| اجرا | خواهشمند است نسبت به اجرای مفاد…اقدام فرمایید. |
| اصلاح | لطفاً موارد اعلامشده را اصلاح و نتیجه را اعلام فرمایید. |
| پیگیری | لطفاً موضوع را پیگیری و نتیجه اقدامات را اعلام فرمایید. |
| هماهنگی | خواهشمند است هماهنگی لازم با واحدهای ذیربط انجام شود |
هرچه درخواست مشخصتر باشد، نیاز به استفاده از عبارت کلی «اقدام لازم» کمتر میشود. بهجای اینکه مخاطب را وادار کنید منظور شما از «اقدام لازم» را حدس بزند، بهتر است با یک فعل دقیق مانند «بررسی کنید»، «اعلام فرمایید»، «اصلاح کنید»، «پیگیری کنید» یا «اجرا فرمایید» انتظار خود را روشن کنید.
البته برای نگارش سریعتر و دقیقتر مکاتبات اداری، میتوان از ابزارهای تخصصی نیز کمک گرفت. ابزارهای بومی مانند نرمافزار مکاتبات اداری آوات، با قابلیتهایی مانند هوش مصنوعی در نگارش نامه، میتوانند فرایند تنظیم و ویرایش مکاتبات اداری را سادهتر کنند.
جمعبندی
«مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» یکی از عبارتهای رایج در مکاتبات اداری است و معمولاً زمانی به کار میرود که مخاطب باید علاوه بر اطلاع از یک موضوع، متناسب با مسئولیت خود اقدامی انجام دهد. بااینحال، خودِ عبارت مشخص نمیکند که این اقدام دقیقاً چیست.
اگر میخواهید نامهای شفاف و قابلپیگیری بنویسید، بهتر است در کنار این عبارت یا بهجای آن، نوع اقدام، مسئول انجام کار، مهلت و نتیجه مورد انتظار را مشخص کنید. برای مثال، بهجای «جهت اطلاع و اقدام لازم»، میتوانید بنویسید «جهت بررسی و اعلام نظر»، «لطفاً موارد اعلامشده را اصلاح فرمایید» یا «خواهشمند است نتیجه بررسی را تا تاریخ … اعلام فرمایید».
بهطور خلاصه:
1. اگر فقط اطلاعرسانی میکنید، عبارت «جهت اطلاع» کافی است.
2. اگر اقدام مشخصی میخواهید، بهتر است نوع اقدام را صریح بنویسید.
3. اگر مسئول انجام کار مشخص است، نام فرد، سمت یا واحد مربوطه را ذکر کنید.
4. اگر موضوع زماندار است، مهلت انجام کار و اعلام نتیجه را مشخص کنید.
5. اگر نامه در یک سیستم اتوماسیون اداری گردش میکند، ثبت مسئول، مهلت و وضعیت ارجاع میتواند پیگیری مکاتبات را شفافتر کند.
در نهایت، یک نامه اداری حرفهای فقط رسمی و محترمانه نیست؛ بلکه باید به مخاطب نشان دهد چه کاری، توسط چه کسی و تا چه زمانی باید انجام شود. هرچه این موارد روشنتر باشند، احتمال سوءبرداشت و تأخیر در پیگیری کمتر خواهد شد.
سوالات متداول
1- آیا حتماً باید از عبارت «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» استفاده کنیم؟
خیر. این عبارت در مکاتبات اداری رایج است، اما استفاده از آن الزامی نیست. اگر نوع اقدام مشخص است، بهتر است درخواست خود را مستقیم بیان کنید؛ برای مثال، «جهت بررسی و اعلام نظر ارسال میشود» یا «لطفاً نتیجه بررسی را تا تاریخ … اعلام فرمایید».
2- آیا عبارت «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» از نظر نگارشی صحیح است؟
بله، این عبارت از نظر نگارشی و کاربرد در مکاتبات اداری صحیح و رایج است. بااینحال، اگر از مخاطب اقدام مشخصی انتظار دارید، بهتر است نوع اقدام را نیز در متن نامه بیان کنید تا منظور شما روشن باشد.
3- تفاوت «جهت اطلاع» و «جهت اطلاع و اقدام لازم» چیست؟
«جهت اطلاع» زمانی به کار میرود که مخاطب فقط باید از یک موضوع مطلع شود و اقدامی از او انتظار نمیرود. «جهت اطلاع و اقدام لازم» زمانی استفاده میشود که علاوه بر اطلاعرسانی، انجام اقدامی مرتبط با موضوع نیز از مخاطب انتظار میرود.
برای مثال، «برنامه زمانبندی جلسات ماه آینده، جهت اطلاع ارسال میشود» صرفاً جنبه اطلاعرسانی دارد؛ اما در جمله «گزارش موارد نیازمند اصلاح، جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود»، از مخاطب انتظار میرود موضوع را بررسی و پیگیری کند.
4- آیا «جهت اطلاع و اقدام لازم» همان «جهت اقدام مقتضی» است؟
خیر، این دو عبارت دقیقاً یکسان نیستند. «جهت اطلاع و اقدام لازم» بر اطلاعرسانی همراه با اقدام تأکید دارد، درحالیکه «جهت اقدام مقتضی» بیشتر بر انجام اقدامی متناسب با شرایط و مسئولیت مخاطب تمرکز میکند. انتخاب بین این دو عبارت باید بر اساس هدف و محتوای نامه انجام شود.
5- آیا استفاده از «مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم» در نامه به مدیر ارشد مناسب است؟
بسته به هدف نامه، میتوان از این عبارت استفاده کرد؛ اما در مکاتبه با مدیر ارشد بهتر است درخواست یا موضوع اصلی متناسب با جایگاه مخاطب بیان شود. برای اطلاعرسانی میتوان نوشت «موضوع جهت استحضار تقدیم میگردد» و اگر تصمیمگیری مدیر مورد نیاز است، عبارتی مانند «موضوع جهت استحضار و اتخاذ تصمیم مقتضی تقدیم میگردد» مناسبتر است.
6- در نامه اداری بهجای «اقدام لازم» چه بنویسیم؟
بهتر است عبارت جایگزین را بر اساس هدف نامه انتخاب کنید. برای درخواست بررسی میتوانید بنویسید «جهت بررسی و اعلام نظر ارسال میشود». برای پیگیری، «لطفاً موضوع را پیگیری و نتیجه را اعلام فرمایید» مناسب است. اگر هدف اصلاح است، میتوانید بنویسید «لطفاً موارد اعلامشده را اصلاح و نتیجه را ارسال فرمایید». برای اجرای یک دستور یا مصوبه نیز عبارت «خواهشمند است نسبت به اجرای مفاد … اقدام فرمایید» دقیقتر است. تسلط بر اصطلاحات و واژههای پرکاربرد در نامه اداری، به شما کمک میکند که نامههایی حرفهایتر را بنویسید.
7- آیا میتوان از این عبارت در ایمیل رسمی استفاده کرد؟
بله، اما در ایمیلهای کاری معمولاً بهتر است درخواست کوتاه و مستقیم بیان شود. برای مثال، بهجای «گزارش جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال میشود»، میتوان نوشت: «گزارش پیوست جهت بررسی ارسال میشود. لطفاً نتیجه بررسی را تا پایان روز دوشنبه اعلام فرمایید.» این نوع نگارش، انتظار فرستنده را سریعتر و روشنتر به مخاطب منتقل میکند.
