نگارش نامه‌های اداری یکی از رایج‌ترین و مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی میان سازمان‌ها به شمار می‌رود. برای آن‌که یک نامه اداری از نظر محتوا و ساختار مؤثر و رسمی باشد، استفاده صحیح از اصطلاحات و واژه‌های خاص اداری اهمیت ویژه‌ای دارد. این واژه‌ها هم به متن اعتبار و رسمیت می‌بخشند و هم باعث می‌شوند پیام مورد نظر به‌روشنی و با احترام منتقل شود. در این مقاله با مجموعه‌ای از اصطلاحات و واژه‌های پرکاربرد در نامه‌نگاری اداری آشنا خواهیم شد که به بهبود کیفیت مکاتبات رسمی شما کمک خواهند کرد.
لیست واژه‌ها و اصطلاحات پرکاربرد
در ادامه لیست کاملی از واژه‌ها و اصطلاحات پرکاربرد در نامه‌های اداری آمده است.
- احتراما: با احترام
مثال: احتراماً، به اطلاع می‌رساند.
- بدین‌وسیله: با این نامه
مثال: بدین‌وسیله اعلام می‌دارد.
- به استحضار می‌رساند: اطلاع می‌دهد
مثال: به استحضار می‌رساند که…
- در اسرع وقت: هرچه سریع‌تر
مثال: لطفاً در اسرع وقت پاسخ دهید.
- پیرو: در ادامه
مثال: پیرو نامه شماره…
- ایفاد می‌گردد: ارسال می‌شود
مثال: نسخه جدید ایفاد می‌گردد.
- حسب الامر: طبق دستور
مثال: حسب الامر مدیریت، اقدام شد.
- مقتضی: لازم
مثال: اقدام مقتضی صورت گیرد.
- به موجب: طبق، بر اساس
مثال: به موجب بخشنامه شماره…
- استدعا دارد: تقاضا دارد
مثال: استدعا دارد مدارک ارسال شود.
- به پیوست: همراه با نامه
مثال: به پیوست مدارک ارسال شد.
- مراتب: موارد
مثال: مراتب جهت اطلاع اعلام می‌شود.
- متعاقباً: در ادامه
مثال: متعاقباً اطلاع‌رسانی خواهد شد.
- موجب امتنان است: باعث خوشحالی است
مثال: همکاری شما موجب امتنان است.
- با عنایت به: با توجه به
مثال: با عنایت به مشکلات موجود…
- بازرسی به عمل آمد: بررسی شد
مثال: بازرسی به عمل آمد و گزارش پیوست شد.
- به قوت خود باقی است: همچنان معتبر است
مثال: قرارداد به قوت خود باقی است.
- منعکس گردد: گزارش داده شود
مثال: مشکل منعکس گردد.
- حضورتان اعلام می‌گردد: به شما گفته می‌شود
مثال: نتیجه حضورتان اعلام می‌گردد.
- برابر بند …: طبق بند مشخص
مثال: برابر بند ۳ آیین‌نامه…
- در خصوص: درباره
مثال: در خصوص درخواست شما بررسی شد.
- قابل پیگیری است: قابل بررسی است
مثال: موضوع قابل پیگیری است.
- حسب‌الامر: طبق فرمان
مثال: حسب‌الامر مدیرعامل اجرا شد.
- به محضر: حضور
مثال: به محضر ریاست محترم می‌رساند.
- مفاد: محتوای رسمی
مثال: مفاد قرارداد ابلاغ شد.
- فی‌مابین: میان
مثال: قرارداد فی‌مابین دو شرکت منعقد شد.
- حسب مفاد: طبق محتوا
مثال: حسب مفاد توافق‌نامه، اقدامات شد.
واژه‌ها و اصطلاحات تخصصی‌تر در نامه‌های اداری
مواردی که در بالا ذکر شد عمومی‌تر بوده و در اکثر نامه‌های اداری به چشم می‌خورد. در جدول زیر برخی از واژه‌های تخصصی‌تر نیز بررسی شده‌اند.
| مثال رسمی | معنی | اصطلاح/واژه |
| اینجانب بدین‌وسیله اذعان می‌دارم که مسئولیت کامل اجرای قرارداد را می‌پذیرم. | به‌طور رسمی اعلام یا اعتراف می‌کند | اذعان می‌دارد |
| اظهارات ایشان تلویحاً نارضایتی از شرایط فعلی را نشان می‌داد. | به صورت غیرمستقیم، اشاره‌ای | تلویحاً |
| در صورت استنکاف از ارائه مدارک، با اقدامات قانونی مواجه خواهید شد. | خودداری، امتناع | استنکاف |
| بخشنامه جدید به کلیه واحدها ابلاغ گردید. | رسماً اعلام شد | ابلاغ گردید |
| در ماده ۵ قرارداد، موضوع پرداخت‌ها به‌طور مصرّح بیان شده است. | صراحتاً ذکرشده | مصرّح |
| مدیرعامل تفویض اختیار لازم را به معاون خود سپرد. | واگذاری حق تصمیم‌گیری | تفویض اختیار |
| متعاقب نامه شماره ۲۴۵۸، دستور پیگیری صادر شد. | پس از، در ادامه | متعاقب |
| مع‌الوصف، پروژه مذکور در زمان مقرر تحویل نگردید. | با وجود این، علی‌رغم این موضوع | مع‌الوصف |
| خواهشمند است در تسریع در فرآیند تایید قرارداد همکاری لازم مبذول گردد. | سرعت بخشیدن به مراحل | تسریع در فرآیند |
| پاسخ شما در تاریخ ۱۴۰۳/۰۱/۱۵ وصول گردید. | دریافت شد (رسمی) | وصول گردید |
| نامه شماره ۲۵۴ مشعر بر تأیید نهایی پرداخت‌هاست. | حاوی این نکته که… | مشعر بر |
| این ادعا هیچ موضوعی را نفی یا اثبات نمی‌کند. | تأیید یا رد نمی‌کند | نفی یا اثبات نمی‌کند |
| اقدامات بعدی حسب‌الصلاح‌دید مدیرعامل انجام خواهد شد. | طبق تشخیص و صلاحدید مقام مسئول | حسب‌الصلاح‌دید |
| به استحضار می‌رساند، بدین‌وسیله معروض می‌دارد که قرارداد تمدید یافته است. | با کمال ادب اعلام می‌کند (ادبی و رسمی) | معروض می‌دارد |
| تمهیدات لازم جهت برگزاری جلسه فراهم شده است. | اقدامات یا مقدمات ضروری | تمهیدات لازم |
| جلسه‌ای برای انعقاد قرارداد نهایی برگزار گردید. | بسته شدن قرارداد | انعقاد قرارداد |
| مفاد توافق‌نامه فی‌مابین طرفین به امضا رسید. | قرارداد بین دو طرف | توافق‌نامه فی‌مابین |
| هرگونه تأخیر موجب تضییع حقوق کارکنان خواهد شد. | پایمال شدن حقوق | تضییع حقوق |
| برای پیشبرد کار، نیاز به ابهام‌زدایی از بندهای قرارداد داریم. | روشن‌سازی نقاط مبهم | ابهام‌زدایی |
| مغایرت بین گزارش عملکرد و صورت‌جلسه مشاهده شد. | ناسازگاری، عدم انطباق | مغایرت |
چگونه نامه اداری حرفه‌ای بنویسیم؟
در این بخش اصول و قواعدی را معرفی می‌کنیم که به نویسنده کمک می‌کند نامه‌ای رسمی، مؤثر و دقیق بنویسد.
رعایت لحن رسمی و محترمانه
در نامه‌های اداری باید از لحنی کاملاً رسمی و مؤدبانه استفاده شود. استفاده از عباراتی مانند «احتراماً»، «به استحضار می‌رساند»، «خواهشمند است»، و پرهیز از کلمات محاوره‌ای ضروری است. حتی در شرایط ناراحتی یا اعتراض، نباید لحنی تند یا توهین‌آمیز به کار برد و باید با احترام و در قالب قانونی مطلب را مطرح کرد.
استفاده از ساختار صحیح و استاندارد
نامه اداری باید دارای ساختار مشخصی شامل تاریخ، شماره، عنوان، گیرنده، مقدمه، بدنه اصلی، نتیجه‌گیری و امضاء باشد. رعایت این ترتیب باعث انسجام در نوشتار شده و حرفه‌ای بودن متن را افزایش می‌دهد. در صورت وجود پیوست، آن نیز باید به‌طور واضح اشاره شود.
پرهیز از ابهام و زیاده‌گویی
یکی از ویژگی‌های مهم نامه اداری حرفه‌ای، شفافیت است. باید به دور از ابهام، پیام را مستقیم و بدون حاشیه‌روی بیان کرد. استفاده از جملات طولانی، پیچیده و کلیشه‌ای بدون انتقال دقیق پیام باعث سوء‌تفاهم می‌شود و از ارزش نامه می‌کاهد.
رعایت اصول نگارشی و ویرایشی
خطاهای نگارشی و املایی تأثیر منفی بر اعتبار نویسنده و سازمان دارد. استفاده از علائم نگارشی صحیح، فاصله‌گذاری درست، و رعایت قواعد املایی و دستوری زبان فارسی، یک ضرورت در نگارش حرفه‌ای نامه‌های اداری است. بهتر است قبل از ارسال نامه، یک‌بار آن را بازخوانی کنید.
استفاده از واژه‌ها و اصطلاحات اداری مناسب
برای افزایش رسمیت و اثرگذاری نامه، باید از اصطلاحات و واژگان تخصصی متناسب با فضای اداری استفاده کرد. عباراتی مانند «پیرو نامه شماره…»، «حسب‌الامر»، «ابلاغ می‌گردد» یا «معروض می‌دارد» باعث افزایش حرفه‌ای بودن متن می‌شود؛ البته باید دقت کرد که این اصطلاحات به‌درستی و به‌جا استفاده شوند.
تعیین دقیق مخاطب
نامه باید دقیقاً خطاب به شخص یا واحد موردنظر نوشته شود. ذکر عنوان دقیق مخاطب (مانند «مدیر محترم منابع انسانی») بسیار مهم است. در موارد خاص، ذکر سمت و نام خانوادگی گیرنده نیز به درک بهتر و افزایش شخصی‌سازی کمک می‌کند.
هدف‌مند نوشتن و ارائه درخواست مشخص
در هر نامه باید هدف اصلی به‌صورت واضح بیان شود. مخاطب باید بتواند پس از مطالعه نامه، دقیقاً متوجه شود چه درخواستی مطرح شده یا چه اقدامی انتظار می‌رود. بنابراین لازم است درخواست‌ها با کلماتی چون «خواهشمند است دستور فرمایید…» یا «تقاضا می‌شود…» همراه باشد.
پیوست‌ها و ارجاع به مستندات
در صورت ارجاع به مستندات یا اسناد ضمیمه، باید دقیقاً به آن‌ها اشاره شود؛ مانند: «به پیوست تصویر حکم کارگزینی ارسال می‌گردد.» این کار هم باعث شفافیت بیشتر می‌شود و هم اعتبار درخواست یا گزارش را افزایش می‌دهد.
رعایت اختصار در عین جامعیت
نامه اداری نباید طولانی و خسته‌کننده باشد. باید تلاش کرد در کوتاه‌ترین متن، حداکثر اطلاعات لازم ارائه شود. حذف مطالب تکراری و غیرضروری، استفاده از جملات کوتاه و شفاف و تمرکز بر اصل موضوع، از ویژگی‌های حرفه‌ای‌نویسی است.
درج صحیح امضاء، مهر و مشخصات
در پایان نامه باید امضاء، نام، سمت و در صورت لزوم مهر رسمی درج شود. این بخش از اعتبار حقوقی نامه محافظت می‌کند و اهمیت آن به‌ویژه در مکاتبات رسمی و قراردادی دوچندان است. به کمک نرم افزار مدیریت جلسات می‌توان جلسات حرفه‌ای و منظم اجرا کرد. در این جلسات می‌توانید کارمندان بخش‌های مختلف را برای نگارش نامه‌های اداری آموزش دهید.
سخن آخر
نگارش نامه اداری حرفه‌ای نیازمند رعایت اصولی مشخص و دقیق است که از جمله آن‌ها می‌توان به استفاده از لحن رسمی، ساختار استاندارد، وضوح در بیان مطالب، و بهره‌گیری از اصطلاحات و واژگان تخصصی اشاره کرد. رعایت این نکات باعث افزایش اعتبار و اثرگذاری نامه می‌شود و نشان‌دهنده تسلط نویسنده بر اصول ارتباطات اداری و احترام به مخاطب نیز هست. با تمرین مداوم و دقت در نگارش، می‌توان مهارت نگارش نامه‌های رسمی را به سطحی حرفه‌ای رساند. سیستم‌های اتوماسیون اداری مانند آوات، در نگارش و ارسال نامه‌های اداری به سازمان‌ها کمک می‌کنند
نامه رسمی معمولاً در محیط‌های کاری، اداری یا سازمانی نوشته می‌شود و لحن آن کاملاً رسمی، مؤدبانه و فاقد کلمات محاوره‌ای است. این نامه‌ها ساختار مشخصی دارند و هدف‌مند نوشته می‌شوند. در مقابل، نامه‌های غیررسمی بین دوستان یا اعضای خانواده رد و بدل می‌شوند و لحن صمیمانه‌تری دارند.
خیر. استفاده از کلمات عامیانه، محاوره‌ای یا اصطلاحات خیابانی در نامه‌های اداری، باعث کاهش اعتبار و رسمیت متن می‌شود. در نگارش نامه‌های اداری باید از واژگان رسمی و اداری استفاده کرد تا پیام به‌درستی منتقل شده و جدیت موضوع حفظ شود.
قبل از ارسال، نامه را حداقل یک بار بازخوانی کنید تا از لحاظ نگارشی، املایی و ساختاری بررسی شود. بهتر است از فردی دیگر نیز بخواهید نامه را مرور کند. همچنین می‌توانید از ابزارهای ویرایش متنی یا چک‌لیست‌های اصول نامه‌نگاری استفاده کنید تا از رعایت کامل موارد کلیدی مطمئن شوید. به کمک نرم افزار مدیریت مکاتبات نیز می‌توان نامه‌های درست و اصولی نوشت.