بهترین نرم افزار دورکاری چیست؟ نرم افزار مدیریت پروژه و تیم

همه‌چیز با یک تصمیم آغاز شد: «از این پس، به‌صورت دورکار فعالیت می‌کنیم!» در نگاه اول، این تغییر یک فرصت به‌نظر می‌رسید؛ انعطاف‌پذیری بیشتر، حذف رفت‌وآمد، و تمرکز در فضای شخصی. اما دیری نپایید که مسائل واقعی خود را نشان دادند: وظایف چگونه باید پیگیری شوند؟ جلسات کِی برگزار می‌شوند؟ فایل نهایی کجاست؟ چه کسی مسئول کدام بخش است؟ دورکاری، بدون ابزار مناسب، نه‌تنها بهره‌وری را افزایش نمی‌دهد، بلکه می‌تواند باعث سردرگمی و افت عملکرد تیم شود.

در میان انبوه ابزارهای موجود، نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری مانند Trello، Asana و ClickUp به انتخاب‌های محبوب برای تیم‌ها در سراسر جهان تبدیل شده‌اند. همچنین، راهکارهای بومی مثل نرم‌افزار ایرانی آوات، با توجه به نیازهای سازمان‌های داخلی، امکانات جامعی همچون مدیریت مکاتبات، وظایف و جلسات را برای تیم‌های دورکار فراهم می‌کند.

در این مقاله، به معرفی نرم‌افزاری می‌پردازیم که با ویژگی‌های کامل، تجربه‌ای یکپارچه و کارآمد از دورکاری را برای تیم‌ها فراهم می‌کند. اگر به‌دنبال راهکاری بومی، ساده، امن و قابل اعتماد برای مدیریت تیم و پروژه‌های از راه دور هستید، پاسخ شما اینجاست: آوات.

دورکاری بدون نرم افزار مناسب؛ دلایل شکست و راه‌حل‌ها

هر تیمی که وارد فضای دورکاری می‌شود، دیر یا زود با یک حقیقت روبه‌رو خواهد شد: بدون ابزار حرفه‌ای، پیشرفت متوقف می‌شود. اگر از بهترین نرم‌افزار دورکاری استفاده نکنید، با مشکلات زیر مواجه خواهید شد:

• ناهماهنگی در وظایف و مسئولیت‌ها: وقتی مشخص نیست چه کسی چه کاری باید انجام دهد، بازدهی به‌شدت کاهش پیدا می‌کند.
• عدم شفافیت در روند پروژه‌ها: نبود یک پنل متمرکز برای پیگیری وظایف، باعث سردرگمی و دوباره‌کاری می‌شود.
• کاهش انگیزه و مشارکت تیمی: نبود تعامل زنده و حس همکاری، باعث انزوای اعضای تیم می‌شود.
• پراکنده بودن ابزارها: استفاده از چند ابزار برای پیام‌رسانی، مدیریت وظایف، گزارش‌گیری و … تمرکز تیم را از بین می‌برد.
• اتلاف وقت در پیگیری دستی کارها: وقتی برای هر پیگیری باید تماس بگیرید یا پیام بفرستید، بهره‌وری به صفر نزدیک می‌شود.

در مقابل، نرم‌افزارهای حرفه‌ای و یکپارچه‌ی دورکاری، همه این موانع را برمی‌دارند و به تیم شما کمک می‌کنند تا با تمرکز، نظم و همدلی جلو برود.

ویژگی‌های بهترین نرم‌افزار دورکاری چیست؟

براساس آمارها در سال 2024 در آمریکا، 77 درصد شرکت‌ها، تیم‌هایی دارند که یا کاملا دورند یا به صورت هیبریدی(ترکیب حضوری و دورکاری) فعالیت می‌کنند. این موضوع اهمیت موضوع دورکاری در آینده کسب و کارها را نشان می‌دهد. به همین خاطر است که انتخاب بهترین نرم‌افزار دورکاری نقش حیاتی در موفقیت تیم‌های مختلف دارد. اما نرم‌افزاری می‌تواند این عنوان را از آن خود کند که مجموعه‌ای از قابلیت‌های کلیدی را در کنار هم ارائه دهد.

در ادامه مهم‌ترین ویژگی‌هایی را می‌بینید که هنگام انتخاب بهترین نرم‌افزار دورکاری باید حتماً مد نظر داشته باشید:

• نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری (Cloud-Based): بهترین نرم‌افزارهای دورکاری باید به‌صورت آنلاین و در فضای ابری اجرا شوند تا امکان همکاری همزمان اعضای تیم، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و ارتباط موثر فراهم شود. استفاده از نرم‌افزارهای ابری، امکان دسترسی آسان از هر دستگاه و هر مکان را نیز فراهم می‌کند.
• امنیت بالا: با توجه به حساسیت داده‌های کاری و تبادل اطلاعات در دورکاری، امنیت نرم‌افزار یکی از مهم‌ترین اولویت‌هاست. ویژگی‌هایی مانند رمزگذاری داده‌ها، احراز هویت دو مرحله‌ای (2FA)، مدیریت نقش‌های کاربری و کنترل دسترسی، باید در نرم‌افزار وجود داشته باشد تا از محافظت کامل اطلاعات اطمینان حاصل شود.
• یکپارچگی با ابزارهای دیگر: بهترین نرم‌افزار دورکاری قابلیت اتصال و همگام‌سازی دوطرفه با سایر برنامه‌ها و ابزارهای سازمانی مثل ایمیل، تقویم، سیستم‌های مدیریت محتوا و مدیریت ارتباط با مشتری  را دارد. این ویژگی باعث کاهش ورود دستی اطلاعات و افزایش بهره‌وری می‌شود.
• مدیریت پروژه و وظایف: نرم‌افزار باید امکان تعریف وظایف، تخصیص کارها، تعیین اولویت‌ها و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها را به ساده‌ترین شکل فراهم کند تا تیم‌ها بتوانند به‌طور منسجم و هدفمند کار کنند.
• ارتباطات داخلی تیم: قابلیت چت، یادداشت‌گذاری، ارسال اعلان‌ها و برگزاری جلسات آنلاین، ارتباط موثر اعضای تیم را تضمین می‌کند و باعث افزایش سرعت پاسخگویی و هماهنگی می‌شود.
• دسترسی چندپلتفرمی آسان: نرم‌افزار باید روی وب، موبایل و دسکتاپ به آسانی قابل استفاده باشد و بدون وابستگی به مکان، دسترسی بی‌وقفه را فراهم کند.
• رابط کاربری ساده و کاربرپسند: نرم‌افزار باید برای همه کاربران، حتی افرادی که دانش فنی کمی دارند، قابل فهم و راحت باشد. رابط کاربری شهودی و آموزش‌های کامل باعث پذیرش سریع نرم‌افزار توسط تیم می‌شود.
• گزارش‌دهی دقیق و تحلیلی: ارائه گزارش‌های کامل و قابل تنظیم برای بررسی عملکرد تیم‌ها، پیگیری روند پیشرفت پروژه‌ها و کمک به تصمیم‌گیری‌های بهتر مدیریتی از ویژگی‌های حیاتی بهترین نرم‌ افزار دورکاری است.
• پشتیبانی و به‌روزرسانی‌های منظم: بهترین نرم‌افزار دورکاری توسط تیم پشتیبانی حرفه‌ای پشتیبانی می‌شود و به‌روزرسانی‌های مداوم آن باعث رفع مشکلات، افزایش امکانات و بهبود تجربه کاربری می‌گردد.

در انتخاب بهترین نرم‌ افزار دورکاری، این ویژگی‌ها نه فقط مزیت، بلکه ضرورت هستند؛ چرا که عملکرد تیم و بهره‌وری شما مستقیماً به آن وابسته است.

معرفی آوات؛ بهترین نرم‌افزار دورکاری بومی

در مقایسه با ابزارهای مدیریت پروژه خارجی مثل ترلو که بیشتر برای محیط‌های بین‌المللی طراحی شده‌اند، آوات مزیتی بزرگ دارد: بومی بودن. این پلتفرم دقیقاً متناسب با نیازهای سازمان‌های ایرانی طراحی شده؛ با زبان فارسی، پشتیبانی همیشگی، و امکاناتی فراتر از مدیریت تسک‌ها. آوات یک نرم افزار مدیریت کارهای تیمی است که متناسب با نیازهای بومی تیم‌‎ها و کسب و کارها طراحی شده است. آوات به تیم‌ها کمک می‌کند تا بدون نیاز به ابزارهای متعدد و با رابط کاری فارسی و ساده، همه نیازهای دورکاری مثل مدیریت پروژه، مدیریت کارها، مدیریت مستندات و… را در یک فضای کاری هوشمند و جذاب مدیریت کنند.

مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون آوات عبارت برای مدیریت شرایط دورکاری است:

1- ارتباط موثر و مستند بین اعضای تیم دورکار: در فضای دورکاری که هم‌زمان در مکان‌های مختلف حضور داریم، ارتباط شفاف و هماهنگ نقش کلیدی در موفقیت پروژه‌ها دارد. آوات،ابزارهای گفت‌وگو، یادداشت‌گذاری، اعلان و پیگیری پیام‌ها، این ارتباط را ساختارمند، مستند و در دسترس نگه می‌دارد؛ تا هیچ پیامی نادیده نماند و تصمیم‌ها گم نشوند.

2- مدیریت پروژه‌ها در شرایط کاری غیرحضوری: آوات به‌عنوان یک نرم‌افزار مدیریت دورکاری، امکان برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها را از هر مکان برای تیم شما فراهم می‌کند. به کمک این ابزار، اعضای تیم را به پروژه‌ها اضافه کنید، هر کار را به فرد موردنظر اختصاص دهید، وظایف فردی و گروهی تعیین کنید و روند انجام آن‌ها را با گزارش‌های پیشرفت و پیگیری روزانه زیر نظر بگیرید.

3- نظم‌بخشی به مکاتبات داخلی در تیم‌های دورکار: در دورکاری، پراکندگی در پیام‌رسان‌ها یکی از بزرگ‌ترین موانع هماهنگی است. آوات به عنوان یک نرم افزار مدیریت وظایف دورکاری با متمرکز کردن مکاتبات داخلی در یک بستر واحد، امکان مستندسازی، دسته‌بندی و بازیابی راحت همه پیام‌ها و تصمیمات را فراهم می‌کند.

4- مدیریت مکاتبات با سایر سازمان‌ها و تیم‌های همکار: در بسیاری از پروژه‌های دورکار، ارتباط با سازمان‌های بیرونی الزامی است. آوات با ایجاد بستری رسمی، ثبت و ارسال نامه‌ها، پیگیری پاسخ‌ها و آرشیو ساختارمند مکاتبات بین‌سازمانی را در فضای آنلاین ممکن می‌کند.

5- تبادل استانداردنامه‌های رسمی در بستر دیجیتال: برای تیم‌های دورکار که با دیگر سازمان‌ها در ارتباطند، آوات از پروتکل ECE برای تبادل مکاتبات رسمی استفاده می‌کند. این امکان باعث می‌شود نامه‌نگاری‌ها ساختارمند، قابل ردیابی و حرفه‌ای پیش برود.

6- مدیریت فایل‌ها و مستندات پروژه‌ها از راه دور: در آوات می‌توانید تمام فایل‌های کاری تیم را به‌صورت طبقه‌بندی‌شده و ایمن نگهداری کنید. امکان جستجوی سریع و دسترسی از هر دستگاه باعث می‌شود حتی در دورکاری، مستندات همیشه در دسترس و سازمان‌یافته باقی بمانند.

7- یکپارچگی کامل ابزارها: برخلاف برخی ابزارهای خارجی که نیاز به استفاده از چند اپ مجزا دارند، آوات همه چیز را از مدیریت پروژه و وظایف گرفته تا جلسات، مکاتبات و گزارش‌گیری در یک بستر واحد ارائه می‌دهد. ساختار ابری آوات، نگرانی از دست رفتن اطلاعات و داده‌ها را هم برای همیشه برطرف می‌کند.

8- برنامه‌ریزی و اجرای ساختارمند جلسات: با قابلیت مدیریت جلسات در آوات، می‌توانید جلسات آنلاین تیم را بدون نیاز به ابزار جداگانه برگزار کنید. تعیین دستور جلسه، ثبت صورت‌جلسه، و پیگیری تصمیمات در یک بستر یکپارچه، جلسات دورکاری را هدفمند و کارآمد می‌سازد.

چگونه از آوات برای مدیریت پروژه‌های دورکاری استفاده کنیم؟

برای آنکه از بهترین نرم‌افزار دورکاری بیشترین بهره را ببرید، کافی‌ست مراحل زیر را در آوات طی کنید:

مرحله اول: ساخت پروژه و تقسیم وظایف

وارد محیط آوات شوید و از بخش پروژه‌ها، یک پروژه جدید تعریف کنید. عنوان، مهلت اجرا، اعضای پروژه و سطح اولویت را مشخص کنید. سپس از بخش کارها وظایف را تعریف کرده و هر کدام را به عضو مشخصی اختصاص دهید. می‌توانید برای هر تسک، زمان‌بندی، فایل، یادداشت و تگ بگذارید تا پیگیری آسان‌تر شود.

مرحله دوم: پیگیری و هماهنگی تیمی

همه‌چیز در داشبورد مرکزی آوات قابل‌مشاهده است. پیشرفت وظایف، تاریخ‌ها، وضعیت هر پروژه و فعالیت‌های اعضا در یک نمای کلی جمع شده‌اند. دیگر نیازی به چک کردن چند نرم‌افزار مختلف برای دیدن وضعیت پروژه ندارید. در خود آوات امکان گفت‌وگوی متنی، گذاشتن کامنت و اعلام تغییرات وجود دارد.

مرحله سوم: برگزاری جلسات

از طریق تقویم داخلی آوات می‌توانید جلسات را تنظیم و اجرا کنید. فقط زمان جلسه را تعیین کنید و آوات به‌طور خودکار لینک را برای اعضا ارسال می‌کند. نیازی به ابزار جداگانه نیست و همه جلسات در تاریخچه سیستم ثبت می‌شوند.

مرحله چهارم: خودکارسازی کارهای تکراری

کارهایی که در پروژه‌ها به‌صورت مداوم تکرار می‌شوند (مثل گزارش‌نویسی هفتگی یا پیگیری پیش‌فرض‌ها)، در آوات قابلیت تبدیل شدن به وظایف تکرارشونده را دارند. همچنین می‌توانید قالب‌های آماده برای انواع تسک‌ها بسازید و هر بار از آن‌ها استفاده کنید تا در وقت صرفه‌جویی شود.

مرحله پنجم: دریافت گزارش‌های تحلیلی

برای ارزیابی عملکرد پروژه و اعضای تیم، آوات به شما گزارش‌هایی دقیق و تصویری ارائه می‌دهد. می‌توانید ببینید چه وظایفی انجام نشده، کدام اعضا بیشترین بار کاری را دارند، یا چه پروژه‌هایی از برنامه عقب مانده‌اند. این داده‌ها به شما کمک می‌کنند تصمیم‌های مدیریتی بهتری بگیرید.

آوات به‌عنوان یکی از بهترین نرم‌افزارهای دورکاری، تمامی مراحل مدیریت پروژه را ساده، سریع و مؤثر می‌سازد. از تعریف اولیه تا تحلیل نهایی، همه‌چیز در یک سیستم یکپارچه و قابل‌دسترسی از همه پلتفرم‌ها در اختیار شماست. این یعنی تیم شما می‌تواند در هر زمان و هر مکان، هماهنگ و هدفمند کار کند.

جمع‌بندی

در دنیای دورکاری، انتخاب یک نرم‌افزار مناسب می‌تواند انتخابی میان سردرگمی و بهره‌وری باشد. اتوماسیون اداری آوات با فراهم‌سازی مجموعه‌ای یکپارچه از ابزارهای مدیریت پروژه، تسهیل ارتباطات تیمی، اتوماسیون فرآیندها و ارائه گزارش‌های تحلیلی، یکی از کامل‌ترین و کارآمدترین راهکارهای بومی برای مدیریت موثر تیم‌های دورکار در ایران به‌شمار می‌آید.

سوالات متداول