در بسیاری از جلسات، تصمیمات مهمی گرفته می‌شود، اما نبود یک صورتجلسه مکتوب، باعث می‌شود این تصمیمات در گذر زمان فراموش شوند یا محل اختلاف قرار گیرند. زمانی‌که محتوای جلسه به‌درستی ثبت نشود، پیگیری و اجرای نتایج نیز با مشکل مواجه خواهد شد.
در این مقاله بررسی می‌کنیم که صورتجلسه چیست، چرا ثبت آن اهمیت دارد و چگونه می‌توان یک صورتجلسه حرفه‌ای و کارآمد تهیه کرد که مبنای شفافیت و نظم در جلسات سازمانی باشد.
صورت جلسه چیست؟
صورت جلسه (Minutes of Meeting) یا MoM، گزارشی مکتوب از آنچه در یک جلسه مورد بحث و تصمیم‌گیری قرار گرفته است، می‌باشد. این گزارش معمولاً شامل تاریخ و زمان برگزاری جلسه، فهرست حاضران، خلاصه‌ای از موضوعات مطرح‌شده، تصمیم‌های اتخاذشده، وظایف محول‌شده و زمان پایان جلسه است.
صورتجلسه، نقشی کلیدی در ثبت رسمی مباحث جلسه، ایجاد شفافیت و پاسخ‌گویی، و کمک به یادآوری نکات مهم برای شرکت‌کنندگان ایفا می‌کند. معمولاً فردی مشخص مانند منشی یا مسئول امور اداری وظیفه‌ی نگارش صورتجلسه را برعهده دارد و این گزارش به تایید اعضا می‌رسد.
کاربردهای صورت جلسه
نگارش صورتجلسه‌ها در هر جلسه‌ای امری ضروری است و نباید از آن هراس داشت، چرا که اصطلاح «صورت جلسه» ممکن است کمی گمراه‌کننده باشد. در واقع، نیازی به ثبت جزئیات دقیقه به دقیقه جلسات نیست! اما هدف اصلی از تهیه صورتجلسه، ثبت و نگهداری نکات کلیدی و مهم جلسه است که شامل موارد زیر می‌شود:
- ثبت تصمیمات اتخاذ شده: این شامل تمام پیشنهادات، رای‌گیری‌ها و تصمیمات نهایی است که در طول جلسه گرفته می‌شود.
- شناسایی مراحل بعدی: تمام اقدامات و مراحل پیش‌رو که برای ادامه کار باید انجام شوند، باید در صورتجلسه ثبت گردد.
- پیگیری وظایف محول شده: مشخص کردن و پیگیری دقیق وظایف و اقداماتی که به افراد مختلف واگذار شده است، تا از انجام آنها اطمینان حاصل شود.
- مستندسازی و شفاف‌سازی اطلاعات: صورتجلسه به عنوان یک منبع اطلاعاتی، برای تمام اعضای جلسه و افرادی که نتوانستند در جلسه حضور یابند، عمل می‌کند.
- ایجاد یک مرجع رسمی برای پیگیری: در صورتی که نتایج جلسه تأثیراتی بر پروژه‌ها یا فعالیت‌های دیگر در سازمان داشته باشد، صورتجلسه می‌تواند به عنوان مرجع و مستند معتبر مورد استفاده قرار گیرد.
صورتجلسات نه تنها به عنوان یک رکورد دقیق از آنچه که در جلسه اتفاق افتاده عمل می‌کنند، بلکه در برخی مواقع، می‌توانند به عنوان یک یادآوری برای افراد در خصوص وظایف محول شده و زمان‌بندی‌ها نیز استفاده شوند.
انواع صورت جلسه
صورتجلسات فارغ از صنعت یا حوزه کسب و کار شما، بسته به هدف به دسته‌بندی‌های مختلفی تقسیم می‌شوند که بعضی از آنها موارد زیر هستند:
- صورت جلسه اقدام‌محور (Action-Oriented Minutes): تمرکز این نوع صورتجلسه بر ثبت کارهایی است که بعد از جلسه باید انجام شوند. برای هر وظیفه، مسئول مشخص می‌شود و معمولاً یک زمان‌بندی هم دارد. این نوع در جلساتی مثل جلسات پروژه‌ای یا جلسات تیمی بسیار کاربرد دارد.
- صورت جلسه بحث‌محور (Discussion-Oriented Minutes): در این نوع، هدف ثبت خلاصه‌ی مباحث و دیدگاه‌های مختلف است، نه صرفاً تصمیم‌ها یا اقدامات. معمولاً در جلسات طوفان فکری یا جلساتی که بیشتر جنبه‌ی تبادل نظر دارند از این الگوی ثبت صورت جلسات استفاده می‌شود.
- صورت جلسه رسمی و ساختارمند (Formal/Structured Minutes): این نوع صورتجلسه بسیار دقیق و با ساختار مشخص است؛ شامل لیست حاضران، دستور جلسه، تصمیمات گرفته‌شده، آراء، و تمام موارد رسمی. برای جلسات رسمی مثل هیئت‌مدیره یا جلساتی که جنبه‌ی حقوقی یا قانونی دارند مناسب است.
- صورت جلسه غیررسمی یا خلاصه‌شده (Informal/Summary Minutes): نوعی سبک آزاد و ساده از صورتجلسه است که فقط نکات کلیدی و تصمیم‌های مهم را ثبت می‌کند. بیشتر در جلسات کوتاه و روزانه یا تیم‌های کوچک و دوستانه کاربرد دارد.
- صورت جلسه کلمه‌به‌کلمه (Verbatim Minutes): در این نوع، صحبت‌های افراد به‌صورت دقیق و کامل، واژه‌به‌واژه ثبت می‌شود. این روش زمان‌بر است اما در جلسات مهم مثل مذاکرات حساس، جلسات رسمی دولتی یا قضایی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مهارت های لازم برای نگارش حرفه‌ای صورت جلسه
نگارش صورت جلسه فقط یادداشت‌برداری ساده از گفته‌های جلسه نیست؛ بلکه هنری است ترکیبی از دقت، تحلیل، خلاصه‌سازی و ساختاردهی! کسی که مسئول نگارش صورتجلسه است، باید بتواند هم شنونده‌ای دقیق باشد و هم نویسنده‌ای منظم و توامان بی‌طرف. برای ثبت یک صورتجلسه‌ی دقیق، قابل استناد و حرفه‌ای، به مجموعه‌ای از مهارت‌ها نیاز داریم که در ادامه با آنها آشنا می‌شوید:
- گوش دادن فعال و هدفمند: یک نویسنده‌ی صورتجلسه باید بلد باشد از میان انبوه صحبت‌ها، آنچه مهم است را شکار کند! این یعنی تمرکز روی موضوعات کلیدی، تفکیک نکات اصلی از حاشیه‌ها، و تشخیص دقیق آنچه باید ثبت شود.
- توانایی خلاصه‌نویسی حرفه‌ای: توانایی تبدیل مکالمات طولانی و پراکنده به متنی منسجم، شفاف و خلاصه، یکی از مهم‌ترین مهارت‌هاست. قرار نیست همه‌چیز را بنویسید؛ فقط باید چکیده‌ای هوشمندانه از آنچه گذشت، ارائه دهید.
- یادداشت‌برداری سریع و دقیق: زمان و سیر جلسه منتظر ما نمی‌ماند! باید هم‌زمان با صحبت‌ها، سریع و دقیق نکات را یادداشت کنید، بدون اینکه چیزی از قلم بیفتد یا مفهومی جابه‌جا شود.
- درک ساختار و روند جلسه: آشنایی با چارچوب جلسه، موضوعات اصلی، زمان‌بندی و ترتیب ارائه‌ها کمک می‌کند صورتجلسه شما منظم و خوانا باشد. نویسنده‌ی خوب جلسه را از ابتدا تا انتها در ذهنش نقشه‌کشی می‌کند.
- بی‌طرفی و دقت در نگارش: صورتجلسه جای قضاوت شخصی یا بازتاب دیدگاه فردی نیست. باید با زبانی بی‌طرف، عینی و شفاف، حقایق را ثبت کرد؛ درست مثل یک خبرنگار حرفه‌ای.
- تسلط به زبان رسمی و نگارش اداری: صورتجلسه یک سند رسمی است. بنابراین، باید با ادبیاتی استاندارد، بدون غلط نگارشی و با انتخاب واژگان دقیق و متناسب و همه‌فهم نوشته شود.
- دقت در جزئیات حیاتی: زمان شروع و پایان جلسه، اسامی حاضرین و غایبین، وظایف محول‌شده، مهلت‌ها و تاریخ‌ها… همه این‌ها جزئیاتی هستند که نباید از یاد بروند. گاهی همین ریزه‌کاری‌ها، تفاوت بین یک صورتجلسه کارآمد و ناکارآمد را رقم می‌زنند.
- مهارت در سازمان‌دهی محتوا: استفاده از تیترها، بولت‌پوینت‌ها، شماره‌گذاری و قالب‌بندی مرتب باعث می‌شود صورتجلسه نه‌تنها حرفه‌ای به نظر برسد، بلکه برای خواننده هم بسیار قابل فهم و کاربردی باشد.
- مدیریت زمان پس از جلسه: صورتجلسه زمانی ارزش دارد که به‌موقع تهیه و توزیع شود. سرعت در تهیه نسخه نهایی و ارسال آن به اعضای جلسه، نشانه‌ی مسئولیت‌پذیری و حرفه‌ای بودن نویسنده است.
راهنمای گام به گام: چگونه یک صورت جلسه خوب بنویسیم؟
تهیه یک صورت جلسه خوب فقط ثبت اتفاقات جلسه نیست؛ یک فرآیند دقیق و منظم است که از قبل از جلسه شروع می‌شود و تا بعد از آن ادامه دارد. در ادامه، مراحل این فرآیند را گام‌به‌گام آورده‌ایم:
1- پیش‌برنامه‌ریزی قبل از جلسه (Pre-Planning)
قبل از شروع جلسه، ضروری‌ست که هماهنگی لازم میان برگزارکننده جلسه و فردی که قرار است صورتجلسه را تهیه کند (مثل منشی یا دبیر جلسه) انجام شود. داشتن قالبی از پیش طراحی‌شده برای صورتجلسه، که با ساختار دستور جلسه هماهنگ باشد، باعث می‌شود ثبت نکات هنگام جلسه بسیار آسان‌تر و دقیق‌تر انجام شود.
2-ثبت نکات در حین جلسه (Record Taking)
در زمان برگزاری جلسه، باید موارد مهمی مانند تاریخ و زمان، اسامی حاضرین (از جمله مهمانان و سخنرانان)، موضوعات مطرح‌شده، تصمیمات گرفته‌شده، و وظایف واگذار شده ثبت شود. این اطلاعات پایه، هسته‌ی اصلی صورتجلسه را شکل می‌دهند و برای پیگیری‌های بعدی ضروری‌اند.
3- نگارش یا پیاده‌سازی صورت جلسه (Transcribing Minutes)
پس از جلسه، یادداشت‌هایی که برداشته‌اید باید به یک متن کامل و منسجم تبدیل شوند. صورتجلسه نهایی باید واضح، دقیق و از نظر نگارشی و ساختاری خوانا باشد. اگر جلسه شامل رأی‌گیری یا تصویب مصوبات بوده، ثبت دقیق آنها (و در صورت لزوم، نام پیشنهاددهنده و تصویب‌کننده) نیز مهم است.
4- اشتراک‌گذاری صورت جلسه (Sharing Minutes)
پس از نگارش، نسخه نهایی صورتجلسه باید برای اعضای جلسه ارسال شود. این کار باعث می‌شود همه در جریان تصمیمات، مسئولیت‌ها و زمان‌بندی‌ها قرار بگیرند. معمولاً این نسخه پیش از ارسال، باید به تأیید رئیس جلسه یا مدیر مربوطه برسد.
5- بایگانی و نگهداری (Filing and Sharing)
در نهایت، صورتجلسه باید در فضایی امن و قابل دسترس ذخیره شود. این می‌تواند به‌صورت دیجیتال یا چاپی باشد، اما در هر صورت، هدف این است که در مراجعات بعدی بتوان به سادگی به آن استناد کرد. نگهداری درست از صورتجلسات، یکی از اصول کلیدی مدیریت سازمانی حرفه‌ای است.
نکات کاربردی در نگارش صورت جلسه
- قالب آماده داشته باشید: از یک قالب بر اساس دستور جلسه استفاده کنید تا بتوانید زیر هر موضوع، راحت نکات و تصمیم‌ها را یادداشت کنید.
- حضور افراد را ثبت کنید: با رسیدن افراد، حضورشان را تیک بزنید یا از آنها بخواهید خودشان را معرفی کنند یا لیستی را امضا کنند.
- تصمیم‌ها و مسئولیت‌ها را همان لحظه بنویسید: هر تصمیم یا اقدام مهم را در لحظه ثبت کنید و مشخص کنید چه کسی مسئول اجرای آن است.
- در صورت ابهام سؤال بپرسید: اگر موضوعی مشخص نبود یا نتیجه‌گیری انجام نشد، از اعضا بخواهید توضیح دهند تا صورتجلسه دقیق بماند.
- فقط نکات مهم را بنویسید: نیازی نیست کل صحبت‌ها را بنویسید؛ فقط تصمیم‌ها، وظایف و مراحل بعدی را ساده و واضح یادداشت کنید.
- در صورت نیاز، جلسه را ضبط کنید: اگر سرعت نوشتن کافی نبود، بعد از کسب اجازه از شرکت‌کنندگان، جلسه را ضبط کنید تا در صورت نیاز مرور شود.
نمونه صورت جلسه
صورت جلسات فارغ از ملاحظات داخلی هر تیم و پروتکل‌های داخلی، عناصر مشترکی دارند که مهم‌ترین آنها در این فرم نمونه آورده شده‌اند:
| عنوان جلسه | ایده‌پردازی کاتالوگ سال 1404 |
| تاریخ برگزاری جلسه | 25 فروردین 1404 |
| زمان جلسه | ساعت 15 تا 18 |
| محل برگزاری جلسه | اتاق جلسات طبقه دوم |
| حاضرین جلسه | رضا سخایی- احسان رویامنش- مریم منوچهری- بنفشه کاظمی- محمدرضا منصوری- رعنا رحیمی |
| مسئول جلسه | بنفشه کاظمی |
| خلاصه جلسه | در این جلسه، بعد از برگزاری طوفان فکری و دریافت ایده‌های حاضرین و بررسی ملاحظات و انتظارات هیئت مدیره، خط روایی کلی کاتالوگ مبتنی بر «ایده سفر» نهایی شد.
قرار بر این شد تا جلسه آینده، حاضرین ایده‌های خود را مبتنی بر ایده سفر با مقایسه تطبیقی رقبا و الهام‌گرفتن از تجربیات موفق به شکل کتبی برای خانم کاظمی ارسال کنند. |
| توضیحات | ارسال ایده‌ها به مسئول جلسه تا 3 روز آینده انجام شود و متناسب با آن، خانم کاظمی هماهنگی جلسه بعدی را انجام دهد |
نقش اتوماسیون اداری در نگارش صورت جلسات
اتوماسیون اداری با ویژگی‌های مثل نرم‌افزارهای مدیریت جلسات به طور چشمگیری فرآیند تهیه و مدیریت صورتجلسات را ساده می‌کنند.
مهم‌ترین مزایای استفاده از اتوماسیون اداری برای ثبت صورت جلسات عبارت‌اند از:
- افزایش بهره‌وری: با اتوماسیون یادداشت‌برداری و خلاصه‌سازی، زمان و منابع صرفه‌جویی میشه و تیم‌ها می‌تونند به کارهای استراتژیک‌تر و ارزشمندتری بپردازند.
- ارتقا ارتباطات: صورتجلسات به راحتی قابل دسترس هستند و به سرعت با تمام طرف‌های مرتبط به اشتراک گذاشته می‌شوند، که به تقویت ارتباطات و همکاری بین اعضا کمک می‌کنه.
- کاهش خطاها: ابزارهای اتوماتیک می‌تونند کمک کنن تا خطر اشتباهات یا نقص‌ها در صورتجلسات به حداقل برسه و صحت و قابل اعتماد بودن اون‌ها تضمین بشه.
- افزایش همکاری: ابزارهایی مثل نرم افزار مدیریت پروژه همکاری را تسهیل می‌کنند و امکان مرور و ویرایش صورتجلسات را به صورت گروهی فراهم می‌کنند.
- یکپارچگی داده‌ها: سیستم‌های اتوماسیون می‌تونند داده‌ها را از منابع مختلف یکپارچه کنند و از به‌روز بودن و دقت صورتجلسات اطمینان حاصل کنند.
آوات به عنوان یک اتوماسیون اداری مدرن و کاربردی با پیش‌بینی گزینه «دستور و صورت جلسه»، به شما کمک می‌کند از نتایج، بالاترین بازدهی را کسب کنید. شما در اتوماسیون اداری آوات برنامه جلسه و نتایج به دست آمده در آن را می‌توانید در قالب دستور و صورت جلسه ثبت کنید و برای پیگیری‌های آتی می‌توانید صورتجلسات ثبت شده را در مکاتبات به گردش درآورید.
علاوه بر این در آوات می‌توانید هر جلسه را با نرم افزار مدیریت کارها در میز کار شخصی ثبت کنید تا پیگیری آن ساده‌تر و هدفمندتر انجام شود. شما می‌توانید مستندات مدنظر خود را در قالب سندهای مجزا به کمک نرم افزار تحلیل و گزارش دهی سازمانی به همه اعضای تیم گزارش دهید.
نتیجه‌گیری
در محیط‌های کاری حرفه‌ای، جلسات یکی از اصلی‌ترین بسترهای تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی هستند. اما اهمیت واقعی یک جلسه زمانی نمایان می‌شود که خروجی‌های آن به‌صورت دقیق و ساختاریافته مستندسازی شود. اینجاست که صورتجلسه نقش خود را ایفا می‌کند.
صورتجلسه، نه تنها ثبت‌کننده‌ی تصمیمات اتخاذشده، مسئولیت‌ها و زمان‌بندی‌هاست، بلکه مرجع قابل استنادی برای پیگیری امور و پیشگیری از سوء‌تفاهم‌ها در آینده نیز به شمار می‌رود. همچنین، این سند می‌تواند به افراد غایب در جلسه نیز کمک کند تا از روند تصمیم‌گیری‌ها و اقدامات مطلع شوند. باید به یاد داشت: هر جلسه‌ای که بدون صورتجلسه به پایان برسد، ممکن است در حافظه‌ی سازمانی محو شود انگار که اصلا برگزار نشده است!
سوالات متداول
1- صورت جلسه چیست؟
صورتجلسه یا Minutes of Meeting گزارشی مکتوب از موارد مطرح‌شده، تصمیمات گرفته‌شده و وظایف محول‌شده در یک جلسه است. این گزارش به عنوان یک منبع رسمی برای پیگیری‌های بعدی استفاده می‌شود.
2- در صورت جلسه چه چیزهایی باید نوشته شود؟
موارد اصلی صورت جلسات عبارت‌اند از: تاریخ و زمان جلسه- فهرست حاضرین- موضوعات مطرح‌شده- تصمیمات گرفته‌شده- وظایف محول‌شده (همراه با مسئول و زمان‌بندی)- گام‌های بعدی و تاریخ پیگیری
3- آیا قالب مشخصی برای صورتجلسه وجود دارد؟
قالب‌های مختلفی وجود دارد، اما مهم‌ترین نکته، ایجاد یک رویه واحد برای نگارش صورت جلسات تیم است. اغلب سازمان‌ها از قالب‌هایی با بخش‌های مشخص مثل: دستور جلسه، تاریخ، بحث‌ها، تصمیمات و اقدامات استفاده می‌کنند.
4- تفاوت بین صورت جلسه و خلاصه جلسه چیست؟
خلاصه جلسه معمولاً کوتاه‌تر و غیررسمی‌تر است، در حالی که صورتجلسه یک متن رسمی، ساختارمند و دقیق است که مبنای تصمیم‌گیری‌های آینده قرار می‌گیرد.
5- آوات چه کمکی به فرایند نگارش صورت جلسات می‌کند؟
نرم افزار مدیریت جلسات در اتوماسیون اداری آوات با پیش‌بینی گزینه «دستور و صورت جلسه»، فرایند انتقال اطلاعات مهم هر گفتگوی کاری را ساده‌تر از همیشه می‌کند.