بیش از 8 دهه از زمانی که تکنیک طوفان فکری به دنیا معرفی شد، می‌گذرد و این تکنیک سال‌ها است که برای یافتن راه‌حل‌های خلاقانه به سازمان‌ها و تیم‌ها کمک می‌کند. با این حال به این سادگی هم که به نظر می‌رسد، نیست. برای بهره بردن از جلسه طوفان فکری باید راه صحیح اجرای آن را بدانید. این مقاله را به معرفی تکنیک طوفان فکری و مزایا و اهمیت آن اختصاص داده‌ایم. با آوات همراه باشید.
جلسه طوفان فکری چیست؟
طوفان فکری یا بارش فکری (Brainstorming) یک تکنیک خلاقیت گروهی و یکی از روش‌های حل مسئله است که به منظور یافتن راه‌حل برای یک مشکل خاص استفاده می‌شود. این تکنیک با جمع‌آوری و ثبت ایده‌های جدید از اعضای تیم انجام می‌شود تا بهترین راه‌حل حاصل شود. جلسات طوفان فکری معمولاً از تعداد محدودی از اعضای اصلی تیم تشکیل می‌شود و معمولاً توسط یک مدیر یا تسهیل‌کننده هدایت می‌شود. سابقه طوفان فکری به سال 1939 بازمی‌گردد.
در سال 1939 یک مدیر تبلیغاتی به نام الکس اف. آزبورن که از ناتوانی کارکنانش در ایجاد ایده‌های خلاقانه و جدید ناامید شده بود، شروع به توسعه روش‌های جدیدی برای حل مسئله کرد. ایده اولیه او بر روی یک رویکرد تیمی متمرکز بود. او میزبانی جلسات تفکر گروهی را آغاز کرد و متوجه شد که این رویکرد منجر به افزایش قابل توجهی در کیفیت و کمیت ایده‌های جدید می‌شود. آزبورن این جلسات گروهی را جلسات طوفان فکری نام گذاشت.
در طول جلسات طوفان فکری، ایده‌ها با استفاده از هر ابزاری که در دسترس تیم قرار داشت، جمع‌آوری و ثبت می‌شد. در ادامه کسب‌وکارهای مدرن، استفاده از ابزارهای دیجیتال طوفان فکری را برای سرعت بخشیدن به این فرآیند، در دستور کار قرار دادند. در طوفان فکری کمیت ایده‌ها بیشتر از کیفیت آنها اهمیت دارد. هدف از این جلسات، جذب حداکثری ایده‌هایی است که کیفیت آنها در صورت لزوم بهبود می‌یابد. بعد از جمع آوری همه ایده‌ها، اعضای تیم هر یک از آنها را نقد و ارزیابی می‌کنند و بر روی ایده‌هایی تمرکز می‌کنند که به احتمال زیاد مشکل را حل می‌کنند.
چهار اصل طوفان فکری
طوفان فکری طی سال‌ها تکامل یافته است. با این حال چهار اصل اساسی آزبورن، هنوز هم دستورالعمل‌های اصلی این تکنیک به شمار می‌روند. این اصول عبارتند از:
- کمیت مهم‌تر از کیفیت: طوفان فکری کیفیت ایده‌ها را با اصلاح، ادغام و توسعه افزایش می‌دهد
- انتقاد نکنید: اعضای تیم باید آزادانه هر ایده‌ای را که به ذهنشان می‌رسد، بدون دریافت بازخورد ارائه کنند
- از ایده‌های خلاقانه استقبال کنید: تشویق اعضای تیم به تفکر خارج از چارچوب، بلیط شما برای موفقیت است
- ایده‌ها را ترکیب کنید: بین پیشنهادات مختلف ارتباط برقرار کنید تا روند حل مشکل را پیش ببرید
تکنیک‌ها و فرآیندهای طوفان فکری، به تیم شما کمک می‌کند تا نوآوری و همکاری مشترک داشته باشند. هیچ راه درستی برای برگزاری یک جلسه طوفان فکری وجود ندارد. برگزاری جلسات طوفان فکری چه به صورت انفرادی و چه به صورت گروهی، می‌تواند فعالیت مفیدی برای تولید ایده‌های جدید باشد.
روش اجرای جلسه طوفان فکری
جلسه طوفان فکری مراحلی دارد که باید به ترتیب و یکی پس از دیگری اجرا شوند تا نتیجه دلخواه از برگزاری آن حاصل شود. در ادامه روش اجرای جلسه طوفان فکری را با هم مرور می‌کنیم:
اعضای تیم را آماده کنید
در گام اول، 2 یا 3 روز قبل از برگزاری جلسه طوفان فکری، مشخص کنید که چه کسانی قرار است در جلسه حاضر شوند و زمان و موضوع جلسه را به آنها ابلاغ کنید. اعضای گروه باید قبل از حضور در جلسه، در مورد موضوع آن فکر کرده باشند و با آمادگی ذهنی در آن شرکت کنند. بهتر است در مرحله اول یک جلسه طوفان فکری انفرادی داشته باشند و سپس ایده‌های خود را در جلسه گروهی ارائه کنند.
یک فضای مناسب فراهم کنید
فضای جلسه باید طوری باشد که حاضران بتوانند به راحتی ایده‌پردازی کنند. حتی بدترین ایده‌ها را هم با روی باز بپذیرید و قضاوت نکنید. افراد باید به ایده‌های یکدیگر هم توجه کنند. ممکن است ایده اولیه خام باشد، اما توسط دیگران توسعه یابد و کامل‌تر شود. اگر حاضران همدیگر را نمی شناسند، در ابتدای جلسه همه را معرفی کنید و یخ را بشکنید. باید فضایی را فراهم کنید که همه برای بیان ایده‌های خود فرصت برابر داشته باشند.
مسئله را مطرح و نظرها را یادداشت کنید
مسئله را مطرح کنید و از اعضا بخواهید هرچه در ذهن دارند، بیان کنند. بیان ایده‌ها باید به صورت نوبتی انجام شود و همه چیز روی یک بورد که در معرض دید همه قرار دارد، یادداشت شود. اگر کسی ایده‌ای ندارد، او را تحت فشار قرار ندهید. همه ایده‌ها و افکار را بدون قضاوت و پیش‌داوری بپذیرید و اجازه ندهید کسی ایده دیگری را مسخره کند.
بحث و نظردهی را مدیریت کنید
جلسه را مدیریت کنید و اجازه ندهید کسی بر دیگران برتری داشته باشد. به عنوان دبیر جلسه، اعضا را تشویق کنید که از بیان ایده‌های خود هراس نداشته باشند. روند ایده‌پردازی و نظردهی تا زمانی ادامه می‌یابد که دیگر کسی نظری نداشته باشد و بعد زمانی کافی برای جمع‌بندی و بحث و بررسی در مورد ایده‌ها را به همه بدهید. بهتر است در جلسه وقفه‌های کوتاه ایجاد کنید تا ذهن حاضران خسته نشود.
روی ایده‌ها بحث و تبادل نظر کنید
حالا که همه افراد، افکار و ایده‌های خود را بیان کرده‌اند، نوبت به بحث و تبادل نظر در مورد ایده‌ها رسیده است. هیچ کدام از ایده‌ها را از قلم نیندازید و در مورد همه آنها گفتگو کنید. ایده‌های ضعیف، خود به خود از چرخه حذف می‌شوند و ایده‌های بهتر توسعه می‌یابند. در مرحله آخر بهترین ایده‌ها گلچین می‌شوند.
زمان جمع‌بندی فرارسیده است
حالا ایده‌های بهتر گلچین شده و توسعه یافته‌اند. وقت این است که ایده‌ها را کنار هم بگذارید و نتیجه‌گیری کنید. جمع‌بندی یکی از مهم‌ترین مراحل جلسه طوفان فکری است که نباید اجازه بدهید تحت تاثیر خستگی خودتان یا سایر اعضای قرار بگیرد. به جمع‌بندی و نتیجه‌گیری توجه ویژه داشته باشید تا بهترین نتیجه را از طوفان فکری دریافت کنید.
مزایای جلسه طوفان فکری
از فعالیت‌های طوفان فکری برای تولید و درک ایده‌های جدید استفاده می‌شود؛ اما اگر از این تکنیک به درستی استفاده شود، نتایج آن می‌تواند فراتر از ایده‌پردازی باشد. در ادامه مزایای طوفان فکری را شرح می‌دهیم:
تقویت روحیه گروه
برگزاری جلسات طوفان فکری به صورت گروهی، روحیه گروه را تقویت می‌کند؛ زیرا تیم در یک محیط خلاقانه و حمایتی برای رسیدن به یک هدف مشترک فعالیت می‌کند. جلسات حضوری طوفان فکری به افراد تیم اجازه می‌دهد تا زمان زیادی را با هم بگذرانند که برای ایجاد پیوند میان اعضا مهم است. خودداری از انتقاد در مرحله جذب ایده، برای دستیابی به این مزیت ضروری است.
تقویت تفکر خلاق
اغلب اوقات افراد، درگیر امور روزمره و اجرایی هستند و ممکن است فرصتی برای استفاده از تفکر خلاقانه در اختیار نداشته باشند. اختصاص دادن یک زمان خاص برای جریان یافتن آزادانه ایده‌ها، همان چیزی است که در میان حجم زیادی از کارهای روزانه، تیم شما از روزمرگی نجات می‌دهد. این جلسات به کارمندان کمک می‌کند احساس انزوای کمتری داشته باشند. در جلسات سنتی از افراد انتظار می‌رود که پاسخ سوالات را از قبل داشته باشند. طوفان فکری این فشار را از بین می‌برد و به افراد اجازه می‌دهد تا ایده‌های ناقص و نیمه‌کاره را هم به اشتراک بگذارند.
گردآوری ایده‌های متنوع
هر سری یک فکری دارد! طوفان فکری در یک محیط گروهی می‌تواند نتایج بهتری نسبت به طوفان فکری به تنهایی به همراه داشته باشد، زیرا هرکسی با نقاط قوت و دیدگاه خود وارد جلسه می‌شود. هیچ کدام از افراد گروه را از این چرخه خارج نکنید و اجازه بدهید همه نقطه نظرات خود را بیان کنند.
هرچه بیشتر، بهتر!
تعداد زیاد ایده‌هایی که در طوفان فکری گروهی تولید می‌شوند، دلیل قوی برای اثربخشی آن است. بدون شک هر ایده‌ای برنده نخواهد بود؛ در میان ایده‌هایی که تیم مطرح می‌کند، تعداد انگشت‌شماری ارزش دنبال کردن خواهند داشت. به همین دلیل مهم است که هر طوفان فکری را با یک جلسه برنامه‌ریزی دنبال کنید تا آن ایده‌ها را به واقعیت تبدیل کنید.
پنج نکته برای جلسات طوفان فکری
مهم نیست که از چه تکنیکی برای طوفان فکری استفاده می‌کنید؛ در هر صورت توجه به این نکات می‌تواند به شما کمک کند تا از جلسات طوفان فکری خود بیشترین بهره را ببرید:
- ایجاد خلاقیت در محل کار ساده نیست، پس به همکارانتان زمان بدهید تا برای حضور در جلسه آماده شوند. موضوع جلسه را در زمان مناسب (حداقل یک روز کامل کاری) قبل از برگزاری جلسه به اطلاع افراد برسانید.
- هدف از برگزاری جلسه طوفان فکری را مشخص کنید. به دنبال ایده‌های اجرایی و عملی هستید یا ایده‌هایی که پیش از این اجرا نشده‌اند؟ شما و اعضای تیم باید به طور دقیق بدانید که با چه هدفی وارد جلسه می‌شوید.
- افراد جدید را به جلسه دعوت کنید. اگر همان افراد در دوره‌های زمانی مشخص با هم طوفان فکری کند، ایده‌ها ممکن است کهنه شوند و خلاقیت رنگ ببازد. حضور افرادی با پیشینه متفاوت این مشکل را برطرف می‌کند.
- یک محیط فراگیر و حمایتی و عاری از قضاوت ایجاد کنید. قرار نیست همه ایده‌ها مفید و عملی باشند. افراد تیم باید بتوانند بدون ترس از سرزنش یا قضاوت شدن، هرچه در ذهن آنها می‌گذرد، بیان کنند.
- پیگیر باشید! هر جلسه طوفان فکری هدفی را دنبال می‌کند؛ پرورش ایده‌ها، راه‌حل‌ها و محصولات. مطمئن شوید که برای محدود کردن ایده‌ها، زمان کافی اختصاص می‌دهید و آنها را به شیوه ساختاریافته دنبال می‌کنید.
منبع: wework و mindmanager