یکی از مزیت‌های اتوماسیون اداری ابری آوات که باعث می‌شود کار کردن با آن راحت‌تر باشد، این است که برای به روزرسانی آن، هیچ کاری لازم نیست انجام بدهید. با هر بار وارد شدن به آوات، به جدیدترین نسخه آن دسترسی خواهید داشت و می‌توانید تغییرات نسخه جدید را در یک پنجره ببینید. جدیدترین نسخه اتوماسیون اداری ابری آوات، در روز چهارشنبه 10 آبان ماه منتشر شد. در آخرین آپدیت، چند قابلیت جدید به اتوماسیون اداری آوات اضافه شده که در ادامه شرح می‌دهیم:
راهکار جلسات آوات
مهم‌ترین تغییر اتوماسیون اداری ابری آوات در نسخه جدید، فعال شدن «راهکار جلسات» است. با استفاده از راهکار جلسات، می‌توانید به شکل حرفه‌ای و در یک فضای تعاملی، جلسات سازمان خود را مدیریت کنید و به دور از درگیری‌های رایج، از این ابزار جهت بهینه‌سازی جلسات استفاده کنید.
جابه‌جایی سریع بین صفحات در لیست نامه‌ها
امکان جابه‌جایی بین صفحات در کارتابل‌ها، قابلیت جدیدی است که در نسخه جدید آوات فعال شده است. اگر تعداد نامه‌های کارتابل شما زیاد باشد، برای رفتن به یک صفحه مشخص می‌توانید شماره آن صفحه را وارد کنید و با کلیک کردن روی آیکون فلش، به صفحه موردنظر بروید.
ویرایش اندیکاتور
در نسخه جدید آوات، به عنوان مالک یا راهبر ارشد سازمان، راهبر مکاتبات و راهبر دبیرخانه، می‌توانید اندیکاتورهای هر دبیرخانه را ویرایش کنید. همه فیلدهای اندیکاتور، حتی قالب شماره نامه هم قابل ویرایش هستند. به این ترتیب در صورت نیاز به تغییر اطلاعات اندیکاتور، نیازی به ساختن اندیکاتور جدید نیست و حتی در صورت تغییر ساختار شماره نامه، نامه‌ها با ساختار جدید در همان اندیکاتور ذخیره می‌شوند.
امکان تغییر فایل متن نامه، بعد از شماره شدن
اگر یکی از پیوست‌های نامه را به عنوان جایگزین متن نامه انتخاب کرده باشید، در نسخه جدید حتی بعد از امضا و شماره نامه، می‌توانید آن را ویرایش کنید. در این صورت فایل قبلی به صورت خودکار حذف شده و فایل جدید جایگزین آن می‌شود. حتی اگر متن نامه را به صورت دستی در فیلد خودش وارد کرده باشید، بعد از شماره شدن می‌توانید از بخش پیوست‌ها، یک فایل را به عنوان جایگزین متن نامه اضافه کنید.
تعیین چیدمان تصویر امضا و نام امضاکننده
به عنوان مالک یا راهبر ارشد سازمان، راهبر مکاتبات و راهبر دبیرخانه، در نسخه جدید آوات می‌توانید در صفحه ویرایش قالب چاپی، محل قرار گرفتن تصویر امضا و نام امضاکننده را نسبت به یکدیگر تعیین کنید. نام امضاکننده نامه می‌تواند پایین، بالا، سمت راست یا سمت چپ تصویر امضا یا روی آن قرار بگیرد. یک فیلد هم برای تعیین فاصله بین نام امضاکننده و تصویر امضا در نظر گرفته شده که می‌توانید مقدار آن را کم یا زیاد کنید.
میز کار جدید سازمان
یکی از تغییرات نسخه جدید آوات، امکانات جدید میز کار است. برای راحتی کاربران، لینک دسترسی سریع به راهکارهای فعال، پروفایل سازمان، تاریخچه به روزرسانی‌ها، راهنما و پشتیبانی به میز کار اضافه شده است. نمایش تاریخ، نامه‌های ارجاع شده و جلسات روز جاری هم از دیگر امکانات میز کار در نسخه جدید آوات است.
گزارش ارجاعات نامه‌ها در سازمان
در نسخه جدید آوات، در صورتی که سطح دسترسی شما مالک یا راهبر سازمان یا راهبر مکاتبات باشد، می‌توانید لیست همه ارجاعات سازمان را در بخش مدیریت دبیرخانه‌ها مشاهده کنید. در این صفحه امکان فیلتر کردن لیست ارجاعات بر اساس گیرنده، فرستنده و تاریخ ارجاع هم وجود دارد و می‌توانید تمام نامه‌هایی را که از یک سمت یا جایگاه مشخص به یک سمت یا جایگاه مشخص دیگر ارجاع داده شده، مشاهده کنید.
تنظیم فاصله بین خطوط متن نامه با عدد دلخواه
در نسخه جدید آوات، کاربران راهکار مکاتبات می‌توانند هنگام ایجاد نامه، فاصله خطوط متن نامه را از بین یکی از مقدارهای پیش‌فرض انتخاب کنند یا از طریق آیکون‌های فلش، مقدار دلخواه را برای فاصله بین خطوط متن نامه در نظر بگیرند.
تراز شدن خودکار فوتر صفحه آخر با متن نامه
در نسخه جدید آوات، فوتر صفحه آخر بلافاصله پس از پایان متن نامه چاپ می‌شود و بین متن نامه و امضا و سایر فیلدهای فوتر، فاصله نمی‌افتد.
انتخابی شدن چاپ لقب در کنار نام امضاکننده
اگر سطح دسترسی شما در آوات مالک یا راهبر ارشد سازمان، راهبر مکاتبات یا راهبر دبیرخانه باشد، می‌توانید نحوه چاپ لقب، نام و سمت امضاکننده را از بین چهار حالت موجود، طوری انتخاب کنید که لقب امضاکننده در نامه چاپ نشود و فقط نام و سمت او در کنار تصویر امضا نمایش داده شود.
ویرایش یادداشت نامه پس از شماره شدن
ممکن است پس از ثبت نامه و اختصاص شماره به آن، بخواهید در فیلد یادداشت به اطلاعات تکمیلی مانند محل نگهداری فیزیک نامه یا پیگیری آن اشاره کنید. به همین دلیل برای سهولت کار شما، در نسخه جدید آوات حتی پس از امضا و شماره شدن نامه، می‌توانید فیلد یادداشت را ویرایش کنید و محتوای آن را تغییر بدهید.
اضافه شدن تگ «جهت پیگیری» به تگ‌های ارجاع
تگ «جهت پیگیری» به لیست تگ‌های پیش فرض پنجره ارجاع نامه پیش نویس و نامه شماره شده اضافه شده است تا کاربر بتواند هدف خود را از ارجاع دادن نامه به شکل واضح بیان کند.
رشدی آشکار در زندگی کاری شما
هزینه کمتر، کاربری راحت‌تر، امنیت بالاتر