پیرو، بازگشت و عطف؛ سه اصطلاح رایج در نامه نگاری اداری

در نامه نگاری اداری و مکاتبات سازمانی گاهی از کلمه‌ها و عبارت‌هایی استفاده می‌شود که ریشه در زبان عربی دارند و گاهی درک مفهوم آنها ممکن است ساده نباشد. مثلاً ممکن است در یک نامه اداری از شما بخواهند که بررسی و مداقه نهایی را به عمل بیاورید و نتیجه غایی را اعلام نمایید! و شما ندانید که دقیقاً چه کاری باید انجام بدهید! در این پست سه اصطلاح رایج و پرکاربرد در نامه نگاری اداری و کاربرد آنها را بررسی می کنیم. با آوات همراه باشید.

چرا از این سه اصطلاح استفاده می‌کنیم؟

در نامه نگاری اداری وقتی نامه‌ای صادر می‌شود، دو حالت بیشتر وجود ندارد: در حالت اول، آن نامه اولین نامه‌ای است که در مورد یک موضوع صادر می‌شود؛ و در حالت دوم، در مورد آن موضوع نامه‌های دیگری هم صادر شده و سوابقی وجود دارد. اگر موضوع نامه فاقد سابقه قبلی باشد، نباید یک راست سراغ اصل مطلب بروید! لازم است در مقدمه نامه، در مورد موضوع و علت نگارش نامه توضیح بدهید تا گیرنده اطلاعات کافی در مورد موضوع داشته باشد. توضیحاتی که در مورد موضوع نامه نوشته می‌شود، معمولاً با عبارت‌های در خصوص، با عنایت به، با استناد به، به استحضار می‌رساند و… آغاز می‌شود. 

با توجه به برگزاری همایش بین المللی «زعفران؛ داروی گیاهی هزاره سوم» از 23 لغایت 28 اردیبهشت، خواهشمند است…

در حالت دوم که در مورد موضوع نامه سوابقی وجود دارد، دیگر نیازی نیست موضوع نامه و علت نگارش آن را شرح بدهید. در چنین شرایطی می‌توانید حرفه‌ای‌تر عمل کنید و با استفاده از اصطلاحات عطف، پیرو و بازگشت، گیرنده را به نامه‌های قبلی ارجاع بدهید. اما این اصطلاحات کاربرد متفاوتی دارند و در موقعیت‌های مختلفی به کار می‌روند. در ادامه کاربرد این اصطلاحات را شرح می‌دهیم:

پیرو در نامه نگاری اداری

از عبارت پیرو زمانی استفاده می‌کنیم که قبلاً نامه‌ای صادر شده یا مذاکراتی انجام شده، و نامه فعلی را با هدف پیگیری نامه یا مذاکرات قبلی یا برای اعلام اطلاعات یا اسناد تکمیلی می‌نویسیم. نامه‌های پیرو را می‌توانیم با عبارت های پیرو یا در تعقیب شروع کنیم.

دقت کنید که ممکن است مخاطب نامه قبلی شما نباشید، مثلاً شما یک رونوشت از نامه اول دریافت کرده‌اید و لازم است مدارکی را که در اختیار شما قرار دارد، برای تکمیل سوابق نامه ارسال کنید. در این شرایط هم می‌توانید از عبارت پیرو استفاده کنید.

مثال زیر را بخوانید:

پیرو مذاکرات شفاهی انجام شده در جلسه شورای مدیران در خصوص اقدامات انجام شده در خصوص بازطراحی هویت برند، به پیوست گزارش اقدامات واحد روابط عمومی از ابتدای سال جاری ایفاد می گردد.

بازگشت در نامه نگاری اداری

از عبارت بازگشت زمانی در نامه نگاری استفاده می‌کنیم که نامه‌ای دریافت کرده‌ایم و قرار است به آن پاسخ بدهیم. به زبان ساده‌تر نامه‌های بازگشت در پاسخ به دستور یا تقاضای دریافت شده نگاشته می‌شوند. مخاطب نامه بازگشت، همان فردی است که نامه اصلی را ارسال کرده است. نامه‌های بازگشت با عبارت‌های در پاسخ، بازگشت و جوابیه آغاز می‌شوند. 

عطف در نامه اداری

اگرچه واژه عطف، در زبان فارسی بازگشت ترجمه می‌شود؛ اما در مکاتبات اداری مفهوم این دو اصطلاح با هم فرق دارد. همانطور که گفتیم، نامه بازگشت در پاسخ به نامه‌ای ارسال می‌شود که گیرنده آن خود شما بوده‌اید. اما نامه عطف به نامه‌ای گفته می‌شود که در پاسخ به نامه قبلی نوشته نمی‌شود، بلکه فقط به آن مرتبط است. برای استناد کردن به مصوبه‌های سازمانی هم از عبارت عطف استفاده می‌شود. بگذارید یک مثال بزنم:

فرض کنید یک نامه از مدیرعامل سازمان برای همه واحدهای سازمانی ارسال شده و همه کارمندان سازمان این نامه را دریافت کرده‌اند. حالا شما می‌خواهید نامه‌ای به مدیر مالی سازمان بزنید که با نامه مدیرعامل در ارتباط است. در واقع مخاطب نامه عطف، ارسال کننده نامه اول (مدیرعامل) نیست، بلکه کسی (مدیر مالی) است که مانند شما آن نامه را دریافت کرده است. 

پیرو، بازگشت و عطف در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات یک بخش مجزا به نام مراجع برای ثبت این نوع نامه‌ها در نظر گرفته شده است. در سیستم ابری آوات، مراجع یک فیلد اختیاری است و به نامه‌ای اشاره می‌کند که نامه جدید، در پاسخ یا به پیوست آن ارسال می‌شود. کافی است وارد صفحه ویرایش نامه شوید و در بالای صفحه، تیک کنار گزینه مراجع را در حالت فعال قرار بدهید. به این ترتیب بخش مراجع فعال می‌شود و می‌توانید مشخصات نامه‌ای را که می‌خواهید، وارد کنید. 

در این بخش سه فیلد در نظر گرفته شده که با استفاده از آنها می‌توانید نوع مرجع، شماره نامه مرجع و تاریخ مرجع را مشخص کنید.

در اتوماسیون اداری ابری آوات، فیلد نوع مرجع شامل شش گزینه «پیرو»، «بازگشت به»، «عطف به»، «پیوست به»، «پاسخ به» و «مرتبط به» در نظر گرفته شده است که با توجه به نوع نامه و با در نظر گرفتن ادبیات سازمان خود، می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید. 

در فیلد شماره نامه مرجع، شماره نامه‌ای را وارد کنید که مرجع نامه فعلی است. از آنجا که برخی از سازمان‌ها در شماره نامه از حروف فارسی استفاده می‌کنند، این فیلد طوری طراحی شده که می‌توانید در آن از حروف و اعداد استفاده کنید. با استفاده از این امکان که در مجموعه آفیس شرکت مایکروسافت هم وجود ندارد، می‌توانید شماره نامه‌های دارای حروف فارسی، اعداد و کاراکترهای جداکننده مانند / را از چپ به راست وارد کنید و به همان شکل هم مشاهده کنید.

تاریخ نامه مرجع را هم در فیلد بعدی وارد کنید. برای ساده‌تر شدن کار، با کلیک کردن روی آیکون تقویم در سمت چپ فیلد، یک تقویم باز می‌شود. تاریخ نامه مرجع را می‌توانید از این تقویم انتخاب کنید.

اتوماسیون اداری ابری آوات طوری طراحی شده که در هیچ یک از مراحل تهیه نامه، به نرم‌افزارهای واژه‌پرداز دیگر از جمله word نیاز پیدا نخواهید کرد و همه عملیات در فضای آوات انجام می‌شود. اتوماسیون اداری ابری آوات به یک ویرایشگر حرفه‌ای متن مجهز است که میتوانید در آن فاصله بین خطوط و فاصله خطوط از دو طرف را تنظیم کنید، متن را چپ چین، راست چین و هم تراز (جاستیفای) کنید و در آن از کاراکترهای خاص استفاده کنید.