در هر پروژه‌ای، چه بزرگ و بین‌المللی و چه کوچک و محلی، یکی از چالش‌های کلیدی مدیران و تیم‌ها، نحوه مدیریت درست وظایف است. وقتی حجم فعالیت‌ها زیاد و منابع محدود است، تنها یک انتخاب هوشمندانه در اولویت‌بندی می‌تواند مسیر موفقیت را هموار کند. اما چگونه باید این روش‌های هوشمندانه انتخاب کرد و از چه طریقی می‌توان در این زمینه اطلاعات کسب کرد و اولویت بندی وظایف پروژه‌ها را به بهترین شکل ممکن انجام داد؟ در این مقاله، با ۵ روش کارآمد، علمی و قابل‌اجرا برای اولویت‌بندی وظایف آشنا می‌شویم که به شما در سازماندهی و تسریع عملکرد پروژه کمک می‌کنند.
روش اول: ماتریس اولویت‌بندی آیزنهاور (Eisenhower Matrix)
این روش توسط دوایت آیزنهاور، رئیس جمهور سابق آمریکا ابداع شد. یکی از موثرترین و بهترین روش‌هایی است که هنوز هم از آن استفاده می‌کنند و به شدت کاربردی محسوب می‌شود. او معتقد بود که افراد موفق بین کارهای مهم و فوری تفاوت قائل هستند. او جدول ساده‌ای را پیشنهاد داد که وظایف را در چهار بخش دسته‌بندی می‌کند.
پروژه‌ها با توجه به اینکه چقدر فرصت برای انجام دارند و چقدر مهم هستند، دسته‌بندی می‌شود. پروژه‌هایی که مهم و فوری هستند، باید در لحظه انجام شوند. پروژه‌هایی که مهم هستند اما زمانبندی آنها خیلی اهمیت ندارد، به بعد مولکول می‌شود؛ پروژه‌هایی که غیر مهم و فوری هستند را می‌توان به دیگران واگذار کرد و پروژه‌هایی که غیر مهم هستند و زمان هم در آنها اهمیتی ندارد، می‌تواند انجام نشود. از این طریق شما ذهنتان را دسته‌بندی کرده‌اید و به کارتان نظم بخشیده‌اید. مواردی که در نرم‌افزار مدیریت پروژه هم رعایت می‌شود.
کاربرد در پروژه‌ها
در پروژه‌هایی که با زمانبندی فشرده مواجه‌اند، این ماتریس می‌تواند در تصمیم‌گیری سریع و بی‌خطا کمک بزرگی باشد. مثلاً اگر سیستم تولید دچار اختلال شود، این وظیفه هم فوری است و هم مهم؛ در حالی که پاسخ دادن به یک ایمیل غیر ضروری، فوری اما کم‌اهمیت است. در نتیجه این روش می‌تواند به شدت موثر باشد و باعث شود که از سردرگمی خارج شوید. خوشبختانه مزایای مهمی هم در مورد آن ذکر شده که ما در این قسمت به دو مورد از مهمترین مزایا آن اشاره می‌کنیم.
- قابل فهم حتی برای تیم‌های بدون تجربه مدیریت پروژه
- کمک به کاهش استرس و شفاف‌سازی فعالیت‌های حیاتی
روش دوم: تکنیک MoSCoW
ساختار MoSCoW یک روش دسته‌بندی اولویت‌ها است که در تحلیل نیازهای پروژه، طراحی محصول یا مدیریت وظایف استفاده می‌شود. نام آن از حروف اول دسته بندی‌های زیر گرفته شده است:
• Must Have – باید حتماً انجام شود
• Should Have – بهتر است انجام شود
• Could Have – اگر زمان بود، انجام شود
• Won’t Have (Now) – فعلاً انجام نمی‌شود
نحوه اجرا در این روش شاید کمی برایتان پیچیده به نظر برسد؛ اما اگر این کار را انجام دهید، اولویت بندی وظایف پروژه‌ها در این روش برایتان راحت‌تر می‌شود که در ادامه آن را توضیح خواهیم داد.
در ابتدای پروژه، مدیر و ذی‌نفعان تصمیم می‌گیرند که چه کارهایی واقعاً حیاتی هستند و کدام را می‌توان به آینده موکول کرد. این روش مخصوصاً در پروژه‌های چابک (Agile) کاربرد دارد.
مزایای این روش هم موارد زیادی را شامل می‌شود که مهمترین آن شامل دو مورد زیر است:
- همسو کردن انتظارات ذی‌نفعان
- جلوگیری از تمرکز روی جزئیات غیرضروری
روش سوم: قانون پارتو (اصل ۸۰/۲۰)
اصل پارتو که با نام قانون ۸۰/۲۰ شناخته می‌شود، بیان می‌کند که ۸۰ درصد نتایج، حاصل ۲۰ درصد از تلاش‌ها است. در مدیریت پروژه، این قانون به ما کمک می‌کند تا مؤثرترین وظایف را شناسایی کرده و منابع را روی آنها متمرکز کنیم.
حال باید بررسی کنیم و ببینیم که چگونه در اولویت‌بندی استفاده می‌شود؟ در وهله اول مدیر پروژه باید تشخیص دهد کدام وظایف بیشترین بازدهی را دارند. برای مثال، ممکن است فقط چند فعالیت، ۸۰٪ رضایت مشتری را ایجاد کنند. در این صورت آنها باید بالاترین اولویت را داشته باشند. چیزی که باعث می‌شود شما در نهایت در این روش با موفقیت برسید همین اولویت‌بندی است که اگر آن را درست و اصولی را یاد بگیرید، کارتان کاملاً اصولی پیش می‌رود. مزایای این روش هم در دو مورد مهم شامل موارد زیر می‌شود:
- تمرکز روی تأثیرگذارترین وظایف
- جلوگیری از هدررفت منابع
روش چهارم: مدل وزن‌دهی چندمعیاره (Weighted Scoring Model)
در پروژه‌هایی با تصمیم‌گیری پیچیده، می‌توان از یک سیستم امتیازدهی برای مقایسه وظایف مختلف استفاده کرد. این مدل شامل مراحل زیر است:
• تعیین معیارهای مهم (مانند هزینه، زمان، ریسک، ارزش افزوده)
• اختصاص وزن به هر معیار براساس اهمیت آن
• امتیازدهی به هر وظیفه براساس هر معیار
• محاسبه مجموع امتیازها برای رتبه‌بندی وظایف
اگر بخواهیم اولویت بندی وظایف پروژه‌ها را در این روش برایتان کمی کاربردی‌تر توضیح دهیم، باید یک مثال برایتان داشته باشیم. اگر وظیفه‌ای در زمان کوتاه، هزینه پایین و ارزش بالا اجرا شود، امتیاز بیشتری می‌گیرد و در اولویت قرار خواهد گرفت. این شفاف‌ترین مثال و توضیحی است که می توان برای این مورد ارائه داد اما غافل نشوید که مزایای مهمی هم در مورد این روش وجود دارد که دو مورد از مهمترین آنها شامل موارد زیر است.
- تصمیم‌گیری شفاف و مستدل
- قابلیت مقایسه گزینه‌های متنوع
روش پنجم: روش مسیر بحرانی (Critical Path Method – CPM)
در پروژه‌هایی که زمان عامل حیاتی است، CPM ابزاری قدرتمند برای اولویت‌بندی فعالیت‌ها است؛ چیزی که در نرم‌افزار تحلیل و گزارش دهی سازمانی هم از آن صحبت می‌شود. این روش بر پایه‌ی تعیین دنباله‌ی فعالیت‌هایی است که طولانی‌ترین زمان را برای تکمیل پروژه تعیین می‌کنند.
نحوه اجرای این روش شاید برای بعضی از افراد کمی پیچیده به نظر برسد اما به طور کل موارد زیر را شامل می‌شود:
- ترسیم شبکه وظایف و وابستگی‌ها
- محاسبه طول زمان انجام هر مسیر
- شناسایی مسیر بحرانی (طولانی‌ترین مسیر)
- تمرکز منابع روی فعالیت‌های این مسیر
مزایای این روش هم نسبت به بقیه روش‌ها شامل دو مورد مهم زیر است:
- کمک به تکمیل پروژه در کوتاه‌ترین زمان
- جلوگیری از تأخیرهای بحرانی
نکاتی مهم برای به‌کارگیری روش‌های اولویت بندی وظایف پروژه‌ها
درست است که شما باید هر کدام از این روش‌ها را بشناسید و آنها را به درستی رعایت کنید اما بسیار مهم است که یک سری اصول و نکات را هم در نظر داشته باشید. در کنار روش‌های فوق، رعایت اصول زیر تأثیر زیادی در کیفیت اولویت‌بندی دارد:
شفافیت در هدف‌گذاری
تا زمانی که اهداف پروژه روشن نباشند، اولویت‌گذاری به بیراهه می‌رود. اهداف باید مشخص، قابل‌اندازه‌گیری و زمان‌دار باشند که این می‌تواند مسیر راه شما را هموارتر و دقیق‌تر نشان دهد و باعث شود که سریع‌تر به مقصود برسید.
توجه به منابع در دسترس
هر وظیفه‌ای، صرف‌نظر از اهمیت آن، به منابعی نیاز دارد. در اولویت‌بندی باید در دسترس بودن نیروی انسانی، بودجه و ابزار را در نظر گرفت. از این طریق می‌توان از ایجاد آرزوها و وظایف ماورایی جلوگیری کرد و مانع از سرخوردگی افراد شد.
درک وابستگی وظایف
برخی فعالیت‌ها تنها پس از اتمام فعالیتی دیگر قابل اجرا هستند. شناخت این وابستگی‌ها برای پیش‌بینی زمان و ترتیب اجرا ضروری است. پس باید اولویت‌بندی مشخص باشد تا بدانید چه وظایفی را باید پشت سر هم ترتیب‌بندی کنید.
تعامل مستمر با تیم
مدیر پروژه نباید به تنهایی اولویت‌ها را تعیین کند. جلسات روزانه یا هفتگی تیمی کمک می‌کند که تصمیمات اولویت‌بندی با واقعیت اجرا هماهنگ باشد. این موردی است که شاید خیلی از مدیران به آن توجه نداشته باشد اما اگر به تیم اعتماد کنید و روی نظرات آنها مانور بدهید؛ به نتایج خیلی بهتری خواهید رسید چیزی که اتوماسیون‌های اداری آوات هم روی آن تمرکز می‌شود.
جمع بندی
اولویت‌بندی وظایف پروژه‌ها، ترکیبی از هنر، علم و تجربه است. انتخاب روش مناسب بسته به نوع پروژه، زمان، منابع و ساختار تیم متفاوت است. گاهی یک ماتریس ساده مانند آیزنهاور برای یک استارتاپ کفایت می‌کند، و گاهی برای پروژه‌ای صنعتی و چندمیلیاردی، استفاده از مدل وزن‌دهی چندمعیاره یا روش مسیر بحرانی الزامی است. در نهایت، آنچه مهم‌تر از خود روش است، پایبندی به اجرای آن، بازنگری مستمر، و همسویی با اهداف پروژه است. تنها با اولویت‌بندی صحیح می‌توان به سمت بهره‌وری، موفقیت و تحویل پروژه در زمان و بودجه تعریف شده حرکت کرد.
منابع:
برخی از سوالات متداول
در مورد اولویت بندی وظایف در پروژه‌ها تعدادی سوال رایج وجود دارد که در این قسمت به آنها پاسخ داده شده است.
خیر. انتخاب روش به نوع پروژه، حجم وظایف، منابع و اهداف بستگی دارد. در بسیاری از موارد ترکیب چند روش (مثل ماتریس آیزنهاور با MoSCoW یا قانون پارتو) نتیجه بهتری می‌دهد.
اولویت‌بندی صحیح باید منجر به پیشرفت ملموس پروژه، کاهش اتلاف زمان، و تمرکز تیم روی وظایف کلیدی شود. اگر اغلب کارهای مهم در موعد مقرر انجام نمی‌شوند، احتمالاً نیاز به بازنگری در اولویت‌هاست.
بله. شرایط پروژه، منابع و اهداف می‌توانند در طول زمان تغییر کنند. بنابراین، اولویت‌ها باید بازنگری منظم شوند تا همچنان با مسیر اصلی پروژه همسو باشند.