چگونه داده‌های سازمانی را به یک دارایی استراتژیک تبدیل کنیم؟

در هر کسب و کاری شما در طول روز مقدار زیادی داده را تولید می‌کنید. این داده‌ها می‌تواند مربوط به تعامل با مشتری و تراکنش‌های فروش باشد یا مربوط به جابجایی زنجیره تامین و شاخص‌های بهره‌وری کارکنان که در هر صورت جزو داده های یک شرکت محسوب می‌شود اما تفاوتی که وجود دارد، دقیقاً اینجاست که بعضی از شرکت‌ها فقط اقدام به جمع آوری داده می‌کنند اما بعضی دیگر علاوه بر جمع آوری، آنها را تبدیل به یک دارایی استراتژیک می‌کنند که در نهایت اهداف و نتایج خوبی را برای آنها رقم می‌زند. حال سوال اصلی این وسط این است که چگونه باید تبدیل داده های سازمانی به دارایی استراتژیک را رقم زد؟ با ما همراه باشید تا در این باره به پاسخ سوالتان برسید.

توضیحات کلی در مورد تبدیل داده های سازمانی به دارایی استراتژیک

سازمان‌هایی که مهارت بالایی در بهره‌برداری از داده‌ها دارند، مزایای زیادی را تجربه می‌کنند. آنها از قبل تغییرات بازار را خیلی خوب پیش بینی می‌کنند. همچنین اقدام به شخصی‌سازی تجربه مشتری کرده و به صورت مداوم، بهینه‌سازی عملیات را انجام می‌دهند. سپس طبق شواهدی که وجود دارد، نوآوری‌هایی را به وجود می‌آورند. فاصله‌ ارزش بین شرکت‌های داده محور نسبت به بقیه روز به روز بیشتر از قبل می‌شود و همین باعث می‌شود یک فضای رقابتی بسیار جدیدی وجود بیاید. چیزی که همیشه روسا و رهبران به آن تاکید می‌کنند، این است که نه تنها باید به داده‌ها دسترسی بیشتری داشت، بلکه باید آنها را به گونه‌ای استخراج کرد که بتوان برای تغییر و تحولات آینده داخل سازمان استفاده کرد. آنها به این نتیجه رسیدند که داده شبیه به یک سرمایه انسانی یا ملی است که حتماً باید به صورت آگاهانه آن را توسعه داد‌.

راهکارهای کلیدی برای تبدیل داده های سازمانی به دارایی استراتژیک

اکنون به اصل مطلب رسیده و می‌خواهیم در مورد تبدیل داده های سازمانی به دارایی استراتژیک صحبت کنیم. یعنی دید که چگونه می‌توان اطلاعات خام را وارد یک منبع تحول کسب و کار کرد تا از این طریق بتوان در نحوه جمع آوری، مدیریت، تجزیه تحلیل و مواردی از این قبیل تغییر و تحولاتی را ایجاد کرد. گام‌های کلیدی که در این زمینه باید بردارید، به شرح زیر است:

ایجاد یک چارچوب داده شفاف و قوی

زمانی که شما می‌خواهید از داده به عنوان یک دارایی استراتژیک استفاده کنید، باید مجموعه‌ای از فرایندها، سیاست‌ها و استانداردهایی را در نظر بگیرید که نشان دهنده کیفیت، امنیت و دسترسی پذیری داده‌ها هستند. اگر یک حاکمیت موثر نداشته باشید، قطعاً پارادوکس ایجاد خواهد شد. یعنی داده‌ها خیلی زیاد هستند اما بینشی وجود ندارد که آنها را دسته‌بندی کند. شما باید یک چارچوب قوی مدیریتی به وجود بیاورید. در این چارچوب، اول باید مالکیت مشخص باشد و برای حوزه‌های مختلف داده، مسئولیت تعیین کنید.
در مرحله بعد باید استانداردهای یکپارچه را در سراسر سازمان تعریف کنید. سپس باید یک سری فرایندها را برای تضمین کیفیت ایجاد کنید که صحت سنجی هم انجام دهد. در نهایت باید سیاست‌هایی ایجاد کنید که بین امنیت و دسترسی پذیری باعث ایجاد تعادل شوند و در آخر مکانیزم‌هایی را به وجود بیاورید که آن را با الزامات قانونی و مقرراتی تطبیق دهید.

ایجاد زیرساخت یکپارچه داده

در مرحله دوم برای تبدیل داده های سازمانی به دارایی استراتژیک بسیار مهم است که به صورت راهبردی از داده‌ها استفاده کنید. در واقع فضاهای قدیمی که به صورت ناسازگار و پخش و پلا اطلاعات را پخش می‌کردند، گزینه مناسبی نیستند.‌ خیلی از سازمان‌ها داده هایی در اختیار دارند که داخل نرم افزارهای قدیمی جمع شده یا مثلاً داخل سرویس‌های ابری گیر کرده و نمی‌توان از آنها استفاده کرد.

در واقع این همان پراکندگی است که بالاتر به آن اشاره کردیم و باعث می‌شود تجزیه تحلیل و آنالیز دو روز پیش نرود. برای تبدیل داده های سازمانی به دارای استراتژیک حتماً به نرم افزار تحلیل و گزارش دهی سازمانی نیاز دارید و باید از این طریق یک زیرساخت یکپارچه برای داده‌ها بسازید؛ زیر ساختی که دارایی‌های کلیدی داده را داخل انبارهای مخصوص متمرکز می‌کند. سپس فرایندهای یکپارچه سازی بین سیستم راه اندازی می‌کند و در نهایت مدل‌های یکسان و یکپارچه برای داده را در سراسر سازمان اجرا می‌کند. همچنین باید بتوانید مدیریت داده های مرجع برای حوزه‌های حیاتی را به انجام برسانید و مخازن متا دیتا را به گونه‌ای توسعه دهید که داده‌ها را خیلی راحت‌تر کشف کنید.

یکپارچه‌سازی آنالیز پیشرفته و هوش مصنوعی

برای اینکه بتوانید داده را تبدیل به یک بینش و راهکار کاربردی کنید، به عنوان یک مدیریت موفق سازمان باید یک سری توانمندی‌هایی را برای تجزیه تحلیل و آنالیز داشته باشید که نسبت به گزارشگیری سنتی خیلی پیشرفته‌تر است. شرکت‌هایی هستند که بیشترین ارزش را از داده‌ها بیرون می‌کشند و آنها از آنالیزهای پیشرفته و هوش مصنوعی استفاده می‌کنند تا بتوانند بینش‌های عمیق‌تر را کشف کنند و برای استفاده‌های پیچیده آنها را پیاده سازی کنند.

چنین توانمندی‌هایی باعث می‌شود که نحوه برخورد سازمان با چالش کاملاً متحول شود. شما می‌توانید از طریق مدل‌های پیش‌بینی کننده، اقدام به پیش‌بینی آینده کنید و فقط به دنبال یک گزارش عملکرد در گذشته نباشید. همچنین می‌توانید از الگوریتم‌های یادگیری ماشین، اقدام به کشف الگوهایی کنید که تحلیل انسانی نمی‌تواند آنها را کشف و شهود کند.

مورد بعدی اینکه می‌توانید به صورت طبیعی پردازش زبان انجام دهید. یعنی از یک سری متون که ساختار مشخص ندارند، معنا را بیرون بکشید یا اینکه اقدام به استخراج بینایی کامپیوتری از طریق ویدیو و تصاویر کنید. همچنین پیشنهاد می‌کنیم که الگوریتم‌های بهینه‌سازی را به کار بگیرید تا بتوانید به صورت بهینه منابع را اختصاص دهید.‌ اگر بتوانید این فناوری‌ها را درست اجرا کنید، قابلیت سازمان را هم گسترش خواهید داد. یعنی فقط به دنبال یک اتفاق خاص نیستید، بلکه می‌توانید علت را هم شناسایی کنید، پیش‌بینی‌هایی را هم در آینده انجام دهید و واکنش‌ها را نیز در ذهنتان مرور کنید که این موفق‌ترین راهکار تبدیل داده های سازمانی به دارایز استراتژیک است که آوات هم روی آن تاکید دارد.

ایجاد شرایط برای دسترسی آنی به داده‌ها داخل سازمان

زمانی شما می‌توانید از داده به عنوان یک دارایی استراتژیک استفاده کنید که دسترسی پذیری را به وجود بیاورید. گاهی اوقات یک داده با ارزش وجود دارد اما به خاطر اینکه دسترسی به آن امکان‌پذیر نیست، ارزشش را از دست می‌دهد. اگر به دنبال یک سازمان موفق هستید، باید امکان دسترسی به بینش‌ها را به وجود بیاورید‌. یعنی اطلاعات دقیقاً باید در زمانی که نیاز است، مورد استفاده قرار بگیرد که این می‌تواند روی تصمیم گیری تاثیرگذار باشد. برای ایجاد چنین دسترسی باید موارد زیر رعایت شود:

• ایجاد ابزارهای بصری ‌سازی جذاب و قابل‌فهم برای نمایش داده های پیچیده.
• فراهم کردن قابلیت تجزیه ‌و تحلیل سلف‌سرویس برای کاربران غیر فنی.
• طراحی کنترل‌های دستی مبتنی بر نقش برای ارائه سطح مناسب مشاهده و استفاده از داده‌ها.
• ارائه تجزیه‌ و تحلیل‌های متناسب با جریان‌های کاری به ‌صورت مستقیم.
• توسعه رابط‌های سازگار با موبایل برای دسترسی به اطلاعات در هر مکان.
• رعایت اصول امنیتی همراه با دسترسی آزادانه به اطلاعات موردنیاز که منجر به شناخت بهتر فرصت‌ها و چالش‌ها، بهبود عملکرد تیمی و تبدیل داده های سازمانی به یک دارایی استراتژیک می‌شود.

نقش مشاوره انبار داده برای تبدیل داده به یک دارایی استراتژیک

زمانی که اقدام به تبدیل داده های سازمانی به دارایی استراتژیک می‌کنید، قطعاً می‌دانید که تخصص‌های خاص می‌تواند به شما کمک کند که این مسیر را راحت‌تر و البته سریع‌تر پشت سر بگذارید. یکی از آنها مشاوره در زمینه انبار داده است که در ادامه راجع به نقش آن بیشتر توضیح می‌دهیم:

سرعت بخشی برای توسعه زیر ساخت

اگر می‌خواهید یک زیرساخت مدرن برای داده‌ها داشته باشید که سیستم‌های پراکنده را یکجا جمع آوری کرده و به یکدیگر اتصال دهید، بسیار مهم است که آنها را با نیازهای متغیر کسب و کار با یکدیگر هماهنگ کنید. از طرفی شما به تخصصی نیاز پیدا می‌کنید که داخل سازمان‌ها خیلی به آن دسترسی وجود ندارد و آن هم چیزی نیست جز تخصص مشاوره با تجربه برای اجرا و پیاده سازی داده‌ها در صنایع مختلف که باعث می‌شود به جای اینکه مجدداً راه حل‌های مختلف را ایجاد کنید، از تجربه‌های موفق کمک بگیرید. این مشاورین می‌توانند روش‌های یکپارچه‌سازی سیستم‌های قدیمی را به شما یاد دهند و باعث می‌شود که نیازهای آینده را راحت‌تر پیش‌بینی کنید و زیرساخت‌هایی بسازید که کاملاً منعطف باشد و از این طریق کار شما شتاب و سرعت خواهد گرفت.

پل ارتباطی بین کسب و کار و فناوری

در تبدیل داده های سازمانی به دارایی استراتژیک، پل ارتباطی که مشاوران انجام می‌دهند، به شدت ارزشمند است. مثلاً ممکن است بدون مشاوره شما به راه حل‌هایی برسید که از لحاظ فنی درست باشد اما باعث برآورده شدن نیازهای واقعی کسب و کار نشود. در صورتی که وجود مشاوره با تجربه چنین فواصی را از بین می‌برد، زیرا با افراد ذی‌نفع همکاری می‌کنند و نیازها را به صورت شفاف بیان می‌کنند. فرصت‌ها را برای ارائه ارزش افزوده به صورت تدریجی شناسایی کرده و یک سری شاخص‌ها را تعریف می‌کنند تا از این طریق نتایج کسب و کار را اندازه‌گیری کنند و این فاصله برطرف شود.

توانمندسازی داخلی

جدا از ارائه راه حل‌های فنی خاص بسیار مهم است که پروژه‌های مشاوره‌ای توانمندی‌های داخلی سازمان را تقویت کنند و باعث ایجاد وابستگی نشوند. در واقع آنها باعث انتقال یک سری دانش‌ها و مهارت‌ها می‌شوند و تیم‌های داخلی هم می‌توانند بعد از اتمام پروژه راه حل‌ها را نگهداری کرده و آنها را توسعه بدهند. این توانمندسازی به شرح زیر است:

• باید در ابزارها و پلتفرم‌های فنی آموزش وجود داشته باشد.
• پروژه باید به شکل مشارکتی برای ایجاد تجربه عملی اجرا شود.
• باید تصمیمات طراحی مستندسازی شود.
• اعضای تیم داخلی منتورینگ شوند.
• همچنین باید مراکز جداگانه‌ای به وجود بیاید تا این مشاوره درست و اصولی پیش برود.

جمع‌ بندی

سازمان‌هایی هستند که تبدیل داده های سازمانی به دارایی استراتژیک را به شکل موفقیت آمیز پیش می‌برند و در دوران رقابتی امروز هم مزایای زیادی شامل آنها می‌شود؛ به این صورت که خیلی سریع‌تر از رقبا می‌توانند تغییرات بازار را شناسایی و ترجیحات و اولویت‌های مشتری را تشخیص دهند و تصمیماتی را اتخاذ کنند که بر اساس داده واکنش نشان می‌دهد. سپس نتایج در ابعاد مختلف بهینه‌سازی خواهد شد که ما بالاتر هم راجع به آن صحبت کردیم اما چیزی که اهمیت دارد، این است که بدانید اتوماسیون اداری آوات در این زمینه کارتان را خیلی سریع‌تر پیش می‌برد.

منابع: لینک1، لینک 2

سوالات متداول