نرم افزار مدیریت اموال و دارایی نرم‌افزاری کاربردی برای سازمان‌ها و کسب‌وکارها به شمار می‌آید و به آنها کمک می‌کند تا بتوانند اموال و دارایی‌های خود را به ساده‌ترین شکل ممکن مدیریت کنند. این نرم‌افزارها، مانند نرم افزار مدیریت جلسات یا هر نرم‌افزار سازمانی دیگری باید دارای ویژگی‌ها و معیارهای مهمی باشند تا بتوانند نیازهای شما را برآورده کنند.
به‌همین‌علت، در ادامه این مطلب قصد داریم کمی بیشتر درباره معیارهای مهم چنین نرم‌افزارهایی صحبت کرده و اطلاعاتی را درباره مزایا، کاربردها و ویژگی‌های مهم این نرم‌افزارها به شما ارائه دهیم. به‌این‌ترتیب، بعد از مطالعه این مطلب، می‌توانید بهترین نرم‌افزارها را برای مدیریت اموال و دارایی‌های سازمانی خود انتخاب کنید.
نرم‌افزار مدیریت اموال چیست و چرا کسب‌وکارها به آن نیاز دارند؟
سرعت رشد بالای اطلاعات و حجم بالای دارایی‌های فیزیکی و دیجیتال شرکت‌ها در سال‌های اخیر، باعث شده تا سازمان‌ها نیازمند نرم‌افزارهای کاربردی برای ذخیره‌سازی و مدیریت این دارایی‌ها باشند. نرم افزار مدیریت اموال و دارایی یکی از بهترین گزینه‌هایی است که برای این کار وجود دارد. این نرم‌افزار، به‌صورت کاملا تخصصی روی ثبت دقیق دارایی‌ها و نگهداری از آنها به شکلی دقیق و قابل ردیابی تمرکز دارد. از قابلیت‌های مهم این نرم‌افزار می‌توان به ثبت مشخصات کامل دارایی‌ها، ردیابی نقل‌وانتقالات بین بخش‌ها، برنامه‌ریزی برای تعمیرات دوره‌ای و محاسبه استهلاک دارایی‌ها اشاره کرد.
دلایل متعددی وجود دارد که باعث می‌شود تا سازمان‌ها نیازمند چنین نرم‌افزار اتوماسیون اداری باشند که از جمله این دلایل، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- این نرم‌افزارها احتمال بروز خطاهای انسانی را به حداقل می‌رسانند.
- آنها اجازه گم‌شدن دارایی‌ها را نمی‌دهند.
- این نرم‌افزارها، محاسبات نادرست در گزارش‌های مالی را شناسایی می‌کنند.
- اجازه سواستفاده‌های داخلی از دارایی‌های سازمان را نمی‌دهند.
- به کاهش هزینه‌های نگهداری و ثبت دارایی‌ها کمک می‌کنند.
- در نهایت منجر به بهره‌وری بیشتر سازمان‌ها و کسب‌وکارها می‌شوند.
نقش نرم‌افزار مدیریت دارایی در افزایش بهره‌وری سازمان‌ها
استفاده از نرم افزار مدیریت اموال و دارایی می‌تواند به‌طورمستقیم روی بهره‌وری سازمان‌ها تاثیرگذار باشد. این نرم‌افزارها با بهینه‌سازی فرایند ردیابی، نگهداری و بهره‌برداری از اموال، به‌شکل مستقیم و غیرمستقیم روی بهره‌وری عملیاتی بیشتر سازمان‌ها و کسب‌وکارها تاثیرگذار خواهند بود. به‌کمک آنها، سازمان‌ها می‌توانند اطلاعات همه دارایی‌های خود را در یک سیستم یکپارچه ذخیره‌سازی کرده و مدیران نیز می‌توانند در هر زمان، گزارش‌های لحظه‌ای دقیقی را از آنها دریافت کنند.
شفافیت به وجود آمده در اثر استفاده از این نرم‌افزار، باعث تصمیم‌گیری بسیار بهتر در سازمان‌ها شده، به بالابردن سرعت تصمیم‌گیری کمک کرده و می‌تواند تصمیم‌گیری برپایه داده‌های دقیق و واقعی را فراهم کند. این نرم‌افزارها، قادر هستند برنامه‌ریزی هوشمندی را برای تعمیر و نگهداری از اموال یک سازمان ارائه داده و با این کار، از استهلاک بیش از اندازه اموال و کاهش قیمت آنها جلوگیری کنند. یکی از مهم‌ترین تاثیرهایی که این نرم‌افزارها در کسب‌وکار دارند، کاهش اتلاف نیروی انسانی و جلوگیری از خریدهای تکراری است.
مهم‌ترین امکانات نرم‌افزارهای مدیریت اموال و دارایی
در یک نرم افزار مدیریت اموال و دارایی شما باید به‌دنبال امکانات خاصی باشید که فرایند ثبت و نگهداری از داده‌های مربوط به اموال و دارایی‌های شرکت و سازمان را بهبود دهند. از جمله مهم‌ترین این امکانات، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- این نرم‌افزارها باید به شما اجازه دهند تا تمامی اطلاعات مربوط به دارایی‌ها را به‌شکلی دقیق ثبت کنید.
- آنها باید قابلیت ردیابی سریع و لحظه‌ای دارایی‌ها را برای شما فراهم کنند.
- قابلیت مدیریت استهلاک و محاسبه ارزش دفتری، از دیگر ویژگی‌های چنین نرم‌افزاری به شمار می‌آید.
- آنها باید به‌صورت کاملا خودکار، سرویس‌ها و تعمیرات دوره‌ای را به مدیران سازمان‌ها اطلاع دهند.
- چنین نرم‌افزارهایی باید قابلیت ایجاد انواع گزارش‌های دقیق و معتبر را در هر لحظه داشته باشند.
- آنها باید اجازه دهند تا مدیران، به کمک موبایل یا QR Code از طریق گوشی هوشمند نیز اموال را کنترل و مدیریت کنند.
- قابلیت مدیریت اموال بازنشسته یا از رده خارج شده را نیز باید به شما ارائه دهند.
چگونه نرم‌افزار مدیریت اموال ردیابی دارایی‌ها را ساده می‌کند؟
استفاده از روش‌های سنتی و قدیمی برای مدیریت اموال، معمولا کاری خارج از حوصله بوده و می‌توانست زمان زیادی را از نیروی انسانی سازمان‌ها و کسب‌وکارها بگیرد. در مقابل، نرم افزار مدیریت اموال و دارایی قادر است که با امکانات متنوع، مدیریت این اموال را برای شما ساده‌تر کند. این نرم‌افزارها، به هر دارایی، یک کد مخصوص را اختصاص می‌دهند و به کاربران اجازه می‌دهند تا از طریق این کد، به اطلاعات کامل دارایی‌های مدنظرشان دسترسی پیدا کنند.
این قابلیت، به‌خصوص در سازمان‌هایی که اموال معمولا بین بخش‌ها یا افراد مختلف جابه‌جا می‌شوند، از اهمیت بیشتری برخوردار خواهد بود. علاوه‌براین، اگر موقعیت مکانی و فیزیکی یک دارایی تغییر پیدا کند، این تغییر در نرم‌افزار نیز ثبت می‌شود. در نتیجه احتمال گم‌شدن دارایی‌ها درون سازمان‌های بزرگ تقریبا به صفر می‌رسد. در برخی از نرم‌افزارهای پیشرفته‌ای که در این زمینه وجود دارند، حتی امکان نمایش موقعیت مکانی دقیق دارایی نیز وجود دارد. همین موضوع نیز می‌تواند سطح کنترل و نظارت روی دارایی‌ها را به حداقل مقدار ممکن برساند.
کاربرد نرم‌افزار مدیریت دارایی در کاهش هزینه‌های نگهداری
این نرم‌افزارها نیز مانند نرم افزار مدیریت مستندات و هر نرم‌افزار سازمانی دیگری، کاربردهای مخصوص به خود را دارند که از جمله مهم‌ترین این کاربردها، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- استفاده از این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کند تا از خرابی‌های غیرمنتظره اموال و دارایی‌های سازمانی جلوگیری کنید.
- امکان دریافت گزارش درباره هزینه نگهداری از هرکدام اموال و دارایی‌های سازمانی را برای مدیران فراهم می‌کند.
- استفاده از نرم افزار مدیریت اموال و دارایی باعث می‌شود تا از خریدهای تکراری و غیرضروری به میزان زیادی جلوگیری شود.
- در نهایت، اصلی‌ترین کاربردی که این نرم‌افزارها دارند، کاهش هزینه‌های پنهان و پیش‌بینی نشده است.
تاثیر نرم‌افزار مدیریت اموال در کاهش خطاهای انسانی
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار مدیریت اموال و دارایی این است که به شما در کاهش خطاهای انسانی کمک کرده و از این جهت، می‌تواند کاربردهای زیادی برای شما داشته باشد. اشتباهات و خطاهای انسانی که در ثبت و پیگیری دارایی‌ها رخ می‌دهند، شامل ثبت نادرست مشخصات اموال و دارایی‌ها، فراموشی تعمیرات دوره‌ای دستگاه‌ها و اموال، اشتباه در تخصیص دارایی‌ها به افراد یا گم‌شدن اطلاعات مربوط به نقل‌وانتقالات دارایی‌ها است.
نرم‌افزارهای مدیریت اموال، قابلیت‌های هوشمند و خودکاری را به شما ارائه می‌دهند تا بتوانید خیلی راحت این خطاهای انسانی را به‌حداقل برسانید. برای مثال، استفاده از بارکد، باعث می‌شود تا تنها با یک‌بار اسکن‌کردن دارایی‌ها، بتوانید اطلاعات مربوط به دارایی‌ها را بازیابی کنید. این نرم‌افزارها، قادر هستند که فرایندهای مربوط به ثبت اطلاعات، به‌روزرسانی و ردیابی دارایی‌ها و بسیاری از فرایندهای انسانی دیگر را به‌صورت خودکار انجام داده و دقت آنها را افزایش دهند.
علاوه‌براین، در این نرم‌افزارها، هر دارایی دارای رکوردهای دقیقی از تغییرات، تعمیرات، مکان و مسئول نگهداری است. همین موضوع نیز قابلیت پیگیری آنها را به میزان زیادی افزایش داده و باعث شفاف‌سازی کامل سوابق دارایی‌ها و اموال سازمان می‌شود.
تفاوت بین مدیریت دستی دارایی و استفاده از نرم‌افزار
مدیریت دستی دارایی‌ها و استفاده از نرم افزار مدیریت اموال و دارایی تفاوت‌های بسیار مهمی با یکدیگر دارند. برای بررسی این‌که آیا چنین نرم‌افزارهایی گزینه مناسبی برای استفاده شما هستند یا خیر؟ بهتر است این تفاوت‌ها که شامل موارد زیر می‌شوند را بیشتر و بهتر بشناسید:
- در فرایند مدیریت دستی دارایی‌ها، ثبت و بازیابی اطلاعات نیازمند صرف زمان زیادی است که نرم‌افزارهای مدیریت اموال، به شما در صرفه‌جویی در زمان کمک خواهند کرد.
- در فرایند دستی معمولا احتمال بروز خطاهای انسانی وجود دارد، ولی در نرم‌افزارهای مخصوص این کار، معمولا اطلاعات در یک پایگاه داده امن ذخیره می‌شوند که احتمال بروز خطاهای انسانی را به‌حداقل می‌رساند.
- در مدیریت دستی دارایی‌ها، معمولا گزارش‌گیری فرایندی بسیار پیچیده و زمان‌بر خواهد بود. این درحالی است که در نرم‌افزارهای مدیریتی، می‌توانید به‌سرعت و تنها با چند کلیک ساده، گزارش‌های موردنیاز خود را دریافت کنید.
- در مدیریت دستی دارایی‌ها، معمولا امنیت زیادی برای داده‌ها و اطلاعات وجود ندارد و این در حالی است که در نرم‌افزارهای مخصوص مدیریت دارایی، شما می‌توانید انتظار بالاترین میزان امنیت و ایمنی را در داده‌های خود داشته باشید.
اهمیت نرم‌افزار مدیریت دارایی در حسابداری و امور مالی
نرم افزار مدیریت اموال و دارایی در زمینه حسابداری و امور مالی نیز کاربردهای بسیار زیادی را برای یک سازمان یا کسب‌وکار به همراه دارد. به کمک این نرم‌افزارها می‌توانید گزارش‌های معتبر مالی مانند محاسبه دقیق استهلاک، تصمیم‌گیری‌های اقتصادی و اطلاعات معتبری در زمینه حسابداری اموال را دریافت کنید. یکی از مهم‌ترین مزایای این نرم‌افزارها، این است که به شما امکان محاسبه خودکار استهلاک دارایی‌ها را براساس روش‌های حسابداری ارائه می‌دهند.
در این نرم‌افزارها شما می‌توانید از روش‌های مختلف مانند خط مستقیم، نزولی مضاعف یا سایر متدهای متداول برای حسابداری دارایی‌های خود استفاده کنید. علاوه‌براین، با استفاده از این نرم‌افزارها، امکان دسترسی فوری به ارزش روز دارایی‌ها و ارزش دفتری آنها وجود دارد. همین موضوع به واحدهای مالی کمک می‌کند تا بتوانند گزارش‌های پایان دوره خود را راحت‌تر ایجاد کنند. این نرم‌افزارها همچنین به کاهش مغایرت‌های مالی در سازمان نیز کمک کرده و هم برای حسابرسی داخلی و هم حسابرسی خارجی کاربردهای بسیار زیادی دارند.
چطور می‌توانیم بهترین نرم‌افزار مدیریت اموال و دارایی را انتخاب کنیم؟
دقیقا مانند زمانی که قصد انتخاب نرم افزار مدیریت تحلیل و گزارش دهی سازمان را دارید، در زمان انتخاب نرم‌افزارهای مدیریت اموال و دارایی نیز باید به فاکتورهای مختلفی دقت داشته باشید. از جمله این معیارها، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نرم‌افزار انتخابی شما حتما باید قابل سفارشی‌سازی باشد.
- باید دارای رابط کاربری ساده و کاربرپسندی بوده و کارکردن با آن برای شما راحت باشد.
- باید قابلیت گزارش‌گیری پیشرفته را برای شما فراهم کند.
- چنین نرم‌افزاری باید حتما امکان ردیابی و مکان‌یابی اموال را داشته باشد.
- امکان ثبت و محاسبه استهلاک اموال را برای شما فراهم کند.
- یک نرم افزار مدیریت اموال و دارایی حتما باید امنیت داده‌های شما را تضمین کرده و امکان تعریف سطح دسترسی مختلف را داشته باشد.
- امکان پشتیبانی و آموزش به کاربران، یکی دیگر از معیارهای مهم انتخاب چنین نرم‌افزاری است.
- در نهایت باید دقت داشته باشید که نرم‌افزار انتخابی شما حتما باید امکان یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های نرم‌افزاری سازمانی را به شما ارائه دهد.
سخن پایانی
نرم افزار مدیریت اموال و دارایی یک نرم‌افزار بسیار کاربردی است که به شما کمک می‌کند تا بتوانید خیلی ساده و راحت، اموال و دارایی‌های موجود در سازمان را مدیریت، ثبت و ردیابی کنید. این نرم‌افزارها بسیاری از نیازهای سازمان‌ها به نیروی انسانی را به حداقل رسانده، خطای انسانی را کاهش داده و در نهایت، منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌های شما می‌شوند. به‌همین‌علت، بسیاری از کسب‌وکارها و سازمان‌ها به‌دنبال تهیه بهترین نرم‌افزارهای مدیریت اموال و دارایی هستند.
اگر شما هم قصد تهیه چنین نرم‌افزاری را دارید، پیشنهاد می‌کنیم حتما از خدمات اتوماسیون اداری آوات نیز استفاده کنید. نرم‌افزار مدیریت اموال و دارایی آوات، به شما اجازه می‌دهد تا خیلی راحت اطلاعات مربوط به اموال و دارایی‌ها را ثبت و نگهداری کنید. این نرم‌افزار از امنیت بالایی برخوردار بوده و رابط کاربری ساده‌ای نیز دارد که کارکردن با آن را برای شما راحت‌تر می‌کند. علاوه‌براین، باید دقت داشته باشید که این نرم‌افزار دارای پشتیبانی کاملی نیز هست که باعث می‌شود تا با خیالی راحت بتوانید اقدام به خرید و استفاده از آن کنید. برای تهیه این نرم‌افزار، همین حالا با کارشناسان ما تماس بگیرید.
سوالات متداول
نرم‌افزار مدیریت اموال و دارایی بیشتر در چه سازمان‌هایی کاربرد دارد؟
این نرم‌افزارها بیشتر در شرکت‌های دولتی، خصوصی، آموزشی، بهداشتی و صنعتی کاربرد داشته و مورداستفاده قرار می‌گیرند.
آیا این نرم‌افزار می‌تواند استهلاک دارایی‌ها را محاسبه کند؟
بله، اغلب نرم‌افزارهای مدیریت اموال و دارایی، امکان محاسبه حرفه‌ای استهلاک دارایی‌ها را برای شما فراهم می‌کنند.
تفاوت بین نرم‌افزار مدیریت اموال و نرم‌افزار انبارداری چیست؟
نرم‌افزارهای مدیریت اموال و دارایی، بیشتر روی دارایی‌های ثابت سازمان تمرکز دارند، این در حالی است که نرم‌افزارهای انبارداری بیشتر روی کالاهای مصرفی و فروش تمرکز دارند.
نرم‌افزار چگونه به حسابرسی داخلی کمک می‌کند؟
با ثبت دقیق و کامل اطلاعات دارایی‌ها، امکان گزارش‌گیری حرفه‌ای و پیشرفته و کاهش خطاهای انسانی، می‌توانند به حسابرسی و حسابداری سازمان‌ها و کسب‌وکارها کمک کنند.
آیا استفاده از نرم‌افزار مدیریت اموال و دارایی نیازمند آموزش است؟
خیر، بیشتر نرم‌افزارهای مدرنی که برای مدیریت اموال و دارایی طراحی شده‌اند، معمولا رابط کاربری ساده‌ای داشته و بدون نیاز به آموزش، قابل استفاده هستند.
