مدیران به عنوان ارکان اصلی هر سازمان، مسئولیت هدایت و تصمیم‌گیری در سطوح مختلف را بر عهده دارند. در شرکت‌های بزرگ و پیچیده، مدیران می‌توانند نقش‌های متفاوتی در سطوح مختلف مدیریت ایفا کنند. این سطوح مدیریتی به‌طور خاص به تفکیک وظایف و مسئولیت‌ها کمک می‌کند و درک آنها می‌تواند در مسیر شغلی شما به‌عنوان یک مدیر بسیار مؤثر واقع شود.
در این مقاله، به بررسی سه سطح اصلی مدیریت در سازمان‌ها خواهیم پرداخت و توضیح خواهیم داد که چرا تقسیم‌بندی مدیریت به این سطوح ضروری است.
سطوح مدیریتی چیست؟
هر سازمانی، از یک کسب‌وکار نوپا گرفته تا یک مجموعه بزرگ، برای دستیابی به رشد و موفقیت نیازمند مدیریتی منسجم و ساختار‌یافته است. اما آیا تا کنون به این فکر کرده‌اید که چرا برخی مدیران بیشتر بر استراتژی‌های کلان متمرکز هستند، در حالی که برخی دیگر روی حل مسائل روزمره تیم‌ها تمرکز دارند؟ این تفاوت به دلیل وجود سطوح مختلف مدیریتی در سازمان‌هاست.
هر سطح از مدیریت بر جنبه‌های مختلفی از عملکرد شرکت، از رشد و توسعه گرفته تا موفقیت در بازار و رضایت کارکنان، تمرکز دارد. این تقسیم‌بندی، ساختاری منظم برای هدایت سازمان ایجاد می‌کند و به هماهنگی بهتر میان بخش‌های مختلف کمک می‌کند.
انواع سطوح مدیریتی
در هر سازمان، انواع سطوح مدیریتی مختلفی تصمیم می‌شود که نشان‌دهنده‌ی میزان اختیار و مسئولیتی است که هر مدیر بر عهده دارد. این سطوح به سه دسته‌ی کلی تقسیم می‌شوند: مدیریت ارشد(Top-level management)، مدیریت میانی(Middle-level management) و مدیریت عملیاتی (First-line management). هر یک از این سطوح، نقش‌های مشخصی را در ساختار مدیریتی شرکت ایفا می‌کنند و تعیین می‌کنند که مدیران به چه افرادی گزارش می‌دهند و چه کسانی باید به آنها گزارش دهند.
در ادامه، به بررسی جزئیات انواع سطوح مدیریتی، وظایف آنها و عناوین شغلی رایج در این دسته‌ها می‌پردازیم.
مدیران ارشد
مدیران ارشد یا مدیران اجرایی، مسئول هدایت کلی یک سازمان هستند. این مدیران در این مسیر حرکت می‌کنند که شرکت به اهداف بلندمدت خود در یک رشد پایدار نزدیک شود. هدف اصلی آنها معمولاً ایجاد یک شرکت موفق با حداکثر سودآوری و برند مطلوب است.
مدیران ارشد بیشترین سطح مسئولیت، اختیار و کنترل را در سازمان دارند، اما درعین‌حال، پیشنهادها و نگرانی‌های سایر کارمندان را نیز مورد توجه قرار می‌دهند. وظایف اصلی آنها شامل تدوین برنامه‌های کسب‌وکار، تعیین اهداف و حفظ ارتباط با شرکت‌های خارجی است.
برخی از عناوین شغلی رایج در سطح مدیریت ارشد عبارت‌اند از:
- مدیرعامل(CEO)
- مدیر عملیات (COO)
- مدیر مالی (CFO)
- رئیس شرکت
- معاون شرکت
- اعضای هیئت‌مدیره
مدیران میانی
مدیران میانی که گاهی «مدیران اجرایی» نیز نامیده می‌شوند، وظیفه اجرای برنامه‌های مدیران ارشد را بر عهده دارند و بر عملکرد مدیران سطح اول و سایر کارکنان نظارت می‌کنند. این مدیران نقش واسطه بین مدیریت ارشد و سایر بخش‌های سازمان را ایفا کرده و اطلاعات را از مدیران ارشد دریافت کرده و آن را به کارکنان منتقل یا آموزش می‌دهند.
هدف اصلی مدیران میانی، مدیریت بخش‌های مختلف سازمان و اطمینان از این است که کارکنان هر بخش، در مسیر دستیابی به اهداف کلی شرکت قرار دارند. از وظایف آنها می‌توان به اجرای برنامه‌های مدیران ارشد، راهنمایی مدیران سطح اول و ارزیابی عملکرد تیم‌ها اشاره کرد.
برخی از عناوین شغلی رایج در سطح مدیریت میانی عبارت‌اند از:
- مدیر کل
- مدیر بخش
- مدیر شعبه
- مدیر کارخانه
- مدیر دپارتمان
- مدیر منطقه‌ای
مدیران عملیاتی
مدیران عملیاتی که به آنها «مدیران نظارتی» نیز گفته می‌شود، به مدیران میانی گزارش می‌دهند و کوچک‌ترین بخش‌های سازمان، مانند تیم‌های کاری یا بخش‌های خاصی از یک شعبه را مدیریت می‌کنند. این مدیران وظایف مدیران میانی را تفسیر کرده و تیم‌های خود را برای اجرای موفق این وظایف هدایت می‌کنند. آنها همچنین به نگرانی‌های کارکنان گوش داده و در صورت لزوم، این نگرانی‌ها را به مدیران میانی منتقل می‌کنند.
مدیران عملیاتی معمولاً مسئول تخصیص وظایف به کارکنان، نظارت بر کیفیت کار و مدیریت فعالیت‌های روزانه در بخش خود هستند. آنها به‌طور مستقیم با کارکنان تعامل دارند تا از اجرای صحیح وظایف اطمینان حاصل کنند و محیط کاری را در راستای دستورالعمل‌های مدیریت ارشد بهینه نمایند.
برخی از عناوین شغلی رایج در سطح مدیریت عملیاتی عبارت‌اند از:
- سرپرست
- مدیر طبقه
- ناظر کارگاه
- رهبر بخش
- سرپرست تیم
- هماهنگ‌کننده منطقه‌ای
مهارت‌های موردنیاز برای موفقیت در سطوح مختلف مدیریت
برای موفقیت در انواع سطوح مدیریتی، داشتن مهارت‌هایی که به شما در نظارت بر کارکنان و ارائه‌ی دستورالعمل‌های روشن و کاربردی کمک کند، ضروری است.
مهارت‌های ضروری برای مدیران به طور کلی در سه گروه اصلی دسته‌بندی می‌شوند:
- مهارت‌های فنی
- مهارت‌های انسانی
- مهارت‌های ادراکی (شناختی)
برخی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریتی عبارت‌اند از:
- رهبری: توانایی هدایت کارکنان برای انجام وظایفی که تأثیر مثبتی بر شرکت داشته باشد، یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریتی است. مهارت‌های رهبری شامل در نظر گرفتن نظرات کارکنان و اتخاذ تصمیماتی است که به نفع همه باشد.
- ارتباطات: مهارت‌های ارتباطی، چه به‌صورت گفتاری و چه نوشتاری، نقش کلیدی در درک نیازهای کارکنان و سازمان دارد. یک مدیر باید بتواند از این مهارت‌ها برای همکاری با سایر مدیران، شرکت‌های خارجی یا مشتریان استفاده کند.
- توانایی مشاهده‌گری: توجه به جزئیاتی مانند عملکرد کارکنان، مشکلات تولید و رفتار مشتریان یک مهارت ارزشمند است که به مدیران کمک می‌کند تا سیستم‌ها را بهینه کرده، بهره‌وری را افزایش داده و شهرت سازمان را بهبود بخشند.
- تصمیم‌گیری سریع: توانایی تصمیم‌گیری سریع در شرایط حساس زمانی، یکی از مهارت‌های کلیدی برای تمامی سطوح مدیریتی است. مدیران باید بتوانند مشکلات ناگهانی را حل کرده، شکایات مشتریان را مدیریت کنند و شرکت را در مسیر اهداف خود نگه دارند.
- سازمان‌دهی: داشتن مهارت‌های سازمان‌دهی به مدیران کمک می‌کند تا وظایف خود را به‌طور مؤثر انجام داده و کارهای مهم را فراموش نکنند. این مهارت نه‌تنها بهره‌وری مدیر را افزایش می‌دهد، بلکه کارکنان را نیز در مسیر انجام وظایفشان با دستورالعمل‌های روشن و منظم یاری می‌کند.
در جدول زیر مهارت های مورد نیاز انواع سطوح مدیریتی به شکل خلاصه گردآوری شده است:
| ویژگی‌ها | مدیران ارشد | مدیران میانی | مدیران عملیاتی |
| ارتباطات | توانایی ارتباطات استراتژیک و با ذینفعان خارجی | ارتباطات میان بخش‌ها و تیم‌ها | ارتباطات مستقیم با کارکنان و تیم‌های اجرایی |
| رهبری | رهبری کلان و تعیین چشم‌انداز | رهبری تیم‌ها و تحقق اهداف میانه | رهبری روزمره و انگیزش کارکنان |
| واقع‌بینی | توانایی ارزیابی واقع‌بینانه از وضعیت کل سازمان | ارزیابی چالش‌ها و نیازهای روزمره | مدیریت دقیق چالش‌های اجرایی و روزانه |
| خلاقیت | استفاده از خلاقیت برای استراتژی‌های نوآورانه | حل مشکلات و یافتن راه‌حل‌های جدید | خلاقیت در حل مسائل کوچک روزانه و کارآمدتر کردن فرآیندها |
| ارتباطات موثر | ایجاد روابط استراتژیک در سازمان و خارج از آن | ارتقاء همکاری و هماهنگی درون تیم‌ها | ایجاد ارتباطات موثر با کارکنان و ارتقاء روحیه تیمی |
| کارآیی و بهره‌وری | نظارت بر کارآیی کل سازمان | افزایش کارآیی تیم‌ها و بخش‌ها | بهبود کارآیی فردی و تیمی |
| انعطاف‌پذیری | انطباق با تغییرات استراتژیک و محیطی | مدیریت تغییرات درون سازمانی | توانایی انطباق با تغییرات در فرآیندهای روزمره |
| تمرکز بر کیفیت عملکرد | نظارت بر کیفیت کلی عملکرد سازمان | اطمینان از کیفیت در بخش‌های مختلف | پیگیری و بهبود کیفیت عملکرد کارکنان |
| مسئولیت‌پذیری | اتخاذ تصمیمات استراتژیک و پذیرش مسئولیت کلی | پذیرش مسئولیت در قبال تیم‌ها و پروژه‌ها | پذیرش مسئولیت‌های مستقیم در مدیریت کارکنان |
| تفهیم چشم‌انداز | روشن کردن چشم‌انداز برای همه اعضای سازمان | انتقال چشم‌انداز به تیم‌ها و ایجاد هماهنگی | روشن کردن اهداف و ماموریت برای کارکنان |
| مدیریت زنجیره تامین | نظارت بر استراتژی‌های زنجیره تامین جهانی | مدیریت عملیات روزمره تامین در سطوح مختلف | اجرای دقیق و نظارت بر زنجیره تامین |
| مدیریت تعارض | مدیریت تعارضات استراتژیک با ذینفعان خارجی | مدیریت تعارضات میان تیم‌ها یا بخش‌ها | حل تعارضات فردی و گروهی در سطح عملیاتی |
| مدیریت عملکرد | نظارت بر عملکرد کلی سازمان و اطمینان از تحقق اهداف بلندمدت | نظارت بر عملکرد تیم‌ها و بخش‌ها | ارزیابی و نظارت دقیق بر عملکرد فردی و تیمی |
| صداقت و دیپلماسی | ایجاد روابط مبتنی بر صداقت و دیپلماسی در سطوح کلان | مدیریت روابط درون تیم‌ها با دیپلماسی و صداقت | ارتباطات صداقت‌آمیز با کارکنان و نظارت روزانه |
| تفکر انتقادی و حل مساله | تفکر استراتژیک و توانایی حل مسائل پیچیده | تفکر انتقادی برای عمل در موقعیت‌های میانه | حل مشکلات روزمره و تصمیم‌گیری سریع در موقعیت‌های اجرایی |
| سرمایه‌گذاری تیمی | ایجاد و حفظ تیم‌های اجرایی استراتژیک | هدایت تیم‌ها و سرمایه‌گذاری در تیم‌های اجرایی | همکاری و ایجاد روحیه تیمی در سطح عملیاتی |
| انگیزه و مثبت اندیشی | انگیزش بلندمدت در سطح سازمانی | ایجاد انگیزه در میان اعضای تیم | ایجاد انگیزه روزانه برای کارکنان و حفظ روحیه آنها |
چگونه می‌توان در مسیر شغلی مدیریت پیشرفت کرد؟
هر صنعت ممکن است شرایط متفاوتی برای ارتقای شغلی در سطوح مدیریتی داشته باشد، اما برخی راه‌های مشترک برای پیشرفت در این مسیر وجود دارد.
- کسب تجربه اولیه: پیش از ورود به جایگاه مدیریت سطح اول، ابتدا باید تجربه‌ی کافی در زمینه‌ی کاری خود به دست آورید. این تجربه به شما کمک می‌کند تا درک بهتری از فرآیندها و نیازهای سازمان پیدا کنید.
- توسعه مهارت‌های رهبری: با گذشت زمان و کسب تجربه در هدایت تیم‌ها، فرصت‌های ارتقا به سطح مدیریت میانی برای شما فراهم می‌شود. در این مرحله، آشنایی با اهداف و ساختار شرکت به شما کمک می‌کند تا تأثیر بیشتری داشته باشید.
- رسیدن به مدیریت ارشد: برای دستیابی به جایگاه‌های مدیریت ارشد، ممکن است نیاز به تحصیلات تکمیلی یا تخصص‌های خاص داشته باشید. این دانش و مهارت‌ها می‌توانند توانایی شما را در اداره‌ی یک سازمان و دستیابی به موفقیت‌های بزرگ‌تر اثبات کنند.
با رعایت این مراحل و توسعه‌ی مهارت‌های مدیریتی، می‌توان مسیر رشد در مدیریت را هموار کرد و به سطوح بالاتر سازمانی دست یافت.
تکامل سطوح مدیریتی در محیط کار مدرن
بنا به گزارش انجمن مدیریت آمریکا تعریف انواع سطوح مدیریتی همگام با تحولات دنیای کسب‌وکار تغییر کرده‌اند و یکی از مهم‌ترین عوامل این تحول، تکنولوژی است. تحول دیجیتال و روند رو به رشد کار از راه دور و مدل‌های ترکیبی (حضوری و دورکاری)، شیوه تعامل مدیران و کارکنان و همچنین نحوه انجام وظایف روزمره را متحول کرده‌اند.
یکی از چالش‌های مدیریت در دورکاری، کاهش کنترل مستقیم بر کارکنان است. در این شرایط، مدیران کمتر می‌توانند بر نحوه استفاده کارکنان از زمان یا رفتار آنها نظارت کنند و تمرکز اصلی آنها بر نتایج و میزان تحقق اهداف است. علاوه بر این، نبود تعاملات غیررسمی، مانند گفت‌وگوهای روزمره خارج از جلسات رسمی، بر ارتباط بین مدیران و کارکنان تأثیر می‌گذارد. بنابراین، مدیران در این شرایط باید به‌طور آگاهانه تلاش کنند تا ارتباطات غیررسمی را حفظ کنند و با ارتباط مداوم و شفاف، عملکرد تیم را مدیریت کنند.
از سوی دیگر، ظهور هوش مصنوعی (AI) در حال تغییر شیوه انجام کارها در سازمان‌هاست. از آنجایی که این فناوری به‌سرعت در حال پیشرفت است و در حال حاضر قوانین مشخصی برای کنترل نحوه اجرای آن وجود ندارد، تأثیر آن بر فرآیندهای کاری در هر صنعت و شرکت می‌تواند متفاوت باشد. بنابراین، کسب‌وکارها باید نسبت به پیامدهای احتمالی هوش مصنوعی آگاه باشند و برنامه‌ای برای مدیریت و واکنش به این تغییرات در آینده تدوین کنند.
نقش اتوماسیون اداری در بهبود عملکرد سطوح مدیریتی
اتوماسیون اداری به عنوان یک ابزار کاربردی، پاسخ‌های متنوعی را برای چالش‌ها در انواع سطوح مدیریتی پیشنهاد می‌کند. مهم‌ترین تاثیرات اتوماسیون اداری در بهبود عملکرد سطوح مدیریتی عبارت‌اند از:
1- مدیریت ارشد (تصمیم‌گیران کلان):
- تحلیل و گزارش‌گیری دقیق از عملکرد سازمان برای تصمیم‌گیری بهتر
- امکان مشاهده روندها و داده‌های کلان برای برنامه‌ریزی استراتژیک
- کاهش وابستگی به گزارش‌های دستی و بهبود سرعت تصمیم‌گیری
2- مدیریت میانی (پل ارتباطی بین مدیران ارشد و عملیاتی):
- تسهیل در ارتباطات و هماهنگی بین تیم‌ها با راه‌حل‌های کاربردی مدیریت پروژه
- امکان نظارت و ارزیابی عملکرد کارکنان از طریق داشبوردها و گزارش‌های لحظه‌ای
- تسریع فرآیندهای اداری مانند تصویب درخواست‌ها و تایید اسناد به کمک بسترهای تسهیلگر مثل نرم افزار مدیریت فرم اداری
3- مدیریت عملیاتی (مدیران اجرایی و سرپرستان):
- بهبود پیگیری وظایف روزمره کارکنان و جلوگیری از فراموشی وظایف با ابزارهایی مثل نرم افزار مدیریت کارها
- خودکارسازی فرآیندهای تکراری برای افزایش بهره‌وری تیم به کمک ابزارهایی مثل نرم افزار مدیریت جلسات
- امکان تعامل سریع‌تر با سایر بخش‌های سازمان
در هر سازمان، فارغ از انواع سطوح مدیریتی، تصمیم‌گیران می‌توانند به کمک ابزارهای اتوماسیون اداری مثل اتوماسیون اداری آوات، فرایندهای حل مساله و پیشبرد اهداف کلان را با سرعت و دقت بیشتری به جلو ببرند.
نتیجه‌گیری
فارغ از نوع کسب و کار و ابعاد آن، می‌توان انواع سطوح مدیریتی در سازمان ها را تعریف کرد. مدیریت در سازمان ها به سه سطح اصلی تقسیم می‌شود که هر کدام وظایف و مسئولیت‌های خاص خود را دارند. مدیران ارشد با تمرکز بر تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، مسیر کلی سازمان را تعیین می‌کنند، در حالی که مدیران میانی وظیفه دارند تا اهداف بلندمدت را به برنامه‌های عملیاتی تبدیل کنند و هماهنگی لازم را بین سطوح مختلف سازمان برقرار کنند. مدیران عملیاتی نیز مسئول اجرای روزمره کارها و نظارت بر عملکرد کارکنان هستند. هر سطح مدیریتی برای موفقیت خود به مجموعه‌ای از مهارت‌ها و ویژگی‌های خاص نیاز دارد. در نهایت، همکاری و هماهنگی این سطوح می‌تواند به رشد و پیشرفت سازمان کمک کند. شناخت صحیح از وظایف و ویژگی‌های هر سطح، به بهبود کارایی و دستیابی به اهداف سازمانی کمک می‌کند.
منبع: لینک
سوالات متداول
1- انواع سطوح مدیریتی در سازمان ها کدام اند؟
انواع سطوح مدیریتی در سازمان ها به سه دسته اصلی تقسیم می‌شوند: مدیریت ارشد، مدیریت میانی و مدیریت عملیاتی. مدیران ارشد، که شامل مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره هستند، مسئول تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و تعیین جهت‌گیری کلی سازمان هستند. مدیران میانی، به عنوان واسطه بین مدیران ارشد و عملیاتی، مسئول اجرای استراتژی‌ها و هدایت واحدهای مختلف سازمان می‌باشند. در نهایت، مدیران عملیاتی که به طور مستقیم با کارکنان در ارتباط هستند، وظیفه نظارت بر عملکرد روزانه و مدیریت تیم‌های کاری را بر عهده دارند تا اهداف سازمانی به درستی محقق شوند. هرکدام از این سطوح، با توجه به نقش و مسئولیت‌های خود، به مهارت‌ها و ویژگی‌های خاصی نیاز دارند.
2- مدیران ارشد در یک سازمان چه وظایفی دارند؟
مدیران ارشد، بخش بالای هرم انواع سطوح مدیریتی در یک سازمان هستند که مسئول هدایت تصمیمات استراتژیک و کلان در مجموعه بر عهده آن‌هاست. آنها برنامه‌ریزی بلندمدت می‌کنند و مسیر کلی سازمان را تعیین می‌نمایند. این مدیران غالباً با چالش‌های مالی، بازاریابی، و توسعه سازمانی مواجه‌اند و تصمیمات حیاتی برای رشد و موفقیت آینده سازمان اتخاذ می‌کنند.
3- چه مهارت‌هایی برای هر سطح مدیریتی ضروری است؟
هر سطح مدیریتی به مجموعه‌ای از مهارت‌های خاص نیاز دارد. مدیران ارشد باید توانایی‌های استراتژیک، رهبری قوی و ارتباطات مؤثر را دارا باشند. مدیران میانی به مهارت‌هایی چون مدیریت پروژه، توانایی حل مسائل و ارتباطات مؤثر بین‌فردی نیاز دارند. در حالی که مدیران عملیاتی باید مهارت‌هایی همچون مدیریت تیم، نظارت بر عملکرد و توانایی حل مشکلات روزمره را داشته باشند.
4- سطوح مدیریتی چگونه با ساختار سازمانی ارتباط دارند؟
سطوح مدیریتی به طور مستقیم با نوع ساختار سازمانی ارتباط دارند. در سازمان‌هایی که ساختار سلسله‌مراتبی دارند، سطوح مدیریتی به وضوح تعریف شده‌اند و هر سطح وظایف و مسئولیت‌های خاص خود را دارد. اما در سازمان‌هایی با ساختار افقی، این سطوح ممکن است به شدت کاهش یابند یا حذف شوند، چرا که در این نوع ساختار، تمرکز بیشتر بر روی کاهش سلسله‌مراتب و افزایش ارتباط مستقیم میان اعضای تیم است. به طور کلی، ساختار سازمانی تعیین‌کننده میزان وجود و پیچیدگی انواع سطوح مدیریتی است.
5- نقش اتوماسیون اداری آوات در انواع سطوح مدیریتی کدام است؟
اتوماسیون اداری آوات در سطوح مختلف مدیریتی نقش مؤثری ایفا می‌کند. برای مدیران ارشد، آوات به کمک ابزارهایی مثل نرم افزار مدیریت پروژه به تصمیم‌گیری استراتژیک و نظارت بر عملکرد کلی سازمان کمک می‌کند. اتوماسیون اداری آوات برای مدیران میانی، ابزارهایی برای مدیریت پروژه‌ها و بهبود ارتباطات بین تیم‌ها فراهم می‌کند. در سطح عملیاتی، آوات فرآیندهای روزانه را خودکار می‌کند و مدیران را قادر می‌سازد تا بر عملکرد کارکنان نظارت دقیق‌تری داشته باشند. به‌طور کلی، آوات باعث بهبود بهره‌وری، کاهش خطاها و تسهیل فرآیندهای ارتباطی در تمامی سطوح مدیریتی می‌شود.