جستجو مکاتبات در اتوماسیون اداری یکی از نیازهای اساسی اکثر افرادی است که در سازمان‌های بزرگ و کوچک مشغول به کار هستند. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا بتوانید سریع‌تر به مکاتبات و داده‌های موردنیاز خود دسترسی پیدا کرده و در نتیجه تجربه کاربری را در سازمان شما ارتقا می‌دهد. شما می‌توانید از روش‌های مختلفی برای این کار استفاده کنید که از جمله آنها می‌توان به سیستم‌های جستجوی ساده و پیشرفته اشاره کرد.
علاوه بر این می‌توانید از قابلیت جستجوی متمرکز نیز برای ارائه پارامترهای مختلف جستجو به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده کنید. جستجوی معنایی قابلیت دیگری است که استفاده از آن می‌تواند به بهبود تجربه شما کمک کند. در ادامه این مطلب، قصد داریم کمی بیشتر درباره جستجو در مکاتبات اتوماسیون اداری صحبت کرده و نکاتی را در اختیار شما قرار دهیم.
چرا باید از قابلیت جستجوی سریع مکاتبات در اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟
یکی از چالش‌های بسیار مهمی که در اکثر سازمان‌ها با آن درگیر می‌شوید، مسئله جستجوی سریع در مکاتبات است. معمولا در مکاتبات سازمانی، اطلاعات بسیار مهمی وجود دارند که ممکن است در آینده موردنیاز باشند. برای مثال، صورت جلسات، اسناد و نامه‌های رد و بدل شده بین کارمندان یک سازمان، از جمله مدارک مهمی هستند که در این مکاتبات وجود داشته و اعضای سازمان باید قابلیت دسترسی سریع به این مکاتبات را داشته باشند.
از جمله مهم‌ترین مزایای جستجو مکاتبات در اتوماسیون اداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- این کار به شما کمک می‌کند تا بتوانید به میزان زیادی در زمان خود صرفه‌جویی کرده و در کمترین زمان ممکن، به اسناد و مدارک موردنیاز خود دسترسی پیدا کنید.
- از سوی دیگر باعث می‌شود تا بهره‌وری اعضای سازمان به میزان زیادی بهبود پیدا کرده و در نتیجه بتوانید تجربه کاربری بهتری را به مشتریان سازمان ارائه دهید.
- استفاده از قابلیت‌های خودکار برای جستجو مکاتبات در اتوماسیون اداری به شما کمک می‌کند تا بتوانید خطاهای انسانی را به حداقل برسانید.
- در نهایت، این قابلیت به شما کمک می‌کند تا بتوانید روحیه همکاری را بین اعضای سازمان بهبود داده و البته دسترسی و به اشتراک‌گذاری مدارک و اسناد موردنیاز را تسهیل کنید.
انواع روش‌های جستجوی سریع مکاتبات در اتوماسیون اداری
برای جستجو مکاتبات در اتوماسیون اداری شما می‌توانید از انواع روش‌های مختلفی استفاده کنید که هریک از این روش‌ها، دارای مزایای مخصوص به خود هستند و به همین علت، شما نیازمند این خواهید بود که با این روش‌ها آشنا شده و بتوانید از بین آنها بهترین گزینه را براساس نیاز خود انتخاب کنید:
جستجوی ساده و سریع در مکاتبات اتوماسیون اداری
روش اولی که برای جستجو وجود دارد، جستجوی کاملا ساده است. در این روش، شما می‌توانید از پارامترهایی نظیر شماره نامه، شماره اصلی نامه وارده، موضوع، چکیده، ارجاع‌دهنده نامه، وضعیت نامه، جستجو در متن و جستجو در بین گیرنده‌ها استفاده کرده و جستجوی خود را انجام دهید. یکی از ویژگی‌های بسیار مهمی که این روش دارد، این است که کاملا ساده بوده و نیازی به هیچ‌گونه آموزشی ندارد. از سوی دیگر، فراموش نکنید که در این روش، این امکان برایتان فراهم شده است تا بتوانید مقادیر مختلفی را برای هریک از این پارامترها وارد کنید تا روند جستجو برایتان ساده‌تر شود.
جستجوی پیشرفته
یکی دیگر از اقدامات بسیار مهمی که می‌توانید برای جستجو مکاتبات در اتوماسیون اداری انجام دهید، این است که از قابلیت جستجوی پیشرفته استفاده کنید. در این قابلیت، شما اجازه دارید تا حتی در یادداشت‌های شخصی نیز جستجو کنید. از سوی دیگر، پارامترهای زیر را نیز می‌توانید در جستجوی خود دخالت دهید تا بتوانید به این ترتیب، دقت جستجو را افزایش دهید:
- می‌توانید در اقدامات انجام شده توسط اعضای سازمان جستجو کرده یا این‌که بازه ارجاع را به‌عنوان یک پارامتر وارد کنید.
- از سوی دیگر، می‌توانید امضاکننده نهایی را تعیین کرده یا این‌که براساس فرستنده نامه‌ها جستجوی خود را انجام دهید.
- پارامترهای مهم دیگری که می‌توانید برای این کار انتخاب کنید، شرح ارجاع و همین‌طور نحوه بایگانی نامه‌ها هستند.
- از سوی دیگر، می‌توانید براساس مهلت پاسخگویی و همین‌طور طرح فوریت نیز اقدام به جستجوی پیشرفته کنید.
- گاهی اوقات می‌توانید وضعیت پیگیری نامه را به‌عنوان یک پارامتر به نرم افزار مکاتبات اداری ارائه دهید. به این ترتیب، براساس وضعیت پیگیری می‌توانید لیست نامه‌ها را بررسی کرده و گزینه مدنظر خود را پیدا کنید.
- یکی دیگر از پارامترهای بسیار مهم در این زمینه مربوط به طبقه‌بندی محرمانگی نامه‌ای است که قصد پیداکردن آن را دارید.
- در نهایت، شما می‌توانید براساس طرح مکاتبه نیز جستجوی پیشرفته خود را در سیستم‌های اتوماسیون اداری وارد کنید.
در سیستم اتوماسیون آوات، در چه مواردی می‌توانیم جستجوی خود را انجام دهیم؟
یکی از مهم‌ترین مزایای جستجو مکاتبات در اتوماسیون اداری آوات این است که شما می‌توانید در موارد مختلفی جستجوی خود را انجام دهید و از این نظر محدودیت خاصی برایتان وجود نخواهد داشت. از جمله مواردی که می‌توانید جستجوی خود را در آن انجام دهید، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- جستجو در کارتابل: این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا خیلی راحت بتوانید در کارتابل سازمانی خود جستجو کرده و مواردی که به آنها نیاز دارید را پیدا کنید.
- جستجو در نامه‌ها: اگر نامه‌های سازمانی در اتوماسیون اداری دست به دست شده است، باید بدانید که سیستم آوات این امکان را برای شما فراهم کرده تا بتوانید خیلی راحت فرایند جستجوی خود را انجام دهید. علاوه بر این امکانی برای شما فراهم شده تا بتوانید در نامه‌های ارسالی یا حتی در پیش‌نویس‌های نامه‌های خود نیز جستجوی مدنظرتان را انجام دهید.
- جستجو در نامه‌های ایجاد شده: اگر نامه‌هایی را ایجاد کرده، ولی هنوز ارسال نکرده‌اید، باید بدانید که نرم افزار مدیریت جلسات و اتوماسیون اداری آوات، این امکان را برای شما فراهم کرده تا بتوانید در این نامه‌ها نیز جستجوی خود را انجام دهید.
- جستجو در نامه‌های حذف شده: حتی اگر نامه‌های شما حذف شده باشند، سیستم اتوماسیون اداری آوات، این امکان را برای شما فراهم کرده تا بتوانید جستجوی خود را در میان نامه‌های حذف شده نیز انجام دهید.
- جستجو در ایمیل: در نهایت شما می‌توانید بین ایمیل‌های ارسالی نیز جستجوی خود را انجام دهید و از این نظر محدودیتی برایتان وجود نخواهد داشت.
قابلیت جستجوی دبیرخانه و اسناد
اگر شما هم قصد جستجو مکاتبات در اتوماسیون اداری را دارید، باید بدانید که جستجو در دبیرخانه یکی از بهترین گزینه‌هایی است که پیش روی شما قرار دارد. این نوع جستجو، به شما اجازه می‌دهد تا بتوانید خیلی ساده و راحت از طریق شناسه نامه، کد رهگیری آن، شماره کلاسه، دبیرخانه ارسال‌کننده یا دریافت‌کننده، وضعیت عطف یا پیرو نامه، شرح بایگانی و شرح ارجاع، اقدام به جستجوی دبیرخانه خود کنید. همین موضوع نیز به شما کمک می‌کند تا بتوانید خیلی سریع و در کمترین زمان ممکن به نامه‌های مدنظرتان دسترسی پیدا کرده و از آنها استفاده کنید.
اگر شما هم به دنبال این هستید که در اسناد خود فرایند جستجو را انجام دهید، برای این‌که بتوانید دقت جستجوی خود را بالا ببرید نیازمند این خواهید بود که به فاکتورهایی نظیر نوع سند، نام آن، شماره و شرح سند، ایجاد‌کننده و تاریخ ایجاد سند مربوطه و همین‌طور افرادی که در سازمان اقدام به تایید آن سند کرده‌اند توجه داشته و این پارامترها را در فرایند جستجوی خود دخالت دهید.
آیا جستجوی سریع مکاتبات در اتوماسیون اداری آوات امکان‌پذیر است؟
بله یکی از نکات بسیار مهمی که باید درباره جستجو مکاتبات در اتوماسیون اداری در سیستم اتوماسیون آوات به آن دقت داشته باشید این است که جستجوی سریع مکاتبات در این سیستم بسیار ساده و راحت بوده و شما مشکل خاصی را برای انجام این کار نخواهید داشت. در واقع باید بدانید که سیستم آوات، امکانات بسیار زیادی را برای جستجوی سریع در میان مکاتبات برای شما فراهم کرده است که از جمله این امکانات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- فرایند جستجو در این سیستم بسیار ساده و راحت بوده و شما معمولا نیازمند آموزش خاصی برای این کار نخواهید بود.
- از سوی دیگر باید دقت داشته باشید که هزینه خرید سیستم آوات بسیار مناسب بوده و شما می‌توانید با خرید آن در هزینه‌های سازمانی خود نیز صرفه‌جویی کنید.
- از دیگر مزایای استفاده از سیستم آوات می‌توان به این موضوع اشاره کرد که شما می‌توانید انواع پارامترهای نام برده شده در این مطلب را در فرایند جستجوی خود دخالت داده و به این ترتیب، به بالارفتن دقت جستجوی خود کمک کنید.
- یکی دیگر از مزایای مهمی که سیستم اتوماسیون اداری آوات دارد، این است که به شما کمک می‌کند تا بتوانید اطلاعات جستجو شده را به‌راحتی دریافت کرده و از آنها خروجی بگیرید.
جستجوی متمرکز در سیستم اتوماسیون اداری به چه معناست؟
یکی از سوالات رایجی که درباره جستجو مکاتبات در اتوماسیون اداری پرسیده می‌شود این است که آیا جستجوی متمرکز در این سیستم امکان‌پذیر است؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که بله شما می‌توانید به‌صورت متمرکز جستجوی خود را در این سیستم انجام دهید بدون این‌که هیچ‌گونه محدودیتی برایتان وجود داشته باشد. همانطور که می‌دانید برای جستجو، شما می‌توانید بدون محدود کردن سیستم جستجو را انجام دهید که این کار می‌تواند زمان زیادی را از شما بگیرد.
حال راهکار چیست؟ شما می‌توانید پارامترهایی را برای سیستم اتوماسیون اداری تعریف کنید که دایره جستجو را برای شما محدود کند. برای مثال، اگر شماره نامه‌ها یا بخشی از شماره‌ها را می‌دانید یا این‌که می‌دانید در چه تاریخ حدودی نامه صادر شده است، می‌توانید این اطلاعات را وارد کنید. به این ترتیب، سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند در زمان کوتاه‌تری نتایج جستجو را به شما ارائه داده و به این ترتیب، در زمان جستجوی شما به میزان زیادی صرفه‌جویی کند.
جستجوی معنایی در سیستم اتوماسیون اداری به چه معناست؟
یکی از قابلیت‌های بسیار مهمی که در جستجو مکاتبات در اتوماسیون اداری در سیستم اتوماسیون اداری آوات می‌توانید از آن استفاده کنید، جستجوی معنایی است. جستجوی معنایی یعنی شما می‌توانید خیلی راحت ریشه کلمات را جستجو کنید. از سوی دیگر، اگر کلمات دقیق مربوط به نامه را نمی‌دانید، ولی مترادف‌های آنها را فراموش نکرده‌اید، می‌توانید از کلمات مترادف نیز برای جستجوی خود استفاده کنید.
یکی از ویژگی‌های مهم این نوع جستجو، این است که می‌تواند رفتار کاربر را شناسایی کرده و به‌صورت کاملا خودکار اقدام به اصلاح غلط‌های املایی کند. همین موضوع نیز فرایند جستجو را در مکاتبات اداری برای شما ساده‌تر خواهد کرد.
نتیجه‌گیری
اگر شما هم به‌دنبال سیستم اتوماسیون اداری هستید که فرایند جستجو مکاتبات در اتوماسیون اداری را برای شما راحت‌تر کرده باشد، استفاده از خدمات مجموعه آوات می‌تواند یک انتخاب منطقی برای شما باشد. سیستم‌های اتوماسیون اداری، سیستم‌هایی کاملا پیشرفته هستند که امکان جستجوی سریع و هدفمند را برای سازمان‌های بزرگ فراهم کرده‌اند. شما هر میزان از داده‌ها را می‌توانید در این سیستم‌ها ذخیره کرده، مکاتبات اداری و سازمانی خود را در آنها انجام داده و در نهایت در بین داده‌های خود جستجو کنید.
از سوی دیگر، فراموش نکنید که هزینه استفاده از این سیستم اتوماسیون اداری نیز بسیار مناسب است. در صورتی که شما هم به دنبال خرید این سیستم‌ها هستید، پیشنهاد می‌کنیم همین حالا با کارشناسان ما تماس بگیرید.
سوالات متداول
مزایای جستجوی پیشرفته و سریع مکاتبات در اتوماسیون اداری شامل چه مواردی است؟
صرفه‌جویی در زمان، دسترسی سریع و راحت به اطلاعات و مکاتبات موردنیاز، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و بالارفتن امنیت داده‌ها از جمله مهم‌ترین این مزایا به شمار می‌آیند.
سیستم اتوماسیون اداری آوات، چه مزایایی را در جستجوی سریع مکاتبات فراهم کرده است؟
امکان جستجو در کارتابل، جستجو در انواع نامه‌های ایجاد و حذف شده و همین‌طور قابلیت جستجو در انواع ایمیل‌ها از جمله مهم‌ترین این مزایا به شمار می‌آیند.
دو روش اصلی برای جستجو سریع مکاتبات در اتوماسیون اداری چیست؟
روش اول جستجوی ساده است که در آن شما می‌توانید با واردکردن کلیدواژه‌های موردنیاز خود فرایند جستجو را انجام دهید. روش دوم روش پیشرفته برای جستجو است که در آن می‌توانید پارامترهای متعددی را وارد کرده و دامنه جستجوی خود را محدود کنید تا سریع‌تر نتیجه بگیرید.
جستجوی معنایی مکاتبات در اتوماسیون اداری به چه معناست؟
این نوع جستجو دارای فرایند یادگیری بوده و می‌تواند رفتار شما را تشخیص دهد، می‌توانید از کلمات مترادف برای جستجو در مکاتبات اداری و سازمانی خود استفاده کرده و در نهایت، این اجازه را به شما می‌دهد تا بتوانید از ریشه کلماتی که در نظر دارید، در فرایند جستجو استفاده کنید.