شاخص کلیدی عملکرد یا kpi چیست؟

آیا تا به حال با جملاتی مثل «این کار خوب بود» یا «پروژه به اهدافش نرسید» مواجه شده‌اید؟ چنین ارزیابی‌هایی را بارها شنیده‌ایم، اما مشکل اصلی‌شان چیست؟ آن‌ها بیشتر بر اساس برداشت‌های شخصی بیان می‌شوند و معیار مشخصی ندارند.

در دنیای کسب‌وکار، موفقیت، بهره‌وری و پیشرفت نیاز به سنجش دقیق دارند. ارزیابی کیفی به‌تنهایی کافی نیست و برای تصمیم‌گیری بهتر، باید داده‌های قابل‌اندازه‌گیری در اختیار داشت. اینجاست که شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) اهمیت پیدا می‌کنند.

KPI ابزاری است که میزان موفقیت یک سازمان را در رسیدن به اهدافش نشان می‌دهد. اما دقیقاً چه چیزی یک شاخص را به KPI تبدیل می‌کند؟ چگونه می‌توان آن را تعیین کرد و برای بهبود عملکرد از آن بهره برد؟ در ادامه به این پرسش‌ها پاسخ خواهیم داد.

KPI  چیست؟

KPI مخفف Key Performance Indicator  به معنای «شاخص کلیدی عملکرد» است. درک چگونگی اندازه گیری موفقیت در هر کسب و کاری بسیار مهم است. شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI ها به عنوان معیارهایی عمل می‌کنند که اثربخشی عملیات مختلف شرکت را ردیابی و تجزیه و تحلیل می‌کنند. KPI ها، اندازه‌گیری‌های کمی هستند که به کسب و کارها کمک می‌کنند عملکرد خود را در برابر اهداف استراتژیک خود بسنجند. چه افزایش فروش، بهبود رضایت مشتری و یا ارتقای کارایی عملیاتی مدنظر باشد، KPIها به وضوح نشان می‌دهند که یک کسب‌وکار کجای مسیر ایستاده است و کجا باید تلاش‌های خود را برای دستیابی به نتایج دلخواه متمرکز کند. به کمک شاخص کلیدی عملکرد، رویکرد اعضای مختلف یک سازمان برای سنجش عملکرد، یکسان می‌شود.

انواع شاخص‌های کلیدی عملکرد و کاربردهای آن‌ها

گام بعدی در پاسخ به سوال KPI چیست، بررسی انواع دسته‌بندی‌های شاخص‌ های کلیدی عملکرد است. KPI ها در دسته‌های مختلفی طبقه‌بندی می‌شوند که هر کدام از آن‌ها کاربرد خاص خود را دارند. در ادامه، مهم‌ترین انواع KPI را بررسی می‌کنیم:

انواع رایج  KPIفارغ از کسب و کارها عبارت‌اند از:

1. kPI استراتژیک: معمولاً به سطوح بالای فعالیت یک سازمان اشاره دارند و به‌طور کلی نحوه عملکرد یک شرکت را نشان می‌دهند. بازده سرمایه‌گذاری، حاشیه سود و درآمد کل شرکت، بخشی از این شاخص‌های کلیدی عملکرد استراتژیک هستند.
2. KPI عملیاتی: این KPIs معمولاً در زمان کوتاه‌تری (ماهانه یا روزانه) تعریف می‌شوند و عملکردهای خاصی را بررسی می‌کنند.
3. KPI عملکردی: این KPIs به بخش‌های خاص شرکت مربوط می‌شوند، مانند بخش مالی یا بازاریابی. تعداد فروشندگان جدید ثبت‌شده در سیستم حسابداری یا تعداد کلیک‌های ایمیل‌های ارسالی از دیگر نمونه‌های KPI عملکردی هستند.
4. ‎ KPI پیشرو/پسرو: شاخص‌های کلیدی عمکرد پیشرو، پیش‌بینی‌کننده تغییرات آینده هستند، در حالی که KPIs تاخیری، نتایج گذشته را نشان می‌دهند. مثلا تعداد ساعات اضافه‌کاری، یک KPI پیشرو و حاشیه سود، یک KPI پسرو در نظر گرفته می‌شوند.
5. متداول‌ترین KPI ها عبارت‌اند از:
6. KPI مالی: معمولاً بر درآمد و حاشیه سود تمرکز دارند. مثل: نسبت‌های نقدینگی، نسبت‌های سودآوری و نسبت بدهی به دارایی‌ها
7. KPI تجربه مشتری: بر کارایی مشتری، رضایت و وفاداری تمرکز دارند. مشابه: تعداد درخواست‌های جدید مشتری، مدت زمان پاسخ‌دهی، رضایت مشتری.
8. KPI عملکرد فرایند: برای اندازه‌گیری کارایی عملیات در سراسر سازمان استفاده می‌شوند. مثل: کارآیی تولید، زمان چرخه کل
9. KPI بازاریابی: به اندازه‌گیری اثربخشی کمپین‌های بازاریابی کمک می‌کنند. به عنوان مثال: ترافیک سایت، نرخ تبدیل محتوای کال تو اکشن(CTA) به عمل.
10. KPI فناوری اطلاعات (IT): برای ارزیابی عملکرد بخش IT سازمان استفاده می‌شوند. مثل: زمان خرابی سیستم، تعداد تیکت‌های کارمندان برای رفع اشکال‌ها و اقدامات عملی بخش کارشناسان آی‌تی.
11. KPI فروش: به‌طور خاص برای تحلیل فرآیند فروش و درک بهتر از عملکرد این فرایند استفاده می‌شوند. مثل: ارزش عمر مشتری (CLV)، هزینه جذب مشتری (CAC)
12. KPI منابع انسانی: برای ارزیابی عملکرد کارکنان و رضایت آنها استفاده می‌شوند. به طور نمونه: نرخ غیبت، تعداد ساعات اضافه‌کاری و رضایت کارکنان.

مشخصات یک KPI خوب و کاربردی

به طور کلی یکی از مهم‌ترین الگوها برای تعیین KPI، روش SMART است. این روش، یکی از الگوهای مرسوم برای تعیین اهداف کاربردی است. اما هدف‌گذاری به روش SMART به چه شکل انجام می‌شود؟

هدف‌گذاری به روش SMART

برای تعیین اهداف در یک مسیر کاری، روش‌های مختلفی وجود دارد که یکی از ساده و پرکاربردترین آن‎‌ها، روش SMART است. الگوی پیشنهادی این روش به این قرار است که اهداف باید دارای مشخصات پنج‌گانه زیر باشند:

1. مشخص(Specefic):  اهداف باید روشن و دقیق مشخص شوند.
2. قابل اندازه‌گیری(Measurable): عملکرد با سنجه‌های قابل اندازه‌گیری سنجش شود.
3. قابل دسترسی(Attainable): اهداف باید دست‌یافتنی باشند
4. مرتبط(Relevant): ارتباط اهداف با جنس کسب و کار شما، مساله‌ای حیاتی است.
5. زمان‌مند(Time-Based): برای تعیین و ارزیابی اهداف، یک بازه زمانی مشخص در نظر بگیرید.

مبتنی بر این الگوی هدف‌گذاری هوشمند و کارآمد، برای اینکه یک KPI  بتواند مشابه تعیین اهداف(SMART) تأثیر مثبتی بر عملکرد کسب‌وکار شما داشته باشد، باید به طور کلی دارای ویژگی‌های زیر باشد:

• ساده باشد(Simple): باید قابل درک و اندازه‌گیری باشد. باید اقدامات را صریح و شفاف بیان کنید بدون اینکه ابهامی برای ذی‌نفعان ایجاد کند. به عنوان مثال، «چه تعداد مشتری در این فصل اضافه کردیم؟» واضح، عملی و همه‌فهم است.
• قابل اندازه‌گیری باشد(Measurable): شاخص‌هایی که نتوان آن‌ها را با اعداد و رقم‌های مشخص ارزیابی کرد، به درد رشد کسب و کار نمی‌خورد.

• قابلیت اجرا داشته باشد(Actionable): تعیین KPI ها باید به اقداماتی منجر شوند که عملکرد شرکت را بهبود بخشند. تعیین اهداف واقع‌بینانه و قابل دستیابی برای انگیزه دادن به کارکنان و اطمینان از پیشرفت بسیار مهم است. به عنوان مثال، یک KPI ممکن است «هر X ماه یکبار با مشتریان تماس بگیرید» باشد که پیگیری آن راحت‌تر از یک هدف بزرگ و پیچیده است. یک شاخص عملکردی نباید بیش از حد آرمانی یا دست‌نیافتنی باشد.

• مرتبط تعریف شوند(Relevant): باید برای تیم‌ها یا استراتژی‌های خاص در سازمان مناسب باشد. به عنوان مثال، مدیر فروش ممکن است پیگیری کند که آیا مشتریانی که چاپگر خریداری کرده‌اند، جوهر هم می‌خرند یا خیر تا فرصت‌های فروش متقابل را شناسایی کند. مربوط بودن شاخص کلیدی عملکرد باعث می‌شود که افراد مناسب مسئول اندازه‌گیری و بهبود KPI ها باشند.

• هم‌راستا با اهداف سازمان باشد(Align): KPIها باید مستقیماً با استراتژی و اهداف کلان سازمان همسو باشند. شاخص کلیدی عملکرد باید از اهداف استراتژیک کلی سازمان پشتیبانی کنند و نباید با یکدیگر تضاد داشته باشند. به عنوان مثال، یک شرکت که بر رضایت مشتری تمرکز دارد، ممکن است حفظ مشتری را به جذب مشتریان جدید ترجیح دهد.
• دارای بازه زمانی مشخص باشد(Time-bound): برای هر KPI باید یک دوره زمانی برای اندازه‌گیری آن تعیین شود. زمان‌های نامحدود و بدون ابتدا و انتها برای بررسی KPI، نتایجی غیرملموس به شما می‌دهد.

چگونه  KPIهای مناسب کسب‌وکار خود را انتخاب کنیم؟

پاسخ هدفمند به سوال KPI چیست، به همین جا محدود نمی‌شود. انتخاب KPI مناسب و کارآمد بستگی به اهداف کسب‌وکار دارد. برای انتخاب صحیح، این مراحل را دنبال کنید:

1. اهداف سازمان را مشخص کنید: بعد از اینکه پاسخ دقیق KPI چیست را پیدا کردید، تعیین کنید که چه چیزی برای سازمان شما مهم است.
2. شاخص‌های مرتبط را انتخاب کنید:  KPIهایی را انتخاب کنید که مستقیم‌ترین ارتباط را با اهداف شما دارند.
3. معیارهای قابل اندازه‌گیری را مشخص کنید:  KPIها باید به‌صورت عددی و کمی قابل ارزیابی باشند.
4. نرم‌افزارهای مناسب را به کار بگیرید: استفاده از اتوماسیون اداری می‌تواند در اندازه‌گیری و پیگیری KPIها بسیار مفید باشد.
5. به‌طور مداوم داده‌ها را بررسی و تحلیل کنید: بررسی مرتب KPIها باعث می‌شود که بتوانید استراتژی‌های خود را بهبود ببخشید.

مراحل تعیین KPI در کسب و کار

گام بعدی، از پاسخ به سوال KPI چیست، ترسیم مسیر تعیین KPI در کسب و کار است. فارغ از نوع کسب و کار و نیازهای هر کاربر، مراحل تعیین KPI در کسب و کار عبارت‌اند از:

1. ترسیم وضعیت جاری: اولین قدم شما این است که به هدف سازمان خود نگاه کنید و یک معیار یا نشانگر قابل اندازه گیری را از جایی که اکنون هستید، شناسایی کنید.
2. شما می خواهید این اقدامات را تا حد امکان بیان کنید. به عنوان مثال، «تعداد مشتریان جدید» خوب است، اما شناسایی تعداد مشتریان جدید در یک بازه زمانی معین یا تعداد مشتریان جدید برای یک محصول یا استراتژی خاص بهتر است.
3. تعیین هدف: در مرحله بعد، شما باید یک هدف را شناسایی کنید، یک نمایش عددی از جایی که می خواهید با این هدف باشید. این باید مستقیماً با معیاری که نشان می دهد اکنون در کجا هستید قابل مقایسه باشد. همچنین باید شامل یک دوره زمانی باشد که در آن می خواهید به هدف برسید.
4. تعیین منبع داده: ‌معمولاً مکان‌های مختلفی وجود دارد که داده‌ها را ردیابی می‌کنید، بنابراین هر KPI به یک منبع داده کاملاً مشخص نیاز دارد. شما باید بتوانید به راحتی، سریع و عینی تشخیص دهید که این اطلاعات کجا و چگونه ردیابی می شوند.
5. تعیین فرکانس سنجش KPI: در گام بعدی، باید فرکانس یا هر چند وقت یک‌بار گزارش این KPI را تعیین کنید. در حالت ایده‌آل، این حداقل ماهانه خواهد بود. با این حال، KPI های مختلف جدول زمانی متفاوتی دارند که متناسب با هر سازمان قابل تغییر است.
6. تعیین فرد مربوط: در نهایت، مانند هر هدف خوب، هر KPI نیاز به یک مالک دارد. شما باید بدانید که چه کسی مسئول ردیابی و استراتژی با این KPI است.

تفاوت KPI و OKR

یکی از مهم‌ترین سوالات متداول بعد از KPI  چیست، مقایسه این شاخص با OKR است. «اهداف و نتایج کلیدی» یا OKR (Objective and Key Results) و KPIهر دو ابزارهایی برای تعیین اهداف و ارزیابی پیشرفت هستند، اما رویکرد متفاوتی دارند.

• OKR: به شما کمک می‌کند تا اهداف بزرگ و بلندمدت تعیین کنید و برای هر هدف، نتایج کلیدی قابل اندازه‌گیری تعیین کنید. این روش معمولاً برای اهداف فصلی یا سالانه به کار می‌رود و بیشتر به تغییرات استراتژیک و بهبود کلی سازمان می‌پردازد. مثلاً هدف یک تیم فروش می‌تواند «افزایش رضایت مشتری» باشد و نتایج کلیدی آن شامل «افزایش امتیاز رضایت مشتری از 75% به 85%» یا «کاهش زمان پاسخ‌دهی به مشتریان به 2 ساعت» خواهد بود.
• KPI: برای اندازه‌گیری و پیگیری عملکرد در فرآیندهای جاری و موجود است. این شاخص‌ها معمولاً به‌طور مداوم و در زمان واقعی اندازه‌گیری می‌شوند و به شما کمک می‌کنند تا روندها را سریع‌تر شناسایی کرده و اصلاحات فوری اعمال کنید. مثلاً KPI برای تیم فروش می‌تواند «تعداد تماس‌های انجام‌شده با سرنخ‌ها در ماه» باشد که به شما کمک می‌کند عملکرد روزمره تیم را اندازه‌گیری کنید.

پس OKR برای تعیین اهداف بلندمدت و دستاوردهای بزرگ و چالش‌برانگیز است در حالی که KPI برای اندازه‌گیری عملکرد فرآیندهای جاری و پروژه‌های موجود استفاده می‌شود. شما می‌توانید از هر دو به‌طور همزمان استفاده کنید: OKR برای هدایت استراتژیک و KPI برای نظارت بر جزئیات اجرایی.

تفاوت‌های OKR و KPI به شکل خلاصه در جدول زیرآورده شده است:

چگونه گزارش KPI آماده کنیم؟

دسته‌بندی و تحلیل حجم وسیع اطلاعات جمع‌آوری‌شده توسط یک شرکت و شناسایی KPIهایی که برای تصمیم‌گیری مؤثر و مفید هستند، می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. برای آماده‌سازی داشبوردها یا گزارش‌های KPI، مراحل زیر را در نظر بگیرید:

1. تعیین اهداف و مقاصد: KPIها تنها زمانی مفید خواهند بود که به درستی تنظیم و استفاده شوند. پیش از جمع‌آوری داده‌ها و گزارش‌های KPI، ابتدا به درستی به KPI چیست پاسخ دهید، اهداف مشخص خود را تعیین کنید. سپس KPIهایی را انتخاب کنید که دقیقاً دستیابی به این اهداف را اندازه‌گیری کنند و به تصمیم‌گیری کمک نمایند.
2. تدوین الزامات SMART برای اهداف: KPI های مبهم و غیرواقعی ارزش زیادی ندارند. بهتر است روی داده‌هایی تمرکز کنید که خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و محدود به زمان باشند (SMART). این امر کمک می‌کند که KPIها دقیق‌تر و کاربردی‌تر باشند.
3. انعطاف‌پذیری در تغییرات: هنگام جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل داده‌های KPI، آماده باشید که مشکلات تجاری جدیدی پیش آید و نیاز به توجه بیشتر به حوزه‌های مختلف احساس شود. به‌طور مشابه، با تغییر نیازهای کسب‌وکار و مشتری، KPIها باید به‌روز و با شرایط جدید تطبیق یابند.
4. پرهیز از انباشت داده‌ها: ممکن است وسوسه شوید گزارش را با انبوهی از KPIها پر کنید، اما این کار می‌تواند درک گزارش را دشوار کند و تمرکز بر روی معیارهای اصلی را پیچیده‌تر کند. به‌جای این کار، بهتر است گزارش‌های جداگانه‌ای برای هر مسئله یا هدف خاص ایجاد کنید تا هر کدام به‌طور شفاف و دقیق به آن موضوع بپردازند.

این مراحل به شما کمک می‌کنند تا گزارش‌های KPI مؤثر و هدفمند آماده کنید که تصمیم‌گیری‌های کسب‌وکار را بهبود بخشد.

اشتباهات رایج در تعیین و استفاده از KPIها

استفاده نادرست از شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPI) می‌تواند منجر به تحلیل نادرست داده‌ها و تصمیم‌گیری‌های غلط شود. برخی از رایج‌ترین اشتباهات در تعیین و استفاده از KPIها به نقش از وب‌سایت Doerhrm عبارتند از:

1. انتخاب KPIهای نامرتبط با اهداف سازمان: انتخاب شاخص‌هایی که ارتباط مستقیمی با اهداف استراتژیک و اولویت‌های سازمان ندارند، می‌تواند باعث انحراف از مسیر درست شود و نتیجه‌ای بی‌اثر در تصمیم‌گیری‌ها داشته باشد.
2. عدم بررسی مداوم و تحلیل داده‌ها: عدم پیگیری و تحلیل منظم KPIها می‌تواند به عدم شناسایی مشکلات و فرصت‌ها منجر شود. برای بهبود عملکرد، نیاز است که داده‌ها به‌طور مرتب مورد بازبینی و تجزیه‌وتحلیل قرار گیرند تا روند پیشرفت یا ناکامی‌ها شفاف شود.
3. تمرکز غیرمناسب روی KPI: اگر بیش از حد روی یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) یا تعداد کمی از KPI تمرکز کنید، ممکن است به سایر بخش‌های مهم کسب‌وکار خود توجه نکنید. این می تواند باعث عدم تعادل و اتکای بیش از حد به چند معیار شود.
4. استفاده از شاخص‌های پیچیده و دشوار برای سنجش: شاخص‌های پیچیده و غیرقابل فهم ممکن است به تیم‌ها فشار بیاورد و درک صحیح از عملکرد را دشوار کنند. شاخص‌های کلیدی عملکرد باید ساده، قابل فهم و عملی باشند تا بتوانند به درستی ارزیابی شوند و باعث تصمیم‌گیری‌های مؤثر شوند.
5. عدم هماهنگی بین تیم‌ها در اجرای KPIها: زمانی که تیم‌ها درک یکسانی از اهمیت و نحوه اجرای KPIها نداشته باشند، ممکن است از تمرکز و هماهنگی لازم برای دستیابی به اهداف سازمانی کاسته شود. همکاری و هماهنگی میان تیم‌ها در تعیین و نظارت بر KPIها برای دستیابی به نتایج مطلوب ضروری است. همگرایی در این مسیر، کار با نرم افزار مدیریت پروژه به عنوان یک پلتفرم هماهنگ‌کننده کارها را هم سرعت می‌بخشد.

ابزارهای مورد استفاده برای اندازه‌گیری  KPI

ابزارهای متعددی برای جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مرتبط با KPI وجود دارند. برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

•  گوگل آنالیتیکس: ابزاری برای تحلیل KPIهای وب‌سایت
• نرم‌‌افزار مدیریت مشتریان: راهکاری برای مدیریت و بررسی KPIهای مربوط به مشتریان
• نرم افزار مدیریت کارها: نرم افزار مدیریت کارها راه‌حلی برای هماهنگی بهتر بین کارهای شخصی و سازمانی
• اتوماسیون اداری: ابزاری برای نظارت بر عملکرد سازمانی و بهینه‌سازی فرآیندهای کاری مثل نرم افزار مدیریت جلسات

تأثیر اتوماسیون اداری بر بهبود KPI های سازمانی

اتوماسیون اداری و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ارتباطی تنگاتنگ و مکمل دارند. این فناوری با خودکارسازی فرآیندهای روزمره، مدیریت زمان و کاهش خطاهای انسانی، زمینه را برای بهبود عملکرد سازمانی و ارزیابی دقیق‌تر KPIها فراهم می‌کند.

با دیجیتالی‌سازی و خودکارسازی جمع‌آوری و پردازش داده‌ها، اطلاعات موردنیاز برای سنجش عملکرد به‌صورت آنی و بدون خطا در اختیار مدیران قرار می‌گیرد. این قابلیت به سازمان‌ها امکان می‌دهد عملکرد خود را به‌طور مداوم پایش کرده، روند پیشرفت را ارزیابی کنند و تصمیمات بهینه‌تری برای بهبود نتایج بگیرند.

مهم‌ترین تاثیر اتوماسیون اداری بر بهبود KPI های سازمانی عبارت‌اند از:

• دقت بالاتر در داده‌ها: جمع‌آوری و پردازش خودکار اطلاعات، خطاهای انسانی را کاهش می‌دهد.
• افزایش سرعت و کارایی: فرآیندهای دستی حذف شده و ارزیابی KPIها در لحظه ممکن می‌شود
• شفافیت و ردیابی بهتر: مدیریت کارها، جلسات و پروژه‌ها مستند شده و مسیر پیشرفت مشخص می‌شود.
• تصمیم‌گیری داده‌محور: داشبوردهای تحلیلی، بینش بهتری برای اصلاح مسیر و بهبود عملکرد فراهم می‌کنند.

به کارگیری ابزارهایی مثل ابزار اتوماسیون اداری آوات به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای روزمره خود را به صورت هوشمند و کارآمد مدیریت کنند، داده‌ها را به‌طور دقیق و مداوم جمع‌آوری کرده و آن‌ها را برای تصمیم‌گیری‌های مؤثرتر تحلیل کنند. اتوماسیون اداری آوات با ابزارهایی مانند مدیریت جلسات، مدیریت کارها و مدیریت پروژه، سازمان‌ها را در پایش و بهینه‌سازی عملکردشان یاری می‌دهد. در نهایت، آوات، مسیر دستیابی به KPIها را شفاف‌تر، سریع‌تر و کارآمدتر می‌کند.

نتیجه‌گیری

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ابزارهای اساسی برای اندازه‌گیری و ارزیابی موفقیت یک سازمان هستند. این شاخص‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملکرد خود را در برابر اهداف استراتژیک تعیین‌شده ارزیابی کرده و نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنند. انتخاب صحیح KPIها باید بر اساس اهداف خاص و اولویت‌های سازمان صورت گیرد، به‌طوری‌که هر شاخص به طور دقیق نمایش‌دهنده پیشرفت در دستیابی به اهداف کلیدی باشد. برای این منظور، استفاده از ابزارهای مناسب مانند راه‌حل‌های اتوماسیون اداری می‌تواند کمک شایانی به بهبود فرآیندهای کاری و نظارت بر KPIها داشته باشد.

منبع: لینک

سوالات متداول

1-KPI چیست و چرا برای سازمان‌ها و کسب و کارها ضروری است؟

KPI یا شاخص کلیدی عملکرد، یک معیار قابل سنجش است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را در راستای اهداف تجاری ارزیابی کنند. استفاده از KPI به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که پیشرفت‌های خود را در زمینه‌های مختلف (مالی، مشتری، عملیات و …) بررسی کرده و مسیر بهتری برای رسیدن به اهداف ترسیم کنند.

2-چه تفاوتی بین KPI و Metrics وجود دارد؟

بعد از پاسخ به سوال KPI چیست، باید تفاوت آن با مفهوم مشابه به نام Metrics را بررسی کرد. KPI ها شاخص‌هایی هستند که برای سنجش موفقیت در رسیدن به اهداف کلیدی و استراتژیک استفاده می‌شوند، در حالی که  Metrics معمولاً به اندازه‌گیری فعالیت‌ها و فرایندهایی که ممکن است به اهداف نهایی مربوط باشند، می‌پردازند. به عبارت دیگر، تمام KPIs از نوعی Metric استفاده می‌کنند، اما هر Metric لزوماً یک KPI نیست.

3- چگونه باید  KPI‌ها را برای سازمان خود تنظیم کنیم؟

بعد از تسلط بر ابعاد سوال KPI چیست، برای تنظیم  این شاخص باید ابتدا اهداف تجاری واضح و مشخصی تعریف کرده و سپس KPI‌ها را به گونه‌ای انتخاب کرد که اندازه‌گیری آن‌ها بتواند پیشرفت در راستای این اهداف را نشان دهد. علاوه بر این، این KPI‌ها باید واقع‌بینانه، قابل اندازه‌گیری، و قابل دسترسی باشند و با استراتژی‌ها و نیازهای فعلی سازمان هم‌راستا باشند.

4- چه زمانی باید KPI را مرور و بازبینی کنیم؟

برای ایجاد یک پیشرفت مستمر و ملموس و پیوسته، باید شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPI) به طور منظم مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرند تا از تطابق آن‌ها با اهداف تجاری و شرایط محیطی اطمینان حاصل شود. تغییرات در بازار، رقبا یا شرایط اقتصادی ممکن است نیاز به بازنگری و به‌روزرسانی KPI داشته باشد.

5- آیا KPI فقط برای مدیران ارشد کسب و کارها مناسب است؟

خیر، KPI برای تمامی سطوح سازمانی مناسب است. اگرچه که مدیران عالی از KPI برای نظارت بر عملکرد کلی شرکت استفاده می‌کنند، کارکنان و مدیران میانی می‌توانند از آن‌ها برای بهبود فرایندهای خاص، نظارت بر پیشرفت پروژه‌ها و ارزیابی عملکرد خود و تیم‌های مربوطه بهره ببرند.

6-چه عواملی می‌توانند موجب شکست در استفاده از KPI شوند؟

از مهم‌ترین دلایل شکست در استفاده از KPI می‌توان به انتخاب معیارهای نادرست، نداشتن اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری، نداشتن بازخورد منظم، یا ناتوانی در تطابق KPI با شرایط محیطی اشاره کرد. برای جلوگیری از این مشکلات، مهم است که KPI به‌طور مرتب بازبینی و با اهداف سازمان هم‌راستا باشند.

7-‌ اتوماسیون اداری چطور در رسیدن به KPI های یک کسب و کار موثر است؟

اتوماسیون اداری و  KPI‌ها رابطه‌ای مکمل دارند؛ به این معنا که اتوماسیون اداری با خودکارسازی فرآیندهای روزمره، زمان‌بندی، و کاهش اشتباهات انسانی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را بهبود دهند و KPI‌ها را دقیق‌تر اندازه‌گیری کنند. با استفاده از اتوماسیون، داده‌ها به‌طور خودکار جمع‌آوری و پردازش می‌شوند، که این امکان را به مدیران می‌دهد تا به‌طور مستمر عملکرد سازمان را نظارت کنند و تصمیمات بهتری بگیرند.