زمانی که قصد تنظیم اسناد مختلف را دارید، احتمالا نیازمند یک کد یکتا و منحصربه‌فرد خواهید بود که بتوانید با استفاده از آن، اسناد خود را از یکدیگر مجزا کنید. شناسه ملی سند (شمس) کدی رایج است که شما می‌توانید از آن برای انجام این کار استفاده کنید. این شناسه، دسترسی به اسناد و مدارک را برای شما راحت‌تر خواهد کرد، به شما کمک می‌کند تا امنیت اسناد و مدارک سازمان خود را بالاتر برده و از سوی دیگر، می‌تواند به شما کمک کند تا راحت‌تر از اسناد خود نگهداری کنید.
این شناسه از اجزا و بخش‌های مختلفی تشکیل شده است که هریک از آنها خود یک کد چند رقمی هستند. در ادامه این مطلب قصد داریم کمی بیشتر درباره شناسه ملی سند صحبت کرده و اطلاعات مفید و کاربردی را درباره این شناسه در اختیار شما قرار دهیم.
آشنایی با شناسه ملی سند
زمانی که سازمان‌ها قصد دارند مکاتبات اداری خود را انجام داده و اسناد دولتی یا خصوصی را تنظیم کنند، نیازمند یک کد منحصربه‌فرد هستند که نشان‌دهنده رسمی بودن این سند است. به چنین کدی، شناسه ملی سند گفته می‌شود که به اختصاص با نام شمس شناخته می‌شود. یکی از ویژگی‌های بسیار مهم این سند، این است که براساس اطلاعاتی که درون هر سند وجود دارد تنظیم شد و دارای یک بارکد دوبعدی نیز هست که دسترسی به این کد را راحت‌تر می‌کند.
یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از شناسه ملی سند (شمس)، امکان دسترسی به اسناد را راحت‌تر کرده و باعث می‌شود تا افراد و سازمان‌ها راحت‌تر بتوانند آن را پیگیری کنند. زمانی که بارکد آن تنظیم و طراحی شد، شما می‌توانید خیلی راحت آن را روی اسناد مختلف درج کنید و به این ترتیب، یک ابزار ارتباطی بسیار موثر را برای اسناد و مدارک سازمانی خود داشته باشید.
چرا به شناسه ملی سند نیاز داریم؟
دلایل بسیار زیادی وجود دارد که باعث می‌شود تا ما به شناسه ملی سند نیاز داشته باشیم و به همین علت نیز در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری نیز شاهد استفاده از این شناسه هستیم. از جمله مهم‌ترین این دلایل می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- یکی از مهم‌ترین مزایای این شناسه، این است که می‌تواند به بهبود امنیت اسناد شما منجر شده و باعث شود تا بتوانید سیستم امنیتی بهتری را برای نگهداری از اسناد خود داشته باشید.
- از سوی دیگر، برای سازمان‌هایی که فرایندهای پیچیده ثبت اسناد اداری دارند، این شناسه می‌تواند به تسهیل فرایند ثبت اسناد نیز کمک کند.
- این موضوع که هر سند دولتی، دارای یک شناسه یکتا باشد، در آینده باعث می‌شود تا دسترسی به اسناد برای سازمان‌ها راحت‌تر بوده و بتوانند به شکل بهتری از این اسناد استفاده کنند.
- در نهایت، استفاده از این شناسه می‌تواند پیگیری اسناد مختلف در سازمان‌ها را راحت‌تر کند.
چه اطلاعاتی در شناسه ملی سند ثبت می‌شوند؟
همانطور که در بخش‌های قبلی نیز به این موضوع اشاره کردیم، در شناسه ملی سند (شمس) اطلاعات مختلفی ثبت می‌شوند که باعث یونیک و منحصربه‌فرد شدن این شناسه می‌شوند. از جمله اطلاعات ثبت شده در این شناسه، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- شماره نامه: از 20 کاراکتر مختلف تشکیل می‌شوند که این شماره در واقع توسط سازمان یا نهادی که نامه را ارسال کرده، تعیین خواهد شد. یکی از نکاتی که باید درباره این شماره بدانید این است که معمولا از ترکیب اعداد و کاراکترها برای آن استفاده می‌شود. همین موضوع نیز باعث منحصربه‌فرد شدن این شماره خواهد شد.
- کد ملی شخص امضاکننده: هریک از اسناد و مدارکی که از شماره ملی سند پشتیبانی می‌کنند، معمولا توسط شخصی در سازمان امضا می‌شوند. کد ملی شخص امضاکننده این مدارک نیز باید در شناسه ملی سند ثبت شود. در زمان استفاده از نرم افزار مکاتبات اداری نیز باید حتما این موضوع را در نظر داشته باشید.
- تاریخ و ساعت: بخش دیگری از این شماره ملی، مربوط به تاریخ و ساعت ثبت و صدور مدارک و اسناد است. این ساعت نیز تعیین می‌کند که کد نهایی یک کد کاملا منحصربه‌فرد باشد.
- شناسه یکتای عمومی: معمولا اکثر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری که برای مکاتبات اداری مورداستفاده قرار می‌گیرند، دارای یک شناسه یکتای عمومی هستند. این شناسه نیز در کد نهایی ثبت می‌شود.
- پست الکترونیک سازمان ایجادکننده سند: هر سازمانی که سند و مدرک مربوطه را تولید می‌کند، دارای یک پست الکترونیک منحصربه‌فرد و مخصوص به خود است که حتما باید این آدرس پست الکترونیک نیز در شناسه ملی سند (شمس) ثبت شود.
- شناسه ملی سازمان اجرایی ایجادکننده سند: سازمانی که سند را ایجاد کرده، دارای یک شناسه ملی اجرایی است که حتما باید این شناسه نیز در شماره نهایی ثبت شود.
چطور می‌توانیم شناسه ملی سند را در سیستم‌های اتوماسیون خود فعال کنیم؟
یکی از نکات کلیدی و بسیار مهمی که باید درباره این شناسه ملی بدانید، این است که شما می‌توانید آن را در انواع سیستم‌های اتوماسیون اداری فعال کنید که از جمله این سیستم‌ها می‌توان به نرم افزار مدیریت جلسات اشاره کرد. برای این‌که بتوانید این کار را انجام دهید، نیازمند این خواهید بود که مراحل زیر را دنبال کنید:
- در قدم اول نیازمند این هستید که به نهاد ریاست جمهوری مراجعه کرده و نرم‌افزار اسکن مخصوص بارکد این شناسه را دریافت کنید. دقت داشته باشید که برای انجام این کار شما نیازمند دریافت مجوزهای مخصوص خواهید بود.
- در قدم بعدی، باید شبکه دولت را روی سیستم خود راه‌اندازی کنید. سیستم اتوماسیون اداری آوات، این کار را برای شما انجام داده و برای انجام آن نیز می‌توانید مشاوره‌های موردنیاز را از مجموعه آوات دریافت کنید.
- در نهایت، باید اقدام به فعال‌سازی این قابلیت کرده و سیستم جامع پرگار را نیز روی سیستم اتوماسیون خود به‌روزرسانی کنید تا بتوانید از قابلیت‌های آن بهره‌مند شوید.
چرا باید از سیستم اتوماسیون اداری آوات استفاده کنیم؟
اگر شما هم جز آن دسته از افرادی هستید که قصد استفاده از شناسه ملی سند (شمس) در نامه‌ها و اسناد خود را دارید، نیازمند یک سیستم اتوماسیون اداری حرفه‌ای خواهید بود که بتواند این شناسه را مطابق با استانداردهای موجود روی مکاتبات و نامه‌های شما ثبت کند. برای این‌که بتوانید چنین کاری را انجام دهید، نیازمند این خواهید بود که از سیستم اتوماسیون اداری آوات استفاده کنید. استفاده از این سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند مزایای زیادی را در زمینه شناسه ملی سند برای شما به همراه داشته باشد که از جمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- با استفاده از این سیستم، می‌توانید در سریع‌ترین زمان ممکن شناسه ملی اسناد را ثبت کنید.
- مزیت مهم این سیستم این است که ثبت شناسه ملی سند در این سیستم بسیار راحت بوده و نیازی نیست که زحمت زیادی را برای انجام این کار بکشید.
- نکته بعدی که باید به آن دقت داشته باشید، این است که در سیستم اتوماسیون اداری آوات، این امکان برایتان به وجود آمده تا بتوانید خیلی راحت در بین اسنادی که شناسه ملی سند را برای آنها ثبت کرده‌اید جستجو کرده و به موارد موردنیاز خود دسترسی پیدا کنید.
- فراموش نکنید که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری آوات، نسبت به دیگر سیستم‌هایی که امکان ثبت شناسه ملی سند را برای شما فراهم کرده‌اند هزینه مناسب‌تری داشته و همین موضوع نیز به کاهش هزینه‌های سازمانی شما کمک می‌کند.
- در صورتی که برای ثبت شناسه ملی سند (شمس) نیازمند خدمات مشاوره و آموزش باشید، باید بدانید که سیستم اتوماسیون اداری آوات چنین آموزش‌هایی را نیز به کمک کارشناسان خود به شما ارائه می‌دهد و شما برای یادگیری نحوه کار با این سیستم مشکلی نخواهید داشت.
آیا شناسه ملی سند یا همان شمس حتما باید دارای بارکد باشد؟
یکی از سوالات بسیار مهمی که درباره شناسه ملی سند (شمس) پرسیده می‌شود این است که آیا این شناسه ملی حتما باید دارای بارکد باشد؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که بله، شما برای این‌که بتوانید از این شناسه روی اسناد و مدارک خود استفاده کنید، نیازمند این هستید که حتما یک بارکد را روی آنها قرار دهید. این بارکد باید توسط نهاد ریاست جمهوری تهیه شده و وارد سازمان شما شود. پس نیازمند این هستید که مجوزهای لازم برای استفاده از این شناسه را دریافت کرده و سپس با مراجعه به نهاد ریاست جمهوری، بارکد مخصوص به خود را دریافت کنید.
شناسه ملی سازمان اجرایی ایجادکننده سند دقیقا چه نوع شناسه‌ای است؟
همانطور که در بخش‌های قبلی نیز به این موضوع اشاره کردیم، یکی از مهم‌ترین پارامترهایی که در شناسه ملی سند (شمس) ذکر می‌شود، مسئله شناسه ملی سازمان است که در واقع از یک کد 11 کاراکتری تشکیل شده است. نکته بسیار مهمی که باید درباره این کد بدانید این است که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین می‌شود و برای هر سازمان، یک کد منحصربه‌فرد خواهد بود. از سوی دیگر، این کد معمولا از ترکیب اعداد و کاراکترها تشکیل شده و به همین علت، کاملا منحصربه‌فرد خواهد بود.
شناسه یکتای عمومی دقیقا به چه معناست؟
فاکتور بسیار مهم دیگری که در شناسه ملی سند (شمس) اعمال می‌شود شناسه یکتای عمومی مربوط به هریک از سازمان‌ها است که در واقع، توسط نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری تولید می‌شود. این شناسه توسط سیستم اتوماسیون اداری آوات نیز تولید شده و یک شناسه منحصربه‌فرد برای سازمان شما خواهد بود. پس شما می‌توانید با خیالی راحت اقدام به خرید نرم افزار مدیریت مستندات کرده و از این نرم‌افزار استفاده کنید. دقت داشته باشید که این شناسه یکتا در واقع از پروتکل ECE پشتیبانی کرده و از 36 کاراکتر مختلف تشکیل شده است.
شناسه ملی سند چطور می‌تواند روی امنیت مستندات تاثیرگذار باشد؟
احتمالا این سوال برای شما هم به وجود آمده که شناسه ملی سند (شمس) چطور می‌تواند روی امنیت اسناد یک سازمان تاثیرگذار باشد؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که وقتی که اسناد سازمانی با این شناسه تعیین می‌شوند، از یک استاندارد و پروتکل منحصربه‌فرد برای نگهداری آنها استفاده می‌شود. همین موضوع نیز باعث می‌شود تا افراد خارج از سازمان نتوانند به این اسناد دسترسی پیدا کرده و از آنها استفاده کنند.
علاوه بر این به منظور استفاده از این شناسه، شما نیازمند این خواهید بود که یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری را نیز تهیه کنید. این نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، خود از امنیت بالایی برخوردار هستند و به همین علت به شما کمک می‌کنند تا بتوانید داده‌های خود را به امن‌ترین شکل ممکن نگهداری کنید.
نتیجه گیری
شناسه ملی سند (شمس) یکی از مهم‌ترین شناسه‌هایی است که برای نگهداری، بایگانی و دسترسی به اسناد به آن نیاز پیدا خواهید کرد. استفاده از این شناسه به خصوص در سازمان‌های بزرگ از اهمیت بسیار بیشتری برخوردار است. برای این‌که بتوانید از این شناسه در اسناد خود استفاده کنید، نیازمند این خواهید بود که ابتدا مجوزهای موردنیاز را از نهاد ریاست جمهوری دریافت کرده و در قدم بعدی، فرایند اخذ Qr code را آغاز کنید.
اگر شما هم جز آن دسته از افرادی هستید که قصد دارید از این شناسه در سیستم اتوماسیون خود استفاده کرده و اسناد را شناسه‌گذاری کنید، استفاده از خدمات اتوماسیون اداری آوات می‌تواند بهترین انتخاب برای شما باشد. برای استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری آوات، کافی است که همین حالا با کارشناسان مجموعه ما تماس بگیرید.
سوالات متداول
مهم‌ترین مزیت شناسه ملی سند (شمس) چیست؟
این شناسه به بالا رفتن امنیت داده‌های شما کمک کرده و همین‌طور دسترسی به اسناد و مدارک را نیز برایتان راحت‌تر می‌کند.
اطلاعات درج شده در شناسه ملی سند شامل چه مواردی می‌شوند؟
از جمله اجزای مهم شناسه ملی سند می‌توان به مواردی همچون شماره نامه، کد ملی امضاکننده نامه، تاریخخ و ساعت ثبت و صدور نامه، شناسه یکتای عمومی، پست الکترونیک ایجادکننده سند و در نهایت شناسه ملی سازمان اجرایی ایجادکننده سند اشاره کرد.
تاریخ و ساعت ثبت و صدور با چه ساختاری در شناسه ملی سند ثبت می‌شود؟
ساختار مدنظر به‌صورت [YYYY]-[MM]-[DD]T[hh]:[mm]:[ss] خواهد بود که در واقع از 19 کاراکتر مختلف تشکیل شده است. دقت داشته باشید که این ساختار در دنیای امروز با نام استاندارد ISO8601 شناخته می‌شود.
پست الکترونیک سازمان ایجادکننده سند باید چه ویژگی داشته باشد تا در شناسه ملی سند ثبت شود؟
اولا پست الکترونیک حتما باید متعلق به سازمانی باشد که سند را ایجاد کرده و ثانیا باید حتما در شبکه دولت نیز به ثبت رسیده باشد تا بتوانید آن را در شناسه ملی سند یا همان شمس وارد کرده و از آن استفاده کنید.