تصور کنید یک شرکت بزرگ روزانه هزاران درخواست مشتری، پردازش فاکتورها و تأییدیه‌های مالی را مدیریت می‌کند. حالا اگر همه این کارها به‌صورت دستی انجام بشوند، چه اتفاقی می‌افتد؟ احتمال خطا افزایش می‌یابد، زمان زیادی هدر می‌رود و کارکنان به‌جای تمرکز بر وظایف استراتژیک، درگیر کارهای تکراری و زمان‌بر می‌شوند. اینجاست که هایپر اتوماسیون وارد میدان می‌شود!
هایپر اتوماسیون، رویکردی نوآورانه است که با تلفیق فناوری‌هایی همچون هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و دیگر ابزارهای پیشرفته، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فرایندهای خود را در بالاترین سطح ممکن و در کمترین زمان ممکن خودکارسازی کنند.
هایپر اتوماسیون چیست؟
هایپر اتوماسیون (Hyperautomation) یک رویکرد سازمانی و کسب‌وکاری است که به کمک آن، شرکت‌ها می‌توانند فرآیندهای تجاری و فناوری اطلاعات خود را شناسایی، ارزیابی و به طور مؤثر خودکارسازی کنند. این مفهوم شامل استفاده همزمان از مجموعه‌ای از فناوری‌ها، ابزارها و پلتفرم‌های مختلف است که در آن می‌توان به هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشین (ML)، معماری نرم‌افزاری رویدادمحور، اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)، مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM)، سیستم‌های مدیریت فرآیندهای هوشمند (iBPMS)، پلتفرم‌های یکپارچه‌سازی به‌عنوان سرویس (iPaaS)، نرم‌افزارهای پکیجی و دیگر ابزارهای پردازش، تصمیم‌گیری و خودکارسازی اشاره کرد.
تفاوت‌های هایپراتوماسیون و اتوماسیون اداری در شکل معمول به شکل خلاصه در جدول زیر آمده است:
| ویژگی | اتوماسیون | هایپر اتوماسیون |
| تعریف | استفاده از فناوری
برای انجام خودکار وظایف خاص |
یکپارچه‌سازی چندین فناوری برای خودکارسازی حداکثری فرآیندهای تجاری و آی‌تی |
| محدوده اجرا | محدود به فرآیندهای تکراری و ساده | پوشش فرآیندهای پیچیده و چندلایه در سطح سازمان |
| فناوری‌های مورداستفاده | عموما مبتنی بر RPA (خودکارسازی رباتیک فرآیند) | ترکیبی از RPA، هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، پردازش زبان طبیعی و بیگ دیتا |
| انعطاف‌پذیری | محدود به قوانین از پیش تعریف‌شده | دینامیک، تطبیق‌پذیر
و قادر به یادگیری و بهبود مستمر |
| میزان کاهش خطا | کاهش خطا در وظایف تکراری | کاهش خطای کلی سازمان با استفاده از الگوریتم‌های یادگیری و پردازش پیشرفته |
| مقیاس‌پذیری | نیاز به توسعه جداگانه برای فرآیندهای جدید | مقیاس‌پذیر و قابلیت اجرا در کل سازمان با کمترین تغییرات |
اجزای اصلی هایپر اتوماسیون
هایپر اتوماسیون بر پایه یک فناوری واحد نیست، بلکه یک رویکرد جامع است که از ترکیب چندین فناوری مختلف برای خودکارسازی فرآیندها بهره می‌برد. مهم‌ترین اجزای این رویکرد عبارت‌اند از:
- خودکارسازی رباتیک فرآیندها (RPA): اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) این امکان را به شما می‌دهد که نرم‌افزارها طوری تنظیم شوند که ربات‌ها بتوانند به‌طور خودکار وظایف تکراری و ساختاریافته را در سیستم‌های دیجیتال انجام دهند.
- یادگیری ماشین (Machine Learning): یادگیری ماشین (ML) فناوری‌ای است که به سیستم‌ها این توانایی را می‌دهد تا از داده‌ها و تجربیات گذشته برای شناسایی الگوها و بهبود عملکرد خود استفاده کنند. این فرایند بدون نیاز به برنامه‌نویسی دستی، به سیستم‌ها اجازه می‌دهد تا وظایف پیچیده را به‌طور خودکار و با دقت بالاتر انجام دهند.
- هوش مصنوعی (Artificial Intelligence): هدف هوش مصنوعی (AI) ایجاد سیستم‌هایی است که بتوانند مانند انسان‌ها تصمیم‌گیری کرده و مسائل را با استفاده از تفکر منطقی حل کنند.
- کلان‌داده (Big Data): کلان‌داده (بیگ دیتا)، مجموعه‌ای از فناوری‌هاست که به شما این امکان را می‌دهد تا حجم عظیم داده‌هایی که توسط دستگاه‌ها تولید می‌شوند را ذخیره، مدیریت و تحلیل کنید. با استفاده از الگوریتم‌های پیشرفته، این داده‌ها تحلیل می‌شوند تا الگوهای پنهان شناسایی شده و راه‌حل‌های بهینه برای بهبود عملکرد ارائه شود.
- ربات‌های همکار (Cobots): ربات‌های همکار (Cobots) ربات‌هایی هستند که به‌طور مستقیم در کنار انسان‌ها کار می‌کنند و در فرآیندهای تولیدی مشارکت دارند. این ربات‌ها علاوه بر افزایش کارایی، به بهبود روند کار و فرآیندها نیز کمک می‌کنند، به‌طوری که نیروی انسانی و ربات‌ها به‌طور همزمان و هماهنگ با هم فعالیت می‌کنند.
- چت‌بات‌ها: (Chatbots) چت‌بات‌ها سیستم‌هایی هستند که با استفاده از هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و پردازش زبان طبیعی (NLP) طراحی شده‌اند. این سیستم‌ها می‌توانند به‌طور آنی از طریق متن یا صدا با کاربران مکالمه کنند و به سوالات یا نیازهای آن‌ها پاسخ دهند.
- مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM): مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها اشاره دارد که شامل تجزیه و تحلیل، مدل‌سازی و بهبود مستمر فرآیندهای سازمانی است. با استفاده از BPM، شرکت‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کرده، کارایی را افزایش دهند و تجربه مشتری را بهبود بخشند، که در نهایت به آن‌ها کمک می‌کند تا در دستیابی به اهداف تجاری خود موفق‌تر عمل کنند.
کاربردهای هایپراتوماسیون در کسب و کارها
هایپراتوماسیون یا خودکارسازی پیشرفته در دنیای امروز نقش بزرگی در ساده‌سازی و بهبود روندهای روزمره کسب‌وکارها دارد. این تکنولوژی به طرز چشمگیری سرعت و کیفیت خدمات به مشتریان را بالا می‌برد و در زندگی روزمره ما هم تاثیر زیادی دارد. بخشی از مهم‌ترین کاربردهای اتوماسیون عبارت‌اند از:
- خدمات مشتریان: تصور کنید وقتی با یک شرکت تماس می‌گیرید، به جای منتظر ماندن طولانی برای صحبت با یک اپراتور، به سرعت پاسخ دریافت می‌کنید. چت‌بات‌های هوش مصنوعی و ربات‌های نرم‌افزاری کمک می‌کنند که این مکالمات به صورت خودکار و با دقت انجام شود. نتیجه؟ تجربه‌ای سریع‌تر و شخصی‌سازی‌شده برای شما به عنوان مشتری.
- مدیریت درخواست‌ها: فرض کنید در حال ارسال یک درخواست برای یک سرویس هستید. در اینجا هایپراتوماسیون به کمک می‌آید تا درخواست شما سریع‌تر پردازش شود و اطلاعات مورد نیاز به‌طور خودکار تأیید شوند. حتی تقلب‌ها هم به‌طور هوشمند شناسایی می‌شوند، تا شما بتوانید از خدمات بهتر و امن‌تر استفاده کنید.
- بهبود فرایندها و گزارش‌دهی: اگر شما در شرکتی کار می‌کنید یا صاحب کسب‌وکار هستید، جمع‌آوری و گزارش‌گیری از داده‌های مالی همیشه یک کار وقت‌گیر است. هایپراتوماسیون به کمک ابزارهایی مثل نرم افزار گزارش دهی سازمانی این فرآیند را برای شما خودکار می‌کند و موجب می‌شود گزارش‌ها دقیق‌تر، شفاف‌تر و سریع‌تر آماده شوند.
- تحلیل و مدیریت ریسک: اگر شما هم در تصمیم‌گیری‌های مالی یا تجاری هستید، می‌دانید که تجزیه‌وتحلیل داده‌ها چقدر مهم است. هایپراتوماسیون می‌تواند داده‌ها را از منابع مختلف جمع‌آوری کرده و برای شما ارزیابی دقیق‌تری از ریسک‌ها ارائه دهد، تا تصمیم‌گیری‌های بهتر، سریع‌تر و امن‌تر داشته باشید.
- فرایند جذب مشتری: هنگامی که شما به عنوان مشتری جدید به یک سرویس می‌پیوندید، فرآیند پذیرش شما با استفاده از چت‌بات‌ها و هوش مصنوعی به‌طور خودکار انجام می‌شود. این سیستم به‌طور سریع و بدون خطا پروفایل شما را ایجاد می‌کند و تمام اطلاعات مورد نیاز برای ارزیابی ریسک شما را جمع‌آوری می‌کند.
- مدیریت زیرساخت‌های IT: اگر شما در دنیای دیجیتال فعالیت می‌کنید، می‌دانید که امنیت و عملکرد درست سیستم‌ها چقدر مهم است. هایپراتوماسیون این فرآیندها را خودکار می‌کند، تا شما نیازی به نگرانی در مورد پشتیبان‌گیری یا مشکلات امنیتی نداشته باشید.
- مقابله با سواستفاده‌های مالی: شاید در این موقعیت قرار گرفته‌اید که از شما خواسته شده برای انجام یک تراکنش مشخص، اطلاعات بیشتر از حد معمول ارائه دهید. هایپراتوماسیون می‌تواند به طور خودکار داده‌های مربوط به این تراکنش‌ها را جمع‌آوری کرده و در صورت شناسایی فعالیت مشکوک، به‌سرعت این موضوع را گزارش کند.
- تأیید فرایندهای هویتی: اگر شما هر بار که برای خدمات مختلف ثبت‌نام می‌کنید مجبور به تأیید هویت خود هستید، هایپراتوماسیون به شما کمک می‌کند تا این فرآیند به‌طور سریع و خودکار انجام شود. همچنین اگر فعالیت مشکوکی وجود داشته باشد، سیستم هوش مصنوعی به‌سرعت آن را شناسایی خواهد کرد.
- پردازش مالی: درخواست‌های مالی مثل ثبت وام معمولاً زمان‌بر و پیچیده است. اما با کمک هایپراتوماسیون، استخراج داده‌ها و ارزیابی ریسک وام‌ها سریع‌تر انجام می‌شود و شما می‌توانید به‌طور سریع‌تر و مؤثرتری به نتیجه برسید.
صنایعی مانند بانکداری، امور مالی، صنعت و تولید، بیمه، ساختمان و ساخت‌وساز، سلامت و درمان، خدمات مشتری، خرده‌فروشی و منابع انسانی می‌توانند با استفاده از هایپر اتوماسیون تحولی عظیم در عملکرد خود ایجاد کنند. این فناوری به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا پردازش فرم‌های KYC، مبارزه با پول‌شویی، پیش‌بینی دارایی‌های غیرفعال، بهینه‌سازی موجودی انبار، پردازش درخواست‌های بیمه، ردیابی وضعیت پروژه‌ها، مدیریت صورتحساب‌های هوشمند، پشتیبانی از نمایندگان خدمات مشتری، بهبود مدیریت سفارشات و خودکارسازی پردازش رزومه‌ها و زمان‌بندی مصاحبه‌ها را تسریع و دقت بیشتری ببخشند. هایپراتوماسیون این امکان را فراهم می‌آورد تا کارایی و سرعت خدمات در تمامی این صنایع به‌طور چشمگیری افزایش یابد.
مزایای هایپر اتوماسیون در کسب و کارها چیست؟
هایپراتوماسیون مزایای بی شماری هم برای عملکرد یک شرکت و هم برای آسایش کارمندان آن دارد. مهم‌ترین مزایای هایپراتوماسیون برای کسب و کارها عبارت‌اند از:
- یکپارچگی فرآیندها: با استفاده از فناوری‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، شرکت‌ها می‌توانند فرآیندها را با دقت و سرعت بیشتری انجام دهند و خطاها را کاهش دهند.
- افزایش رضایت کارمندان: کارمندان در محیطی هوشمندتر و بدون نیاز به انجام کارهای تکراری، می‌توانند تمرکز بیشتری روی وظایف مهم‌تری داشته باشند.
- تحول دیجیتال سازمان‌ها: با همسو کردن فرآیندها با فناوری‌های جدید، شرکت‌ها می‌توانند چابک‌تر و کارآمدتر شوند.
- کاهش هزینه‌های عملیاتی: ترکیب فناوری‌های هایپراتوماسیون با بازطراحی فرآیندها، می‌تواند هزینه‌ها را تا نزدیک به سی درصد کاهش دهد.
- بهبود تصمیم‌گیری: استفاده از بیگ دیتا و هوش مصنوعی کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌ها دقیق‌تر و هوشمندانه‌تر شوند.
- ارتقای تجربه مشتری: هایپراتوماسیون امکان پاسخگویی سریع‌تر و دقیق‌تر به نیازهای مشتریان و بهبود ارتباطات داخلی را از طریق ابزارهایی مثل نرم افزار مدیریت مشتریان و یا نرم افزار چت سازمانی را فراهم می‌آورد.
- چابکی و انعطاف‌پذیری بیشتر: سازمان‌ها می‌توانند سریع‌تر خود را با تغییرات بازار و نیازهای مشتریان تطبیق دهند.
چالش‌های هایپر اتوماسیون و راه‌حل‌های آن
پیاده‌سازی هایپر اتوماسیون در کسب‌وکارها ممکن است با چالش‌هایی روبرو شود که قابل حل هستند. مهم‌ترین چالش‌ها و راه‌حل‌ها به شرح زیر است:
1- مقاومت در برابر تغییر: بسیاری از افراد از تغییرات می‌ترسند. برای مقابله، جلسات آموزشی و مشارکتی برای توضیح مزایای تغییرات و تأثیر آن‌ها بر بهره‌وری و کارایی برگزار کنید.
2- اولویت‌بندی نادرست: سازمان‌ها باید ابتدا فرآیندهای جدید و بهینه را طراحی کنند و سپس به سراغ اتوماسیون آن‌ها بروند. تمرکز باید بر نتایج مطلوب و هدف‌گذاری صحیح باشد.
3- فرایندهای پیچیده: سیستم‌های پیچیده می‌توانند باعث کاهش کارایی شوند. برای جلوگیری از این مشکل، از یک رویکرد مرحله‌ای و منظم در پیاده‌سازی استفاده کنید و ارتباطات تیمی را تقویت کنید.
4- سیستم‌های ناکارآمد: قبل از اضافه کردن هایپر اتوماسیون، زیرساخت‌ها و فرآیندها باید به‌درستی پیاده‌سازی و بهینه‌سازی شوند.
5- عدم حمایت مدیران: برای پذیرش موفق هایپر اتوماسیون، حمایت و هم‌راستایی رهبران ارشد ضروری است. آن‌ها باید اطلاعات و آموزش‌های لازم را فراهم کنند و مزایای این تغییرات را برای تیم‌ها توضیح دهند.
نتیجه‌گیری
پذیرش هایپر اتوماسیون به‌عنوان یک تسهیلگر در مسیر کسب‌وکارها نیازمند توجه به جنبه‌های انسانی و فرآیندی است. برای بهره‌برداری کامل از این تکنولوژی و عبور از چالش‌ها، سازمان‌ها باید مدیریت تغییر را در اولویت قرار دهند. مقاومت در برابر تغییر ممکن است مانع پیشرفت شود، اما با ایجاد فرهنگ شفافیت و همکاری و توضیح مزایای بلندمدت، می‌توان کارکنان را به پذیرش این تغییرات تشویق کرد.
پیاده‌سازی موفق هایپر اتوماسیون تنها زمانی ممکن است که سازمان‌ها فرآیندها و سیستم‌های خود را با دقت و به‌صورت مستند طراحی و اجرا کنند. در این راستا، استفاده از بسترهایی مانند اتوماسیون اداری آوات می‌تواند به ابزاری کارآمد برای افزایش بهره‌وری، بهبود کارایی و دستیابی به اهداف بلندمدت سازمان‌ها تبدیل شود.
سوالات متداول
1- هایپر اتوماسیون چیست؟
هایپراتوماسیون به ادغام چندین فناوری اتوماسیون از جمله اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)، هوش مصنوعی (AI)، ابزارهای یادگیری ماشین و تجزیه و تحلیل داده ها برای خودکارسازی وظایف پیچیده و معمول در سراسر یک سازمان اشاره دارد.
2- تفاوت هایپر اتوماسیون و اتوماسیون سنتی در چه مواردی است؟
هایپراتوماسیون سطح پیشرفته‌تری از اتوماسیون است که به جای خودکارسازی وظایف تکراری، کل فرآیندهای سازمانی را با ترکیب فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشین (ML)، پردازش زبان طبیعی (NLP)، ربات‌های نرم‌افزاری (RPA) و تحلیل داده‌های کلان (Big Data) بهینه می‌کند. در حالی که اتوماسیون وظایف مشخصی را بر اساس قوانین ثابت انجام می‌دهد، هایپراتوماسیون پویا و هوشمند است، می‌تواند یاد بگیرد، سازگار شود و تصمیم‌گیری کند. این تفاوت باعث می‌شود که سازمان‌ها با استفاده از هایپراتوماسیون، بهره‌وری بالاتر، کاهش هزینه‌ها و چابکی بیشتری در محیط رقابتی امروز داشته باشند.
3-فرق بین هایپر اتوماسیون و RPA در چه مواردی است؟
اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) با استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری، وظایف تکراری و مبتنی بر قوانین را خودکار می‌کند. هایپراتوماسیون یک رویکرد پیشرفته‌تر است که علاوه بر RPA، از فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشین(ML) و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای خودکارسازی کل فرآیندهای کسب‌وکار و بهبود تصمیم‌گیری استفاده می‌کند. در حالی که RPA به اتوماسیون وظایف محدود است، هایپراتوماسیون عملیات کامل را بهینه‌سازی می‌کند.
4- چه فناوری‌هایی در هایپراتوماسیون استفاده می‌شوند؟
فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشین (ML)، RPA، مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM)، پردازش زبان طبیعی (NLP) و تجزیه‌وتحلیل کلان‌داده (Big Data) در هایپراتوماسیون نقش مهمی ایفا می‌کنند.
5- تفاوت بین هایپر اتوماسیون و هوش مصنوعی چیست؟
هوش مصنوعی (AI) به شبیه‌سازی هوش انسانی توسط ماشین‌ها برای تحلیل داده‌ها و تصمیم‌گیری اشاره دارد، در حالی که هایپراتوماسیون یک استراتژی است که هدف آن خودکارسازی تمامی فرآیندهای تجاری است. هایپراتوماسیون از ترکیب هوش مصنوعی با فناوری‌های دیگر مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و یادگیری ماشین برای بهبود کارایی و تصمیم‌گیری استفاده می‌کند و بر خودکارسازی تمام وظایف، ساده و پیچیده، در سازمان تمرکز دارد.
6- چند مثال واقعی استفاده از هایپراتوماسیون چیست؟
پردازش خودکار درخواست‌های بیمه، پاسخگویی هوشمند در مراکز تماس، مدیریت خودکار سفارشات در فروشگاه‌های آنلاین و استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری در عملیات مالی و تجمیع کارهای یک پروژه در نرم افزار مدیریت پروژه بخشی از مهم‌ترین مثال‌های استفاده از هایپراتوماسیون در سازمان‌ها و صنایع و کسب و کارها هستند.
7- اتوماسیون اداری آوات چطور می‌تواند در فرایند هایپر اتوماسیون شرکت من موثر باشد؟
نرم افزار ابری آوات با ابزارهایی متنوعی مثل چت سازمانی، مدیریت پروژه و گزارش دهی سازمانی به شما کمک می‌کند تا ضمن تجمیع و داده‌محورکردن اطلاعات، همه کارهای اتوماسیونی خود را در یک بستر یکپارچه و کاربردی انجام دهید.