نرم افزار ATS چیست و چه کاربردی دارد؟

آیا تاکنون برایتان پیش آمده که به عنوان یک کارفرما یا متخصص منابع انسانی به دنبال روشی سریع و دقیق برای بررسی رزومه‌های دریافتی باشید؟ نرم‌افزار ATS (Applicant Tracking System) ابزاری است که به شما کمک می‌کند تا فرآیند انتخاب افراد مناسب را تسهیل و بهینه کنید. این نرم‌افزار به‌طور خاص برای مدیریت فرآیند استخدام طراحی شده و با پردازش خودکار رزومه‌ها و اطلاعات متقاضیان، زمان و انرژی زیادی را برای شما صرفه‌جویی می‌کند. در این مقاله قصد داریم به شما توضیح دهیم که ATS چیست، چگونه کار می‌کند و چه کاربردهایی در انتخاب بهترین کاندیداها دارد.

نرم افزار ats چیست؟

نرم‌افزار ATS (Applicant Tracking System) یک ابزار فناوری است که برای مدیریت و اتوماسیون فرآیندهای استخدام طراحی شده است. این سیستم به کارفرمایان و تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند تا رزومه‌ها و درخواست‌های شغلی را به‌طور خودکار دریافت، مرتب‌سازی و بررسی کنند.

نرم‌افزار ATS قادر است اطلاعات مختلف از جمله مهارت‌ها، تجربیات کاری و تحصیلات متقاضیان را استخراج کرده و بر اساس معیارهای خاص هر شرکت، کاندیداها را رتبه‌بندی کند. این سیستم به‌ویژه در سازمان‌هایی با حجم بالای درخواست‌های شغلی مفید است و به‌طور چشمگیری زمان مورد نیاز برای انتخاب افراد مناسب را کاهش می‌دهد. همچنین، استفاده از ATS باعث بهبود دقت و شفافیت در فرآیند استخدام می‌شود.

نحوه کارکرد نرم افزار ATS

نرم‌افزار ATS به‌طور خودکار رزومه‌ها و درخواست‌های شغلی را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل می‌کند. هنگامی که متقاضیان رزومه خود را ارسال می‌کنند، سیستم اطلاعات موجود در رزومه‌ها را استخراج کرده و آن‌ها را بر اساس کلمات کلیدی، مهارت‌ها، تحصیلات، تجربیات کاری و سایر معیارهای تعیین‌شده توسط کارفرما ارزیابی می‌کند.

ATS به‌طور معمول از الگوریتم‌های جستجو و رتبه‌بندی استفاده می‌کند تا بهترین کاندیداها را شناسایی و دسته‌بندی کند. این سیستم رزومه‌ها را به‌طور خودکار به نفع کارفرما فیلتر کرده و تنها کاندیداهایی که با معیارهای خاص هم‌خوانی دارند را برای مرحله بعدی بررسی، مصاحبه یا انتخاب ارسال کند.

مزایای استفاده در فرایند استخدام

مزایای استفاده از این ابزار در ادامه بررسی می‌شود.

صرفه‌جویی در زمان و هزینه

استفاده از نرم‌افزار ATS به‌شدت زمان مورد نیاز برای بررسی رزومه‌ها را کاهش می‌دهد. به جای اینکه تیم منابع انسانی به‌صورت دستی رزومه‌ها را مرور کند، ATS این فرآیند را به‌طور خودکار انجام می‌دهد و تنها کاندیداهای مناسب را برای مراحل بعدی انتخاب می‌کند. این صرفه‌جویی در زمان، امکان بررسی تعداد بیشتری از متقاضیان را در زمان کمتر فراهم می‌کند و به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که با سرعت بیشتری افراد مناسب را انتخاب کنند. این سیستم به کاهش هزینه‌های منابع انسانی و استخدام کمک می‌کند.

استفاده از نرم ‌افزار مدیریت کارها به کارکنان کمک می‌کند تا وظایف خود را به‌صورت مؤثرتر پیگیری کرده و از پراکندگی اطلاعات جلوگیری کنند.

دقت بالا در انتخاب کاندیداها

نرم‌افزار ATS به‌دلیل توانایی فیلتر کردن رزومه‌ها بر اساس معیارهای دقیق و کلمات کلیدی خاص، دقت بالایی در انتخاب کاندیداها دارد. به‌عنوان مثال، اگر شرکت شما به دنبال افرادی با مهارت خاصی باشد، ATS رزومه‌هایی که شامل آن مهارت هستند را به‌سرعت شناسایی کرده و از میان آن‌ها بهترین گزینه‌ها را معرفی می‌کند. این ویژگی به کارفرمایان کمک می‌کند تا از بین تعداد زیادی متقاضی، افراد کاملاً متناسب با نیازهای شغلی خود را پیدا کنند.

کاهش خطاهای انسانی

بررسی دستی رزومه‌ها ممکن است با خطاهای انسانی همراه باشد، از جمله از دست دادن برخی از رزومه‌ها یا ارزیابی نادرست آن‌ها به دلیل فشار زمانی. ATS با استفاده از الگوریتم‌های پیشرفته، تمامی رزومه‌ها را به‌طور یکسان و بدون تأثیرگذاری از حواس‌پرتی یا اشتباهات انسانی بررسی می‌کند. این سیستم اطمینان می‌دهد که هیچ‌یک از کاندیداها به دلیل خطای انسانی از روند بررسی حذف نشوند و تمامی رزومه‌ها به‌طور کامل ارزیابی شوند.

بهبود تجربه کاربری برای متقاضیان

یکی از مزایای ATS برای متقاضیان شغل، فرآیند ساده‌تر و سریع‌تر ارسال رزومه است. بسیاری از نرم‌افزارهای ATS امکان ارسال آنلاین رزومه را به‌طور مستقیم از طریق وب‌سایت شرکت‌ها فراهم می‌کنند و به این ترتیب متقاضیان می‌توانند به‌راحتی رزومه خود را ارسال و وضعیت درخواست خود را پیگیری کنند.

مدیریت بهینه داده‌ها و گزارش‌ها

نرم‌افزار ATS این امکان را به مدیران منابع انسانی می‌دهد تا اطلاعات استخدامی را به‌طور مؤثر مدیریت کنند. این سیستم داده‌های مختلفی مانند تعداد متقاضیان، معیارهای ارزیابی، عملکرد فرآیند استخدام و غیره را ثبت و گزارش می‌دهد. با دسترسی به چنین گزارش‌هایی، شرکت‌ها روندهای استخدام خود را بررسی و تصمیمات استراتژیک بهتری در آینده اتخاذ می‌کنند. این امر به ویژه برای شرکت‌های بزرگ که نیاز به مدیریت پیچیده‌تری دارند بسیار مفید است.

چگونه ats مناسب برای کسب و کار خود را انتخاب کنیم؟

انتخاب نرم‌افزار ATS مناسب برای کسب‌وکار شما به عوامل مختلفی بستگی داشته و تاثیر زیادی بر کارآیی فرآیند استخدام دارد. در اینجا چند مرحله مهم برای انتخاب نرم‌افزار ATS مناسب آورده شده است:

شناسایی نیازهای کسب‌وکار

قبل از هر چیزی باید مشخص کنید که چه ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی برای کسب‌وکار شما ضروری هستند. آیا به دنبال یک ATS ساده برای پردازش رزومه‌ها هستید یا نیاز به ویژگی‌های پیشرفته مانند مدیریت فرایندهای مصاحبه، ارزیابی کاندیداها یا اتوماسیون ارتباط با متقاضیان دارید؟ شناسایی نیازهای خاص شما اولین قدم در انتخاب بهترین سیستم است.

بررسی قابلیت‌های نرم‌افزار

هر نرم‌افزار ATS ویژگی‌های خاص خود را دارد. مهم است که نرم‌افزاری را انتخاب کنید که قابلیت‌هایی مانند اسکن خودکار رزومه‌ها، جستجو و فیلتر کردن کلمات کلیدی، تهیه گزارش‌های دقیق و یکپارچگی با سایر ابزارهای مدیریت منابع انسانی را داشته باشد. همچنین، باید مطمئن شوید که نرم‌افزار توانایی پشتیبانی از تعداد رزومه‌های دریافتی در مقیاس کسب‌وکار شما را داشته باشد.

کاربرپسند بودن نرم‌افزار

نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید باید برای تیم منابع انسانی شما کاربرپسند بوده و نیاز به آموزش پیچیده نداشته باشد. اگر کارکنان شما برای استفاده از این نرم‌افزار راحت نباشند، موجب کاهش کارآیی می‌شود. انتخاب ATS با رابط کاربری ساده و دسترسی راحت به اطلاعات فرآیند استخدام را بهبود می‌دهد.

مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری

اگر کسب‌وکار شما در حال رشد است، باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که مقیاس‌پذیر باشد و بتواند نیازهای آینده شما را پاسخ دهد. علاوه بر این، انعطاف‌پذیری نرم‌افزار در سازگاری با تغییرات در فرآیند استخدام، مهم است.

هزینه و ارزش افزوده

هزینه نرم‌افزار ATS یکی از مهم‌ترین عوامل در انتخاب آن است. باید هزینه‌های نرم‌افزار را با ویژگی‌ها و مزایای آن مقایسه کنید. به‌علاوه، باید توجه داشته باشید که برخی از نرم‌افزارهای ATS ممکن است هزینه‌های پنهانی مانند هزینه‌های پشتیبانی، آموزش و یا به‌روزرسانی‌های مداوم داشته باشند.

یکپارچگی با سیستم‌های دیگر

مطمئن شوید که نرم‌افزار ATS شما قادر به یکپارچه شدن با سایر سیستم‌های مورد استفاده در کسب‌وکار شما مانند سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS) یا نرم‌افزارهای حسابداری است. این یکپارچگی به صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاهای داده‌ای کمک می‌کند.

پشتیبانی و خدمات مشتریان

قبل از خرید، مطمئن شوید که شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار ATS پشتیبانی خوبی ارائه می‌دهد. پشتیبانی به‌موقع در زمان بروز مشکلات یا نیاز به مشاوره به حفظ عملکرد بهینه سیستم کمک می‌کند.

اشتباهات رایج در استفاده از ats و چگونگی جلوگیری از انها

در استفاده از نرم‌افزار ATS، برخی اشتباهات رایج می‌توانند کارایی این سیستم را کاهش داده و منجر به انتخاب نادرست کاندیداها شوند. در اینجا به چند اشتباه رایج و نحوه جلوگیری از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

عدم استفاده صحیح از کلمات کلیدی

یکی از اصلی‌ترین اشتباهات در استفاده از ATS، استفاده نادرست یا ناکافی از کلمات کلیدی در رزومه‌ها است. بسیاری از نرم‌افزارهای ATS رزومه‌ها را بر اساس کلمات کلیدی خاص جستجو می‌کنند. اگر متقاضیان یا تیم منابع انسانی از کلمات کلیدی مرتبط با شغل و صنعت استفاده نکنند، ممکن است رزومه‌ها شانس کمتری برای عبور از فیلتر ATS داشته باشند.

برای جلوگیری از این مشکل، باید از قبل کلمات کلیدی مرتبط با شغل و صنعت خود را شناسایی کنید و مطمئن شوید این کلمات در متن رزومه‌ها، آگهی‌های شغلی و معیارهای فیلتر ATS درج شده باشند.

عدم بهینه‌سازی رزومه‌ها برای ATS

رزومه‌هایی که دارای فرمت‌های پیچیده، گرافیک زیاد یا جداول هستند، ممکن است به درستی توسط ATS اسکن نشوند. این امر باعث می‌شود که اطلاعات مهم رزومه از دست برود و سیستم نتواند به‌درستی آن را ارزیابی کند.

رزومه‌ها باید به‌صورت ساده و متنی باشند. استفاده از فرمت‌های استاندارد مانند DOCX یا PDF معمولی و اجتناب از استفاده بیش از حد از گرافیک، جداول یا فونت‌های پیچیده می‌تواند به اطمینان از خواندن صحیح رزومه توسط ATS کمک کند.

فیلترهای بیش از حد محدود کننده

استفاده از فیلترهای بسیار محدود برای انتخاب کاندیداها منجر به حذف افراد با قابلیت‌ها و مهارت‌های مناسب می‌شود. به‌ویژه اگر فیلترهای کلمات کلیدی خیلی محدود باشند، ممکن است برخی از کاندیداهای باکیفیت از فرآیند انتخاب حذف شوند.

فیلترهای ATS باید به‌گونه‌ای تنظیم شوند که بیش از حد محدود نباشند. بهتر است معیارهای انتخاب کمی انعطاف‌پذیرتر و متناسب با نیازهای واقعی شغل باشد تا شانس انتخاب کاندیداهای متنوع‌تر و با تجربه‌های متفاوت افزایش یابد.

عدم نظارت بر عملکرد ATS

برخی از کسب‌وکارها به‌صورت کامل به ATS تکیه می‌کنند و هیچ‌گاه عملکرد آن را بررسی نمی‌کنند. این موضوع ممکن است باعث شود که نرم‌افزار با خطاهایی مواجه شود که در انتخاب کاندیداها تأثیر منفی بگذارد. نرم ‌افزار مدیریت جلسات به تیم‌های کاری این امکان را می‌دهد که جلسات را به‌صورت هماهنگ‌تری برگزار و تمامی جزئیات مورد نیاز را در یک سیستم واحد ذخیره کنند.

باید به‌طور منظم عملکرد نرم‌افزار ATS را بررسی کنید و ارزیابی‌های دقیق از نتایج فیلترها و انتخاب‌ها داشته باشید.

عدم استفاده از گزارش‌ها و تحلیل‌ها

برخی از تیم‌های منابع انسانی از قابلیت‌های گزارش‌گیری و تحلیل نرم‌افزار ATS استفاده نمی‌کنند. این کار باعث می‌شود که آن‌ها نتوانند روندها و الگوهای استخدام را شناسایی کنند و تصمیمات بهتری بگیرند.

استفاده منظم از گزارش‌ها و تحلیل‌ها به شما کمک می‌کند تا روندهای استخدام خود را بررسی کرده و بهینه‌سازی‌های لازم را انجام دهید. همچنین، این اطلاعات به تصمیم‌گیری‌های بهتر در انتخاب کاندیداها کمک می‌کند.

نادیده گرفتن تجربه متقاضیان

برخی از نرم‌افزارهای ATS فقط بر اساس کلمات کلیدی و مهارت‌های خاص اسکن می‌کنند و تجربه و ویژگی‌های دیگر متقاضیان را نادیده می‌گیرند. این موضوع ممکن است باعث شود که کاندیداهایی با توانایی‌ها و تجربه‌های مختلف از فرآیند انتخاب کنار گذاشته شوند.

برای جلوگیری از این مشکل، باید مطمئن شوید که سیستم ATS شما به‌طور جامع و دقیق تمامی جنبه‌های رزومه را بررسی می‌کند، از جمله تجربه‌های کاری و دستاوردهای متقاضیان. تنظیمات ATS باید به‌گونه‌ای باشد که علاوه بر کلمات کلیدی، سایر ویژگی‌های فردی متقاضیان را نیز در نظر بگیرد.

جمع‌بندی

نرم‌افزار ATS ابزاری کارآمد برای ساده‌سازی و تسریع فرآیند استخدام است. با استفاده از این سیستم، کارفرمایان می‌توانند به‌راحتی رزومه‌ها را مدیریت کرده و افراد مناسب را بر اساس معیارهای خاص خود شناسایی کنند. این سیستم موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها می‌شود و دقت فرآیند انتخاب را نیز افزایش می‌دهد. اتوماسیون اداری به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای روزمره خود را به‌صورت خودکار انجام و کارایی را افزایش دهند. با استفاده از اتوماسیون اداری آوات، سازمان‌ها عملیات روزانه خود را به‌طور سریع‌تر و دقیق‌تری انجام داده و زمان بیشتری را برای فعالیت‌های استراتژیک صرف کنند.

سوالات متداول

ATS چه نوع اطلاعاتی را از رزومه‌ها استخراج می‌کند؟

ATS معمولاً اطلاعاتی مانند تحصیلات، تجربیات شغلی، مهارت‌ها و کلمات کلیدی موجود در رزومه‌ها را استخراج کرده و بر اساس آن‌ها متقاضیان را ارزیابی می‌کند.

آیا نرم‌افزار ATS فقط برای شرکت‌های بزرگ مناسب است؟

خیر، نرم‌افزار ATS برای شرکت‌های مختلف با هر اندازه‌ای مفید است. حتی کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند از این سیستم برای مدیریت بهتر فرآیند استخدام بهره‌برداری کنند.

آیا برای استفاده از ATS نیاز به دانش فنی خاصی دارم؟

معمولاً نرم‌افزارهای ATS به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که استفاده از آن‌ها آسان باشد. بسیاری از این سیستم‌ها رابط کاربری ساده‌ای دارند و نیازی به دانش فنی پیشرفته ندارید.