از درخواست تا جواب؛ سه قدم برای نوشتن یک نامه مؤثر

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که پس از ارسال یک درخواست، خودتان را تا زمان گرفتن جواب آن، در گفتگویی بی‌صدا پیدا کرده باشید. با هر تیک ساعت، یک امید و یا حتی اضطراب در وجودتان شکل گرفته باشد که آیا جواب نامه را دریافت می‌کنید، آیا جواب نامه مثبت است، آیا مخاطب نامه، درخواست شما را کامل متوجه شده است و …

نامه‌ درخواست، یک نامه رسمی است که برای رسیدن به یک نتیجه مشخص، مانند دریافت اطلاعات، تأمین کالا، اخذ مجوز، تقاضای مساعدت و مواردی مشابه نوشته می‌شود. با نوشتن یک نامه‌ درخواست، از شخصی می‌خواهیم که برای خواندن نامۀ ما وقت بگذارد، درخواست ما را بررسی کند و اقدامی برای آن انجام دهد. اما چگونه می‌توانیم یک نامه‌ درخواست موثر بنویسیم؟ برای نوشتن چنین نامه‌ای، لازم است تا سه قدم اساسی را برداریم. در ادامه به بررسی این قدم‌ها می‌پردازیم.

مشخص بودن هدف نامه

قبل از شروع نوشتن نامه، هدف روشنی داشته باشید و برای خودتان مشخص کنید که به دنبال دست‌یابی به چه نتیجه‌ای هستید.

شاید این جمله‌ی معروف آلبرت انیشتین به گوشتان خورده باشد که اگر نتوانید آن را برای یک کودک شش ساله توضیح دهید، خودتان آن را درک نمی‌کنید. بنابراین قبل از شروع نوشتن، لحظه‌ای وقت بگذارید و مفهوم و یا حتی هدف آن را برای کودک شش ساله‌ای که در ذهن شما زندگی می‌کند، توضیح دهید.

شناخت مخاطب نامه

شناخت درست کسی که درخواست را برای او می‌فرستید، شما را در بیان دلایل و انتخاب لحن و ادبیات صحیح یاری می‌رساند و شانس دریافت پاسخ مطلوب را افزایش می‌دهد. با درک شخصیت، جایگاه و حوزه اختیارات گیرنده، می‌تواند ساختار نامه و ادله شما را تعیین کند؛ به عنوان مثال، مبنای هزینه و فایده برای قانع کردن مدیران عامل ممکن است تأثیر بیشتری داشته باشد. همچنین، لحن و ادبیات که انتخاب می‌کنید باید با نوع رابطۀ شما و مخاطب و موضوع نامه مطابقت داشته باشد؛ به عنوان مثال، وقتی در نامه‌ای مخاطب را به موضوعی ارجاع می‌دهیم که از آن اطلاع قبلی دارد، بسته به اینکه مقام بالادست است یا نه از عبارتی مانند «همان‌طور که مستحضرید» به جای «همان‌طور که در جریانید» استفاده می‌شود.

نشانه‌گذاری برای پیگیری نامه

برای اطمینان از قطع نشدن ارتباط، لازم است تا نشانه‌هایی را به عنوان بهانه یا مرجعی برای پیگیری‌های بعدی در نامه‌تان قرار دهید.

به عنوان مثال می‌توانید از گیرنده نامه بخواهید که بعد از دریافت نامه، رسید یا جوابی به عنوان تائید دریافت نامه برای شما بفرستند. همچنین برای موجه نشان دادن پیگیری‌های بعدی، می‌توانید در متن نامه به اضطرارهای اساسی و یا حیاتی مانند مهلت زمانی تحویل یک پروژه، پایان یک کار، خسارت‌های قابل پیشبینی و مواردی از این دست اشاره کنید.