نرمافزار مکاتبات اداری چیست و چرا انتخاب درست آن اهمیت دارد؟
اگر همین حالا از شما بپرسند آخرین وضعیت یک نامه مهم سازمانی چیست، چقدر زمان میبرد تا جواب بدهید؟
چند دقیقه جستوجو در کارتابلها؟ چند تماس تلفنی؟ یا پرسوجو از چند نفر مختلف؟
در بسیاری از سازمانها، مکاتبات اداری هنوز هم یکی از پنهانترین نقاط اتلاف زمان و انرژی است؛ نامههایی که دیده نمیشوند، درخواستهایی که پیگیریشان فراموش میشود و گردش مکاتباتی که بیش از آنکه به یک سیستم شفاف متکی باشد، به حافظه و پیگیری افراد وابسته است. نتیجه؟ کند شدن تصمیمگیری، دوبارهکاری و از دست رفتن شفافیت در ارتباطات سازمانی.
اینجاست که نرمافزارهای مکاتبات اداری نقش کلیدی پیدا میکنند. این ابزارها با دیجیتالیکردن فرایند نامهنگاری و ایجاد یک جریان مشخص برای ثبت، ارجاع، پیگیری و بایگانی مکاتبات، به سازمانها کمک میکنند ارتباطات رسمی خود را سریعتر، دقیقتر و قابلپیگیریتر مدیریت کنند. حذف مکاتبات کاغذی، کاهش خطاهای انسانی و دسترسی آسان به سوابق نامهها تنها بخشی از مزایای استفاده از این سیستمهاست.
اما با وجود تنوع بالا، انتخاب بهترین نرم افزار مکاتبات اداری در بازار ایران، همیشه ساده نیست. هر سازمان بسته به اندازه، ساختار، میزان مکاتبات و سطح انتظارات خود، نیاز متفاوتی دارد و راهکاری که برای یک مجموعه بزرگ دولتی مناسب است، ممکن است مثلا برای یک تیم استارتاپی و یا در حال رشد کارآمد نباشد.
در این مقاله، ابتدا مهمترین معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار مکاتبات اداری را بررسی میکنیم و سپس، نگاهی مقایسهای به نرمافزارهای رایج مکاتبات اداری در ایران خواهیم داشت. انتخابی که نهتنها پاسخگوی نیازهای امروز باشد، بلکه در مسیر رشد و توسعه آینده نیز همراه شما بماند.
معیارهای کلیدی برای انتخاب بهترین نرم افزار مکاتبات اداری
انتخاب بهترین نرمافزار مکاتبات اداری، تصمیمی صرفاً فنی یا مبتنی بر لیست امکانات نیست؛ بلکه انتخابی استراتژیک برای بهبود سرعت، شفافیت و کارایی فرآیندهای اداری در سازمان. بسیاری از سازمانها در این مرحله صرفاً به وعدهها و توضیحات شرکتهای ارائهدهنده توجه میکنند، در حالی که یک انتخاب درست، نیازمند بررسی معیارهای واقعی، عملیاتی و متناسب با ساختار سازمان است.
پیش از مقایسه نرمافزارها یا بررسی نام برندها، بهتر است بدانیم یک نرمافزار مکاتبات اداری مناسب، چه ویژگیهایی باید داشته باشد و بر اساس چه شاخصهایی میتوان آن را ارزیابی کرد. مهمترین معیارهای انتخاب بهترین نرمافزار مکاتبات اداری عبارتاند از:
- تطابق با نیازهای سازمان و مقیاس کسبوکار: اولین و مهمترین گام در انتخاب نرمافزار مکاتبات اداری، بررسی میزان تناسب آن با اندازه سازمان، تعداد کاربران و حجم مکاتبات روزانه است. نرمافزار انتخابی باید بتواند نیازهای فعلی سازمان را پوشش دهد و در عین حال، با رشد کسبوکار و افزایش کاربران یا مکاتبات، دچار محدودیت یا افت عملکرد نشود.
- تجربه کاربری و سهولت استفاده از کارتابل: رابط کاربری ساده و قابلدرک، نقش مهمی در پذیرش نرمافزار توسط کاربران دارد. طراحی مناسب میز کار، دسترسی سریع به نامهها و قابلیتهایی مانند کارتابل سِمَتمحور باعث میشود کاربران با حداقل آموزش بتوانند از سیستم استفاده کنند. نرمافزارهای پیچیده، نهتنها بهرهوری را افزایش نمیدهند، بلکه احتمال خطای انسانی و مقاومت کاربران را بیشتر میکنند.
- یکپارچگی با سیستمهای موجود سازمان: یک نرمافزار مکاتبات اداری کارآمد باید امکان اتصال و یکپارچگی با سایر سیستمهای سازمانی مانند ایمیل، CRM، ERP یا سامانههای مدیریت اسناد را داشته باشد. این یکپارچگی از دوبارهکاری، ورود اطلاعات تکراری و خطاهای دستی جلوگیری کرده و جریان اطلاعات را متمرکز و قابلپیگیری میکند.
- امنیت اطلاعات و کنترل سطح دسترسی: امنیت، یکی از حیاتیترین معیارها در انتخاب نرمافزار مکاتبات اداری است؛ بهویژه زمانی که اسناد محرمانه یا اطلاعات حساس سازمانی در گردش هستند. امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی، ثبت لاگ فعالیتها، رمزگذاری اطلاعات و کنترل دقیق کاربران، از جمله ویژگیهایی است که باید بهطور جدی مورد توجه قرار گیرد.
- انعطافپذیری و قابلیت سفارشیسازی: هر سازمان، ساختار اداری، فرآیندها و قواعد خاص خود را دارد. نرمافزار مکاتبات اداری مناسب باید امکان سفارشیسازی گردشکارها، فرمها و فرآیندها را متناسب با نیازهای داخلی سازمان فراهم کند؛ بدون آنکه برای هر تغییر، وابستگی به توسعههای پیچیده یا هزینهبر وجود داشته باشد.
- ابزارهای گزارشگیری و تحلیل عملکرد: امکانات گزارشگیری و داشبوردهای مدیریتی به مدیران کمک میکند دید دقیقتری نسبت به وضعیت مکاتبات، سرعت پاسخگویی، میزان ارجاعات و نقاط گلوگاهی فرآیندها داشته باشند. تصمیمگیری مبتنی بر داده، یکی از مزایای مهم استفاده از نرمافزارهای مکاتبات اداری مدرن است.
- پشتیبانی، بهروزرسانی و توسعه مداوم: نرمافزار مکاتبات اداری یک ابزار بلندمدت است و باید توسط تیمی پشتیبانی شود که بهصورت منظم بهروزرسانیهای امنیتی، بهبودهای عملکردی و امکانات جدید ارائه دهد. پشتیبانی پاسخگو و توسعه مداوم، نقش مهمی در پایداری و موفقیت استفاده از سیستم در طول زمان دارد.
- مدل قیمتگذاری منعطف و مقیاسپذیر: در شرایط اقتصادی متغیر، مدل قیمتگذاری نرمافزار اهمیت ویژهای دارد. استفاده از الگوهای منعطف مانند «پرداخت به میزان مصرف» یا اشتراکهای مقیاسپذیر، به سازمانها این امکان را میدهد که متناسب با نیاز واقعی خود هزینه کنند و در صورت رشد یا تغییر شرایط، بدون فشار مالی سیستم خود را توسعه دهند.
راهنمای مقایسه بهترین نرم افزارهای مکاتبات اداری ایرانی
در ایران نرمافزارهای مکاتبات اداری متنوعی وجود دارند و هر کدام ویژگیها و مزایای خاص خود را ارائه میدهند. انتخاب درست نرمافزار، بسته به اندازه سازمان، حجم مکاتبات و نیازهای کاری، میتواند سرعت، شفافیت و دقت در فرآیندهای اداری را بهطور چشمگیری افزایش دهد. در ادامه مهمترین نرم افزارهای مکاتبات اداری ایرانی را با هم مقایسه کردهایم:
1- نرم افزار مکاتبات اداری آوات (محصول ابری چارگون)
نرمافزار مکاتبات اداری آوات، محصول ابری شرکت چارگون، با تکیه بر سالها تجربه این شرکت در حوزه اتوماسیون اداری و با تمرکز بر نیازهای واقعی کسبوکارهای کوچک و متوسط(SMEs)، بهعنوان یک بستر یکپارچه طراحی شده است تا تمامی نرمافزار مکاتبات اداری آوات، محصول ابری شرکت چارگون، با تکیه بر سالها تجربه این شرکت در حوزه اتوماسیون اداری و با تمرکز بر نیازهای واقعی کسبوکارهای کوچک و متوسط(SMEs)، بهعنوان یک بستر یکپارچه طراحی شده است تا تمامی نیازهای مکاتبات سازمانی کاربران را بهصورت ساده، سریع و قابل اطمینان پوشش دهد.
مهمترین ابزارهای نرم افزار مکاتبات اداری ابری آوات عبارتاند از:
- ثبت انواع نامههای اداری به صورت سمتمحور: کارتابل مستقل برای هر سمت سازمانی، مدیریت ساختارمند مکاتبات و کنترل دقیق جریان ورودی و خروجی نامهها
- ارسال و دریافت خودکار نامههای ECE: ارتباط مستقیم، استاندارد و امن با سازمانها و نهادهای دولتی، بدون فرآیندهای دستی و ابزارهای جانبی
- کارتابل نامهها با تعریف سمت برای هر کاربر: مدیریت همزمان چندین کارتابل، نظارت شفاف بر گردش مکاتبات در ساختارهای سازمانی پیچیده
- قالببندی نامهها بدون نیاز به آفیس: ویرایشگر گرافیکی داخلی، طراحی یکباره قالبها و استفاده مکرر بدون وابستگی به نرمافزارهای خارجی
- رابط کاربری اختصاصی برای موبایل: مدیریت مکاتبات و دسترسی به کارتابلها از هر مکان و روی هر دستگاه، با تجربه کاربری روان و سریع
- دسترسی آسان به اطلاعات و سوابق نامهها: نمایش چارت سوابق، مشاهده مسیر گردش، اقدامات انجامشده و دریافتکنندگان هر نامه در یک نگاه
- ارجاع هوشمند نامهها: ارجاع عادی یا محرمانه به چند کارتابل، اطلاع از باز شدن نامه و مدیریت ارجاعهای بازنشده
- اندیکاتور و شمارهگذاری خودکار: تعریف شیوههای شمارهگذاری، تخصیص خودکار شماره و خروجی اکسل از اطلاعات اندیکاتورها
- فرم نامه ساده و چندمنظوره: مناسب برای مکاتبات رسمی بین سازمانی و جایگزینی سریع و کارآمد برای ایمیل در مکاتبات داخلی
- دبیرخانه آنلاین و قابل تنظیم: ایجاد و مدیریت چندین دبیرخانه بر اساس قواعد و چارچوبهای سازمان
به دلیل ساختار ابری، آوات مناسب کسبوکارهای کوچک و متوسط، استارتاپها و تیمهای در حال رشد هست که به دنبال نرمافزار مکاتبات اداری ابری، ساده، سریع و مقیاسپذیر هستند.
2- نرم افزار مکاتبات اداری دیدگاه (محصول نصبی چارگون)
نرمافزار دیدگاه چارگون نرمافزار دیدگاه چارگون با تمرکز بر سازمانهای بزرگ و ساختارمند، مشکلاتی مثل پراکندگی اسناد، تأخیر در پاسخدهی و نگرانیهای امنیتی را بهخوبی حل میکند. این نرمافزار با سیستم یکپارچه و امن خود، شفافیت و پیگیری آسان مکاتبات را تضمین میکند. امکانات کلیدی نرم افزار مکاتبات اداری چارگون عبارتاند از:
- پوشش نیاز سازمانهای بسیار بزرگ: خدمت به کسب و کارهای بزرگ مثل وزارتخانه ها و بانکها
- مدیریت همزمان چند کارتابل: امکان مدیریت چند کارتابل اختصاصی در یک پنجره، روی دسکتاپ و موبایل، بدون سردرگمی
- مشاهده و اقدام هوشمند مکاتبات: خلاصهسازی محتوای مهم با هوش مصنوعی و امکان ارجاع یا اختتام سریع نامهها
- الگوها و فرمهای سفارشی: تعریف الگوهای اختصاصی در وب و موبایل با قابلیت درج اطلاعات داینامی
- تایید و امضای منعطف: ویرایش، تأیید یا امضای پیشنویسها، با ثبت تاریخچه تغییرات و یادداشتگذاری
- تهیه نامه مشابه و چاپ انعطافپذیر: نسخهبرداری سریع از نامهها، چاپ گروهی و فکس با متن اختصاصی برای هر گیرنده
- زیرساخت منعطف دبیرخانه: مدیریت همزمان دبیرخانههای مختلف و اندیکاتورهای سفارشی، همراه با پشتیبانی از نامههای محرمانه
- ارتباطات مکمل درونسازمانی: پیام داخلی و اتصال مکاتبات به پرونده پرسنلی، جلسات و سایر نرمافزارهای سازمان
- یکپارچگی با سیستمهای خارجی: ارسال و دریافت مکاتبات از طریق فکس، ایمیل یا بسترهای تبادل الکترونیک و اتصال با سایر نرمافزارها از طریق API
- کنترل مدیریتی پیشرفته: داشبورد مدیریتی برای تحلیل حجم مکاتبات، سرعت پاسخگویی و عملکرد کاربران
نرمافزار مکاتبات اداری دیدگاه چارگون، به دلیل ساختار نصبی و نیاز به سرور و نگهداشت آن، انتخابی مناسب برای سازمانهای بزرگ و بسیار ساختارمند مانند وزارتخانهها، بانکها و هلدینگها است که حجم بالای مکاتبات، الزامات امنیتی و کنترل مدیریتی پیشرفته دارند.هلدینگها است که حجم بالای مکاتبات، الزامات امنیتی و کنترل مدیریتی پیشرفته دارند.
3- نرم افزار مکاتبات اداری فراگستر
فراگستر یک محیط یکپارچه و کاربرپسند ارائه میدهد که ثبت، توزیع، پیگیری و بایگانی مکاتبات را خودکار و امن میکند. برخی از مهمترین ویژگیهای نرم افزار مکاتبات اداری فراگستر عبارتاند از:
- میز کار اتوماسیون اداری: دسترسی به آمار، وضعیت مکاتبات، کارها و رویدادهای روزانه کاربران و تیمها
- کارتابل و گردش مکاتبات: ثبت، ارجاع، پیگیری و بایگانی انواع نامهها با مدیریت بر حسب سمت سازمانی
- نرمافزار دبیرخانه تحت وب: ثبت مکاتبات از مبادی مختلف (اسکنر، فکس، ایمیل، ECE) و مدیریت بستهها و مرسولات
- تقویم و مدیریت جلسات: ثبت قرارها و جلسات کاری با هشدار ایمیل و پیامک قبل از رویداد
- یکپارچگی با Word و سایر نرمافزارها: ایجاد نامهها در محیط ورد و گردش خودکار آنها در سامانه، همراه با اتصال به سایر سیستمها
- گزارشساز و تحلیل عملکرد کارکنان: ایجاد گزارشهای لحظهای و تحلیل دقیق عملکرد کاربران و مکاتبات
4- نرم افزار مکاتبات اداری همکاران سیستم
این نرمافزار، فرایندهای مکاتبات اداری، شامل نامه، بخشنامه و فرمها را دیجیتالی و یکپارچه میکند و مدیریت، پیگیری و بایگانی آنها را ساده میسازد. از امکانات کلیدی نرمافزار مکاتبات اداری همکاران سیستم میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- مدیریت نامهها: ثبت نامههای وارده، صادره و داخلی، افزودن پیوست، رزرو شماره، جستجوی پیشرفته و تعریف جستجوهای پرتکرا
- پویش اسناد: اسکن، ورود، ویرایش و تبدیل اسناد به نامه، امکان اشتراکگذاری اسکنر بین چند کاربر
- دورنویس: مدیریت دورنویسهای ارسالی و دریافتی و تبدیل آنها به نامه رسمی
- اطلاعات پایه: مدیریت مخاطبین و تعریف الگوهای نامه با یکپارچگی کامل با سیستم راهکاران
- پیام داخلی: ارجاع کار و نامه با امکان افزودن فایل و پیشنویس، ارسال به کارتابل گیرنده یا رونوشت
- کارتابل یکپارچه: مشاهده و مدیریت چند کارتابل و چرخه ارجاعها در یک صفحه، همگام با ایمیل سازمانی
5- نرم افزار مکاتبات اداری یار
یار یک نرمافزار ابری و تحت وب است که مدیریت مکاتبات سازمانی را بدون نیاز به نصب نرمافزار یا سرور فراهم میکند. ویژگیها و امکانات کلیدی این ابزار برای کسبوکارها شامل موارد زیر هستند:
- کارتابل کاربرمحور و سمتمحور: مدیریت دقیق مکاتبات و وظایف بر اساس نقش یا فرد، برای انطباق با ساختار سازمانی
- ارجاع، ضمیمه و هامش خصوصی: ارسال نامهها بدون نمایش متن اصلی، حفظ محرمانگی و امنیت مکاتبات
- امضای الکترونیک و سربرگساز پیشرفته: امکان ایجاد و شخصیسازی اسناد بدون نیاز به برنامهنویسی
- گزارشات و جستجوی پیشرفته: ارائه گزارشهای مدیریتی از روند مکاتبات و عملکرد کارکنان، به همراه جستجوی سریع و دقیق در اسناد
- یکپارچگی با ایمیل و فکس آنلاین: امکان ارسال و دریافت مکاتبات، فکسها و ایمیلها در محیط واحد
- انعطاف و توسعهپذیری: تعریف اشخاص، ارتباط بین مجموعهها و بومیسازی فرآیندها بر اساس نیاز سازما
6- نرم افزار مکاتبات اداری برید
نرمافزار مکاتبات اداری پرگار (برید) این فرایندها را یکپارچه پیگیری میکند و با مدیریت دبیرخانه، چرخه تهیه، پاراف و توزیع نامهها را ساده و سریع میسازد. این سامانه مناسب سازمانهایی است که میخواهند بر مکاتبات و جریان اطلاعات داخلی، کنترل داشته باشند.
امکانات کلیدی نرمافزار شامل این موارد هستند:
- فیلدهای داینامیک: تعریف فیلدهای سفارشی روی الگوهای پیشنویس برای مدیریت بهتر اطلاعات
- ردهبندی موضوعی: نظمدهی نامهها بر اساس موضوع برای دسترسی سریع و دستهبندی منظم
- کارتابل ویژه مدیران: مشاهده تمامی نامههای دریافتی مدیر به صورت آلبوم قابل ورق خوردن
- خروجی آفلاین: دریافت نامهها به صورت PDF رمزنگاریشده با امکان حاشیهنویسی
- جستجوی پیشرفته و گزارشگیری: یافتن نامهها بر اساس موضوع، چکیده، بازه زمانی یا گیرنده
- نمایش گردش نامه: مشاهده مسیر جریان نامهها در سازمان به صورت خط زمانی یا جدول جزئیات
- واترمارک و پنهاننگاری: اضافه شدن لایه واترمارک حاوی اطلاعات کاربری به هر نامه برای امنیت و پیگیری
7- نرم افزار مکاتبات اداری محاسبان
محاسبان با بیش از ۲۰ سال تجربه، مدیریت مکاتبات را برای سازمانهای دولتی، شهرداریها و شرکتهای بزرگ به صورت یکپارچه، سریع و قابل پیگیری ارائه میدهد. از ویژگیها و امکانات کلیدی این نرم افزار مکاتبات اداری میتوان به این موارد اشاره کرد:
- قابلیت سفارشیسازی و بومیسازی: امکان تغییر و تنظیم نرمافزار بر اساس نیازها و فرآیندهای خاص هر سازمان
- یکپارچگی با سایر نرمافزارها: اتصال به سیستمها و سامانههای سازمانی از طریق وبسرویس برای گردش اطلاعات بدون وقفه
- کانورت اطلاعات: انتقال دادهها و مکاتبات موجود به سیستم جدید بدون از دست رفتن اطلاعات، برای راهاندازی سریع
- مدیریت کامل مکاتبات: ثبت، ارجاع، پیگیری و بایگانی نامهها در یک بستر امن و ساختارمند
- راهاندازی سریع: طراحی بهینه برای استقرار در کوتاهترین زمان ممکن و کاهش وقفههای اداری
مقایسه سریع نرمافزارهای مکاتبات اداری در یک نگاه
| نام نرمافزار | مدل ارائه | ویژگیهای کلیدی | ویژگی شاخص | برای کدام مجموعهها مناسب است؟ |
| آوات (چارگون) | ابری | بستر یکپارچه مدیریت مکاتبات و کارها و پروژهها و جلساتاتصال به سایر نرمافزارهاپرداخت به میزان مصرفرابط کاربری ساده و مدرن | ابری(دسترسی آنلاین و امن)تجربه استفاده آسان و کاربرپسندمقرون بهصرفه(پرداخت به میزان استفاده) ابزار یکپارچه همکاری تیمیهوش مصنوعی تخصصی مکاتبات اداریپشتیبانی حرفهای | شرکتهای کوچک و متوسط(3 تا 1000 پرسنل) استارتاپها نیازمند دورکاری |
| دیدگاه (چارگون) | نصبی | مدیریت چند کارتابلمشاهده و اقدام هوشمند، الگوها و فرمهای سفارشی، تایید و امضا، چاپ و نسخهبرداری،ارتباطات درونسازمانی، یکپارچگی API | یکپارچه با راهکارهای مالی و منابع انسانی تجربه سه دهه استقرار موفق امنیت نرمافزاری بالاپشتیبانی حرفهای | سازمانهای بزرگ(بیش از 0100 کاربر)وزارتخانهها و ارگانهای دولتیمجموعههای خصوصی بزرگ |
| فراگستر | نصبی و ابری | میز کار اتوماسیون کارتابل سمتمحور ثبت از منابع مختلف، تبدیل گفتار به متن، | یکپارچگی مکاتبات و گزارشگیری | سازمانهای کوچک و متوسط |
| همکاران سیستم | نصبی و ابری | مدیریت نامههاپویش اسناد، دورنویسکارتابل یکپارچه | یکپارچگی با سیستمهای سازمانی | سازمانهای بزرگ |
| یار | ابری | کارتابل سمتمحور و کاربرمحور کنترل مرکزی، ارجاع و ضمیمه خصوصی، امضای الکترونیک گزارش و جستجوی پیشرفته | تحت وب و بدون نصب | شرکتهای کوچک و متوسط |
| برید | نصبی | فیلدهای داینامیک ردهبندی موضوعی کارتابل ویژه مدیران خروجی آفلاین، | گردش و بایگانی مکاتبات | سازمانهای بزرگ |
| محاسبان | نصبی و آنلاین | یکپارچگی با نرمافزارهاسفارشیسازی و بومیسازیکانورت اطلاعات، مدیریت | گردش و بایگانی مکاتبات | سازمانهای بزرگ |
نرمافزار مکاتبات اداری آوات؛ انتخابی ابری و منعطف برای تیمهای مدرن
بهترین انتخاب برای شرکتهای کوچک و متوسط: نرمافزار مکاتبات اداری آواتِ چارگون
نرمافزار مکاتبات اداری ابری آوات، مکاتبات و ارتباطات شما را از یک کار زمانبر، پراکنده و سنتی به یک فرایند ساده، سریع، امن، قدرتمند و کاملاً قابل پیگیری تبدیل میکند. آوات، متکی بر سه دهه تجربه شرکت چارگون در ساخت و توسعه نرمافزارهای اتوماسیون اداری است. آوات بسیار مقرون به صرفه است چرا که شما بدون نیاز به خرید سرور، تنها به میزان مصرف(تعداد پرسنل و حجم مورد استفاده)، هزینه پرداخت میکنید.
آدر نتیجه، مکاتبات اداری از یک فعالیت صرفا اجرایی فراتر رفته و به بخشی موثر از جریان ارتباطات نوشتاری و فرآیندهای تیمی سازمان تبدیل میشود. آوات با تمرکز بر مدیریت هوشمند مکاتبات سازمانی، کنترل، شفافیت و سرعت را به جریان نامهها بازمیگرداند و تجربهای متفاوت از اتوماسیون اداری آنلاین را در کنار ابزارهایی مثل نرم افزار مدیریت پروژه و مدیریت جلسات پیش روی کاربران قرار میدهد.
مهمترین دلایلی که آوات را به بهترین نرم افزار مکاتبات اداری تبدیل میکند عبارت است از:
- دبیرخانه هوشمند و قابل تنظیم: دبیرخانه در آوات، قلب مکاتبات سازمانی است. میتوانید بر اساس ساختار و قوانین داخلی سازمان خود، چندین دبیرخانه تعریف و مدیریت کنید و جریان ثبت، شمارهگذاری و گردش نامهها را بهصورت دقیق تحت کنترل داشته باشید.
2- کارتابل چندسمتی و سِمَتمحور: در آوات، مکاتبات بر اساس «سِمَت» مدیریت میشوند، نه فقط افراد. هر سمت کارتابل اختصاصی خود را دارد و این ساختار به شما کمک میکند ورودی و خروجی نامهها را حتی در سازمانهای بزرگ، شفاف و منظم دنبال کنید.
3- فرم نامه ساده و چندمنظوره: فرم نامه در آوات بهگونهای طراحی شده که هم پاسخگوی مکاتبات رسمی بینسازمانی باشد و هم جایگزینی کارآمد برای ایمیل در مکاتبات داخلی سازمان؛ ساده، کامل و بدون پیچیدگی.
4- قالبهای چاپی حرفهای بدون نیاز به طراحی: با ویرایشگر گرافیکی آوات، میتوانید قالبهای چاپی اختصاصی سازمان را بدون دانش طراحی بسازید. هر قالب یکبار طراحی میشود و سپس خروجیهای چاپی استاندارد و یکدست از نامهها دریافت میکنید.
5- دسترسی پیوسته از هر مکان و مناسب دورکاری: بهدلیل معماری ابری آوات، دسترسی به مکاتبات اداری دیگر وابسته به مکان یا دستگاه خاصی نیست. کاربران میتوانند در هر زمان و از هر جا، با موبایل، لپتاپ، تبلت یا کامپیوتر، به میز کار مکاتبات اداری خود در آوات دسترسی داشته باشند و فرآیندهای سازمانی را بدون وقفه مدیریت کنند. این ویژگی، انعطافپذیری و سرعت عمل تیمها را به شکل محسوسی، به خصوص در دوران دورکاری افزایش میدهد.
6- سوابق و گردش نامه با یک نگاه: نمایش چارت سوابق نامه به شما این امکان را میدهد که وضعیت هر نامه را در هر لحظه مشاهده کنید؛ اینکه به چه کسانی ارسال شده، چه اقداماتی روی آن انجام شده و در چه مرحلهای قرار دارد.
7- ارجاع هوشمند و قابل پیگیری: در آوات میتوانید یک نامه را با یک یا چند دستور مختلف، بهصورت عادی یا محرمانه، برای چندین کارتابل ارجاع دهید. همچنین از باز شدن نامه توسط گیرنده مطلع شوید و ارجاعهای باز نشده را مدیریت کنید.
8- اندیکاتور و شمارهگذاری خودکار: تعریف شیوه شمارهگذاری نامهها و تخصیص خودکار شماره، یکی از قابلیتهای کلیدی آوات است. علاوه بر این، امکان تهیه خروجی اکسل از اطلاعات اندیکاتورها نیز وجود دارد.
9- نامههای الکترونیک (ECE):آوات امکان ارتباط مستقیم با سایر سازمانها و نهادهای دولتی را از طریق پروتکل استاندارد مکاتبات(Electronic Correspondence Exchange) فراهم میکند. ارسال و دریافت نامههای ECE بهصورت دستی یا خودکار انجام میشود تا مکاتبات برونسازمانی سریعتر و دقیقتر پیش بروند.
10- دستیار هوش مصنوعی بومی: دستیار هوش مصنوعی بومی آوات، فرآیند نگارش مکاتبات اداری را هوشمند، سریع و استاندارد میکند. این دستیار با شناخت کامل از اصول و استانداردهای نامهنگاری رسمی در ایران، به شما کمک میکند متون اداری دقیق و حرفهای تولید کنید.
کافی است یک دستور ساده مانند «یک نامه برای درخواست پایان کار شهرداری بنویس» وارد کنید؛ هوش مصنوعی آوات در چند ثانیه، متن آماده و منطبق با چارچوبهای اداری را در اختیار شما قرار میدهد. این قابلیت، علاوه بر صرفهجویی در زمان، کیفیت مکاتبات سازمانی را افزایش داده و خطاهای رایج در نگارش نامههای رسمی را به حداقل میرساند.
11- هزینه منعطف و مقیاسپذیر: آوات با استفاده از مدل پرداخت به میزان مصرف، امکان مدیریت هوشمند هزینهها را برای سازمانها فراهم میکند. میتوانید متناسب با نیاز فعلی خود- مانند تعداد کاربران، حجم استفاده و امکانات موردنیاز- اشتراک را انتخاب کنید و هر زمان که سازمان رشد کرد یا نیازها تغییر یافت، بهسادگی آن را ارتقا یا تنظیم نمایید. این رویکرد مقیاسپذیر، کنترل بهتر هزینهها و جلوگیری از پرداختهای غیرضروری را، به خصوص برای کسب و کارهای کوچک و متوسط(SMEs) به همراه دارد.
12- یکپارچگی با سایر ابزارهای اتوماسیون اداری: نرمافزار مکاتبات اداری آوات با معماری یکپارچه، امکان اتصال و همافزایی کامل با ماژولهای مدیریت کارها و پروژهها، جلسات و مدیریت مستندات آوات را فراهم میکند تا همه فرآیندهای کاری سازمان در یک بستر هماهنگ و متمرکز مدیریت شوند.
13- پشتیبانی همیشه در دسترس: آوات با ارائه پشتیبانی همیشگی بهصورت تلفنی و درونبرنامهای، کاربران را در تمام مراحل استفاده از نرمافزار همراهی میکند. هدف از این پشتیبانی مداوم، کمک به کاربران برای تسلط کامل بر امکانات اتوماسیون اداری آوات، رفع سریع چالشها و اطمینان از استفاده حداکثری از قابلیتهای سیستم است.
انتخاب بهینه برای سازمانهای بزرگ: نرمافزار مکاتبات اداری دیدگاه چارگون
اگر تعداد پرسنل شما بیش از 1000 نفر است، چارگون با بیش از سه دهه تجربه موفق تولید و توسعه نرمافزارهای نصبی اتوماسیون اداری، با محصول دیدگاه، یک انتخاب ایدهآل است.
جمع بندی
انتخاب بهترین نرمافزار مکاتبات اداری بستگی به چند عامل کلیدی دارد: اندازه و ساختار سازمان، حجم مکاتبات، سطح امنیت، تجربه کاربری، میزان یکپارچگی با سایر سیستمها و هزینههای نگهداری. هیچ نرمافزاری بهصورت مطلق برای همه مناسب نیست؛ بهترین انتخاب، نرمافزاری است که بیشترین تطابق را با نیازهای واقعی سازمان شما داشته باشد.
بررسی نرمافزارهای موجود نشان میدهد که راهکارهای ابری و منعطف برای سازمانهای در حال رشد مزایای قابلتوجهی ارائه میکنند: دسترسی بدون محدودیت مکانی، مقیاسپذیری آسان و مدیریت بهینه هزینهها!
در این میان، آوات با تمرکز بر مدیریت هوشمند مکاتبات، کارتابل سمتمحور، گردش شفاف نامهها، دستیار هوش مصنوعی بومی، یکپارچگی با ابزارهای مدیریت پروژه و جلسات و مدل هزینه منعطف، گزینهای مناسب برای تیمهایی است که به دنبال افزایش نظم، سرعت و شفافیت در مکاتبات اداری خود هستند.
پیش از انتخاب هر نرمافزار مکاتبات اداری، بهتر است نیازهای فعلی و آینده سازمان خود را بهدقت بررسی کرده و راهکاری را انتخاب کنید که علاوه بر پاسخگویی به نیازهای امروز، همگام با رشد و توسعه آینده سازمان شما نیز حرکت کند.
سوالات متداول
نرمافزار مکاتبات اداری ابزاری است برای ثبت، ارجاع، پیگیری و بایگانی نامهها و مکاتبات سازمانی. این ابزارها باعث شفافیت، سرعت و کاهش خطاهای انسانی در فرآیندهای اداری میشوند.
برای انتخاب بهترین نرمافزار مکاتبات اداری، باید مجموعهای از معیارهای کلیدی را همزمان در نظر گرفت؛ از جمله میزان تطابق نرمافزار با نیازهای واقعی سازمان و مقیاس کسبوکار، تجربه کاربری و سهولت استفاده برای کارکنان، امکان یکپارچگی با سایر سیستمهای سازمانی، سطح امنیت اطلاعات و کنترل دسترسی کاربران، انعطافپذیری و قابلیت سفارشیسازی فرایندها، وجود ابزارهای گزارشگیری و تحلیل عملکرد، کیفیت پشتیبانی و توسعه مداوم نرمافزار و در نهایت مدل قیمتگذاری منعطف و مقیاسپذیر که امکان مدیریت هوشمند هزینهها را فراهم کند.
نرمافزارهای ابری مثل نرم افزار همکاری تیمی آوات، دسترسی بدون محدودیت مکانی و دستگاهی، مقیاسپذیری آسان و بهروزرسانی خودکار دارند، در حالی که نرمافزارهای دسکتاپ ممکن است نیاز به نصب، سرور و نگهداری داشته باشند.
نرمافزار مکاتبات اداری آوات با امکانات پیشرفته خود، تجربهای نوین از مدیریت مکاتبات سازمانی ارائه میدهد: کارتابل سمتمحور و امکان مدیریت چند دبیرخانه، ارجاع هوشمند و پیگیری دقیق نامهها، قالببندی حرفهای بدون نیاز به آفیس و دسترسی ابری که کار از راه دور و دورکاری را آسان میکند. علاوه بر این، دستیار هوش مصنوعی بومی آوات، تولید نامههای استاندارد و حرفهای را در چند ثانیه ممکن میسازد، در حالی که مدل پرداخت منعطف و مقیاسپذیر آن، مدیریت هزینهها را ساده میکند و یکپارچگی با ابزارهای مدیریت پروژه و جلسات، جریان کاری سازمان را به شکلی هماهنگ و موثر پیش میبرد.
نرم افزار مکاتبات اداری آوات با کنترل دقیق سطح دسترسی کاربران، ثبت کامل سوابق نامهها و ارجاعهای هوشمند، هر مکاتبهای را قابل پیگیری و امن میسازد. کاربران میتوانند در هر لحظه مسیر نامهها، اقدامات انجامشده و وضعیت دریافتکنندگان را مشاهده کنند، بدون اینکه نیازی به پیگیری دستی یا تماس با سایر افراد باشد.
