امنیت در اتوماسیون اداری، یکی از دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها در مسیر دیجیتالی‌سازی فرایندهاست. با انتقال اطلاعات حساس به بسترهای دیجیتال، کوچک‌ترین نقص در امنیت ممکن است منجر به نشت داده‌ها، اختلال در عملکرد سیستم‌ها و آسیب به اعتبار سازمان شود. در این مقاله بررسی می‌کنیم چرا امنیت در اتوماسیون اداری مهم است و چه راهکارهایی برای افزایش آن وجود دارد تا بتوان با اطمینان بیشتری از مزایای این فناوری بهره برد.
امنیت در اتوماسیون اداری چه اهمیتی دارد؟
امنیت در اتوماسیون اداری، به‌عنوان زیرساخت اصلی تبادل و ذخیره‌سازی مؤثر اطلاعات سازمان، اهمیت زیادی دارد؛ چرا که نقص در آن ممکن است موجب نشت داده‌های حساس، وقفه در خدمات و آسیب به اعتبار سازمان شود. استفاده از ابزارهایی مانند RPA و سیستم‌های مبتنی بر ابر، بهره‌وری را افزایش می‌دهند ولی در عین حال سطوح جدیدی از ریسک امنیتی ایجاد می‌کنند، از جمله تهدیداتی مثل نفوذ، بدافزار و خطاهای انسانی.
به‌علاوه، هزینه نقض امنیت مثل جریمه‌های قانونی، زیان مالی و کاهش اعتماد مشتریان، برای کسب‌وکارها، به‌ویژه شرکت‌های کوچک و متوسط، بسیار سنگین است. به همین دلیل حفاظت پیشگیرانه شامل رمزنگاری، کنترل دقیق دسترسی، آموزش کاربران و به‌روزرسانی مداوم سیستم‌ها در اتوماسیون اداری، دیگر اختیاری نیست و ضرورتی است برای حفظ استمرار عملیات و ارتقای اعتماد بهره‌برداران داخلی و خارجی.
تهدیدات رایج در سیستم‌های اتوماسیون اداری
در ادامه چهار تهدید رایج در سیستم‌های اتوماسیون اداری را معرفی می‌کنیم.
باج‌افزار (Ransomware)
باج‌افزار یکی از خطرناک‌ترین تهدیدات امروزی است که سیستم‌های اتوماسیون اداری را هدف قرار می‌دهد. این بدافزارها با رمزگذاری فایل‌ها و اطلاعات حساس، سازمان را تحت فشار قرار می‌دهند تا برای آزادسازی داده‌ها، مبلغی را پرداخت کنند. حملات اخیر به سرویس‌های Microsoft SharePoint، از جمله نمونه‌های برجسته‌اند که باعث اختلال گسترده در عملیات اداری و درخواست باج شده‌اند.
حملات فیشینگ و Spoofing
فیشینگ (ارسال ایمیل یا صفحات جعلی به‌ظاهر معتبر برای سرقت اطلاعات) و spoofing (جعل هویت فرستنده یا آدرس IP/MAC) از رایج‌ترین حملاتی هستند که با تمرکز بر کاربران ناآگاه، امکانات ورود غیرمجاز به سیستم را به‌دست می‌آورند. این تهدیدات دسترسی به حساب‌های مهم، اطلاعات حساس و سیستم‌های اتوماسیون را فراهم می‌کنند.
تهدیدات داخلی (Insider Threat)
تهدیدات ناشی از داخل سازمان، مانند کارمندان یا پیمانکارانی که به‌صورت عمدی یا ناخواسته اطلاعات را به بیرون درز می‌دهند، یکی از خطرناک‌ترین چالش‌ها است. زیرا فرد مهاجم دارای دسترسی مشروع و شناخت عمیقی از سیستم‌هاست. طبق گزارش‌های بین‌المللی، بخش بزرگی از نشت‌های امنیتی به‌دلیل خطا یا سوءاستفاده داخلی رخ می‌دهد.
حملات زنجیره تأمین (Supply Chain Attacks)
حملات زنجیره تأمین نوعی حمله هستند که از طریق نرم‌افزار یا سخت‌افزارهای جانبی وارد سیستم‌های اصلی می‌شوند. بدافزار در مؤلفه‌های کم‌اهمیت‌تر نصب می‌شود و سپس به سامانه‌های اتوماسیون اداری نفوذ می‌کند. این نوع حملات در سال‌های اخیر رشد چشمگیری داشته و سازمان را از طریق نقاط کمتر محافظت‌شده هدف قرار می‌دهند.
راهکارهای افزایش امنیت در اتوماسیون اداری
در ادامه چند راهکار کلیدی برای افزایش امنیت در سیستم‌های اتوماسیون اداری معرفی شده‌اند.
اجرای سیاست کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC و اصل حداقل دسترسی)
اعطای دسترسی فقط بر اساس نقش و محدود کردن سطح دسترسی کاربران به حداقل نیازشان (اصل حداقل دسترسی) ممکن است ریسک دسترسی غیرمجاز را کاهش دهد. در محیط‌هایی مانند Microsoft Power Automate توصیه می‌شود فقط به کاربران اجازه اجرای runbookها یا سیستم‌هایی که مربوط به وظایفشان است داده شود و از اعطای دسترسی‌های گسترده از جمله wildcard خودداری گردد.
فعال‌سازی تأیید هویت چندمرحله‌ای (MFA)
استفاده از MFA برای هر حساب کاربری، به‌ویژه حساب‌های مدیریتی، به‌طور قابل‌توجهی خطر نفوذ را کاهش می‌دهد. این روش علاوه بر رمز عبور، نیازمند روش دیگری مثل اپلیکیشن تأیید یا پیامک بوده و از ورود مهاجمان حتی در صورت سرقت رمز جلوگیری می‌کند.
رمزنگاری داده‌ها در حالت انتقال و ذخیره‌سازی
اعداد مهم و اسناد حساس باید به‌صورت رمزنگاری‌شده ذخیره شوند و هنگام انتقال نیز از پروتکل‌های امن مانند SSL/TLS استفاده گردد. استفاده از کلیدهای مدیریت‌شده توسط مشتری همچنین کنترل دقیق‌تری روی رمزنگاری دارایی‌ها ایجاد می‌کند.
تحلیل فعالیت کاربران و سیستم‌ها با SIEM و پایش مداوم
استقرار سامانه‌های SIEM برای جمع‌آوری، تحلیل و هشدار در مورد رویدادهای امنیتی، به تیم امنیتی امکان واکنش سریع و دقیق به تهدیدات را می‌دهد. پایش مداوم رفتار کاربران و فعالیت شبکه کمک می‌کند الگوهای غیرعادی سریع‌تر شناسایی شوند. این کار به کمک نرم افزار تحلیل و گزارش دهی سازمانی صورت می‌گیرد.
نگهداری به‌روز و اعمال patchهای امنیتی
آپدیت منظم سیستم‌عامل، نرم‌افزارها و firmwares برای رفع آسیب‌پذیری‌های شناخته‌شده ضروری است. این فرآیند بهترین راه برای جلوگیری از حملاتی است که از طریق نقاط ضعف شناخته‌شده رخ می‌دهند.
آموزش کاربران و فرهنگ‌سازی امنیتی
کاربران ضعیف‌ترین حلقه در زنجیره امنیت هستند. آموزش منظم در مورد شناسایی ایمیل‌های فیشینگ، مدیریت رمز عبور قوی و گزارش‌دهی رفتار مشکوک باعث کاهش قابل توجه خطرات انسانی می‌شود.
ارزیابی خطر و تدوین سیاست امنیتی جامع
پیش از به‌کارگیری هر سیستم اتوماسیون، انجام ارزیابی کامل ریسک ضروری است. بر اساس نتایج، باید سیاست امنیتی دقیقی تدوین گردد که شامل نحوه مدیریت دسترسی، حفاظت از داده‌ها، پاسخ به حادثه و نظارت مداوم باشد.
هر یک از این اقدامات به‌تنهایی تا حد زیادی امنیت سامانه را ارتقا می‌دهد، ولی ترکیب آنها در قالب یک راهبرد منسجم بهترین نتیجه را خواهد داد.
نقش کاربران و مدیران در حفظ امنیت اطلاعات
در ادامه با نقش کاربران و مدیران در حفظ امنیت اطلاعات در سیستم‌های اتوماسیون اداری آشنا می‌شویم.
نقش کاربران عادی (کارمندان)
کاربران اولین خط دفاع سازمان هستند. آمارها نشان می‌دهد که بیش از ۷۰٪ حوادث امنیتی ناشی از خطای انسانی یا عدم آگاهی از تهدیدها مثل فیشینگ و بدافزارهاست. آموزش مستمر کاربران با تمرین‌های واقعی نظیر شبیه‌سازی حمله فیشینگ، به آنها کمک می‌کند تهدیدها را بهتر شناسایی و گزارش دهند و در نتیجه احتمال نفوذ موفق کاهش می‌یابد. علاوه بر این، فرهنگ‌سازی گزارش‌دهی بدون ترس از مجازات، باعث افزایش شفافیت، شناسایی سریع‌تر تهدیدات احتمالی و جلوگیری از انتشار آنها در سیستم می‌شود.
نقش مدیران و رهبری (مدیران ارشد و میانی)
مدیریت سازمان باید به‌وضوح امنیت اطلاعات را به‌عنوان یک اولویت استراتژیک مطرح کند. تعهد مدیران ارشد به آگاهی‌بخشی و تخصیص منابع به برنامه‌های امنیتی، تاثیر عمیقی بر فرهنگ امنیتی دارد. ایجاد فضای ذهنی امن برای کارکنان که بتوانند بدون ترس از توبیخ، سوال یا نگرانی خود را مطرح کنند، سازمان را نسبت به مهندسی اجتماعی مقاوم‌تر می‌کند.
همکاری فعال بخش‌های مختلف سازمان
یک برنامه جامع مدیریت تهدید داخلی نیازمند همکاری مستمر بین تیم‌های HR، IT، امنیت، حقوقی و مدیریت اجرایی است. اجرای سیاست‌های دسترسی نقش‌محور، بازنگری دوره‌ای کاربران و فرآیندهای ورود/خروج منظم کارکنان از سازمان، به جلوگیری از سواستفاده‌های داخلی کمک می‌کند.
نظارت، کنترل و پاسخ به حادثه
سامانه‌های SIEM یا ابزارهای آنالیز رفتار کاربران (UEBA)، برای نظارت بر فعالیت‌های شبکه و شناسایی رفتارهای غیرمعمول ضروری‌اند. این سیستم‌ها امکان واکنش سریع در مواجهه با تهدیدات داخلی را فراهم می‌کنند. علاوه بر این، مدیران باید فرآیندهای پاسخ به حادثه را طراحی و تست کنند تا هنگام وقوع، سازمان بتواند سریع و منظم پاسخ دهد.
به‌طور کلی، موفقیت امنیت در اتوماسیون اداری به تعامل همزمان سه عنصر نیاز دارد: کاربران آگاه، مدیران متعهد و ساختاری که همکاری بین‌بخشی را تقویت کند. هر کدام بدون دیگری نمی‌تواند تمام بار امنیت را به دوش بکشد.
امنیت اطلاعات در توماسیون اداری آوات
در سیستم اتوماسیون اداری آوات، امنیت اطلاعات یکی از اولویت‌های اصلی طراحی و پیاده‌سازی به شمار می‌رود. این سامانه با استفاده از زیرساخت ابری ایمن، اطلاعات را به‌صورت رمزنگاری‌شده ذخیره می‌کند تا از دسترسی‌های غیرمجاز جلوگیری شود. همچنین به عنوان نرم افزار مدیریت مستندات قابلیت تعریف سطوح دسترسی به‌صورت دقیق برای کاربران و مدیران، امکان کنترل کامل روی چرخه گردش مکاتبات و اسناد را فراهم می‌سازد. پشتیبان‌گیری روزانه، میزبانی در مراکز داده معتبر و استفاده از الگوریتم‌های پیشرفته امنیتی از دیگر ویژگی‌هایی هستند که باعث افزایش اطمینان سازمان‌ها به این پلتفرم شده‌اند. به این ترتیب، آوات تلاش کرده با ایجاد یک محیط کاربری امن و ساختاریافته، هم بهره‌وری سازمان را افزایش دهد و هم دغدغه‌های امنیتی را کاهش دهد.
تفاوت امنیت در فضای ابری و سرورهای داخلی
در اتوماسیون اداری آوات، زیرساخت ابری باعث شده کاربران بدون نیاز به نگهداری و مدیریت سخت‌افزار، به یک محیط ایزوله و امن دسترسی داشته باشند. داده‌ها روی سرورهای رمزنگاری‌شده ذخیره می‌شوند و تیم تخصصی آوات به‌طور مداوم امنیت زیرساخت را رصد و به‌روزرسانی می‌کند. استفاده از احراز هویت چندمرحله‌ای، گواهی SSL و پشتیبانی منظم، سطح ایمنی اطلاعات را در فضای ابری این سامانه افزایش داده است.
در مقابل، سرورهای داخلی نیازمند مراقبت و نگهداری مداوم توسط تیم IT داخلی سازمان هستند و در صورت ضعف زیرساخت یا ناآگاهی نیروی انسانی، خطر نفوذ یا از دست رفتن اطلاعات بالاتر می‌رود. آوات با حذف این پیچیدگی‌ها، امکان استفاده از یک محیط ابری پایدار و ایمن را فراهم کرده که در برابر حملات سایبری و اختلالات سیستمی مقاوم‌تر است.
جمع‌بندی
امنیت در سیستم‌های اتوماسیون اداری، به‌ویژه در بسترهای ابری مانند آوات، نقش مهمی در حفاظت از اطلاعات سازمانی دارد. تهدیداتی مانند بدافزارها، دسترسی‌های غیرمجاز و خطاهای انسانی همواره وجود دارند، ولی با به‌کارگیری راهکارهایی مانند رمزنگاری، کنترل دقیق سطوح دسترسی، به‌روزرسانی مداوم و آموزش کارکنان می‌توان سطح امنیت را به‌طور مؤثری افزایش داد. در نهایت، امنیت موفق تنها با مشارکت کاربران، مدیران و زیرساخت فنی قابل تحقق است.
سوالات متداول
در صورت عدم رعایت اصول امنیتی بله، ولی اگر سیستم به‌درستی پیکربندی و اقدامات حفاظتی مانند رمزنگاری، احراز هویت چندمرحله‌ای و محدودسازی دسترسی اجرا شود، ریسک به حداقل می‌رسد.
بله، آوات به‌صورت روزانه از داده‌های کاربران پشتیبان‌گیری می‌کند تا در صورت بروز مشکل بتوان اطلاعات را بازیابی کرد و از آسیب‌های احتمالی جلوگیری نمود.
کاربران با رعایت اصول اولیه امنیتی مانند استفاده از رمز عبور قوی، عدم کلیک روی لینک‌های مشکوک و گزارش موارد مشکوک، نقش مهمی در جلوگیری از نفوذ و حملات سایبری دارند. آموزش مستمر آنها ضروری است.