همیشه وقتی اسم بایگانی به میان می‌آمد، یک میز خاک گرفته پر از پوشه و کاغذ را تصور می کردم که یک کارمند غمگین پشتش نشسته، و خسته و مستاصل دارد روی کاغذ چیزی می‌نویسد! اما این تصویر سال‌ها است که رنگ باخته و جایی در سازمان‌ها ندارد، مگر در ادارات دولتی! سال‌ها است که کمدهای فلزی جایش را به سیستم‌های مجهز داده و دیگر خبری از کارمند خسته و مستاصل بایگانی نیست! نرم افزار اتوماسیون اداری این روزها مفهوم رایجی است که از جهات زیادی کسب و کار شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد. با راهکار ابری آوات همراه باشید.
قبل از اختراع اتوماسیون در سازمان‌ها چه خبر بود؟
قبل از اختراع اتوماسیون همه چیز خیلی سخت‌تر بود! حجم کارها کمتر نبود، اما انجام دادنشان به مراتب سخت تر بود. مستندسازی، پیگیری، گزارش‌گیری و گزارش‌دهی، ثبت صورت‌های مالی و حسابداری، همه و همه با دفترهای ثبت سنتی انجام می‌شد و از حجم زیادی کاغذ برای این کار استفاده می‌شد. برای ثبت نامه‌ها از دفتر اندیکاتور استفاده می‌شد که با کمال تعجب، هنوز هم در برخی از سازمان‌ها کاربرد دارد! به مرور زمان نرم افزارهای اتوماسیون اداری وارد گود شدند. به تدریج مقاومت مدیران سنتی در مقابل این نرم افزارها شکست و استفاده از آنها به عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی، مورد پذیرش مدیران قرار گرفت.
اتوماسیون اداری دقیقاً چیست و چه می‌کند؟
در ویکی‌پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم‌افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب‌و‌کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکارسازی و بهینه‌سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.»
View this post on Instagram
تعاریف متعددی از اتوماسیون اداری ارائه شده است که ساده‌ترین آنها این است: اتوماسیون اداری به یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر یا وب گفته می‌شود که جمع آوری، ذخیره و توزیع اسناد و مدارک، پیام‌ها و سایر انواع فرم‌های اداری را در سطح سازمان به عهده دارد. انواع مختلفی از نرم افزار اتوماسیون وجود دارد که برخی نصبی و برخی مبتنی بر وب هستند و برخی دیگر در بستر ابر ارائه می‌شوند.
اتوماسیون اداری چه فایده‌ای دارد؟
اتوماسیون اداری همه چیز را ساده‌تر کرده و باعث شده وقتی که قبلاً صرف تنظیم و نگهداری و بازیابی اسناد می‌شد، صرف ایده پردازی شود. انجام دقیق‌تر فرایندها، کاهش هزینه‌های سازمان، صرفه جویی در وقت و نیروی انسانی، دقت در گردآوری و بازیابی اطلاعات، تصمیم گیری بهتر بر اساس اطلاعات دقیق، مدیریت بهتر اطلاعات و اسناد، مدیریت بهینه کارکنان و تسهیل گزارش گیری و گزارش دهی، از مزایای اتوماسیون اداری هستند. در ادامه هز یک از این موارد را بررسی می‌کنیم.
فرایندها را با دقت بیشتری انجام بدهید
خطای انسانی همیشه پای ثابت فرایندهایی بوده که به صورت دستی انجام می‌شده‌اند. طبق آماری که The Chief Marketing Officer (CMO) منتشر کرده، کسب و کارها روزانه به طور میانگین 1 تریلیون دلار در نتیجه خطای انسانی ضرر می‌کنند! اگرچه خطای انسانی غیر قابل اجتناب است؛ اما در مقابل هزینه‌هایی هم که به سازمان تحمیل می‌کند، ممکن است غیر قابل جبران باشد. مثلاً شرایطی را در نظر بگیرید که در محاسبه پاداش کارمندان خطایی صورت گرفته و مبلغ هم به حساب آنها واریز شده است! تصور کنید چنین اتفاقی چه عواقبی می‌تواند برای سازمان داشته باشد! اگر این اتفاق در کی فرایند برون سازمانی بیفتد که شرایط به مراتب بدتر می‌شود.
هزینه‌های سازمان را کاهش دهید
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ، فرایندهای پیچیده تجاری تا حد زیادی ساده سازی می‌شوند. در چنین شرایطی دیگر لازم نیست برای انجام فرایندهایی که به صورت اتوماتیک انجام می‌شوند، نیروی انسانی اختصاص بدهید. کاهش هزینه‌های عملیاتی، حاشیه سود سازمان را به شکل چشمگیری افزایش می دهد.
در منابع صرفه جویی کنید
طبق آماری که در سایت FORBES منتشر شده، مدیران اظهار داشته اند که استفاده از اتوماسیون اداری، روزانه تا 3 ساعت در زمان کاری هر کارمند کاهش ایجاد کرده است! همکاران شما می‌توانند از این زمان به شکل بهینه استفاده کنند و آن را به کارهای مفیدتر و سازنده تری اختصاص بدهند. یک مثال ساده، همان بایگانی است که در ابتدای مقاله به آن اشاره کردم! با استفاده از سیستم اتوماسیون دیگر نیازی به حفظ و نگهداری حجم زیادی از مکاتبات اداری نیست و می‌توانید اتاق بایگانی را به اتاق بازی تبدیل کنید!
اطلاعات را به راحتی ذخیره و بازیابی کنید
یکی دیگر از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری این است که به شما کمک می‌کند اطلاعات را به شکل ساده تری ذخیره و بازیابی کنید. طی این فرایند می‌توانید برای حفظ محرمانگی اسناد و اطلاعات، دسترسی افراد را کنترل و در صورت نیاز محدود کنید. در این صورت دیگر نیازی نیست نگران گم شدن کلید اتاق بایگانی باشید! همچنین می‌توانید هر زمان که به اسناد یا اطلاعات نیاز دارید، به سادگی آنها را بازیابی کنید و از آنها گزارش تهیه کنید.
بر اساس اطلاعات دقیق تصمیم بگیرید
موضوع دیگری که درباره اطلاعات اهمیت دارد، صرف نظر از ذخیره و بازیابی، دسترسی آنی و بدون محدودیت به اطلاعات است. درواقع هدف از ذخیره اطلاعات، ایجاد دسترسی به آنها است. ممکن است برای تصمیم گیری در مورد خرید تجهیزات سازمان، به یک گزارش جامع مالی از ابتدای سال تا به حال نیاز داشته باشید. در سیستم‌های اتوماسیون می‌توانید تنها با چند کلیک این گزارش را تهیه کنید و مبنای تصمیم گیری قرار دهید. دسترسی مستمر به این اطلاعات به شما امکان می دهد تا روند فعالیتتان را پایش کنید و میزان انطباق عملکرد سازمان را با اهداف آن بررسی کنید. این عاملی است که برای گسترش کسب و کار خیلی به دردتان می خورد!
کارکنان را بدون درد و خونریزی مدیریت کنید!
مدیریت کارکنان هم مقوله پیچیده دیگری است که استفاده از اتوماسیون سازمانی آن را تا حد زیادی ساده می‌کند. اگر تعداد کارکنان سازمان شما زیاد باشد، کنترل ورود و خروج، مرخصی، پاداش و کارانه و ارتقا و انتصاب آنها مثل کابوس است. از سوی دیگر هر مدیر باید وظایفی را به کارکنانش محول کند و بازدهی آنها را کنترل کند. نرم افزار اتوماسیون همه این کارها را بدون درد و خونریزی برای شما انجام می دهد!
به راحتی گزارش بدهید و گزارش بگیرید
یک مدیر موفق روند رشد و پیشرفت سازمان خود را به صورت مستمر پایش می‌کند و هر کجا نقصی ببیند، بدون معطلی برای رفع آن اقدام می‌کند. به عنوان یک مدیر باید از جزئیات فعالیت‌هایی که در سازمان رخ می دهد، اطلاع داشته باشید. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون، همه وظایف در روند پیشرفت آنها قابل مشاهده و پیگیری هستند.
اصطکاک بین کارکنان را کاهش دهید
اتوماسیون گردش کار می‌تواند ارتباطات بین اعضای تیم شما را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد. از آنجایی که کارمندان اغلب استرس ناشی از ارتباطات ضعیف را دلیل ترک کارفرما می دانند. اتوماسیون گردش کار با حذف نیاز اعضای تیم به یادآوری زمانی که کاری باید انجام شود، ارتباطات بین آنها را بهبود می بخشد. آنها به طور خودکار یادآور وظایف خود را دریافت می‌کنند و نیازی به یادآوری یا پیگیری نخواهند داشت.
مسئولیت پذیری کارکنان را افزایش دهید
با خودکار کردن گردش کار خود، می‌توانید مسئولیت هر قسمت از فرآیند را به یکی از اعضای تیم محول کنید و دوباره کاری یا اهمال کاری را به حداقل برسانید. هر مرحله از فرآیند به شخصی اختصاص داده می‌شود. به این ترتیب اطمینان حاصل می‌کنید که تمام کارها انجام می‌شود و در ضمن ناکارآمدی‌ها یا نقاط ضعف روندهای کار هم آشکار می‌شود.
همه معایب اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری هم مثل هر فناوری جدیدی، در کنار مزایا و امکاناتش، معایبی هم دارد. مثلاً این که روابط انسانی را به حداقل کاهش می دهد و ممکن است باعث منزوی شدن کارکنان شود، یا اگر سرورها دچار مشکل شوند، دسترسی به اطلاعات هم مختل می‌شود. همچنین اگر استاندارد واحدی برای استفاده از سیستم اتوماسیون تدوین نشده باشد، اعمال سلیقه فردی باعث چنددستگی می‌شود و نه تنها به نظم مورد انتظار نمی رسید، بلکه خود اتوماسیون به عاملی برای بی نظمی و تشویش تبدیل می‌شود. با این حال برای همه این مشکلات، راهکارهایی وجود دارد. می‌توانید طوری عمل کنید که نه سیخ بسوزد و نه کبابً هم از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بهره مند شوید و هم درگیر معایب آن نشوید!
یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
هنگام انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری باید چند ویژگی را در نظر بگیرید.
سادگی و سهولت در استفاده
نیازی نیست همکاران خود را درگیر فرایندهای پیچیده کنید. یک نرم افزار اتوماسیون خوب، باید در عین حرفه‌ای بودن، برای همه به سادگی قابل استفاده باشد و به کمترین میزان آموزش نیاز داشته باشد. همه چیزی که به آن نیاز دارید، یک نرم افزار کاربرپسند است.
امکان کنترل دسترسی کاربران
یکی از بهترین راه‌ها برای اطمینان از محرمانه ماندن داده‌ها در نرم‌افزار اتوماسیون گردش کار، استفاده از سرویسی است که گزینه کنترل دسترسی داشته باشد. این قابلیت به شما امکان می دهد که دسترسی افراد به هر یک مراحل کار و یا اطلاعات ذخیره شده را کنترل و محدود کنید.
امکان یکپارچه‌سازی
به دنبال نرم‌افزاری باشید که به شما امکان می‌دهد گردش کار خود را با سایر فرایندهای سازمانی ادغام کنید. بهتر است نرم افزاری که برای اتوماسیون از آن استفاده می‌کنید، امکان یکپارچه سازی و اتصال به سایر سیستم‌های سازمانی را داشته باشد.
امنیت داده‌ها
با افزایش دائمی نقض اطلاعات، مهم است که نرم‌افزاری را انتخاب کنید که از تدابیر امنیتی قوی برخوردار باشد. به دنبال ارائه دهندگان با امنیت مرورگر، رمزگذاری و فایل‌های محافظت شده با رمز عبور باشید.
نرم افزار اتوماسیون اداری در فضای ابری
نرم افزار اتوماسیون اداری بعدها یک گام بزرگ‌تر رو به جلو برداشت و به فضای ابری مهاجرت کرد. به این ترتیب نسل جدیدی از نرم افزار اتوماسیون اداری در اختیار کسب و کارها قرار گرفت که علاوه بر همه مزایای ذکر شده، مزایای دیگری هم داشت. از جمله این که نیازی به نصب نداشت و هزینه‌های زیرساخت و نگهداری نرم‌افزار را تا حد زیادی کاهش می‌داد. راهکار ابری آوات افتخار دارد که به عنوان نسل جدید نرم افزارهای اتوماسیون، فرایندهای کسب و کار را برای مدیران ساده‌تر و کم هزینه‌تر کند.
منبع: businessnewsdaily