نقش نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی در موفقیت استراتژیک 

مدیریت پروژه در بین تیم و دپارتمان‌های مختلف می‌تواند برای خیلی از سازمان‌های بزرگ یک فرایند چالش برانگیز باشد. اگر شما مدیریت پروژه سازمانی را بلد باشید، می‌دانید که یک روش عالی است تا از طریق آن بتوانید این فرایند را ساده‌تر کرده و آن را با اهداف بزرگ کسب و کار خود هماهنگ و هم راستا کنید. در واقع مدیریت پروژه سازمانی از طریق نرم‌افزارها هم امکان‌پذیر است. نرم‌افزار مدیریت پروژه نقش مهمی در این زمینه دارد و می‌تواند باعث سازماندهی وظایف به شکل موثر باشد و همچنین منابع را بهینه‌تر کند اما این تنها نقش این نرم‌افزارها نیست. به خاطر همین در این مبحث تصمیم گرفتیم که در مورد نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در موفقیت استراتژیک اطلاعات تکمیلی‌تری در اختیارتان قرار دهیم. با ما همراه باشید تا در این زمینه اطلاعات کافی را کسب کنید.

توضیح کلی در مورد مدیریت پروژه سازمانی

مدیریت پروژه یا همان EPM سازمانی در واقع عاملی است که از طریق آن سازمان‌ها می‌توانند پروژه‌های مختلف را داخل دپارتمان و تیم‌های متفاوت به اجرا در بیاورند و آن را تحت کنترل بگیرند. چنین عاملی باعث می‌شود که شما بتوانید پروژه‌ها را با اهداف کسب و کار خود کاملاً هماهنگ کنید و منابع را هم به درستی استفاده کنید و این مهم‌ترین تعریف از نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در موفقیت استراتژیک است.

زمانی که شما مدیریت پروژه را به شکل معمولی در دست بگیرید که فقط را یک پروژه تمرکز می‌کند، رشته کار از دستتان می‌رود. در صورتی که مدیریت پروژه سازمانی چند پروژه مختلف را به صورت همزمان می‌تواند مدیریت کند اما مدیریت پروژه صنعتی فقط روی تحویل به موقع تمرکز دارد و روی نتایج پروژه بیشتر وقت می‌گذارد.

مدیریت پروژه سازمانی می‌تواند نگاه کلی به تصاویر داشته باشد و تلاش می‌کند تا تمامی پروژه‌ها بتوانند در مسیر هدف استراتژیک سازمان به حرکت در بیایند. چنین رویکردی باعث می‌شود که شما بتوانید از طریق استانداردسازی، برنامه‌ریزی دقیق و ابزارهایی برای مدیریت عملیات در مقیاس بزرگ تکیه کنید. چنین چیزی باعث می‌شود که سازمان‌ها یک فضای بزرگتر را تحت مدیریت بگیرند و بدون سردرگمی بتوانند اهداف پیچیده داخل کسب و کار را مدیریت کنند.

عناصر کلیدی مدیریت پروژه سازمانی در اجرای استراتژیک

نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در موفقیت استراتژیک بسیار مهم است. حال باید ببینیم که چه عناصر کلیدی در این نوع مدیریت وجود دارد که باعث می‌شود اجرای استراتژیک به درستی انجام شود. این عناصر شامل موارد زیر است:

تحلیل ریسک و خطرها

شما از طریق این نرم‌افزارها مشکلات احتمالی را قبل از وقوع به درستی شناسایی کنید. همچنین می‌توانید با ریسک‌ها و خطرات به خوبی مقابله کرده و هزینه‌ها را کاهش دهید. حتی از این طریق در زمان هم صرفه‌جویی می‌شود، زیرا خیلی سریع خطرات را کشف می‌کنید.

برآورد ساختار یافته

نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در موفقیت استراتژیک این است که استانداردسازی برآوردها را برای منابع هزینه و زمان انجام می‌دهد و باعث می‌شود تا شما با داده‌های دقیق بتوانید تصمیمات هوشمندانه‌ای اتخاذ کنید. همچنین روی بودجه و برنامه زمانبندی هم قابلیت اتکا در آن وجود دارد.

سیستم‌های اطلاعاتی

از دیگر عناصر کلیدی در نرم‌افزار مدیریت کارها و پروژه این است که از ابزارهایی استفاده می‌کند که از طریق آن می‌توان داده‌ها را در یک جا جمع آوری و متمرکز کرد. همین باعث می‌شود سیستم‌های اطلاعاتی بهتری وجود داشته باشد و متناسب با اطلاعات به روز بتوانید تصمیم گیری انجام دهید و در کل پروژه هم شفافیت ایجاد شود.

بازبینی پروژه

بازبینی پروژه به معنای این است که شما می‌توانید پیشرفت پروژه را به طور منظم بررسی کنید، چالش‌ها را از بین ببرید تا تاخیر ایجاد نشود و از بازخورد برای پروژه‌های آینده بهره‌برداری کنید.

تمامی این عناصری که نام بردیم، باعث می‌شود که شما قابلیت حمایت از اهداف استراتژیک را داشته باشید، پروژه‌ها کاملاً هماهنگ و هم راستا با یکدیگر نگه داشته شوند و منابع هم به درستی مورد استفاده قرار بگیرند که همین نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در موفقیت استراتژیک را به خوبی نشان می‌دهد.

نحوه اجرای مدیریت پروژه سازمانی

سوال اصلی که در این بین وجود دارد، این است که حال که نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در موفقیت استراتژیک مشخص شد، چگونه باید آن را به صورت موثر به اجرا در بیاوریم؟ نحوه اجرای آن به شرح زیر است:

مشخص کردن نقش‌های سازمانی

اولین قدمی که شما برمی‌دارید، این است که باید نقش‌ها را مشخص کنید‌. مدیر پروژه سازمانی تا حتی مدیر پورتفولیو باید نقش مشخصی داشته باشند. همه باید به وظایف خود آگاه باشند تا اجرای پروژه‌ها به بهترین شکل ممکن خودش پیش برود.

جلب اعتماد افراد ذینفع

تمامی مدیران اجرایی و رهبرانی که روی تیم مسلط هستند، باید متقاعد شده باشند که مدیریت پروژه سازمان باعث ایجاد ارزش در سازمان می‌شود. همچنین می‌توانید از به روز رسانی‌های شفاف و داشبوردها برای نمایش مزایا هم استفاده کنید.

استانداردسازی روش

اگر شما یک مدیریت پروژه یکپارچه و موفق داشته باشید، می‌توانید برای آموزش ارزیابی و اولویت‌بندی پروژه‌ها از آن به عنوان یک ساختار منسجم کمک بگیرید.

انتخاب ابزار مناسب

یکی از مهم‌ترین مواردی که باعث می‌شود اجرای مدیریت پروژه سازمانی را به بهترین شکل ممکن انجام دهید، استفاده از ابزارهای مناسب است؛ ابزارهایی که قابلیت زمانبندی، حسابداری، مدیریت فرایند و پیگیری زمان را داشته باشند که در این زمینه آوات یکی از بهترین گزینه‌ها محسوب می‌شود.

مزایای مدیریت پروژه سازمانی برای کسب و کار شما

اکنون می‌خواهیم به مهمترین بخش برسیم و در مورد مزایای این نرم‌افزارها صحبت کنیم و ببینیم که با توجه به نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در موفقیت استراتژیک چه مزایایی وجود دارد که این موفقیت را تسهیل و تسریع می‌کند. پس تا انتهای این بخش ما را دنبال کنید.

• هم راستایی پروژه با اهداف کسب و کار

اولین مزیتی که می‌توانیم به آن اشاره کنیم، این است که شما می‌توانید پروژه را با استراتژی‌های بزرگ هم راستا کنید. همین باعث می‌شود منابع شما هدر نرود. در واقع این مهم‌ترین مزایایی است که خیلی‌ها به سراغ این نرم‌افزارها می‌روند تا از این طریق بتوانند اهداف کسب و کار خود را به مرحله اجرا در بیاورند.

• افزایش بهره‌وری عملیاتی

زمانی که شما به سراغ مزایای مدیریت پروژه سازمانی می‌روید، یعنی دیگر کارهای تکراری کاهش پیدا می‌کند و می‌توانید بین تیم‌ها همکاری ایجاد کنید که همین باعث می‌شود تا حد زیادی در زمان صرفه‌جویی شود.

• بهبود تصمیم گیری

داده‌های لحظه‌ای به شما کمک می‌کند که بتوانید تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تری داشته باشید. از طرفی تصمیم‌گیری‌ها به موقع‌تر انجام می‌شود، زیرا شما همان لحظه مشکل را می‌بینید و برای آن برنامه‌ریزی می‌کنید. پس زمانی که صحبت از نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در موفقیت استراتژیک می‌شود، باید به همین عوامل فکر کرد که تا چه حد تاثیرگذار هستند.

• تقویت همکاری بین تیم‌ها

یکی از مزایای دیگر این است که فرایندها و استانداردسازی شفاف سازی خواهند شد و تیم‌های پراکنده می‌توانند منسجم شوند و ارتباط درستی پیدا کنند. همین باعث می‌شود موفقیت پروژه تا حد زیادی افزایش پیدا کند.

ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت پروژه

اکنون که با نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در موفقیت استراتژیک آشنا شدید، باید بدانید که چه ویژگی‌هایی در این نرم‌افزارها وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند کارتان را درست و اصولی پیش ببرید و در این زمینه دچار مشکل نشوید. حداقل باید ویژگی‌های زیر در آن وجود داشته باشد:

سهولت استفاده

دفاتر مدیریت پروژه نیاز به ابزارهای پیشرفته دارند. پس باید اطمینان حاصل کنید که این نرم‌افزارها کاملاً آسان و کاربر پسند هستند. ابزارهای جامع معمولاً نیاز به یادگیری دارند اما این یادگیری نباید خیلی پیچیده شود و اعضای تیم با یک آموزش ساده باید بتوانند خیلی راحت اطلاعات مورد نیاز را با سرعت بالا پیدا کنند.

افزایش امنیت

از مهمترین ویژگی‌های این نرم‌افزارها که در اتوماسیون اداری آوات هم خیلی به آن تاکید می‌شود، امنیت سایبری بسیار قوی است. خیلی از نرم‌افزارهایی که برای برنامه‌ریزی پروژه استفاده می‌شوند، بر اساس فضای ابری هستند و باعث می‌شوند که شما بتوانید دسترسی ابری را به وجود بیاورید. پس باید اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار شما خیلی راحت می‌تواند دسترسی‌ها را مدیریت کند و بهترین استانداردهای امنیت داده سازمانی را دارا است.

قابلیت مقیاس پذیری

در دو سال گذشته کمتر کسی می‌توانست پیش‌بینی کند که نیروی کار دورکار خیلی سریع بتواند روی همه جنبه‌های کسب و کار تاثیرگذاری داشته باشد. ما نمی‌دانیم که در آینده می‌توانیم چگونه پروژه‌ها را پیش ببریم‌ پس باید سیستمی وجود داشته باشد که بتواند با این تغییرات رشد کند. اگر شما روی راه حلی با مقیاس ثابت و غیر قابل تغییر سرمایه‌گذاری کنید، اصلاً کار منطقی برایتان نخواهد بود.

یکپارچگی با ابزارهای داده

ممکن است برای دیدن تصویر کلی نیاز داشته باشید از منابع مختلف داده‌ها را بیرون بکشید. نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی خیلی راحت می‌تواند داده‌های مورد نیاز را به صورت اتوماتیک دریافت کند و یک جریان کاری روان برای شما بسازد.

به روز رسانی لحظه‌ای

در نهایت باید مطمئن شوید نرم‌افزاری که در اختیار دارید، قابلیت به روز رسانی اطلاعات را در زمان واقعی دارد. داده‌های قدیمی باعث ایجاد هرج و مرج و آشفتگی در اجرای پروژه خواهند شد.

قابلیت ردیابی

شما باید بتوانید تمامی تغییرات و فعالیت‌ها را داخل سیستم به خوبی پیگیری کنید. در واقع اگر نرم‌افزار قابلیت ردیابی داشته باشد، یعنی نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در موفقیت استراتژیک به خوبی ایفا شده است که همین می‌تواند برای رعایت قوانین، مسئولیت پذیری و حاکمیت به شدت حائز اهمیت واقع شود.

جمع‌بندی

مدیریت پروژه سازمانی در موفقیت شرکت‌های بزرگ نقش بسیار حیاتی دارد. اگر شما پروژه‌ها را متناسب با اهداف بزرگ هماهنگ کنید، سطح بهره‌وری افزایش پیدا می‌کند، تصمیم‌گیری‌ها بهتر از قبل می‌شوند و همه این‌ها از طریق اجرای نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در موفقیت استراتژیک امکان‌پذیر است که باعث می‌شود یک مسیر هموار برای تحول سازمانی بسازید. ما در این مبحث اطلاعات کافی را در اختیارتان قرار دادیم و گفتیم این نرم‌افزارها باید چه ویژگی داشته باشند و چه نقشی و مزایایی دارند.

منابع: لینک1 ، لینک2

سوالات متداول