در سازمان‌های بزرگ و کوچک، یکی از نیازهای اساسی مدیران سازمان، اطلاع رسانی لغو جلسات است. معمولا انجام این کار به‌صورت دستی می‌تواند مشکلات جدی را برای شما به وجود آورده و باعث شود تا بسیاری از افراد شرکت‌کننده در جلسه یا رویداد، نسبت به لغو شدن آن مطلع نشوند. در چنین شرایطی، استفاده از یک سیستم خودکار برای اطلاع‌رسانی، می‌تواند بهترین گزینه برای شما باشد. سیستم اطلاع‌رسانی لغو رویداد و جلسات آوات، می‌تواند بهترین انتخاب برای شما باشد.
این نرم‌افزار از ویژگی‌های زیادی برخوردار بوده و کارکردن با آن نیز بسیار راحت است. از سوی دیگر، این نرم‌افزار هزینه مناسبی داشته و به کاهش هزینه‌های سازمانی شما کمک می‌کند. در ادامه این مطلب، قصد داریم کمی بیشتر درباره این نرم‌افزار صحبت کرده و ویژگی‌ها و مزایای آن را به طور کامل بررسی کنیم.
آشنایی با سیستم نرم‌افزاری اطلاع‌رسانی لغو جلسات و رویدادها
با توسعه تکنولوژی‌های نرم‌افزاری، یکی از نیازهای سازمانی که توسط نرم‌افزارهای مدرن برطرف شده است، مسئله اطلاع رسانی لغو جلسات خواهد بود. فرض کنید که شما در یک سازمان، قصد دارید رویداد یا جلسه‌ای را برگزار کنید. حال مسئله‌ای پیش می‌آید که باعث لغو این جلسه یا رویداد خواهد شد. در چنین شرایطی، بهترین راهی که پیش روی شما قرار دارد، این است که سعی کنید از یک سیستم نرم‌افزاری برای اطلاع‌رسانی به مخاطبان جلسه یا رویداد استفاده کنید.
انجام این کار به‌صورت دستی می‌تواند مشکلاتی را برای شما به همراه داشته باشد که از جمله این مشکلات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- گاهی اوقات ممکن است به علت خطای انسانی، برخی از افراد پیغام لغو جلسه شما را دریافت نکنند.
- ممکن است جلسه شما در لحظه آخر لغو شده باشد و اگر فرایند اطلاع‌رسانی به‌صورت دستی انجام شود، ممکن است فرصت نشود که بسیاری از افراد نسبت به این موضوع اطلاع پیدا کنند.
به همین علت، بهترین راهی که پیش روی شما قرار دارد، این است که سعی کنید از سیستم‌های اطلاع‌رسانی خودکار نرم‌افزاری استفاده کنید.
چرا به سیستم اطلاع‌رسانی لغو جلسات و رویدادها نیاز داریم؟
یکی از مشکلات رایجی که اکثر سازمان‌ها با آن درگیر می‌شوند، مسئله مربوط به اطلاع‌رسانی لغو جلسات و رویدادها است. برخی از سازمان‌ها اطلاع رسانی لغو جلسات را به‌صورت دستی انجام می‌دهند که در این فرایند ممکن است اشتباهاتی رخ داده و برخی از افراد نسبت به لغو جلسات مطلع نشوند. در چنین شرایطی استفاده از یک سیستم نرم‌افزاری برای انجام این کار، می‌تواند بهترین راه برای شما باشد. استفاده از این سیستم می‌تواند مزایای زیر را برای شما به همراه داشته باشد:
- با استفاده از این سیستم، می‌توانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن اطلاع‌رسانی‌های موردنیاز در خصوص لغو جلسات را ارسال کنید.
- این سیستم خطای انسانی در اطلاع‌رسانی را تا حد زیادی کاهش داده و باعث می‌شود تا تمامی افراد نسبت به این موضوع مطلع شوند.
- هزینه استفاده از این روش نسبت به روش‌های دستی برای اطلاع‌رسانی بسیار مناسب‌تر بوده و همین موضوع به شما کمک می‌کند تا در هزینه‌های سازمانی خود صرفه‌جویی کنید.
- در نهایت، فراموش نکنید که برای اطلاع‌رسانی لحظه‌ای، این سیستم عملکرد بسیار بهینه‌تری را در مقایسه با روش‌های دستی برای شما به همراه خواهد داشت.
ویژگی‌های سیستم اطلاع‌رسانی لغو جلسات و رویدادها به‌صورت خودکار
فرقی ندارد که قصد استفاده از خدمات یک نرم افزار مدیریت مستندات را داشته باشید یا این‌که بخواهید از سیستم اتوماسیون برای اطلاع‌رسانی لغو جلسات استفاده کنید. در هر صورت، بهترین راه برای شما این خواهد بود که به ویژگی‌های زیر توجه داشته باشید:
1- راحت بودن کارکردن با نرم‌افزار
اولین ویژگی نرم‌افزار اطلاع رسانی لغو جلسات این است که شما باید سعی کنید نرم‌افزاری را برای این کار انتخاب کنید که کارکردن با آن برای شما راحت باشد. در صورتی که جلسه یا رویداد سازمان شما لغو شود، قطعا به دنبال این خواهید بود که بتوانید در سریع‌ترین زمان ممکن لغو شدن جلسه را اطلاع‌رسانی کنید که کارکردن راحت با نرم‌افزار در این‌جا به کمک شما می‌آید.
2- دقیق بودن نرم‌افزار
ویژگی مهم دیگری که باید به آن دقت داشته باشید این است که نرم‌افزاری را انتخاب کنید که دقت بالایی داشته باشد و بتواند به تمامی افرادی که در جلسه حاضر بودند اطلاع‌رسانی کند. معمولا این ویژگی را باید در زمان انتخاب سیستم اتوماسیون اداری نیز در نظر داشته باشید.
3- مناسب بودن هزینه استفاده از نرم‌افزار
امروزه نرم‌افزارهای زیادی وجود دارند که این امکان را برای شما فراهم کرده‌اند تا بتوانید لغو شدن جلسات و رویدادهای خود را به مخاطبان اطلاع‌رسانی کنید. برخلاف بسیاری از روش‌هایی که برای لغو جلسات وجود دارند، استفاده از یک سیستم اتوماسیون در این زمینه می‌تواند به کاهش هزینه‌های شما کمک کند. با این حال، باید دقت داشته باشید که نرم‌افزاری را برای این کار انتخاب کنید که خود هزینه مناسبی برای خرید داشته باشد.
از جمله عوامل تاثیرگذار روی هزینه نرم‌افزارهای اطلاع رسانی لغو جلسات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سرعت نرم‌افزار برای کارکردن
- امکاناتی که نرم‌افزار به شما ارائه می‌دهد.
- راحت‌بودن کارکردن با آن و رابط کاربری جذاب و زیبا
برای این‌که بتوانید اطلاعات دقیقی را درباره قیمت این نرم‌افزارها به دست بیاورید، بهترین راه برای شما این خواهد بود که همین حالا با کارشناسان مجموعه اتوماسیون اداری آوات تماس بگیرید.
4. امنیت بالای نرم‌افزارهای اطلاع‌رسانی لغو جلسات و رویدادها
این ویژگی را باید در زمان خرید نرم افزار مکاتبات اداری نیز مدنظر قرار دهید. هرچه امنیت یک نرم‌افزار بیشتر باشد، سازمان‌های بزرگ راحت‌تر می‌توانند از آن استفاده کرده و به این ترتیب، به شکل بهتری لغو شدن جلسات و رویدادهای خود را به مخاطبان اطلاع دهند.
5. سرعت بالای اطلاع‌رسانی
در نهایت، آخرین ویژگی که باید به آن دقت داشته باشید، سرعت بالای این نرم‌افزارها است. گاهی اوقات ممکن است جلسه یا رویدادهای شما به‌صورت فوری لغو شود و در لحظه نیاز داشته باشید که به مخاطبان این موضوع را اطلاع دهید. در چنین شرایطی، این ویژگی که نرم‌افزار انتخابی شما خیلی سریع لغو شدن جلسات را به مخاطبان اطلاع دهد از اهمیت بسیار زیادی برخوردار خواهد بود. پس قبل از خرید یک نرم‌افزار در این زمینه، حتما باید به سرعت عملکرد آن دقت داشته باشید.
چطور می‌توانیم از نرم‌افزارهای اطلاع‌رسانی لغو جلسات و رویدادها استفاده کنیم؟
همانطور که گفتیم، یکی از ویژگی‌های مهمی که اطلاع رسانی لغو جلسات دارند، این است که می‌توانند خیلی سریع لغو شدن جلسات را به مخاطبان اطلاع دهند. حال ممکن است این سوال برایتان به وجود بیاید که چطور می‌توانیم از این نرم‌افزار استفاده کنیم؟ برای استفاده از این نرم‌افزارها، بهتر است نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- در ابتدا باید مخاطبانی که قصد شرکت در جلسه یا رویداد شما را دارند، تعیین کنید.
- در گام بعدی، باید مشخص کنید که آیا می‌خواهید لغو شدن جلسه را به تمامی اعضا اطلاع دهید یا خیر؟
- حال نیازمند این هستید که یک پیغام را به منظور لغو شدن جلسه یا رویداد تنظیم کنید.
- در قدم بعدی، کافی است که با یک کلیک فرمان ارسال پیغام را به نرم‌افزار ارائه دهید. به این ترتیب، نرم‌افزار پیام شما را به‌صورت خودکار برای تمامی مخاطبان ارسال خواهد کرد.
چرا باید از نرم‌افزار اطلاع‌رسانی لغو جلسات و رویدادهای آوات استفاده کنیم؟
امروزه نرم‌افزارهای زیادی برای اطلاع رسانی لغو جلسات وجود دارند که انتخاب از بین آنها می‌تواند کمی سخت و دشوار باشد. نرم‌افزار ارائه شده توسط مجموعه اتوماسیون اداری آوات می‌تواند بهترین گزینه برای شما باشد. این مجموعه در زمینه طراحی و ساخت انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری فعالیت کرده و استفاده از این نرم‌افزار، مزایای زیر را به شما ارائه می‌دهد:
1- کاربری راحت و رابط کاربری جذاب
اولین ویژگی این نرم‌افزار که می‌توانید آن را در نرم افزار مدیریت چت سازمانی نیز مشاهده کنید، این است که کاربری راحتی داشته و رابط کاربری آن نیز به شکلی زیبا، ساده و در عین حال کاربردی طراحی شده است. همین موضوع نیز به شما کمک می‌کند تا بتوانید خیلی سریع پیغام خود را روی این نرم‌افزار تنظیم کرده و به این ترتیب، آن را برای مخاطبان ارسال کنید.
2- امنیت بالای این نرم‌افزار
ویژگی مهم دیگری که این نرم‌افزار ارائه می‌دهد، امنیت بالای آن است. اگر نگران این هستید که زمان و تاریخ جلسات شما آشکار شود، باید بدانید که این نرم‌افزار، به شما اجازه می‌دهد تا بتوانید در امنیت کامل، جلسات خود را تنظیم کرده و در صورت لغو شدن آن را به مخاطبان ارائه دهید.
3- ارائه طیف وسیعی از امکانات به مخاطبان
از دیگر ویژگی‌های مهم این نرم‌افزار، می‌توان به ارائه انواع امکانات به مخاطبان و کاربران این برنامه اشاره کرد. در این نرم‌افزار، شما می‌توانید انواع متن‌ها و پیغام‌ها را برای مخاطبان خود ارسال کنید، می‌توانید یک زمان‌بندی را برای ارسال پیغام‌ها ترتیب دهید تا در تاریخ و زمان مشخصی پیام برای تمام مخاطبان ارسال شود. از سوی دیگر، این امکان برایتان وجود دارد که بتوانید اولویت‌بندی خاصی را نیز برای مخاطبان قرار دهید تا براساس این اولویت، پیام‌ها برای مخاطبان ارسال شود.
4- هزینه مناسب نرم‌افزار اطلاع‌رسانی لغو جلسات و رویدادها
یکی دیگر از مزایای بسیار مهمی که استفاده از نرم‌افزار اطلاع رسانی لغو جلسات می‌تواند برای سازمان‌ها به همراه داشته باشد، این است که هزینه استفاده از این نرم‌افزار بسیار مناسب است. در واقع قیمت خرید این نرم‌افزار، به نسبت کیفیت و امکاناتی که در اختیار شما قرار می‌دهد و البته در مقایسه با دیگر نرم‌افزارهای مشابهی که در بازار وجود دارند، بسیار به صرفه بوده و به کاهش هزینه‌های سازمانی شما نیز کمک می‌کند.
5- پشتیبانی کامل از این نرم‌افزار
مجموعه آوات، به طور کامل از این نرم‌افزار پشتیبانی کرده و به همین علت، شما می‌توانید با خیالی راحت از آن استفاده کنید. هرگونه به‌روزرسانی که در این نرم‌افزار نیاز باشد، متخصصان این مجموعه آن را اعمال کرده و شما نیازی به پرداخت هزینه مجدد برای استفاده از ویژگی‌های جدید آن نخواهید داشت. از سوی دیگر، فراموش نکنید که برای استفاده از این نرم‌افزار احتمالا شما نیازمند آموزش‌های خاصی خواهید بود که تیم پشتیبانی این نرم‌افزار، تمامی آموزش‌های موردنیاز را در اختیارتان قرار می‌دهد. این ویژگی را می‌توانید در نرم افزار مکاتبات اداری نیز مشاهده کنید.
سخن پایانی
اگر شما هم به دنبال خرید بهترین نرم‌افزار اطلاع رسانی لغو جلسات هستید، سیستم اطلاع‌رسانی لغو جلسات و رویدادهای آوات، بهترین انتخاب برای شما خواهد بود. این نرم‌افزار، کاربری راحتی داشته، از امنیت بالایی برخوردار بوده، هزینه مناسبی دارد و در نهایت، ویژگی‌ها و امکانات متعددی را برای شما فراهم می‌کند. اگر شما هم به دنبال خرید این سیستم هستید، کافی است که همین حالا از بخش محصولات در سایت ما دیدن کنید.
قبل از این‌که بخواهید این سیستم را تهیه کنید، می‌توانید با ویژگی‌ها و امکانات ارائه شده در این نرم‌افزار آشنا شده و بررسی کنید که آیا می‌تواند نیازهای شما را به بهترین شکل ممکن برآورده کند یا خیر؟ علاوه بر این، می‌توانید از خدمات مشاوره سایت آوات نیز استفاده کرده و نهایت بهره را از آن ببرید. فراموش نکنید که با خرید این نرم‌افزار از سایت آوات، می‌توانید در هزینه‌های خودتان هم صرفه‌جویی کرده و با مناسب‌ترین قیمت، بهترین و قوی‌ترین نرم‌افزار اطلاع‌رسانی لغو رویدادها و جلسات را تهیه کنید.
سوالات متداول
چرا سیستم اطلاع‌رسانی لغو جلسات و رویدادها را باید خریداری کنیم؟
این سیستم به شما کمک می‌کند تا بتوانید خیلی راحت به‌صورت کاملا خودکار، پیغام لغو جلسات را ارسال کنید، در هزینه‌های ارسال پیغام لغو جلسات و رویدادها صرفه‌جویی کرده و البته خطاهای انسانی را به حداقل برسانید.
ویژگی‌های مهم نرم‌افزار اطلاع‌رسانی لغو جلسات و رویدادها شامل چه مواردی است؟
از جمله مهم‌ترین این ویژگی‌ها می‌توان به مواردی همچون راحتی کارکردن با نرم‌افزار، مناسب‌بودن هزینه خرید آن، امنیت بالا، ارائه امکانات پیشرفته و شخصی‌سازی ارسال پیغام لغو جلسات اشاره کرد.
برای استفاده از نرم‌افزار اطلاع‌رسانی لغو جلسات و رویدادها چه مراحلی را باید طی کنیم؟
برای استفاده از این نرم‌افزارها، نیازمند این هستید که در ابتدا مخاطبان خود را تعیین کرده و سپس مشخص کنید که پیغام شما در چه زمانی برای مخاطبان ارسال شود. در قدم بعدی، باید پیغامی که قصد دارید برای مخاطبان خود ارسال کنید را تعیین کرده و سپس تایید نهایی را انجام دهید تا پیغام در زمان مشخص شده ارسال شود.
ارسال دستی پیغام لغو جلسات و رویدادها چه مشکلاتی ایجاد می‌کند؟
بروز خطاهای انسانی و همین‌طور دیر ارسال شدن پیام‌های لغو جلسات و رویدادها برای مخاطبان، از جمله مهم‌ترین مشکلات ارسال دستی این پیغام‌ها به شمار می‌آیند.