آشنایی با انواع گزارش سازمانی به شما کمک می‌کند تا بررسی کنید که دقیقا کدام‌یک از گزارشات موردنیاز شما هستند و البته به چه شکل باید این گزارش‌های سازمانی را تهیه کنید. از جمله محبوب‌ترین انواع گزارشاتی که امروزه در سازمان‌ها استفاده می‌شوند می‌توان به مواردی همچون گزارش‌های ادواری، گزارش‌های اتفاقی، گزارش‌های رسمی، گزارش‌های غیر رسمی، گزارش‌های درون سازمانی و برون سازمانی اشاره کرد. هریک از انواع این گزارشات، معمولا دارای کاربردهای مخصوص به خود بوده و باید اصول خاصی را نیز برای نوشتن و تهیه آنها رعایت کنید.
در ادامه این مطلب قصد داریم کمی بیشتر درباره این گزارشات صحبت کرده و اطلاعات موردنیاز را درباره آنها به شما ارائه دهیم.
با مفهوم گزارش سازمانی بیشتر آشنا شوید
قبل از این‌که بخواهیم درباره انواع گزارش سازمانی صحبت کنیم، اجازه دهید تا کمی بیشتر درباره خود مفهوم گزارش سازمانی صحبت کرده و اطلاعاتی را به شما ارائه دهیم. این گزارشات، در واقع گزارش‌هایی هستند که می‌توانند اطلاعات مفید و کاربردی را در اختیار مدیران سازمان‌ها و کسب‌وکارها قرار داده و به این ترتیب، به آنها کمک کنند تا بتوانند تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌ای داشته باشند. یکی از ویژگی‌های مهم این گزارشات سازمانی، این است که باید توضیحات کاملی را درباره یک موضوع یا رویداد ارائه داده و البته به‌صورت منظم در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار گیرند.
نکته مهم دیگر این است که هر سازمان، دارای دستورالعمل مخصوص به خود برای گزارش‌دهی سازمانی است. به همین علت، شخص یا تیمی که قصد دارد این گزارشات را تهیه کند، حتما باید مطابق با این دستورالعمل عمل کرده و بهترین نتیجه را در گزارش‌دهی سازمانی ایجاد کند. این گزارشات از انواع مختلفی برخوردار هستند که در ادامه، بیشتر با هریک از آنها آشنا خواهیم شد.
آشنایی با گزارش‌های ادواری در سازمان‌ها
یکی از انواع گزارش سازمانی که حتما باید با آن آشنا شده و اطلاعاتی را درباره آن داشته باشید، گزارش‌های ادواری هستند. این دسته از گزارشات، در فواصل زمانی مشخصی تهیه شده و در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می‌گیرند. معمولا اصلی‌ترین هدفی که این گزارشات دنبال می‌کنند، این است که اطلاعاتی را درباره روند پیشرفت یک پروژه یا وضعیت یک وظیفه در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار دهند. معمولا زمانی که یک وظیفه یا پروژه در سازمانی آغاز می‌شود، فرایند گزارش‌های ادواری برای آن نیز شروع خواهد شد.
در فواصل زمانی مشخصی که در طول این پروژه وجود دارند، تیم مخصوص گزارش‌دهی باید درباره روند پیشرفت پروژه اطلاعاتی را به مدیران سازمان ارائه داده و البته مدتی بعد از اتمام پروژه نیز باید گزارش ادواری نهایی در اختیار مدیران قرار گیرد. خود این گزارشات به دسته‌های مختلفی تقسیم‌بندی می‌شوند که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- گزارش پیشرفت که نشان‌دهنده وضعیت پیشرفت یک پروژه یا وظیفه در سازمان است.
- گزارشات مربوط به بازرسی که بلافاصله بعد از بازرسی در یک سازمان برای یک پروژه مخصوص تهیه شده و در اختیار مدیران سازمان قرار می‌گیرد.
- گزارشات ارزیابی عملکرد که نشان می‌دهند عملکرد تیمی که روی یک پروژه یا وظیفه خاص تمرکز کرده به چه شکل بوده و آیا عملکرد مناسبی داشته‌اند یا خیر؟
- گزارش‌های دوره‌ای دسته دیگری از این گزارشات هستند که مدیران سازمان‌ها، از این گزارشات برای بررسی عملکرد مفید هر بخش استفاده می‌کنند.
گزارش‌های اتفاقی از مهم‌ترین انواع گزارش سازمانی
یکی از مهم‌ترین انواع گزارش سازمانی که باید با آن آشنا شوید مربوط به گزارش‌های اتفاقی هستند. این دسته از گزارش‌ها، معمولا در زمان بروز اتفاقات و وضعیت خاصی در سازمان منتشر می‌شوند. در بیشتر موارد افرادی که دارای سطح تخصص و تجربه بالایی در زمینه مسئله اتفاق افتاده هستند باید اقدام به ایجاد این گزارش‌ها کنند.
معمولا مدیریت سازمان، در صورت بروز چنین مسائلی، تلاش می‌کند تا یک تیم متخصص را برای گزارش‌دهی جمع‌آوری کند که اطلاعات کاملی را درباره مسئله به وجود آمده داشته باشند و بتوانند به جمع‌آوری اطلاعات مرتبط در این زمینه کمک کنند. علاوه بر این، این تیم می‌تواند به تصمیم‌گیری هرچه بهتر تیم مدیریتی نیز کمک کند. گزارش‌هایی که در این زمینه وجود دارند و باید با استفاده از نرم افزار تحلیل و گزارش دهی سازمانی اقدام به ایجاد آنها کنید، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- گزارش اولیه حوادث: این گزارشات مربوط به بخش اولیه حوادثی هستند که به وجود آمده‌اند. در این گزارش، معمولا دلایلی که باعث بروز اتفاق خاص شده‌اند بررسی شده و سپس فردی که مسئول به وجود آمده این مشکل شده است نیز تعیین می‌شود.
- گزارشات تحقیقی: این دسته از گزارشات توسط یک تیم متخصص انجام شده و در آن، وضعیت اتفاق به وجود آمده به طور کامل بررسی می‌شود. در همین گزارش، معمولا ریشه اصلی مشکل به وجود آمده به طور دقیق مشخص می‌شود و در قدم بعدی تیم متخصص سعی می‌کند تا راهکارهایی را برای حل این مشکلات ارائه دهد. در نهایت، برآورد دقیقی از ضررهای به وجود آمده برای سازمان نیز در این گزارش ذکر می‌شود.
- گزارش‌های امکان‌سنجی: این دسته از گزارش‌ها معمولا در زمان انتشار یک محصول جدید و ورود آن به بازار مطرح می‌شوند. اگر سازمان شما هم قصد دارد که محصول یا خدمات نوینی را وارد بازار کند که باعث ایجاد هرگونه تغییر در کل بازار می‌شود، بهترین گزینه برای شما این است که از این گزارش‌های امکان‌سنجی استفاده کنید.
- گزارش‌های پروژه: این دسته از گزارش‌ها نیز دسته دیگری از گزارش‌های اتفاقی به شمار می‌آیند که معمولا میزان گردش مالی که در یک پروژه وجود دارد را بررسی کرده و اطلاعاتی را درباره آن به شما ارائه می‌دهند. از سوی دیگر، اگر قصد برنامه‌ریزی بهتر برای سازمان را داشته باشید یا این‌که بخواهید اقدام به متقاعدسازی دیگران کنید نیز می‌توانید از این گزارش‌ها استفاده کنید.
گزارش‌های سازمانی رسمی
وقتی که صحبت از انواع گزارش سازمانی می‌شود، یکی از نکات بسیار مهمی که در این زمینه باید به آن دقت داشته باشید این است که گزارش‌های رسمی سازمانی نیز یکی از انواع این گزارشات به شمار می‌آیند. از جمله ویژگی‌های مهمی که این گزارش‌های سازمانی دارند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- آنها دارای قالب از پیش تعیین شده‌ای هستند و همین موضوع نیز باعث می‌شود تا ساختار آنها از قبل مشخص باشد.
- آنها حتما باید از طریق کانال‌های معتبری جمع‌آوری شوند و به همین علت، شما نیازمند این هستید که از یک تیم متخصص برای تهیه آنها استفاده کنید.
- از سوی دیگر، باید بدانید که معمولا از گروه‌های محلی نیز برای ایجاد این گزارشات سازمانی استفاده می‌شود.
- گزارشاتی که به‌صورت رسمی در سازمان‌ها تهیه می‌شوند ممکن است به‌صورت قانونی بوده یا این‌که الزامات قانونی به شکلی درست در آنها رعایت نشده باشد.
از جمله انواع مختلف گزارش‌های رسمی سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- گزارش‌های قانونی: این دسته از گزارش‌ها معمولا دارای یک سرپرست مخصوص هستند که تمامی اصول تحقیقاتی و حسابداری در آنها رعایت شده است.
- گزارش‌های فاقد الزامات قانونی: این دسته از گزارشات، معمولا مواردی هستند که براساس الزامات قانونی نیستند، ولی می‌توانند برای کمک به تصمیم‌گیری‌های سازمانی مدیران استفاده شده و کاربرد داشته باشند.
گزارشات غیررسمی
از دیگر انواع گزارش سازمانی که باید با آن آشنا شوید می‌توان به گزارشات غیررسمی اشاره کرد. این دسته از گزارشات، معمولا دارای هیچ روند از قبل تعیین شده‌ای نیستند و شما نمی‌توانید ساختار مشخصی را برای آنها تعیین کنید. یکی از اهدافی که این گزارشات دارند، این است که بتوانند ارتباطات بین فردی را به بهترین شکل ممکن نشان دهند. از سوی دیگر، شما می‌توانید در برخی از موارد خیلی راحت قالبی را نیز برای آنها تعیین کنید.
گزارش‌های درون سازمانی
وقتی که صحبت از انواع گزارش سازمانی می‌شود، باید بدانید که گزارشاتی که در این زمینه وجود دارند، معمولا به دو دسته گزارشات درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم‌بندی می‌شوند. گزارشات درون سازمانی، گزارشاتی هستند که از فعالیت‌های داخلی سازمان دریافت می‌شوند و به شما کمک می‌کنند تا بتوانید انتظار بهترین نتیجه را از عملکرد اعضای سازمان داشته باشید. از جمله مزایای مهمی که گزارشات درون سازمانی می‌توانند برای شما به همراه داشته باشند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- این دسته از گزارشات به شما کمک می‌کنند تا بتوانید مسئولیت‌پذیری سازمانی را افزایش داده و اهداف خود را به شکل بهتری تعیین کنید.
- از سوی دیگر شما می‌توانید نظارت بهتری بر عملکرد سازمان داشته باشید.
- این گزارشات به شفافیت بیشتر سازمان شما کمک کرده و باعث ایجاد همسویی مناسبی بین واحدهای مختلف فعال در سازمان شوند.
- مزیت مهم دیگر آنها این سات که می‌توانند به تحلیل واریانس سازمان کمک کرده و گزارش وضعیت خوبی را به شما ارائه دهند که در نهایت باعث پیش‌بینی بهتر سازمانی می‌شوند.
- در نهایت شما می‌توانید از گزارشات نقدینگی و مالی استفاده کرده و بررسی کنید که آیا سازمان شما بودجه مناسبی را برای انجام انواع فعالیت‌های مختلف دارد یا خیر؟
گزارش‌های برون سازمانی
یکی دیگر از انواع گزارش سازمانی مربوط به گزارشات برون سازمانی هستند. این دسته از گزارشات، معمولا با هدف ایجاد شفافیت و مسئولیت‌پذیری بیشتر انجام می‌شوند. در این گزارشات، معمولا اطلاعاتی در خصوص مشتریان و سرمایه‌گذاران نیز ثبت می‌شود که در نهایت به شما کمک می‌کند تا بتوانید انتظار بهترین عملکرد را از سازمان خود در شرایط مختلف داشته باشید. از جمله مهم‌ترین گزارشات برون سازمانی که می‌توانند به شما کمک کنند عبارت‌اند از:
- گزارش به سهامداران: این دسته از گزارشات معمولا وضعیت و عملکرد سازمان را برای سرمایه‌گذارانی که سرمایه خود را در اختیار سازمان قرار داده‌اند توضیح داده و به این ترتیب، باعث شفافیت عملکرد سازمان می‌شوند.
- گزارش به دولت: این دسته از گزارشات، معمولا اطلاعات دقیقی را درباره مالیات بر درآمد و وضعیت مالی سازمان در اختیار دولت قرار می‌دهند. بیشتر اطلاعاتی که در این گزارشات ثبت می‌شوند، شامل موارد مالیاتی هستند.
- گزارش به موسسات اعتباری: اگر شما هم از تسهیلاتی که موسسات اعتباری در اختیارتان قرار داده‌اند استفاده کرده‌اید، باید بدانید که گزارشاتی را حتما باید در اختیار این موسسات قرار دهید تا آنها نسبت به وضعیت و عملکرد سازمان شما مطمئن شوند.
- گزارش به بورس اوراق بهادار: برخی از سازمان‌ها، کسب‌وکارها و شرکت‌ها معمولا با بورس اوراق بهادار نیز در ارتباط هستند.
برای تهیه انواع گزارشات سازمانی باید به چه نکاتی دقت داشته باشیم؟
اگر شما هم جز آن دسته از افرادی هستید که قصد تهیه انواع گزارش سازمانی را دارید، نیازمند این خواهید بود که اولا اصول و استانداردهایی که در نرم افزار مدیریت کارها برای گزارش‌گیری ایجاد شده است را رعایت کنید. از سوی دیگر، بهتر است سعی کنید از نرم‌افزارهای مدرن و امروزی برای گزارش‌گیری استفاده کنید تا بتوانید انتظار بهترین نتایج را از آنها داشته باشید.
سخن پایانی
بعد از این‌که با انواع گزارش سازمانی آشنا شدید احتمالا به دنبال نرم‌افزاری هستید که این گزارشات را به بهترین شکل ممکن و مطابق با استانداردها به شما ارائه دهد. برای مثال نرم افزار مدیریت فرم اداری می‌تواند یکی از بهترین انتخاب‌ها برای شما باشد. اگر شما هم به دنبال پیداکردن بهترین این نرم‌افزارها هستید، پیشنهاد می‌کنیم حتما از خدمات اتوماسیون اداری آوات استفاده کنید. به این ترتیب، می‌توانید با هزینه‌ای مناسب بهترین نرم‌افزارها را برای دریافت انواع مدل‌های گزارش سازمانی تهیه کنید.
سوالات متداول
گزارش‌های اتفاقی در سازمان شامل چه مواردی می‌شوند؟
از جمله انواع گزارش‌های اتفاقی سازمانی که باید با آنها آشنا شوید می‌توان به گزارش اولیه حوادث، گزارشات تحقیقی، گزارش‌های امکان‌سنجی یا نظرسنجی و گزارش‌های پروژه‌ای اشاره کرد که هریک دارای اصول مخصوص به خود هستند.
گزارش‌های ادواری در سازمان چه کاربردهایی دارند؟
از جمله مهم‌ترین کاربردهای گزارش‌های ادواری، می‌توان به ارائه توضیحات درباره روند پیشرفت فعالیت‌ها در سازمان، تعیین فرم‌های ثابت برای گزارش‌دهی، ارائه اطلاعات درباره روند انجام کار و وظایف هریک از کارمندان سازمان و البته گزارشات فصلی اشاره کرد که باعث پیشرفت بسیار زیاد در سازمان می‌شوند.
برای گزارش‌نویسی بهتر است که چه نکاتی را رعایت کنیم؟
برای این‌که بتوانید بهترین و اصولی‌ترین گزارشات را بنویسید باید دقت کافی را در این زمینه داشته باشید و البته نسبت به صحت اطلاعات نیز مطمئن شوید، مطمئن شوید که موارد داخل گزارش با عنوان آن مطابقت داشته و مرتبط باشند، گزارشات کاملا باید خواننده محور بوده و مختصر نوشته شده باشند، گزارشات باید ساده بوده و تمامی اصول دستور زبان فارسی نیز در حین نوشتن و نگارش این گزارشات رعایت شده باشد و در نهایت سوگیری خاصی در آن وجود نداشته باشد.