وقتی که قصد دارید اسناد و مدارک سازمانی یا کسب‌وکار خود را بایگانی کنید، یکی از نیازهای شما این خواهد بود که در کمترین فضای ممکن، بتوانید به بهترین شکل ممکن این اسناد را بایگانی کنید به‌صورتی که دسترسی به اطلاعات موردنیاز نیز راحت بوده و بتوانید در کمترین زمان ممکن به این اطلاعات دسترسی پیدا کنید. یکی از بهترین راه‌هایی که برا ی انجام این کار وجود دارد استفاده از بایگانی الکترونیکی است. این خدمات به شما کمک می‌کند تا بتوانید خیلی سریع و راحت این اسناد و مدارک را نگهداری کنید.
حال ممکن است این سوال برایتان به وجود آمده باشد که بایگانی به‌صورت الکترونیکی چه مزایایی داشته و چه اصولی را باید در زمان استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی به‌صورت الکترونیکی رعایت کنیم؟ در ادامه این مطلب قصد داریم کمی بیشتر درباره این موضوع صحبت کرده و اطلاعات موردنیاز را در اختیار شما قرار دهیم. پس اگر شما هم علاقه‌مند به خرید یک نرم‌افزار برای بایگانی الکترونیکی اسناد و مدارک خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم حتما ادامه این مطلب را به دقت مطالعه کنید.
آشنایی با مفهوم بایگانی الکترونیکی
اکثر سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی که با فاکتورها و مستندات اداری و سازمانی درگیر هستند، معمولا به دنبال این هستند که بتوانند بهترین سیستم بایگانی را برای مدارک و اسناد خود تهیه کنند. مدل‌های بایگانی سنتی و قدیمی، معمولا مشکلات زیادی را برای سازمان‌ها به وجود می‌آوردند که از جمله این مشکلات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- این سیستم باعث می‌شد تا دسترسی به اسناد و مدارک بسیار سخت بوده و البته نیازمند صرف زمان و انرژی زیادی نیز باشد.
- امکان دسترسی لحظه‌ای به اسناد و مدارک وجود نداشت که همین موضوع نیز باعث تضعیف تجربه مشتری می‌شد.
- از سوی دیگر، هزینه نگهداری از اسناد و مدارک به‌صورت فیزیکی معمولا بسیار بالا بوده و همین موضوع نیز برای سازمان‌ها مشکل‌ساز خواهد شد.
در چنین شرایطی است که بایگانی الکترونیکی به شما کمک می‌کند تا بتوانید بسیار راحت‌تر داده‌های مدنظر خود را نگهداری کرده و از آنها استفاده کنید. در این روش شما می‌توانید خیلی راحت از داده‌های الکترونیکی در سیستم‌های مدیریت اتوماسیون اداری استفاده کرده و به این ترتیب اطلاعات و داده‌های موردنیاز خود را به‌سادگی ذخیره و نگهداری کنید.
برای نگهداری از چه اسنادی می‌توان از بایگانی الکترونیکی استفاده کرد؟
یکی از ویژگی‌های مهمی که بایگانی الکترونیکی دارد این است که شما می‌توانید با استفاده از این سیستم بایگانی اطلاعات و داده‌های مختلفی را نگهداری کنید که از جمله این اسناد و مدارک می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- شما می‌توانید انواع اسناد قانونی و حقوقی سازمان خود را به‌راحتی در این سیستم‌های نرم‌افزاری ذخیره کرده و در هر لحظه به‌سادگی به آنها دسترسی داشته باشید.
- از سوی دیگر، اسناد مالی و حسابداری نیز قابلیت نگهداری در سیستم‌های نرم‌افزاری را دارند که شما می‌توانید از این فرصت نیز استفاده کنید.
- یکی دیگر از اسنادی که شما می‌توانید از سیستم بایگانی الکترونیکی برای نگهداری آنها استفاده کنید، اسناد مربوط به منابع انسانی هستند. این اسناد شامل قراردادهای کاری، سوابق کارکنان و کارمندان شرکت و همین‌طور مستندات مربوط به حقوق و مزایا می‌شوند.
- اسناد فنی و عملیاتی مربوط به سازمان یا کسب‌وکار نیز قابلیت نگهداری در سیستم نرم افزار مکاتبات اداری را دارند که می‌توانید از این فرصت نیز استفاده کنید.
- در صورتی که قصد دارید مکاتبات و گزارش‌های مدیریتی را نیز بایگانی کنید، می‌توانید از سیستم‌های نرم‌افزاری برای انجام این کار استفاده کنید و از این نظر محدودیت خاصی برایتان وجود نخواهد داشت.
- در نهایت، شما می‌توانید از این سیستم بایگانی برای نگهداری از اسناد مرتبط با مشتریان و تامین‌کنندگان سازمان و شرکت نیز استفاده کنید.
سازمان‌ها با چه هدفی از بایگانی الکترونیکی استفاده می‌کنند؟
استفاده از بایگانی الکترونیکی معمولا با اهداف مختلفی در سازمان‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ انجام می‌شود که در این بخش قصد داریم توضیحات کاملی را درباره این اهداف به شما ارائه دهیم:
- معمولا سازمان‌ها به دنبال این هستند که با استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری به شکلی صحیح اسناد و مدارک خود را جمع‌آوری و ذخیره‌سازی کنند.
- هدف دیگر آنها این است که بتوانند نسخه‌های پشتیبان را از اسناد و مدارک خود تهیه کرده و از این نسخه‌های پشتیبان نیز نگهداری کنند.
- یکی از مهم‌ترین اهداف استفاده از این سیستم‌های نرم‌افزاری کنترل دسترسی کاربران است که در بایگانی الکترونیکی این کار به بهترین شکل ممکن قابل انجام است.
- در نهایت فراموش نکنید که این سیستم‌های نرم‌افزاری امکان استفاده از مدل‌های رمزنگاری را دارند. همین موضوع نیز باعث می‌شود تا امنیت داده‌ها و اطلاعات ذخیره شده در این سیستم بایگانی به میزان زیادی افزایش پیدا کند.
چرا باید از بایگانی الکترونیکی استفاده کنیم؟
استفاده از خدمات بایگانی الکترونیکی می‌تواند مزایای بسیار زیادی را برای شما به همراه داشته باشد که از جمله مهم‌ترین این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- استفاده از نرم‌افزارهایی که برای بایگانی به‌صورت الکترونیکی استفاده می‌شوند، نیازی به حجم و فضای زیادی به ذخیره‌سازی داده‌ها نداشته و همین موضوع به کاهش هزینه‌های شما کمک می‌کنند.
- با استفاده از این نرم‌افزارها شما می‌توانید خیلی سریع و راحت به داده‌ها و اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشید که این موضوع به صرفه‌جویی در زمان کارکنان و کارمندان سازمان شما منجر می‌شود.
- این نرم‌افزارهای بایگانی به شما کمک می‌کنند تا بتوانید امنیت و ایمنی داده‌ها و اطلاعات خود را افزایش داده و امکان دسترسی خارج از سازمان به این داده‌ها را به حداقل برسانید.
- مزیت بعدی استفاده از این نرم‌افزارها این است که تهیه نسخه پشتیبان از آنها بسیار راحت‌تر بوده و البته در مواقع موردنیاز شما می‌توانید خیلی راحت‌تر داده‌های خود را به اشتراک بگذارید.
- در نهایت، فراموش نکنید که طول عمر بایگانی شما بی‌نهایت بوده و شما از این نظر نیز محدودیت خاصی را تجربه نخواهید کرد.
- در نهایت نباید فراموش کنید که استفاده از این نرم‌افزارها باعث می‌شود تا احتمال خطراتی همچون از بین رفتن داده‌ها و اسناد به حداقل برسد.
آیا استفاده از بایگانی الکترونیکی معایبی نیز دارد؟
برای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات و البته بایگانی به‌صورت الکترونیکی علاوه بر این‌که باید اطلاعاتی را درباره مزایای این سیستم‌ها به دست بیاورید، باید معایب استفاده از آنها را نیز بشناسید که از جمله مهم‌ترین این معایب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- در اولین قدم باید بدانید که برای خرید چنین نرم‌افزارهایی شما نیازمند پرداخت هزینه اولیه نسبتا زیادی هستید که البته با خرید از مجموعه آوات می‌توانید هزینه‌های خود را به حداقل رسانده و انتظار بالاترین کیفیت خدمات الکترونیک را نیز داشته باشید.
- از سوی دیگر، برای این‌که بتوانید از این نرم‌افزارها استفاده کنید، نیازمند این خواهید بود که آموزش‌های لازم را در اختیار کارکنان خود قرار دهید که این موضوع ممکن است کمی زمان‌بر بوده و البته باعث افزایش هزینه‌های شما شود.
- در صورتی که از خدمات یک مجموعه معتبر برای خرید نرم‌افزارهای بایگانی الکترونیکی استفاده نکنید، این احتمال وجود دارد که نگرانی‌هایی درباره مسائل امنیتی و حریم خصوصی داده‌ها، اطلاعات، اسناد و مدارک برای شما به وجود بیاید.
برای استفاده از نرم‌افزار بایگانی الکترونیکی باید به چه اصولی دقت داشته باشیم؟
برای این‌که بتوانید به بهترین شکل ممکن از نرم‌افزارهای بایگانی الکترونیکی استفاده کنید، نیازمند این خواهید بود که با اصول استفاده از این نرم‌افزارها نیز آشنا شوید که از جمله این اصول می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سعی کنید سیستم اتوماسیون اداری را انتخاب کنید که قابلیت‌های منعطفی داشته باشد. به این ترتیب، می‌توانید هرگونه تغییری که در هر لحظه نیاز داشتید را به‌راحتی روی سیستم اتوماسیون اداری خود اعمال کنید.
- از سوی دیگر، نرم‌افزاری که شما برای بایگانی انتخاب می‌کنید حتما باید اصل سادگی را رعایت کرده باشد و کارکردن با آن چندان سخت و دشوار نباشد.
- اصل مهم بعدی این است که چنین نرم‌افزاری باید دارای یک سیستم آرشیو بوده و با توجه به نوع کاری که قصد دارید با آن انجام دهید، چالش خاصی را در مسیر کارکردن برای شما و کارمندانتان به وجود نیاورد.
- اصل سرعت و دقت اصل دیگری است که باید به آن توجه داشته باشید. در واقع چنین نرم‌افزاری حتما باید از سرعت بالایی برخوردار بوده و دقت لازم را در زمان ذخیره‌سازی اسناد و مدارک داشته باشد.
- اصل مهم دیگر این است که حتما باید کارکنان خود را آموزش دهید تا بتوانند به شکلی درست و صحیح از این نرم‌افزار استفاده کرده و اقدام به بایگانی اطلاعات، اسناد و مدارک کنند.
- در نهایت، برای استفاده از این سیستم‌های بایگانی شما نیازمند رعایت‌کردن این اصل هستید که تمامی اطلاعات را با نهایت دقت و نظم وارد کنید. به این ترتیب، در زمان بازیابی داده‌ها و اطلاعات به چالش خاصی برنمی‌خورید.
یک سیستم بایگانی الکترونیکی باید چه امکاناتی را ارائه دهد؟
فرقی ندارد که قصد خرید یک نرم افزار مدیریت مستندات را دارید یا این‌که به دنبال سیستمی هستید که امکان بایگانی اسناد به‌صورت الکترونیکی را برای شما فراهم کند. در هر صورت، نیازمند این خواهید بود که نرم‌افزاری را انتخاب کنید که امکانات زیر را در اختیار شما قرار دهد:
- چنین نرم‌افزاری باید به شما اجازه دهد تا بتوانید انواع اسناد و مدارک را ایجاد کرده و البته پرونده‌های شخصی‌سازی شده را نیز داخل آن بسازید.
- از سوی دیگر شما باید قادر باشید که اسناد را براساس فیلدهای مختلف داخل چنین نرم‌افزاری طبقه‌بندی کنید. همین موضوع نیز در نهایت به شما کمک می‌کند تا بتوانید انتظار بهترین نتیجه را از بایگانی اطلاعات خود داشته باشید.
- در قدم بعدی، شما نیازمند این هستید که نرم‌افزاری را انتخاب کنید که امکان جستجوی سریع و راحت را در اسناد برای شما فراهم کرده باشد تا در صورت نیاز بتوانید خیلی سریع به اطلاعات مدنظر خود دسترسی پیدا کنید.
- یک نرم‌افزار قابل قبول در زمینه بایگانی الکترونیکی حتما باید امکان مشاهده فرایندهای انجام شده در نرم‌افزار را برای شما فراهم کند.
- ویژگی بسیار مهم دیگری که باید به آن دقت داشته باشید این است که چنین نرم‌افزاری باید قابلیت انتقال اسناد را از یک پرونده به پرونده دیگر برای شما فراهم کرده باشد و البته بتوانید این کار را به‌سادگی در نرم‌افزار انجام دهید.
- در نهایت، بهترین نرم‌افزاری که در این زمینه وجود دارد نرم‌افزاری خواهد بود که امکان گزارش‌گیری را به ساده‌ترین شکل ممکن به شما ارائه دهد.
سخن پایانی
اگر شما هم جز آن دسته از افرادی هستید که به دنبال پیداکردن بهترین نرم‌افزار در زمینه بایگانی الکترونیکی هستید، باید ویژگی‌ها و امکانات متعددی را در این زمینه بررسی کنید تا بتوانید بهترین سیستم نرم‌افزاری را انتخاب کنید. مجموعه آوات، یکی از بهترین مجموعه‌هایی است که چنین نرم‌افزاری را برای شما طراحی کرده تا بتوانید با مناسب‌ترین هزینه ممکن اقدام به خرید این نرم‌افزار کنید. سیستم اتوماسیون اداری آوات به شما اجازه می‌دهد تا به ساده‌ترین شکل ممکن اسناد و مدارک خود را بایگانی کنید.
علاوه بر این باید دقت داشته باشید که استفاده از این نرم‌افزار بسیار ساده بوده و شما نیاز به آموزش خاصی برای کارکردن با آن نخواهید بود. مزیت مهم دیگر استفاده از این نرم‌افزار نیز امنیت بسیار بالای آن است که امنیت داده‌ها، اسناد و مدارک شما را تضمین می‌کند.
سوالات متداول
بایگانی الکترونیکی چه مزیتی نسبت به بایگانی فیزیکی دارد؟
در بایگانی الکترونیکی شما می‌توانید خیلی ساده و راحت اسناد را بدون نیاز به فضای زیاد نگهداری کرده، در کمترین زمان به داده‌ها و اسناد خود دسترسی پیدا کرده و از سوی دیگر، می‌توانید با کمترین هزینه ممکن اسناد را نگهداری کنید.
یک نرم‌افزار بایگانی چه امکانات و ویژگی‌هایی را باید به ما ارائه دهد؟
برای انتخاب چنین نرم‌افزاری حتما باید به سرعت و دقت آن توجه داشته باشید، سعی کنید نرم‌افزاری را برای خرید انتخاب کنید که در کنار کیفیت و عملکرد خوب از هزینه مناسبی نیز برخوردار بوده و ویژگی‌های امنیتی زیادی داشته باشد. از سوی دیگر، نصب این نرم‌افزار و کارکردن با آن نیز باید ساده و راحت باشد.
چه عوامل و فاکتورهایی روی هزینه نرم‌افزار بایگانی الکترونیکی تاثیرگذار هستند؟
از جمله عواملی که روی هزینه و قیمت چنین نرم‌افزاری تاثیرگذار هستند می‌توان به سازنده این نرم‌افزار، امکاناتی که در اختیار سازمان‌ها و کسب‌وکارها قرار می‌دهد، ویژگی‌های امنیتی این نرم‌افزار و البته ارائه انواع آپدیت‌ها و به‌روزرسانی‌‌ها به‌صورت رایگان اشاره کرد. پس در زمان خرید این نرم‌افزارها حتما باید به این عوامل و فاکتورها دقت داشته باشید.