آیا شما هم جز آن دسته از افرادی هستید که قصد پیداکردن بهترین نرم افزار دبیرخانه را دارید؟ برای این‌که بتوانید چنین نرم‌افزاری را پیدا کنید، نیازمند بررسی ویژگی‌های مختلفی خواهید بود که از جمله آنها می‌توان به امکان ثبت انواع نامه‌ها، انجام مکاتبات اداری و ارسال پیغام‌های سازمانی درون سازمانی، امکان جستجو در انواع نامه‌ها، قابلیت ثبت نامه‌ها به بهترین شکل ممکن و البته هزینه مناسب خرید این نرم‌افزار اشاره کرد. برای این‌که بتوانید بهترین نرم‌افزار را پیدا کنید، علاوه بر این موارد، باید به نکات مختلف دیگری نیز دقت داشته باشید.
به همین علت، در ادامه این مطلب قصد داریم کمی بیشتر درباره این نرم‌افزارها صحبت کرده و برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های آنها را برای شما توضیح دهیم. پس اگر شما هم علاقه‌مند به خرید نرم‌افزارهای دبیرخانه هستید، پیشنهاد می‌کنیم حتما ادامه این مطلب را به دقت مطالعه کنید.
آشنایی با نرم‌افزار دبیرخانه
برای این‌که بتوانید بهترین نرم افزار دبیرخانه را انتخاب کنید، نیازمند این خواهید بود که قبل از هر چیز با خود نرم‌افزار دبیرخانه آشنا شده و اطلاعاتی را درباره این نرم‌افزارها به دست بیاورید. بهترین نرم‌افزارهای دبیرخانه، نرم‌افزارهایی هستند که به شما اجازه می‌دهند تا بتوانید انواع اسناد و مدارک را در یک سیستم نرم‌افزاری به ثبت برسانید و همین موضوع نیز باعث می‌شود تا نیازی به ثبت فیزیکی اسناد و مدارک نباشد. استفاده از چنین سیستم نرم‌افزاری می‌تواند مزایای بسیار زیادی را برای شما به همراه داشته باشد که از جمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- چنین نرم‌افزاری امکان دیجیتالی کردن اسناد و مدارک را برای شما فراهم می‌کند.
- به شما کمک می‌کند تا با کمترین هزینه ممکن بتوانید اسناد و مدارک خود را ثبت و نگهداری کنید.
- دسترسی به اسناد، داده‌ها و مدارک را برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک راحت‌تر می‌کند.
- به صرفه‌جویی در زمان کسب‌وکارها و کارمندان شما کمک خواهد کرد.
قابلیت ثبت انواع نامه‌ها در نرم‌افزار دبیرخانه
اگر شما هم قصد خرید بهترین نرم افزار دبیرخانه را دارید، اولین ویژگی که باید به آن دقت داشته باشید این است که نرم‌افزار انتخابی شما باید قابلیت ثبت انواع نامه‌ها را برای شما فراهم کرده باشد. یکی از مهم‌ترین این نامه‌ها، آن دسته از نامه‌های بین سازمانی هستند که وارد سازمان شده و نیازمند بایگانی کردن آنها هستید. از سوی دیگر، هریک از کارمندان شما باید قادر باشند که در کارتابل مخصوص خود این نامه‌ها را به ثبت برسانند و علاوه بر این، امکان ثبت یکپارچه نامه‌ها نیز وجود داشته باشد.
از سوی دیگر، چنین نرم‌افزاری باید قابلیتی را برای شما فراهم کند تا بتوانید نامه‌هایی که به خارج از دبیرخانه ارسال می‌شوند را نیز در آن بایگانی کنید. چنین قابلیتی به کارمندان یک سازمان کمک می‌کند تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن بتوانند انواع نامه‌ها را ذخیره کرده و به این ترتیب، دسترسی به این نامه‌ها را برای تمامی کارمندانی که در یک سازمان فعالیت دارند، امکان‌پذیر کنند.
انجام مکاتبات و ارسال پیغام در نرم‌افزار دبیرخانه
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های بهترین نرم افزار دبیرخانه این است که باید قابلیت مکاتبات داخلی را برای سازمان فراهم کند. در بسیاری از موارد، کارمندانی که در بخش‌های مختلف یک سازمان یا کسب‌وکار مشغول به کار هستند، نیازمند این خواهند بود که بتوانند بدون ثبت نامه، با یکدیگر مکاتبه داشته باشند و اطلاعات، مدارک، اسناد و داده‌های موردنیاز را بین خود رد و بدل کنند. یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از این نرم‌افزارها، این است که شما می‌توانید در زمان کارمندان سازمانی خود صرفه‌جویی کنید.
علاوه بر این باید دقت داشته باشید که انجام مکاتبات به‌صورت درون سازمانی از طریق نرم‌افزارهای دبیرخانه به شما کمک می‌کند تا امنیت اطلاعات خود را نیز افزایش دهید. ویژگی مهم دیگری که این نرم‌افزار و هر سیستم اتوماسیون اداری باید داشته باشد، این است که حتما قابلیت ارسال پیغام درون سازمانی را داشته باشد. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن شوید که کارکنان شما در داخل یک پلتفرم مطمئن و بدون نیاز به اپلیکیشن‌های شبکه اجتماعی می‌توانند با یکدیگر ارتباط بگیرند.
این موضوع هم می‌تواند سرعت ارتباط‌گیری کارکنان و کارمندان شرکت و سازمان شما را افزایش داده و هم به بهبود امنیت سیستم شما کمک کند.
ارائه کارتابل برای هریک از کارمندان شرکت
اگر شما هم قصد خرید یک نرم افزار تحلیل و گزارش دهی سازمانی را برای سازمان خود دارید، باید به دنبال یک ویژگی بسیار مهم باشید و آن این است که چنین نرم‌افزاری حتما باید کارتابل مخصوص به هر کارمند را به شما ارائه دهد. به این ترتیب، هریک از کارمندان می‌توانند کارتابل مخصوص به خود را داشته باشند، اطلاعات و اسناد موردنیاز را به‌راحتی به کارتابل خود اضافه کرده و در صورت نیاز، دسترسی همگانی یا دسترسی‌های خاص را برای این اطلاعات و اسناد ایجاد کنند.
یکی از ویژگی‌های مهم ارائه کارتابل مخصوص برای هریک از کارمندان، این است که کارمندان می‌توانند نامه‌هایی که برایشان ارسال شده است را مدیریت کرده و خیلی سریع و راحت به این نامه‌ها دسترسی داشته باشند. ویژگی مهم دیگر این نرم‌افزارها این است که حتما باید قابلیت ارجاع نیز داشته باشند. به این ترتیب، اگر کارمندی در کارتابل خود نامه‌ای داشت که قصد دارد آن را برای افراد دیگر ارسال کند، خیلی راحت می‌تواند از قابلیت ارجاع استفاده کرده و آن را ارسال کند.
بررسی سوابق نامه
در بسیاری از موارد در سازمان‌ها شرایطی پیش می‌آید که کارمندان نیازمند این می‌شوند که سوابق یک نامه را بررسی کنند. در این شرایط، بهترین گزینه‌ای که برای شما وجود دارد این است که از بهترین نرم افزار دبیرخانه برای مدیریت امور سازمانی خود استفاده کنید. چنین نرم‌افزاری در زمان ثبت نامه‌ها، می‌تواند سوابق آنها را نیز به شکلی دقیق ثبت و ذخیره کند. به این ترتیب، هریک از کارمندان در صورت نیاز به دسترسی به این سوابق می‌توانند خیلی راحت این کار را انجام دهند.
برای مثال، اگر نامه‌ای به دست یک کارمند رسیده که قصد دارد بررسی کند این نامه از کدام کارمندان عبور کرده است، می‌تواند از این سوابق استفاده کرده و خیلی راحت بررسی کند که کدام‌یک از اعضای دیگر سازمان به این نامه دسترسی داشته و اصلاحاتی را روی آن انجام داده‌اند. این ویژگی می‌تواند سرعت انجام بسیاری از امور داخل سازمان را افزایش داده و به این ترتیب، روی تجربه مشتری سازمان یا کسب‌وکار شما نیز تاثیرگذار باشد.
قابلیت جستجو در نرم‌افزار دبیرخانه
اگر شما هم جز آن دسته از سازمان‌هایی هستید که به دنبال خرید بهترین نرم افزار دبیرخانه برای سازمان یا کسب‌وکار خود هستید، حتما باید مطمئن شوید که نرم‌افزاری که خریداری می‌کنید قابلیت جستجو را نیز به شما ارائه دهد. این قابلیت به کارمندان سازمان شما کمک می‌کند تا بتوانند خیلی سریع و راحت به نامه‌ها، اسناد، مدارک، داده‌ها و اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشند. معمولا بهترین نرم‌افزارهای دبیرخانه، این امکان را برای شما فراهم می‌کنند تا بتوانید براساس پارامترهای مختلف جستجوی خود را انجام دهید.
این موضوع نه‌تنها می‌تواند به شما کمک کند تا سرعت جستجوی خود را افزایش دهید، بلکه به بالابردن دقت جستجو نیز کمک کرده و می‌تواند مزایای زیادی را برای یک سازمان به همراه داشته باشد. از سوی دیگر، باید دقت داشته باشید که این نرم‌افزارها حتما باید به شما اجازه دهند که براساس عناصری که خودتان به لیست جستجو اضافه می‌کنید نیز جستجوی خود را انجام دهید.
قابلیت تعریف انواع دبیرخانه در این نرم‌افزار
اگر شما هم قصد خرید نرم افزار مدیریت پروژه را دارید یا این‌که می‌خواهید یک نرم‌افزار دبیرخانه را برای خود تهیه کنید، یکی از بهترین راه‌هایی که برایتان وجود دارد، این است که بررسی کنید آیا این نرم‌افزار امکان ثبت انواع دبیرخانه را برای شما فراهم کرده است یا خیر؟ برای مثال، شما نیازمند این هستید که بتوانید یک دبیرخانه مرکزی را در این نرم‌افزار تعریف کنید و در کنار آن بتوانید چندین دبیرخانه محلی را نیز ایجاد کنید. همین موضوع نیز به شما کمک می‌کند تا بتوانید دبیرخانه‌های مختلف را به‌راحتی از یکدیگر جدا کنید.
از سوی دیگر، شما نیازمند این خواهید بود که چندین دبیرخانه داخلی مستقل را نیز تعریف کنید. همین ویژگی ساده و در عین حال کاربردی به شما کمک می‌کند تا کارمندانتان را مدیریت کرده کارمندان هر بخش را روی یک دبیرخانه مستقل قرار دهید تا بتوانند وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند. در قدم بعدی، مطمئن شوید که دبیرخانه شما قابلیت ارتباط با سرویس‌دهنده با دیگر دبیرخانه‌ها را خواهد داشت که این ویژگی نیز باید در نرم‌افزار به شما ارائه شود.
قابلیت بایگانی در دبیرخانه
برای انتخاب بهترین نرم افزار دبیرخانه یک فاکتور بسیار مهم دیگر نیز وجود دارد و آن این است که سعی کنید دبیرخانه‌ای را انتخاب کنید که قابلیت بایگانی اسناد و مدارک را نیز برای شما فراهم کند. همین موضوع نیز به شما کمک می‌کند تا بتوانید در اسرع وقت بهترین نتایج را دریافت کنید. بایگانی صحیح و اصولی انواع اسناد و مدارک در دبیرخانه، به شما اجازه می‌دهد تا بتوانید در بین این اسناد و مدارک به‌راحتی جستجو کنید. علاوه بر این مدیریت این اسناد و مدارک نیز برای شما راحت‌تر خواهد شد.
در نتیجه شما می‌توانید انتظار داشته باشید که کلاسه‌های مختلفی را برای مدارک ایجاد کنید و هر سند مربوط به بخش‌های مختلف را در بخش مربوط به خود ذخیره کنید.
امکان گزارش‌گیری از نرم‌افزار دبیرخانه
یکی از ویژگی‌های بسیار مهمی که درباره بهترین نرم افزار دبیرخانه وجود دارد و شما هم باید به آن دقت داشته باشید این است که نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید حتما باید قابلیت گزارش‌گیری را برای شما فراهم کند. زمانی که بتوانید انواع گزارشات را از این نرم‌افزار دریافت کنید، تصمیم‌گیری‌های تجاری و سازمانی برای مدیران راحت‌تر انجام می‌شود. برای مثال، چنین نرم‌افزاری باید قادر باشد که انواع گزارشات را از نامه‌هایی که در آن ثبت کرده‌اید به شما ارائه دهد.
علاوه بر این ارائه گزارشاتی دریافت میزان فعالیت کاربران در سیستم و همین‌طور میزان مکاتباتی که در نرم‌افزار انجام شده است، ویژگی مهم دیگری خواهد بود که باید به آن دقت داشته باشید.
سخن پایانی
معمولا پیداکردن بهترین نرم افزار دبیرخانه ممکن است چالش‌های بسیار زیادی را برای شما به همراه داشته باشد و به همین علت، شما باید تمامی ویژگی‌ها و معیارهایی که برای پیداکردن چنین نرم‌افزاری وجود دارند را در کنار یکدیگر در نظر داشته باشید. نرم‌افزار ارائه شده توسط اتوماسیون اداری آوات به شما کمک می‌کند تا بتوانید به بهترین نرم‌افزار دبیرخانه دسترسی پیدا کنید. این نرم‌افزار از ویژگی‌های زیادی برخوردار است که همین حالا می‌توانید از طریق سایت این مجموعه، با مناسب‌ترین قیمت ممکن اقدام به خرید آن کنید.
سوالات متداول
چرا باید نرم‌افزار دبیرخانه قابلیت جستجوی هوشمند داشته باشد؟
چنین قابلیتی به شما کمک می‌کند تا بتوانید در زمان خود صرفه‌جویی کرده و البته تجربه مشتری را نیز به بهترین شکل ممکن بهبود دهید. پس اگر شما هم علاقه‌مند به استفاده از این نرم‌افزارها هستید، مطمئن شوید که قابلیت جستجوی هوشمند را به شما ارائه دهد.
چه عواملی روی قیمت نرم‌افزار دبیرخانه تاثیرگذار هستند؟
از جمله مهم‌ترین این معیارها می‌توان به امکانات ارائه شده توسط نرم‌افزار دبیرخانه، قابلیت‌هایی که برای شما فراهم کرده، به‌روزرسانی‌های مداوم و البته مجموعه‌ای که اقدام به ساخت این نرم‌افزار کرده است اشاره کرد.
برای خرید بهترین نرم‌افزار دبیرخانه باید به چه ویژگی‌هایی دقت داشته باشیم؟
حتما باید سرعت عملکردی و امنیتی که نرم‌افزار به شما ارائه می‌دهد را بررسی کرده، مطمئن شوید که قیمت آن با بودجه شما برای خرید چنین نرم‌افزاری مطابقت داشته باشد و در قدم بعدی، اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزاری که انتخاب کرده‌اید، امکانات و قابلیت‌های موردنیاز در سازمان شما را ارائه می‌دهد.