امروزه استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و کسب‌وکارها می‌تواند مزایای بسیار زیادی را برای آنها به همراه داشته باشد و به سازمان‌ها کمک کند تا بتوانند به شکل بهتری عملیات خود را مدیریت کنند. با این وجود، به این علت که تعداد زیادی از این نرم‌افزارها موجود هستند، انتخاب از بین آنها همیشه ممکن است چالش‌های زیادی را برای شما به همراه داشته باشد. در اینجاست که شما باید با چند شاخص ارزیابی اتوماسیون اداری آشنا شده و اطلاعاتی را در این زمینه به دست بیاورید.
اگر شما هم جز آن دسته از افرادی هستید که قصد خرید این نرم‌افزارها و سیستم‌های اتوماسیون اداری را داشته و به دنبال آشنایی با شاخص‌های مهم برای انتخاب از بین این نرم‌افزارها هستید، پیشنهاد می‌کنیم حتما ادامه این مطلب را بادقت مطالعه کرده و اطلاعات خود را در این زمینه افزایش دهید.
سرعت بالای نرم‌افزار در لایه دیتابیس
یک شاخص ارزیابی اتوماسیون اداری که حتما باید آن را در زمان خرید این نرم‌افزارها مدنظر داشته باشید، سرعت بالای نرم‌افزار در لایه دیتابیس است. اگر کسب و کار کوچکی هستید که افراد زیادی از این نرم‌افزار در مجموعه شما استفاده نمی‌کنند، شاید این موضوع چندان برایتان حائز اهمیت نباشد، ولی به محض این‌که تعداد کاربران نرم‌افزار افزایش پیدا کرده و کارمندان شما بیشتر می‌شوند، می‌توانید اهمیت آن را مشاهده کنید. در واقع طراحی این نرم‌افزار باید به شکلی باشد که با افزایش اطلاعات و داده‌ها، سرعت آن کاهش پیدا نکند.
کاهش سرعت در اثر بالارفتن حجم اطلاعات، ممکن است مشکلات جدی را برای شما به وجود بیاورد که از جمله مهم‌ترین این مشکلات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- این احتمال وجود دارد که کارمندان دیرتر به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی پیدا کرده و همین موضوع نیز باعث شود تا آنها قادر به پاسخگویی درست به مشتریان نباشند.
- ممکن است نحوه تعامل نرم‌افزار با کارمندان را مختل کرده و باعث مشکلات جدی در کارمندان شود.
- وقتی که سرعت پاسخگویی به مشتریان کاهش پیدا می‌کند، باید این موضوع را در نظر داشته باشید که تجربه مشتریان نیز کاهش پیدا کرده و همین موضوع ممکن است باعث کاهش مشتریان شما شود.
پس وقتی که قصد خرید یک سیستم اتوماسیون اداری را دارید، حتما باید توجه داشته باشید که این نرم‌افزار از سرعت بالایی در همان ابتدای فرایند خرید برخوردار باشد تا بتواند نیازمندی سازمانی شما را به‌خوبی پشتیبانی کند.
یکپارچه بودن سیستم اتوماسیون اداری
اگر به دنبال آشنایی با مهم‌ترین شاخص ارزیابی اتوماسیون اداری هستید، حتما باید یکپارچه بودن سیستم اتوماسیون اداری نرم‌افزار را نیز بررسی کرده و مطمئن شوید که نرم‌افزار شما به‌صورت یکپارچه عمل کرده و می‌تواند نیازهای سازمانی کارمندان و کارکنان کسب‌وکار شما را برآورده کند. برای بررسی این موضوع، نیازمند این هستید که به فاکتورهای زیر دقت داشته باشید:
- نرم‌افزاری که شما انتخاب کرده‌اید باید به‌صورت یکپارچه روی تمامی سیستم‌ها نصب شود و نیازی نباشد که فرایند نصب برای هر سیستم به‌صورت جداگانه انجام شود.
- از سوی دیگر، کارمندان و کارکنان سازمان و شرکت شما باید به‌صورت یکپارچه و همگانی به اطلاعات و داده‌های موردنیاز در این نرم‌افزار دسترسی داشته باشند.
- تمامی نرم‌افزارهای جانبی که برای نصب موردنیاز هستند، باید به‌صورت یکپارچه روی همان سرور مشخص نصب شوند. به این ترتیب، دسترسی به تمامی این نرم‌افزارها در لحظه امکان‌پذیر بوده و مشکل خاصی از این نظر برایتان به وجود نمی‌آید.
- یکی از ویژگی‌های مهمی که در این زمینه باید به آن دقت داشته باشید این است که بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که داده‌ها را در فضای ابری نیز ذخیره‌سازی می‌کند.
- متمرکز و یکپارچه بودن نرم‌افزار باید به شکلی باشد که اعضای سازمان بتوانند به تمامی نامه‌ها، ارجاعات و وظایف دسترسی داشته باشند. به این ترتیب، رهگیری این موارد برای کارکنان سازمان شما راحت‌تر خواهد شد.
ساده بودن فرایند نصب و راه‌اندازی و البته کارکردن با نرم‌افزار
اکثر سازمان‌هایی که امروزه به دنبال خرید نرم افزار مدیریت مستندات هستند یا این‌که قصد دارند هرگونه سیستم اتوماسیون دیگری را تهیه کنند، معمولا به دنبال این خواهند بود که بتوانند نرم‌افزاری را تهیه کنند که فرایند نصب و راه‌اندازی آن راحت‌تر بوده و بتوانند به شکل ساده‌تری با این نرم‌افزار کار کنند. این ویژگی مهم‌ترین شاخص ارزیابی اتوماسیون اداری به شمار می‌آید که باید به آن دقت و توجه داشته باشید. همین موضوع نیز به شما کمک می‌کند تا بتوانید به ساده‌ترین شکل ممکن بهترین نرم‌افزارها را تهیه کنید.
وقتی که فرایند نصب نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری سخت نباشد، شما می‌توانید خیلی سریع و راحت اقدام به نصب آنها کنید و برای نصب این نرم‌افزارها نیازمند آموزش خاصی نخواهید بود. علاوه بر این، هرچه کارکردن با این نرم‌افزارها ساده‌تر باشد، کارمندان شما نیز سریع‌تر به آن تسلط پیدا خواهند کرد و می‌توانید خیلی سریع‌تر این سیستم‌های نرم‌افزاری را وارد چرخه کار خود کنید.
از جمله ویژگی‌هایی که نشان می‌دهند چنین نرم‌افزاری ساده بوده و کارکردن با آن راحت است، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نرم‌افزاری که شما انتخاب کرده‌اید، حتما باید دارای رابط گرافیکی و کاربردی ساده و البته زیبایی باشد. استفاده از عناصر زیاد در صفحه، باعث شلوغ شدن و پیچیدگی کارکردن با این نرم‌افزار می‌شود.
- از سوی دیگر، فرایند ذخیره‌سازی اطلاعات در این نرم‌افزار نیز باید ساده بوده و شما مشکل خاصی برای انجام این کار نداشته باشید.
- ویژگی مهم دیگری که باید به آن دقت داشته باشید این است که بازیابی اطلاعات و داده‌ها از این نرم‌افزار راحت بوده و شما مشکل خاصی برای این کار نداشته باشید.
- در نهایت، بهتر است اطلاعات و داده‌ها در این نرم‌افزار، به‌صورت طبقه‌بندی شده ذخیره شده باشند. همین موضوع نیز باعث می‌شود تا کارکردن با آن به میزان زیادی برای کارمندان سازمان یا کسب‌وکار شما راحت‌تر شود.
به‌روزرسانی‌ها و آپدیت‌های ساده و البته رایگان در نرم‌افزار
وقتی که صحبت از شاخص ارزیابی اتوماسیون اداری می‌شود، یکی از نکات بسیار مهمی که در خصوص این شاخص‌ها باید به آن دقت داشته باشید، این است که نرم‌افزار انتخابی شما باید به‌سادگی قابل به‌روزرسانی باشد. در واقع کارمندان شما نباید مشکل خاصی برای آپدیت این نرم‌افزار داشته و نیازمند استفاده از خدمات پشتیبانی نشوند. از سوی دیگر، آپدیت‌هایی که برای این نرم‌افزار ارائه می‌شوند باید به‌صورت کاملا رایگان بوده و شما نیازمند این نباشید که برای استفاده از هر آپدیت هزینه‌ای را پرداخت کنید.
استفاده از به‌روزرسانی‌ها و آپدیت‌های رایگان و البته آسان، می‌تواند مزایای زیر را برای سازمان و کسب‌وکار شما به همراه داشته باشد:
- چنین آپدیت‌هایی می‌توانند خیلی سریع و راحت مشکلات امنیتی به وجود آمده در نرم‌افزار را برطرف کنند. همین موضوع نیز به شما کمک می‌کند تا بتوانید خیلی سریع و راحت اقدام ایمنی اطلاعات و داده‌های سازمانی خود را افزایش دهید.
- اگر نرم‌افزاری که در حال استفاده از آن هستید دچار مشکلات فنی و عملکردی شده باشد، با استفاده از این به‌روزرسانی‌ها می‌توانید مشکلات به وجود آمده را برطرف کرده و سرعت نرم‌افزار را چندبرابر کنید.
- گاهی اوقات ممکن است سازمان شما در حین استفاده از نرم افزار مدیریت کارها نیازمند ویژگی و امکانات جدیدی باشد. در این شرایط ممکن است سازمان پیشنهاداتی را به سازنده نرم‌افزار ارائه دهد که سازنده در آپدیت‌های جدید، ویژگی‌های موردنیاز را به اپلیکیشن یا نرم‌افزار اضافه کند.
عدم نیاز به استفاده از نرم‌افزارهای جانبی دیگر
اگر شما هم جز آن دسته از افرادی هستید که از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنید، احتمالا این مشکل برایتان به وجود آمده که مشاهده می‌کنید در حین استفاده از این نرم‌افزار، نیازمند استفاده از نرم‌افزارهای دیگری نیز می‌شوید. این مشکل وقتی رخ می‌دهد که نرم‌افزار انتخابی شما نرم‌افزاری جامع و کامل نباشد. به همین علت یک شاخص ارزیابی اتوماسیون اداری این است که نرم‌افزار انتخابی شما باید نیاز به نرم‌افزارهای جانبی دیگر را به حداقل یا حتی به صفر برساند.
در این شرایط است که می‌توانید به سادگی هرچه تمام اقدام به استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری کرده و خدمات خود را در زمان کوتاه‌تری ارائه دهید. استفاده از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری جامع و کامل، می‌تواند مزایای زیادی را برای شما به همراه داشته باشد که از جمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- چنین نرم‌افزاری به شما اجازه می‌دهد تا بتوانید خیلی سریع خدمات مدنظر خود را به کاربران و مشتریان ارائه داده و به این ترتیب، تجربه مشتری را بهبود دهید.
- از سوی دیگر، عدم استفاده از نرم‌افزارهای جانبی باعث می‌شود تا شما بتوانید با کمترین هزینه ممکن اتوماسیون اداری خود را انجام دهید. همین موضوع نیز در نهایت به کاهش هزینه‌های سازمانی شما منجر شده و می‌تواند نتایجی فوق‌العاده را برای کسب‌وکار یا سازمانتان به وجود بیاورد.
- مزیت مهم دیگر عدم استفاده از نرم‌افزارهای جانبی این است که شما می‌توانید در زمان خود نیز صرفه‌جویی کنید.
- در نهایت، یکپارچه بودن نرم‌افزار اتوماسیون اداری و عدم نیاز به نرم‌افزارهای جانبی باعث می‌شود تا کارمندان شما بتوانند به شکلی یکپارچه به اطلاعات و داده‌های موردنیاز خود دسترسی داشته باشند که این موضوع نیز در نهایت می‌تواند مزایای بسیار زیادی را برای آنها به همراه داشته باشد.
سایر فاکتورهایی که در زمان انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری باید به آنها دقت داشته باشیم
در بخش‌های قبلی درباره چند شاخص ارزیابی اتوماسیون اداری صحبت کرده و اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دادیم. حال باید بدانید که فاکتورهای مهم دیگری نیز وجود دارند که توجه داشتن به آنها به شما کمک می‌کند تا بتوانید انتخاب بهتری را از بین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلف داشته باشید. از جمله مهم‌ترین این فاکتورها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نرم‌افزاری را انتخاب کنید که اگر تعداد درخواست‌های شما افزایش پیدا کرد بتواند از این تعداد بالا پشتیبانی کند.
- از سوی دیگر، شما بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که امکان پشتیبان‌گیری در فضای ابری را برای شما فراهم کرده باشد.
- بهترین نرم‌افزار در این زمینه نرم‌افزاری خواهد بود که در کنار کیفیت و عملکرد خوب، از هزینه مناسبی نیز برخوردار بوده و به کاهش هزینه‌های شما کمک کند.
- فاکتور مهم بعدی این است که با استفاده از این نرم‌افزار بتوانید انواع خطاهای احتمالی را به شکلی درست و اصولی مدیریت کنید.
سخن پایانی
بعد از این‌که با چند شاخص ارزیابی اتوماسیون اداری مانند داشتن سرعت و دقت بالا، امن بوده و البته امکان مدیریت تعداد درخواست‌های بالا آشنا شدید، احتمالا شما هم به دنبال پیداکردن نرم‌افزاری هستید که تمامی این شاخص‌ها و ویژگی‌ها را به بهترین شکل ممکن به شما ارائه دهد. یکی از بهترین سیستم‌های اتوماسیون اداری که تمامی این ویژگی‌ها را به‌صورت یکپارچه به شما ارائه می‌دهد، سیستم اتوماسیون اداری آوات است که پیشنهاد می‌کنیم همین حالا از طریق سایت ما اقدام به خرید آن کنید.
این سیستم اتوماسیون اداری از کیفیت بالایی برخوردار بوده و ویژگی‌ها و امکانات زیادی را نیز در اختیار شما قرار می‌دهد. از سوی دیگر، باید دقت داشته باشید که این سیستم اتوماسیون اداری، دارای سیستم پشتیبانی حرفه‌ای و قدرتمندی است که به شما کمک می‌کند تا بتوانید به‌راحتی آن را نصب و اجرا کنید. مزیت مهم دیگر استفاده از این سیستم اتوماسیون اداری، این است که شما می‌توانید با کمترین هزینه ممکن آن را برای سازمان خود تهیه کنید.
سوالات متداول
برای ارزیابی سیستم اتوماسیون اداری، بیشتر روی قیمت تمرکز کنیم یا امکانات؟
وقتی که قصد خرید یک سیستم اتوماسیون اداری را دارید، حتما باید به قیمت و امکانات و کیفیتی که چنین نرم‌افزاری دارد در کنار یکدیگر نگاه کنید. توجه داشتن به این فاکتورها در کنار هم، به شما کمک می‌کند تا بتوانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن بهترین سیستم نرم‌افزاری اتوماسیون اداری را برای خود پیدا کنید.
مهم‌ترین امکاناتی که یک سیستم اتوماسیون اداری باید داشته باشد شامل چه مواردی است؟
از جمله این امکانات می‌توان به قابلیت طبقه‌بندی اطلاعات، امکان پشتیبان‌گیری از داده‌ها و اطلاعات ثبت شده در نرم‌افزار، سرعت بالای نرم‌افزار و دقت آن در جابه‌جایی فایل‌ها و البته یکپارچه بودن چنین نرم‌افزاری اشاره کرد.
چه عواملی روی قیمت یک سیستم اتوماسیون اداری تاثیرگذار هستند؟
از جمله مهم‌ترین عواملی که روی قیمت یک سیستم اتوماسیون اداری تاثیرگذار هستند می‌توان به مواردی مانند سازنده این سیستم نرم‌افزاری، امکاناتی که چنین سیستمی به شما ارائه می‌دهد، قابلیت پشتیبان‌گیری از داده‌ها، امکان به‌روزرسانی اپلیکیشن به‌صورت رایگان، سرعت بالای آن، نحوه طراحی و سادگی نرم‌افزار و البته، ویژگی‌های هوشمندی که برای مدیریت داده‌ها و اطلاعات به شما ارائه می‌دهد، اشاره کرد.