مهمترین مزیت چت سازمانی این است که میتواند ارتباط بین کارکنان و کارمندان یک سازمان را به بهینهترین شکل ممکن درآورده و به این ترتیب، میتواند به کاهش هزینههای سازمان کمک کند. استفاده از این نرمافزارها، میتواند نیاز به شبکههای اجتماعی در یک سازمان را به حداقل رسانده و از سوی دیگر، این امکان را در اختیار کسبوکارها و سازمانها قرار دهد تا بتوانند مکاتبات رسمی و غیررسمی خود را در پلتفرمی جامع و یکپارچه انجام دهند. برای انتخاب چنین نرمافزاری، باید به سرعت و امنیت آن، امکان شخصیسازی این نرمافزارها و همینطور راحتی کارکردن با آنها توجه داشت. در ادامه قصد داریم کمی بیشتر درباره نرمافزارهای سازمانی صحبت کرده و اطلاعاتی را به شما ارائه دهیم.
آشنایی با مفهوم چت سازمانی و کاربردهای نرمافزار چت سازمانی
در هر سازمانی، کارکنان، کارمندان و مدیران، دو نوع مکاتبات با یکدیگر دارند. نوع اول، مکاتبات رسمی هستند که در قالب سیستمهای اتوماسیون اداری انجام شده و نامههای رسمی را برای یکدیگر ارسال میکنند. با این وجود، گاهی اوقات مکاتبات بهصورت رسمی نیستند که در این شرایط، نرمافزارهای چت سازمانی به کمک آنها میآیند.
مزیت چت سازمانی، در این است که سازمانها، میتوانند فضایی امن را در اختیار کارکنان و کارمندان خود قرار دهند که بتوانند با یکدیگر مکالمهای کاملا غیر رسمی داشته باشند. یکی از مهمترین ویژگیهایی که این نوع چت برای سازمانها دارد، این است که باعث میشود تا کارکنان وظایفی که دارند را فراموش نکرده و این موضوع را به یکدیگر یادآوری کنند.
از سوی دیگر، مکالماتی که در این نرمافزارها صورت میگیرد، تماما مستندسازی شده و به این ترتیب، در آینده هم قابل استفاده خواهند بود. نرم افزار مدیریت چت سازمانی، در واقع ابزاری است که کمک میکند تا ارتباطها در یک سازمان بهبود پیدا کرده و کارمندان بتوانند در یک فضای کاملا اصولی و استاندارد، با یکدیگر ارتباط داشته باشند.
علاوه بر این، کارکنانی که در یک سازمان فعالیت دارند، میتوانند به کمک نرمافزارهای چت سازمانی، خیلی راحت دادهها و فایلهای موردنیاز را بین خود جابهجا کنند که این موضوع نیز به ارتباط بهتر در یک سازمان کمک خواهد کرد.
شاید بتوان گفت مهمترین مزیت چت سازمانی این است که با استفاده از آن، کارمندان نیازی به سوئیچکردن بین نرمافزارهای مختلف ندارند. برای مثال، فرض کنید که در یک سازمان، کارکنان از یک محیط اتوماسیون اداری برای انتقال فایلها و دادههای رسمی استفاده کرده و زمانی که مکالمات آنها در قالبی غیررسمی جابهجا میشود، نیازمند این خواهند بود که به یک شبکه اجتماعی رایج روی بیاورند.
در این شرایط، سوئیچ کردن مدام بین این نرمافزارها، باعث سردرگمی و کاهش سرعت انجام وظایف در سازمان شده و در نتیجه، بهرهوری یک سازمان یا کسبوکار را به میزان زیادی کاهش میدهد. این در حالی است که به کمک یک نرمافزار اتوماسیون اداری که امکان چت سازمانی را هم فراهم کرده است، این مشکل قابل حل بوده و در نتیجه، سرعت انجام فعالیتها توسط کارکنان به میزان زیادی افزایش پیدا میکند.
از سوی دیگر، شبکههای اجتماعی رایجی که در حال حاضر در بازار وجود دارند، معمولا امنیت بالایی برای یک سازمان ندارند و همواره، این دادهها ممکن است توسط دیگر سازمانها یا افراد خارج از سازمان مورد سواستفاده قرار گیرند. پس استفاده از نرمافزارهای چت سازمانی، میتواند به حفظ اطلاعات و دادههای یک سازمان نیز کمک کرده و باعث بالارفتن امنیت اطلاعات شود.
بهبود مدیریت فایلها، دادهها و ارتباطات
دیگر مزیت چت سازمانی این است که شما خیلی راحت میتوانید به بهبود مدیریت فایلها کمک کرده و باعث شوید که مدیریت فعالیتهای سازمانی به میزان زیادی راحتتر شود. یکی از ویژگیهای مهمی که استفاده از این نرمافزارها برای شما به همراه خواهد داشت، این است که خیال شما بابت از دست نرفتن اطلاعات راحت بوده و میتوانید با خیالی راحت، از کارکنان خود بخواهید که در این فضا با یکدیگر ارتباط بگیرند.
مزیت مهم دیگر این نرمافزارها، این است که به مدیران اجازه میدهند تا بتوانند گروههای مدنظر خود را در این نرمافزارها ایجاد کنند. به این ترتیب، برای هر بخش از سازمان که مستقل از دیگر بخشها کار میکند، میتوان یک گروه جداگانه ساخت که اطلاعات مربوط به هر بخش، در آن گروه نگهداری شود.
در صورتی که شما نرمافزار چت سازمانی استانداردی را انتخاب کرده باشید، میتوانید مطمئن باشید که قابلیتهای متنوعی برای کنترل هریک از گروهها در اختیار شما قرار میگیرد. این ابزار، نرم افزار مدیریت جلسات را نیز به شما ارائه میدهد. به این ترتیب، مدیران میتوانند خیلی راحت جلسات برگزار شده بین کارکنان را مدیریت کنند.
استفاده از نرمافزارهای مدیریتی محبوب و کاربردی، به مدیران اجازه میدهد تا به هریک از کارمندان، مجوزهایی را برای فعالیت در این نرمافزارها ارائه دهند. در نهایت، مدیران میتوانند کانالهایی را ایجاد کنند تا فرایند انتقال و جابهجایی فایلها و اطلاعات به شکل راحتتری انجام شود.
قابلیت شخصیسازی نرمافزارهای چت سازمانی و سرعت بالای آن
یکی از ویژگیهای بسیار مهمی که نرمافزارهای چت سازمانی دارند، این است که شما میتوانید خیلی راحت اقدام به شخصیسازی این نرمافزارها کنید. هر سازمان، بسته به نوع فعالیت و همینطور ارتباطی که بین کارکنان آن وجود دارد، ممکن است نیازمند موارد شخصی در نرمافزارهای چت سازمانی باشد.
استفاده از خدمات اتوماسیون اداری آوات و نرمافزار چت سازمانی ارائه شده در این مجموعه، شما میتوانید خیلی راحت ابزارها و ماژولهای موردنیاز خود را به این نرمافزار اضافه کنید. این کار به شما کمک میکند تا بتوانید مطابق با نیازهای سازمانی که دارید، این نرمافزار را شخصیسازی کرده و به بهینهترین شکل ممکن از آن استفاده کنید.
از سوی دیگر، وقتی که از شبکههای اجتماعی برای ارتباطگیری بین کارکنان استفاده میکنید، یکی از مشکلات رایجی که برای شما به وجود میآید سرعت پایین آنها به علت فیلترینگ است. با استفاده از نرمافزارهای چت سازمانی، نهتنها میتوانید مشکل فیلترینگ را رفع کنید، بلکه به علت داخلی بودن این نرمافزارها، میتوانید انتظار بالاترین سرعت را در انتقال فایلها و دادههای موردنیاز خود داشته باشید.
مدیریت پروژهها به بهینهترین شکل ممکن
یک کاربرد و مزیت چت سازمانی این است که مدیریت پروژهها را به میزان زیادی برای شما راحتتر خواهد کرد. برای مثال، در شرکتهای نرمافزاری که نیازمند منتقل کردن و جابهجایی فایلهای متنوع بین برنامهنویسان و توسعهدهندگان هستید، میتوانید از این نرمافزار چت سازمانی استفاده کرده و فایلها را بین کارکنان خیلی راحتتر جابهجا کنید.
یکی از ویژگیهای مهم نرمافزارهای چت سازمانی، این است که به شما اجازه میدهند تا بتوانید بخشهای منحصربهفردی را به آنها اضافه کرده و به این ترتیب، جابهجایی فایلها را در فضایی ساختارمندتر انجام دهید. این موضوع میتواند چند مزیت مهم زیر را برای کسبوکارها و سازمانها به همراه داشته باشد:
- در اولین قدم، از گم شدن فایلها جلوگیری کرده و باعث میشود تا کارکنانی که به یک فایل نیاز دارند، بتوانند در کوتاهترین زمان ممکن به این فایلها دسترسی داشته باشند.
- از سوی دیگر، در هر بخش از سازمان، تنها کارمندانی به فایل دسترسی دارند که مجوزهای لازم را داشته باشند.
- استفاده از چنین سیستمی برای جابهجایی و انتقال فایلها، میتواند تا حد زیادی از بروز خرابکاری در سازمان جلوگیری کند.
- در نهایت، امنیت اطلاعات و دادههای سازمانی با این روش بهبود پیدا کرده و کسبوکارها میتوانند با خیالی راحتتر دادههای مدنظرشان را جابهجا کنند.
یک نرمافزار چت سازمانی دقیقا چه ویژگیهایی باید داشته باشد؟
حال که با مهمترین مزیت چت سازمانی آشنا شدید، احتمالا این سوال برای شما به وجود آمده که چنین نرمافزاری دقیقا باید چه ویژگیهایی داشته باشد؟ از جمله مهمترین این ویژگیها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- چنین نرمافزاری باید دارای رابط کاربری بسیار زیبا و البته سادهای باشد. به این ترتیب، کارکنان میتوانند راحتتر از آن استفاده کرده و با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
- ویژگی مهم دیگر این است که امکان ارسال انواع دادهها و پیامها از جمله انواع فایلها را برای کارکنان و کارمندان سازمانی فراهم کند.
- یکی از ویژگیهای مهم چنین نرمافزاری این است که خیلی راحت میتوان آن را با نرمافزارهای اتوماسیون سازمانی ادغام کرده و از آنها در کنار یکدیگر استفاده کرد.
- ویژگی مهم دیگر این است که حتما باید امکان ایجاد گروهها و کانالهای مختلف را فراهم کرده و به مدیر اجازه دهد تا به هر کارمند، مجوزهای دسترسی خاصی را اعطا کند.
- یکی از مهمترین نیازهای کارمندان و کارکنانی که از نرمافزارهای چت سازمانی استفاده میکنند، این است که بتوانند جستجو کنند. پس قابلیت جستجو، از دیگر ویژگیهای مهم چنین نرمافزاری به شمار میآید.
- ویژگی مهم دیگر این نرمافزارها، این است که حتما باید امنیت اطلاعات را رعایت کنند. داشتن امنیت اطلاعات، ویژگی مهمی است که معمولا برای سازمانها از اهمیت زیادی برخوردار است.
- در نهایت، تحت شبکه بودن چنین نرمافزاری، آخرین ویژگی است که باید به آن توجه داشت. تحت شبکه بودن دادهها، باعث میشود تا انتقال اطلاعات راحتتر بوده، امکان بکآپ گرفتن از دادهها وجود داشته باشد و در نهایت، دسترسی به اطلاعات در هر زمان و موقعیتی امکانپذیر باشد.
استفاده از نرمافزار چت سازمانی چه کاربردهایی دارد؟
نرم افزار مکاتبات اداری و چت سازمانی، میتواند کاربردهای بسیار زیادی را برای کسبوکارها و سازمانها به همراه داشته باشد که از جمله مهمترین این کاربردها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- چنین نرمافزاری میتواند برای اطلاعرسانیهای سازمانی کاربرد داشته باشد و به سازمانها کمک کند تا خیلی راحتتر بتوانند اطلاعرسانیهای خود را انجام دهند.
- از سوی دیگر، به کمک این نرمافزارها میتوان فضای کاری را از فضای شخصی تفکیک کرد که این موضوع، به بهینهسازی اطلاعات و فعالیتهای سازمانی کمک شایانی میکند.
- کاربرد بسیار مهم دیگری که نرمافزارهای چت سازمانی میتوانند برای سازمانها داشته باشد، این است که به آنها کمک میکند تا رفتوآمدهای کوچک کارمندان را به حداقل رسانده و به این ترتیب، سرعت و کارایی آنها را بهبود دهند.
- یکی از مهمترین کاربردهای نرمافزار چت سازمانی این است که به چابکی هرچه بیشتر در سازمان کمک کرده و به این ترتیب، باعث پویایی و نشاط بیشتر در محیط سازمان شود.
- کاربرد مهم دیگر این نرمافزارها، این است که میتوانند به کاهش هزینههای سازمانی کمک کنند.
- از سوی دیگر، زمان مربوط به جلسات حضوری و تعداد این جلسات را به حداقل رسانده و میتواند سرعت تصمیمگیریهای سازمانی را به حداکثر برساند.
نتیجهگیری
مزیت چت سازمانی چیست؟ اگر شما هم بعد از آشنایی با مزایای نرمافزارهای چت سازمانی علاقهمند به استفاده از این نرمافزارها شدید، احتمالا به دنبال این خواهید بود که بهترین نرمافزار را در این زمینه پیدا کنید. نرمافزار اتوماسیون اداری آوات یکی از بهترین گزینههایی است که برای انجام این کار پیش روی شما قرار دارد. این مجموعه، بهترین نرمافزارهای چت سازمانی را در اختیار شما قرار میدهد. کیفیت و عملکرد این نرمافزار بسیار خوب بوده و با مناسبترین هزینه ممکن در اختیار شما قرار میگیرد.
اگر شما هم قصد خرید و استفاده از این نرمافزار چت سازمانی را دارید، به شما پیشنهاد میکنیم همین حالا از بخش محصولات ما دیدن کرده و در صورت علاقه، اقدام به خرید این نرمافزار برای سازمان یا کسبوکار خود کنید.
سوالات متداول
اصلیترین هدف نرمافزار چت سازمانی چیست؟
مهمترین هدفی که نرمافزارهای چت سازمانی دنبال میکنند، این است که بتوانند نیاز به استفاده از شبکههای اجتماعی در فضای کاری را به حداقل رسانده و فرصتی را در اختیار سازمانها قرار دهند تا ارتباط ساختارمندی را در محیط کار برای کارمندان ایجاد کنند.
چه عواملی روی هزینه یک نرمافزار چت سازمانی تاثیرگذار است؟
از جمله مهمترین این عوامل میتوان به میزان امنیت نرمافزار، سرعت عملکرد آن، نحوه طراحی رابط کاربری نرمافزار چت سازمانی و امکاناتی که در اختیار کاربران خود و سازمانها قرار میدهد اشاره کرد.
نرمافزار چت سازمانی، چطور میتوان فضای شخصی و کاری را در سازمان تفکیک کند؟
این نرمافزارها به شکلی طراحی و ساخته میشوند که نیاز به استفاده از شبکههای اجتماعی در فضای کاری را کاهش داده و به حداقل برسانند. به این ترتیب، به مدیران سازمان کمک میکنند تا بتوانند فضای شخصی را از فضای کاری در سازمان تفکیک کنند.
مهمترین مزایای استفاده از نرمافزار چت سازمانی شامل چه مواردی میشود؟
از جمله مهمترین مزایایی که استفاده از نرمافزارهای چت سازمانی میتواند برای شما داشته باشد میتوان به اطلاعرسانی بهتر در سازمانها، سرعت بالا و جلوگیری از مشکلات فیلترینگ، امنیت بسیار بالا، راحتی کارکردن با آنها و همینطور قیمت مناسب آنها اشاره کرد.