برگزار کردن جلسات کاری برای کسب و کارهای مدرن ضروری است؛ به خصوص در شرایط فعلی که بسیاری از شرکت‌ها دستخوش تحولات دیجیتالی شده‌اند و در محیط‌های کاری هیبرید، با افراد دورکار کار می‌کنند، جلسات مجازی عامل همسویی کارکنان و اشتراک‌گذاری ایده‌ها تبدیل شده‌اند. اما برگزاری یک جلسه همیشه هم آسان نیست، تا حدی که نزدیک به 71 درصد از مدیران کسب و کارها، جلسات خود را ناکارآمد و غیرمولد می‌دانند! موضوع چندان پیچیده نیست، داشتن یک استراتژی بهتر برای مدیریت جلسه همه چیزی است که به آن نیاز دارید. در مقاله دیگری با عنوان مدیریت جلسه‌های کاری در مورد اصول برگزار کردن جلسات نوشتیم، در این مقاله در مورد نرم افزار مدیریت جلسه و دلایل نیاز کسب و کارها به چنین نرم‌افزارهایی بحث می‌کنیم. با آوات همراه باشید.
چرا به نرم افزار مدیریت جلسه نیاز دارید؟
دنیای جلسات و رویدادها دائماً در حال تحول است و فناوری بخش مهمی از این تکامل است. نرم افزار مدیریت جلسات (MMS) یکی از این فناوری‌هاست که در سال‌های اخیر اهمیت فزاینده‌ای برای برنامه‌ریزان رویداد پیدا کرده است. اما چرا نرم افزار مدیریت جلسات تا این حد مهم است؟ پاسخ ساده است. آمارها نشان می‌دهد که کارمندان به طور متوسط 30 ساعت در ماه را در جلسات غیرمولد از دست می‌دهند، یعنی حدود 4 روز کاری! نرم افزارهای مدیریت جلسه برای پایان دادن به این کابوس ارائه می‌شوند تا با برنامه‌ریزی و مدیریت بهینه جلسات، از یک رویکرد استاندارد برای افزایش بهره‌وری کارکنان استفاده کنند. این نرم‌افزارها به افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها در برنامه‌ریزی، سازماندهی، اجرا و ثبت نتایج در طول جلسات کمک می‌کند.
امکانات رایج نرم‌افزارهای مدیریت جلسات عبارتند از زمان‌بندی،ارسال دعوت‌نامه، ایجاد دستور جلسه، امکان یادداشت‌برداری، نظارت و ردیابی اقدامات و ثبت صورتجلسه. ابزارهای مدیریت جلساه اساساً به رهبران کسب و کار قدرت می‌دهد تا کیفیت جلسات خود را بهبود بخشند و اطمینان حاصل کنند که گفتگوهای تجاری چه در داخل سازمان و چه بیرون از آن، به نتایج مثبت منجر می‌شوند. این ابزارها به سازماندهی جلسات، از زمان‌بندی از طریق تقویم‌های مشترک گرفته تا تأیید و امضای صورتجلسات کمک می‌کنند.
نرم افزار مدیریت جلسه چطور به شما کمک می‌کند؟
به عنوان مدیر یک کسب و کار، نرم افزار مدیریت جلسات باید در موارد زیر به انتظارات شما پاسخ مناسب بدهد:
قبل از جلسه
پایه و اساس جلسه در این مرحله ساخته می‌شود، بنابراین برای شفاف‌سازی و ارائه هر اطلاعاتی که شرکت‌کنندگان به آن نیاز دارند، در این مرحله حیاتی است. قبل از برگزاری جلسه، نرم افزار مدیریت جلسه به شما کمک می‌کند تا برای جلسه برنامه‌ریزی کنید، دستور کار را تنظیم کنید و به دست شرکت‌کنندگان برسانید. به علاوه می‌توانید شرح وظایف شرکت‌کنندگان را هم تنظیم کنید تا هر کسی بداند که قبل از برگزاری جلسه، چه مسئولیتی به او سپرده شده است. می‌توانید در هر لحظه سوابق یک جلسه را مشاهده کنید و در جریان اقدامات انجام شده در مورد جلسه قرار بگیرید.
در طول جلسه
در این مرحله، نرم‌افزار باعث می‌شود جلسه سریع‌تر اجرا شود. دسترسی به اطلاعات جلسه تنها با داشتن یک لپ تاپ، سیستم یا گوشی و یک اتصال اینترنت، از هر جا و در هر زمان امکانپذیر است. هنگام برگزاری جلسه می‌توانید دستورجلسه را مرور کنید و در صورت لزوم، یادداشت‌برداری کنید. اگر لازم باشد در ادامه جلسه برگزار شده، جلسات دیگری هم داشته باشید، تکرارپذیری جلسه این کار را برای شما انجام می‌دهد.
بعد از برگزاری جلسه
بعد از برگزاری جلسه، دبیر جلسه اقدام به تهیه صورتجلسه می‌کند؛ یعنی خلاصه ای از مباحث مطرح شده در جلسه و اقداماتی که هر فرد شرکت‌کننده باید انجام بدهد. نرم افزار مدیریت جلسات به شما این امکان را می‌دهد تا بعد از جلسه، صورتجلسه را تهیه کنید و برای اطلاع همه افرادی که در جلسه حضور داشته اند، ثبت کنید. همه چیز در سوابق جلسه ثبت می‌شود و تا رسیدن به نتیجه مطلوب، می‌توانید به همه اطلاعات در یک فضای واحد دسترسی داشته باشید.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه
برای این که بتوانید نرم افزار مدیریت جلسات مناسب برای کسب و کارتان را انتخاب کنید، باید بدانید که این نرم‌افزارها چه ویژگی‌هایی دارند و شما به کدام ویژگی‌های نرم‌افزار نیاز دارید. تعیین نیازها و فرآیندهای یک جلسه مرحله اول برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت جلسات است. در ادامه مزیت‌های کلیدی نرم افزار مدیریت جلسات را مرور می‌کنیم:
سازماندهی بهتر
آماده بودن قبل از برگزاری جلسه، یکی از راه‌های اطمینان از تأثیر مثبت مذاگره و گفتگو بر کسب و کار شما است. قبل از برگزاری جلسه، نرم افزار جلسات می‌تواند محیطی را برای کسب‌وکار شما فراهم کند که در آن بتوانید با استفاده از تقویم‌های مشترک، در دسترس بودن مدعوین خود را بررسی کنید و زمانی را بیابید که برای همه مناسب باشد. همچنین می‌توانید اسناد و مدارک را با مدعوین به اشتراک بگذارید.
ایجاد برنامه‌های مشترک
پس از اینکه همه کسانی را که باید در جلسه حضور داشته باشند دعوت کردید، نرم افزار مدیریت جلسه به شما امکان می‌دهد یک دستور کار انعطاف‌پذیر برای آن تنظیم کنید. همه اعضای جلسه می‌توانند ایده‌های خود را در مورد آنچه که باید قبل از جلسه به بحث گذاشته شود، ارائه دهند. کار کردن بر روی یک دستور جلسه مشترک با سایر اعضای تیم باعث می‌شود زمان کمتری از جلسه به صحبت درباره چنین مواردی اختصاص یابد.
صورت جلسه دقیق‌تر
هنگامی که جلسه در حال برگزاری است، نرم‌افزار به تمرکز اعضای تیم شما بر روی آنچه در جلسه رخ می‌دهد، کمک می‌کند. این بدان معناست که کارمندان شما می‌توانند زمان بیشتری را صرف درگیر شدن در بحث کنند و زمان کمتری را برای تهیه لیست از همه چیزهایی که باید بعداً پیگیری کنند، صرف کنند. یادداشت‌هایی که هنگام برگزاری جلسه برمی‌دارید، پیگیری موارد اقدام را در آینده برای دبیر جلسه آسان‌تر می‌کند. به علاوه، این یادداشت‌ها زمانی بسیار مفید خواهند بود که شما نیاز دارید آنچه را که در جلسه اتفاق افتاده، با کسی که نتوانسته در جلسه حضور پیدا کند، به اشتراک بگذارید.
افزایش امنیت
تصور کنید که قرار است یک جلسه محرمانه را به صورت سنتی برگزار کنید. در این صورت اسناد محرمانه جلسه را هم باید به روش سنتی به دست شرکت‌کنندگان برسانید و طبیعی است که نگران افشا شدن مدارک و اسناد طی این فرایند باشید. اما وقتی از نرم افزار مدیریت جلسه استفاده می‌کنید، می‌توانید همه چیز را به صورت آنلاین و از طریق فضای ابری در دسترس شرکت‌کنندگان در جلسه قرار دهید و با محدود کردن دسترسی کاربران، از به خطر افتادن اطلاعات جلوگیری کنید.
مشارکت بیشتر
نرم‌افزار مدیریت جلسات هم درست مثل نرم افزار مدیریت مکاتبات، احتمال بروز خطای انسانی را کاهش می‌دهد و با حذف مشکلات احتمالی مدیریت جلسات به روش سنتی، به بهتر برگزار کردن جلسات با مشارکت حداکثری همه شرکت‌کنندگان کمک می‌کند. با استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه می‌توانید اطمینان پیدا کنید که همه اعضای تیم، در فرایند برگزاری جلسه درگیر شده‌اند و مشارکت می‌کنند. این امر به ویژه زمانی اهمیت پیدا می‌کند که جلسه را به صورت غیرحضوری و از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می‌کنید. ابزارهای مدیریت جلسه به کارکنان اجازه می‌دهند در دستور کار جلسه مشارکت کنند و نظر خود را در مورد موضوعات مهم از طریق گذاشتن یادداشت، مشارکت در تهیه دستور جلسه و اشتراک‌گذاری فایل بیان کنند.
به‌روزرسانی در لحظه
با مدیریت جلسات با استفاده از نرم‌افزار، تغییرات و به‌روزرسانی‌ها را می‌توان فوراً انجام داد و اطمینان حاصل کرد که شرکت‌کنندگان همیشه به جدیدترین اطلاعات در مورد جلسه دسترسی دارند. این مزیت به لطف فضای ابری در اختیار کاربران نرم‌افزارهای مدیریت جلسه قرار گرفته است.
یادداشت‌برداری
هر جلسه معمولاً یک دبیر دارد که مسئولیت یادداشت‌برداری، مدیریت جلسه و تنظیم صورتجلسه را بر عهده دارد. امکان یادداشت‌برداری قبل از برگزاری جلسه، هنگام برگزاری جلسه و بعد از آن، از قابلیت‌هایی است که مستندسازی جلسات را تا حد زیادی ساده‌تر می‌کند. همه افرادی که به جلسه دعوت شده‌اند، می‌توانند از قابلیت یادداشت‌برداری استفاده کنند و ایده‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. یک فضای تعاملی برای دریافت بیشترین ایده‌ها، چیزی است که نرم‌افزار مدیریت جلسه برای شما به ارمغان می‌آورد.
جلسات بدون کاغذ
و در پایان، با نرم افزار مدیریت جلسات می‌توانید از ظرفیت اینترنت و فضای ابری برای برگزاری جلسات بدون کاغذ استفاده کنید که هم هزینه‌های سازمان شما را کاهش می‌دهد و هم به شما در حفاظت از محیط زیست کمک می‌کند.
راهکار جلسات آوات
راهکار جلسات محصول دیگری از اتوماسیون اداری ابری آوات است که بر بستر فضای ابر ارائه می‌شود. با استفاده از راهکار جلسات آوات، می‌توانید به شکل حرفه‌ای و در یک فضای تعاملی، جلسات سازمان خود را مدیریت کنید و به دور از درگیری‌های رایج، از این ابزار جهت بهینه‌سازی جلسات استفاده کنید. از امکانات راهکار جلسات آوات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- انتخاب مدعوین از بین کارمندان و مخاطبان
- کارتابل سمت‌محور جلسات
- ثبت جلسات به صورت تکرارپذیر
- ثبت محل جلسات
- ثبت دستور جلسه
- ثبت صورتجلسه
- ضمیمه کردن پیوست
- یادداشت‌برداری در هر لحظه پس از ثبت جلسه
- نمایش سوابق جلسه به صورت لحظه‌ای
- رابط کاربری اختصاصی برای موبایل
برای دریافت مشاوره از کارشناسان فروش آوات، فرم زیر را تکمیل و ارسال کنید. کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس می‌گیرند.