تا چند سال پیش، دفتر کار جایی بود که هر روز باید به شکل فیزیکی به آن میرفتیم؛ اتاقها، میزها، پروندهها و جلساتی که همگی در یک مکان مشخص شکل میگرفتند. اما امروز با گسترش دورکاری، تیمهای هیبریدی (ترکیبی از حضور در محل کار و دورکاری) و کسبوکارهای دیجیتال، مفهوم «دفتر کار» تغییر کرده است.
دفتر کار مجازی، بستری دیجیتال است که ابزارهای ارتباط تیمی، مدیریت پروژه، مکاتبات اداری و جلسات آنلاین را در یک محیط واحد فراهم میکند تا سازمانها بتوانند بدون وابستگی به مکان فیزیکی فعالیت کنند.
بسیاری از تیمها این روزها از شهرها و حتی کشورهای مختلف با یکدیگر همکاری میکنند. در چنین شرایطی، سازمانها به ابزارهایی نیاز دارند که ارتباط، هماهنگی و مدیریت کارها را بدون وابستگی به مکان فیزیکی ممکن کنند. به همین دلیل، تعریف دفتر کار دیگر محدود به یک مکان نیست؛ بلکه مجموعهای از ابزارها و زیرساختهای دیجیتال است که به تیمها کمک میکند سریعتر، هماهنگتر و هوشمندانهتر کار کنند.
در پاسخ به همین نیاز، نرمافزار همکاری تیمی آوات با همکاری ایرانسل، «یلوآفیس» را بهعنوان یک راهکار دفتر کار مجازی معرفی کردهاند؛ بستری که تلاش میکند مهمترین ابزارهای دورکاری، همکاری تیمی و مدیریت کارهای سازمانی را در یک محیط یکپارچه فراهم کند.
یلوآفیس چیست؟ راهکار دفتر کار مجازی برای کسبوکارها
یلوآفیس یک راهکار دفتر کار مجازی و دیجیتال برای کسبوکارها است که امکان مدیریت ارتباطات تیمی، کارها، پروژهها و فرآیندهای اداری را در یک بستر آنلاین فراهم میکند. این پلتفرم در واقع ترکیبی از یک نرمافزار دورکاری، ابزار همکاری تیمی و سیستم مدیریت پروژه آنلاین و زیرساخت ارتباطی است که به سازمانها کمک میکند فعالیتهای روزمره خود را در یک محیط واحد و به سادگی مدیریت کنند.
در این بستر، تیمها میتوانند بدون وابستگی به مکان فیزیکی:
- با یکدیگر ارتباط برقرار کنند
- کارها و وظایف را مدیریت کنند
- پروژههای تیمی را پیش ببرند
- جلسات آنلاین برگزار کنند
- مکاتبات اداری را انجام دهند
به این ترتیب، یلوآفیس به کسبوکارها کمک میکند تجربهای کامل از دفتر کار دیجیتال و دورکاری سازمانی داشته باشند. با Yelloffice، دفتر کار و تیم شما، همیشه همراهتان است.
چه امکاناتی در یلوآفیس فراهم شده است؟
یلوآفیس، مجموعهای از ابزارهای موردنیاز برای همکاری تیمی، مدیریت پروژه آنلاین و اتوماسیون اداری را در اختیار کسبوکارها قرار میدهد. بسیاری از سازمانها برای مدیریت تیمهای دورکار یا ترکیبی از چنین ابزارهایی استفاده میکنند تا هماهنگی میان اعضای تیم سادهتر و شفافتر انجام شود.
مهمترین امکانات دفتر کار مجازی یلوآفیس شامل موارد زیر است:
1- ارتباط و همکاری تیمی
در یلوآفیس، اعضای تیم میتوانند از طریق چت سازمانی، مکاتبات تیمی و ویدئو کنفرانس با یکدیگر در ارتباط باشند. این قابلیتها باعث میشود ارتباط میان اعضای تیم در شرایط دورکاری یا تیمهای پراکنده سادهتر و سریعتر انجام شود.
2- اتوماسیون اداری
مکاتبات اداری ابری، دبیرخانه آنلاین و گردش مکاتبات اداری کمک میکند فرآیندهای سازمانی ساختارمندتر، سریعتر و شفافتر انجام شوند و اسناد سازمانی بهصورت متمرکز مدیریت شوند.
3- مدیریت کارها(Task Management)
در یلوآفیس میتوان وظایف را تعریف کرد، به اعضای تیم اختصاص داد، برای آنها زمانبندی تعیین کرد و روند پیشرفت کارها را پیگیری کرد. این قابلیت به تیمها کمک میکند فعالیتهای روزانه را منظمتر مدیریت کنند.
4- مدیریت پروژه
پروژههای تیمی در یلوآفیس با امکان تفکیک فعالیتها و نمایش در قالب برد کانبان قابل مدیریت هستند. این ساختار باعث میشود اعضای تیم بتوانند وضعیت پروژهها و پیشرفت کارها را بهصورت شفاف مشاهده کنند.
5- مدیریت جلسات
از برنامهریزی جلسات گرفته تا ثبت دستور جلسه و مصوبات، همه چیز در یک محیط واحد انجام میشود تا جلسات سازمانی منظمتر برگزار شوند و تصمیمات آنها قابل پیگیری باشد.
6– ویدئو کنفرانس و بستر جلسات آنلاین
در یلوآفیس امکان برگزاری جلسات آنلاین، ویدئوکنفرانس و حتی کلاسهای آموزشی مجازی فراهم شده است تا تیمها بتوانند بدون محدودیت مکانی جلسات خود را برگزار کنند.
7- امضای دیجیتال
با استفاده از زیرساخت احراز هویت و گواهی معتبر امضای دیجیتال، امکان عقد قراردادها و امضای اسناد بهصورت آنلاین فراهم میشود. این قابلیت میتواند بسیاری از فرآیندهای اداری را سریعتر و سادهتر کند.
8- زیرساخت ارتباطی یکپارچه
برای ایجاد یک تجربه پایدار از دورکاری، زیرساختهایی مانند اینترنت کسبوکار ایرانسل، مودم اختصاصی و پشتیبانی یکپارچه نیز در این راهکار در نظر گرفته شده است.
یلوآفیس: همکاری آوات و ایرانسل
یلوآفیس با همکاری دو مجموعه بالغ در زمینه زیرساختهای کسب و کارها شکل گرفته است: اتوماسیون اداری آوات و زیرساخت ارتباطی ایرانسل.
در این اکوسیستم، آوات به عنوان محصول ابری شرکت چارگون بهعنوان هسته اصلی همکاری سازمانی عمل میکند و ابزارهای مدیریت کارها، ارتباط تیمی و هماهنگی پروژهها را در اختیار سازمانها قرار میدهد. در کنار آن، زیرساخت ارتباطی و خدمات دیجیتال ایرانسل، امکان ارائه سرویسهای پایدار و مقیاسپذیر را برای کسبوکارها فراهم میکند.
ترکیب این دو بخش بستری فراهم میکند که سازمانها بتوانند علاوه بر استفاده از ابزارهای نرمافزاری همکاری تیمی، از زیرساخت ارتباطی پایدار نیز بهرهمند شوند.
در ادامه توسعه این اکوسیستم، سرویسهای زیر نیز به یلوآفیس اضافه خواهند شد:
- داناپلاس برای برگزاری کلاسها و جلسات آنلاین
- یلونام برای عقد قرارداد و امضای دیجیتال
- اینترنت کسبوکار ایرانسل
- فضای ابری برای نگهداری فایلهای سازمانی
- و مودم اینترنت همراه ایرانسل برای کسبوکارها
با کنار هم قرار گرفتن این خدمات، یلوآفیس تلاش میکند تجربهای کامل از «دفتر کار مجازی» را برای کسبوکارها فراهم کند.
جمعبندی
مدل کار در دنیا در حال تغییر است و بسیاری از سازمانها به سمت دورکاری، همکاری آنلاین و استفاده از ابزارهای دیجیتال حرکت میکنند. در چنین شرایطی، داشتن یک دفتر کار مجازی میتواند به کسبوکارها کمک کند سریعتر تصمیم بگیرند، بهتر همکاری کنند و بدون محدودیت مکانی فعالیتهای خود را مدیریت کنند.
یلوآفیس تلاشی برای ایجاد چنین فضایی است؛ محیطی که در آن تیمها میتوانند از هر مکان همچنان در کنار هم کار کنند، پروژهها را پیش ببرند و فرآیندهای سازمانی خود را بهصورت یکپارچه مدیریت کنند.
سوالات متداول
دفتر کار مجازی، بستری دیجیتال است که ابزارهای ارتباطی، همکاری تیمی، مدیریت پروژه و فرآیندهای سازمانی را در یک محیط آنلاین فراهم میکند تا تیمها بتوانند بدون حضور فیزیکی در یک مکان، با یکدیگر همکاری کنند.
یلوآفیس، راهکار مشترک اتوماسیون اداری ابری آوات و ایرانسل، تلاش میکند چندین ابزار موردنیاز سازمانها مانند چت تیمی، مدیریت کارها، اتوماسیون اداری، جلسات آنلاین و امضای دیجیتال را در یک محیط یکپارچه ارائه دهد تا سازمانها بتوانند فعالیتهای مختلف خود را در یک بستر واحد مدیریت کنند.
این راهکار برای شرکتها، استارتاپها، سازمانها و تیمهایی مناسب است که به دنبال مدیریت بهتر همکاری تیمی، پروژهها و ارتباطات سازمانی در محیط دورکاری یا ترکیبی هستند.
بله. در یلوآفیس امکان تعریف پروژه، تقسیم فعالیتها، تخصیص وظایف و مشاهده روند پیشرفت پروژهها در قالب برد کانبان وجود دارد.
بله. در یلوآفیس امکان برگزاری جلسات آنلاین، ویدئوکنفرانس و کلاسهای آموزشی آنلاین برای تیمها فراهم شده است.
بله. یلوآفیس با فراهم کردن ابزارهای ارتباطی، مدیریت کارها، جلسات آنلاین و زیرساخت ارتباطی پایدار، یکی از بهترین راهکارها برای مدیریت تیم در شرایط دورکاری محسوب میشود.
