سربرگ در مکاتبات اداری و ویژگی‌های آن

اهمیت سربرگ در مکاتبات اداری

در این مقاله می‌خوانید

سربرگ به کاغذهایی در ابعاد استاندارد گفته می‌شود که بر روی آن، نام و لوگوی سازمان، اطلاعات تماس، شعار تبلیغاتی و سایر اطلاعات (بسته به استراتژی سازمان) چاپ می‌شود و از آن برای مکاتبات اداری درون‌سازمانی و برون‌سازمانی استفاده می‌شود. سر برگ نشان‌دهنده هویت یک نامه اداری رسمی است و باعث امنیت نامه نگاری می‌شود. هر سازمان فقط می‌تواند از سر برگ‌های خود برای نامه نگاری استفاده کند و در صورت استفاده از سر برگ سایر سازمان‌ها، حق شکایت برای آنها محفوظ خواهد بود.

در نامه نگاری به شکل سنتی، سربرگ در ابعاد استاندارد مختلف و به صورت از پیش چاپ شده موجود است و فقط کافی است متن نامه اداری روی کاغذ سر برگ چاپ شود و به مهر و امضا برسد. اما در نامه نگاری مدرن با نرم‌افزارهای مدیریت مکاتبات، می‌توان فایل سر برگ را در سیستم آپلود کرد. هنگام چاپ نامه سر برگ به صورت خودکار روی کاغذ چاپ می‌شود. هر فرد حقیقی یا حقوقی می‌تواند به صورت مستقل برای مکاتبات خود اقدام به چاپ سر برگ کند.

اهمیت استفاده از سربرگ

استفاده از سر برگ ضمن این که تاییدکننده هویت حقوقی سازمان شما است، هویت و اصالت سازمان شما را هم به دریافت‌کننده نامه یادآوری می‌کند. یک نامه سازمانی را در نظر بگیرید که روی یک برگ کاغذ A4 چاپ شده، بدون این که سربرگ، نام تجاری، لوگو و مهر سازمان در آن باشد! شما چنین نامه‌ای را به رسمیت می‌شناسید؟! در مکاتبات اداری، استفاده از سربرگ برای چاپ نامه ضرورت دارد. اما مزایای چاپ نامه بر روی سربرگ چیست؟

تاثیر مثبت بر دریافت کننده نامه

سربرگ را نمی‌توان جزو تشریفات اداری به شمار آورد؛ در واقع سربرگ سازمان شما به اندازه نام و برند سازمان اهمیت دارد. سربرگ باید به شکل حرفه‌ای طراحی شده باشد تا معرف خوبی برای اعتبار برند شما باشد.

ادای احترام به دریافت کننده

در نظر دریافت کننده‌نامه، این که محتوای نامه روی یک سر برگ حرفه‌ای چاپ شده باشد یا یک برگه کاغذ سفید، تفاوت زیادی ایجاد می‌کند. اگر متن نامه روی سربرگ چاپ نشده باشد، دریافت‌کننده آن را جدی نمی‌گیرد!

معرفی برند شما به دیگران

سربرگ شامل لوگو، نام برند، شعار تبلیغاتی و اطلاعات تماس سازمان شما است. هر نامه رسمی اداری، پس از خروج از سازمان شما مسیر طولانی را طی می‌کند و می‌تواند معرف بند شما به دیگران باشد.

امنیت مراسلات سازمانی

اگر فردی به نمایندگی از سازمان شما به سازمان‌های دیگر مراجعه کند، باید نامه‌ای از طرف سازمان شما به همراه داشته باشد که بر روی سربرگ چاپ شده باشد. از این موضوع می‌توان به اهمیت سربرگ پی برد! در واقع سربرگ امنیت مراودات برون سازمانی شما را تامین می‌کند.

ویژگی‌های کاغذ سربرگ

به طور معمول اطلاعات سربرگ حدود یک پنجم فضای کاغذ را اشغال می‌کند. کاغذ سربرگ به صورت یک رو و در ابعاد A4 و A5 چاپ می‌شود و بسته به نیاز سازمان ممکن است در ابعاد استاندارد دیگر هم تهیه شود. ممکن است در یک سازمان، سربرگ معمولی با سربرگ مدیرعامل یا اعضای هیات مدیره متفاوت باشد. چنین مواردی هم به سیاست‌های سازمان بستگی دارد.

اجزای سربرگ

هدف از طراحی سربرگ، ارائه اطلاعات پایه در مورد سازمان و هویت حقوقی آن است. توصیه می‌شود که طراحی سر برگ، عاری از هرگونه المان‌های بصری شلوغ باشد تا متن نامه قابل خواندن باشد. اما با این حال، مواردی مانند رنگ سازمانی هم در قالب طرح‌های گرافیکی در سربرگ گنجانده می‌شود. به طور کلی سربرگ شامل اجزای زیر است:

لوگو و اسم سازمان

لوگوی سازمان معمولا در بالا و سمت راست سر برگ قرار می‌گیرد، اما بسته به نوع طراحی و سیاست سازمان ممکن است جای آن تغییر کند. معمولاً در کنار اسم سازمان، شرح فعالیت آن هم در چند کلمه و به طور مختصر تشریح می‌شود. برای تامین امنیت مکاتبات اداری، برخی از سازمان‌ها لوگو را علاوه بر بالای سربرگ، در قسمت میانی (جایی که متن نامه قرار می‌گیرد) هم چاپ می کنند. در این صورت بهتر است لوگو به صورت تک رنگ و با شفافیت کمتر چاپ شود تا خوانایی متن نامه را از بین نبرد.

تاریخ، شماره و پیوست نامه

سه کلمه تاریخ، شماره نامه و پیوست، در بالا و سمت چپ سر برگ و زیر هم چاپ می‌شوند. در مقابل این سه کلمه فضای خالی در نظر گرفته می‌شود تا مقدار مربوطه در آن قرار بگیرد.

شعار تبلیغاتی

شعار تبلیغاتی به عنوان بخشی از هویت سازمان، معمولاً در سر برگ چاپ می‌شود. این کار به تقویت برند سازمان کمک می‌کند.

اطلاعات تماس

اطلاعات تماس سازمان در قسمت انتهایی سر برگ چاپ می‌شود و عبارت است از شماره تماس، فکس، آدرس ایمیل، آدرس سایت و آدرس پستی.

سربرگ در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، پس از ایجاد دبیرخانه برای سازمان، می‌توانید در هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور ایجاد کنید و برای هر اندیکاتور، یک قالب چاپی بسازید. سر برگ سازمان را می‌توانید در بخش ویرایش قالب چاپی آپلود کنید. پس از آپلود کردن سر برگ، تصویر آن به صورت خودکار در همه نامه‌های آن دبیرخانه چاپ می‌شود.

فیلدهای مربوط به تاریخ، شماره نامه و پیوست، به صورت پیش‌فرض در بالا و سمت چپ سربرگ قرار می‌گیرد. اما در صورت نیاز می‌توانید با کشیدن و رها کردن این سه فیلد، جای آنها را عوض کنید. توجه کنید که جای این سه فیلد، در هدر سر برگ است و نمی‌توانید آنها را به بخش‌های دیگر منتقل کنید.

ارتفاع و عرض فضایی که اجزای نامه در آن چاپ می‌شوند، قابل تنظیم است. برای سایر اجزای نامه شامل فرستنده، گیرنده، موضوع نامه، امضا، لوگو، اولویت، محرمانگی، شماره صفحه و گیرندگان رونوشت، فیلدهایی در نظر گرفته شده که می‌توانید در صفحه جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود (هدر صفحه اول، متن نامه، فوتر صفحه اول و فوتر همه صفحات) قرار دهید.

 در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات مربوط به ویرایش سربرگ در محیط نرم‌افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم‌افزار دیگری نیاز نخواهید داشت.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این پست را با دیگران به اشتراک بگذارید

شاید این مقاله‌ها هم برای شما جالب باشد

در جریان باش! امکانات آوات برای پیگیری نامه ها

امکانات آوات برای پیگیری نامه ها اطلاعات مربوط به سوابق نامه، اگر از اطلاعات خود نامه با اهمیت‌تر نباشند، کم‌اهمیت‌تر هم نیستند! چون یکی از کارکردهای نرم افزار اتوماسیون اداری، امکان پیگیری نامه ها به صورت لحظه‌ای و کنترل و

اضافه کردن کارمند به سازمان در اتوماسیون اداری ابری آوات

در ادامه پست‌های آموزش نحوه کار با اتوماسیون اداری ابری آوات، در این پست نحوه اضافه کردن کارمند به سازمان توسط مالک سازمان را توضیح می دهیم. تفاوت کاربر و کارمند در آوات در اتوماسیون اداری ابری آوات، هر شخص