صفر تا صد مدیریت جلسات کاری: نکاتی برای برگزاری یک جلسه موفق

وقتی اسم جلسه به میان می‌آید، یک میز بزرگ را تصور می‌کنم که افراد زیادی پشت آن نشسته‌اند و فنجان‌های چای روی آن، سرد شده‌اند! بعضی سعی می‌کنند خواب‌آلودگیشان را پنهان کنند و مدام خمیازه می‌کشند، بعضی دیگر هم با موبایلشان سرگرم هستند و از خود می‌پرسند: پس کی تموم میشه؟! روزانه چند جلسه به این سبک برگزار می‌شود، بدون این که واقعاً خروجی مشخصی داشته باشند. مدام با خودم حساب می‌کنم که در این چند ساعت، چه کارهایی می‌توانستم انجام بدهم؟ آیا مهارت مدیریت جلسات کاری می‌تواند این وضعیت را تغییر بدهد؟

اصلا لازم است این جلسه را برگزار کنم؟

قبل از برنامه‌ریزی برای برگزار کردن یک جلسه، از خودتان بپرسیسد: «اصلاً لازم است این جلسه را برگزار کنم؟» جلسات کاری به صورت ذاتی ارزشی برای شما یا سازمان ایجاد نمی‌کنند. اگر 5 نفر از کارکنان شما در یک جلسه دو ساعته شرکت کنند، ده نفر ساعت زمان صرف جلسه شده و اگر معادل همین زمان خروجی نداشته باشید، می‌توان گفت جلسه غیرضروری بوده یا حداقل آن را در مسیر درست هدایت نکرده‌اید. گاهی پروژه هیچ پیشرفتی ندارد و فقط برای این که کاری کرده باشید، یک جلسه در مورد آن برگزار می‌کنید! در این صورت لازم است بدانید که جلسه هیچ دردی از شما و پروژه دوا نمی‌کند. جلسه فقط زمانی توجیه دارد که بخواهید ساختار پروژه را تعیین کنید؛ در بقیه موارد نیازی وقتتان را تلف کنید.  

نیاز به گفتگو در مورد یک موضوع هم دلیل خوبی برای حضور در جلسات کاری نیست. این گفتگو یا می‌توانید به صورت تلفنی یا تصویری یا حتی از طریق ارسال ایمیل یا نامه مدیریت کنید. حتی می‌توانید یک تخته وایت برد به این کار اختصاص بدهید؛ هر کس نظر یا ایده اش را روی تخته می‌نویسد و نظرات بقیه را هم نقد می‌کند. این هم یکی از تکنیک‌های طوفان فکری است که حتی نیازی به جلسه ندارد. می‌بینید؟ می‌توانید فقط زمانی تصمیم به برگزار کردن یک جلسه بگیرید که واقعا هیچ راه دیگری وجوئد نداشته باشد.

ترفندهای مدیریت جلسات کاری

برگزاری جلسات کاری همیشه هم بد نیست، در واقع در بیشتر موارد اجتناب‌ناپذیر است؛ آنچه اهمیت دارد، این است که جلسات را به خوبی مدیریت کنید تا خروجی ملموسی داشته باشند و وقت مفید شما و همکارانتان را هدر ندهند. شما به عنوان یک مدیر می‌توانید با استفاده از تکنیک‌های برگزاری جلسات، هدایت اندیشه‌ها را به دست بگیرید و بهترین نتیجه را دریافت کنید. در ادامه نکاتی برای برگزاری یک جلسه موفق کاری را مرور می‌کنیم.

از دفتر کارتان خارج شوید

گاهی تنها کاری که لازم است بکنید، این است که جلسات را در جای دیگری غیر از سازمان برگزار کنید. حضور در یک مکان جدید مانند پارک، کافه یا رستوران، می‌تواند جلسات کاری را از روال ثابت و خسته کننده خود خارج کند و باعث شود افراد با انرژی و ایده‌ها جدید در جلسه حاضر شوند. اگر این تغییر، سازنده بود و نتایج بهتری از جلسه دریافت کردید، می‌توانید آن را تکرار کنید.

هدف از برگزاری جلسه را مشخص کنید

مهم‌ترین عامل برای برگزاری یک جلسه موفق، داشتن یک هدف مشخص و یک دستور کار مشخص است. قبل از این که تصمیم بگیرید جلسه را برگزار کنید، از خودتان بپرسید که در این جلسه قرار است چه چیزی به دست بیاوریم؟ جلسه ممکن است برای معرفی یک عضو جدید سازمان یا تیم، اعلام خط‌مشی جدید سازمان، بررسی مشکلات موجود یا تصمیم‌گیری در مورد یک مسئله برگزار شود. اما این هدف هر چه که هست، باید قبل از برگزاری جلسه، به شکل واضح تعیین و به همه حاضران اعلام شود.

حضور همه در این جلسه لازم است؟

بدیهی است که لازم نیست همه افراد شما در همه جلسات حضور داشته باشند. اگر افرادی که به جلسه دعوت می‌کنید، در جریان موضوع جلسه نباشند، این جلسه برای آنها کسل‌کننده خواهد بود و نه‌تنها حاصلی از حضور در جلسه دریافت نمی‌کنند، بلکه وقت مفیدشان هم هدر می‌رود. به علاوه حضور افراد غیرمرتبط با موضوع جلسه، باعث می‌شود نظرات آنها شما را از مسیر اصلی خارج کند. پس هر چه کمتر، بهتر!

برای حضور در جلسه آماده باشید

هم شما به عنوان برگزارکننده جلسه و هم افرادی که به جلسه دعوت می‌کنید، باید برای برگزاری جلسه آماده باشید. دستورجلسه را بنویسید و برای همه حاضرین ارسال کنید. دستورجلسه باید شامل موارد زیر باشد:

• لیستی از موضوعاتی که در جلسه مطرح می‌شوند
• شرح مختصری از اهداف جلسه
• لیستی از افراد شرکت کننده در جلسه
• زمان و مکان جلسه
• هرگونه اطلاعاتی که حاضرین باید بدانند

تاخیر حاضرین را به رسمیت نشناسید!

ما در آوات به همه 5 دقیقه زمان می‌دهیم تا خودشان را به جلسه برسانند، اما تاخیر بیشتر از 5 دقیقه واقعاً توجیهی ندارد. شاید 5 دقیقه تاخیر برای حاضر شدن در جلسه موضوع مهمی‌به نظر نرسد، اما به ازای هر تاخیر 5 دقیقه ای، ناچار می‌شوید جلسه را دیرتر به پایان برسانید. شما زمان شروع جلسه را در دستورجلسه اعلام کرده اید، پس دلیلی ندارد منتظر بمانید. بدون تاخیر جلسه را شروع کنید و بدون تاخیر هم تمامش کنید.

جلسه را به صورت استندآپ برگزار کنید

در مقاله دیگری در مورد انواع جلسات اجایل و جلسه‌های روزانه که به صورت استندآپ برگزار می‌شوند، نوشتیم. برگزار کردن جلسات به صورت استندآپ یا ایستاده، یک راه تضمینی است تا اطمینان پیدا کنید که جلسه در کوتاه ترین زمان ممکن برگزار می‌شود. به این ترتیب، می‌توانید راه وارد شدن هر موضوع نامربوطی را ببندید و با بیشترین بهره وری هدف جلسه را محقق کنید.

پروفسور باب ساتن یکی از نویسندگان کتاب مدیریت حقایق سخت، حین نوشتن کتابش به این موضوع پی برد. او و همکارش جف فافر در اتاقی در مورد کتابشان صحبت می‌کردند که فقط یک میز داشت، بدون جایی برای نشستن! بر اساس پژوهش هایی که در این زمینه انجام شده، در جلسات ایستاده 34 درصد زمان کمتری برای تصمیم گیری داشتند، بدون اینکه تفاوت معناداری در کیفیت تصمیم گیری وجود داشته باشد.

جلسه را کش ندهید و به زمان وفادار باشید!

طبق یک قاعده مدیریتی، زمان جلسات نباید بیشتر از ۶۰ دقیقه باشد؛ این حداکثر زمانی است که افراد می‌توانند توجه خود را به یک موضوع معطوف کنند. اما اگر از من سوال کنید، می‌گویم 60 دقیقه خیلی زیاد است! جلسه را طبق زمان‌بندی اعلام شده، آغاز کنید و در زمان مقرر به پایان برسانید. از پرداختن به موضوعات حاشیه‌ای پرهیز کنید و تنها به اصل موضوع بپردازید. همه تلاشتان را بکنید تا جلسه را در کوتاه ترین زمان ممکن تمام کنید.

همه افراد حاضر نظر خود را اعلام کنند

به عنوان مدیر جلسه، باید شرایط را طوری مدیریت کنید که همه حاضران به یک اندازه زمان برای اعلام نظر داشته باشند. ممکن است اطلاعات کارشناس در مورد یک پروژه، از مدیرش بیشتر باشد؛ پس سلسله‌مراتب را در نظر نگیرید و فقط به اطلاعات توجه کنید. اجازه ندهید یک نفر کنترل همه مکالمات را به دست بگیرد و دیگران را از دور خارج کند. خودتان هم این کار را نکنید! اگر لازم بوده کسی در جلسه حاضر شود، پس نظرش هم باید شنیده شود.

ورود به جلسه با گوشی ممنوع!

اگر حاضران با گوشی تلفن همراه در جلسه حاضر شوند، هم حواس خودشان پرت می‌شود و هم حواس دیگران را پرت می‌کنند. گوشی باعث می‌شود افراد نتوانند بر روی یک موضوع تمرکز پیدا کنند و در این صورت جلسه بازدهی خوبی نخواهد داشت. اگر نگران واکنش افراد به این موضوع هستید، می‌توانید آن را در متن ایمیل یا نامه دعوت به جلسه بگنجانید. شما مدیر هستید! باید بدانید چطور خواسته‌هایتان را بیان کنید!

جلسه را بدون نتیجه‌گیری ترک نکنید

هر گفتگوی دونفره‌ای هم نیاز به نتیجه‌گیری دارد، چه برسد به یک جلسه رسمی‌کاری در مورد یک موضوع حیاتی! در مورد هر موضوعی که بحث می‌کنید، در پایان باید یک نتیجه مشخص از آن به دست بیاورید. باید مشخص باشد که چه اقداماتی لازم است انجام شود و هر کدام از افرادی که در جلسه حضور داشته اند، مسئول پیگیری یا به نتیجه رساندن کدام اقدام هستند.

نتیجه جلسه را پیگیری کنید

در هر جلسه تصمیماتی گرفته می‌شود که در قالب صورتجلسه به تایید همه حاضران می‌رسد. صورتجلسه‌ها را به حال خود رها نکنید! وظایف هر کس را در هر جلسه به وضوح مشخص کنید و نتیجه هر اقدام را در جلسات بعدی پیگیری کنید. در هر جلسه افراد باید در خصوص مواردی که در جلسه قبلی به عهده آنها گذاشته شده، پاسخگو باشند. اگر جلسه قبلی نتیجه‌ای نداشته، دلیلی برای برگزاری جلسات بعدی وجود ندارد!

دست پر به جلسه بروید!

دستورجلسه سندی است که قبل از برگزار شدن جلسه تهیه می‌شود. این سند مشخص می‌کند که چه موضوعاتی قرار است در جلسه مطرح شود، چه افرادی در جلسه حضور دارند، و هر یک از افررادی که به جلسه دعوت شده‌اند، چه کاری را باید قبل از برگزاری جلسه انجام بدهند. زمان و مکان برگزاری جلسه هم در همین سند ذکر می‌شود. قبل از برگزاری جلسه حتماً دستورجلسه را تهیه کنید و برای همه افرادی که به جلسه دعوت شده‌اند، بفرستید. همه اسناد و مدارک لازم را هم آماده کنید.

از نرم افزار مدیریت جلسات استفاده کنید

کارمندان به طور متوسط ۳۰ ساعت در ماه را در جلسات غیرمولد از دست می‌دهند، یعنی حدود ۴ روز کاری! نرم افزارهای مدیریت جلسه برای پایان دادن به این کابوس ارائه می‌شوند تا با برنامه‌ریزی و مدیریت بهینه جلسات، از یک رویکرد استاندارد برای افزایش بهره‌وری کارکنان استفاده کنند. این نرم‌افزارها به افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها در برنامه‌ریزی، سازماندهی، اجرا و ثبت نتایج در طول جلسات کمک می‌کند.

تکنیک شش کلاه تفکر در مدیریت جلسات کاری

تکنیک شش کلاه تفکر یکی از تکنیک‌های خلاقیت است که توسط ادوارد دوبونو پدر تفکر خلاق ابداع شده است. در این تکنیک یک موضوع با استفاده از شش سبک تفکر بررسی می‌شود و برای هر کدام از سبک‌های فکری، یک رنگ کلاه در نظر گرفته شده است. در واقع هر رنگ کلاه، نشان‌دهنده یک نگرش است. هر یک از افراد حاضر در جلسه، با بر سر گذاشتن یکی از کلاه‌های تفکر، موانع ذهنی و پیش‌داوری‌های خود را کنار می‌گذارد و بدون تعصب و قضاوت، موضوع جلسه را بررسی و در مورد آن اعلام نظر می‌کند. لازم است یادآوری کنم که درواقع هیچ کلاهی وجود ندارد و ما تنها از نقش افراد صحبت می‌کنیم! خصوصیات کلاه‌های رنگی را در ادامه شرح می‌دهیم:

کلاه سفید

کلاه سفید به واقعیت‌ها و ارقام ملموس اختصاص دارد. کسی که این کلاه را بر سر می‌گذارد، بدون دخالت دادن احساسات و عواطف خود، فقط داده‌ها را در نظر می‌گیرد و تفسیر نمی‌کند.

کلاه قرمز

کلاه قرمز بر احساسات دلالت می‌کند. کسی که کلاه قرمز را بر سرش می‌گذارد، بینش هیجانی و جنبه‌های احساسی و غیراستدلالی موضوع را در نظر می‌گیرد و به واقعیات کاری ندارد.

کلاه سیاه

دوبونو کلاه سیاه را به نظرات منفی منطقی اختصاص داده است. فردی که با این رنگ کلاه در جلسه حاضر می‌شود، جنبه‌های منفی و بدبینانه موضوع را بیان می‌کند. او وظیفه دارد دلایل عدم موفقیت را بررسی کند.

کلاه زرد

رنگ زرد نماینده تفکرات سازنده و مثبت است. کسی که این کلاه را بر سر می‌گذارد، جنبه‌های مثبت و خوش‌بینانه را مورد توجه قرار می‌دهد. گرایشات کلاه زرد، درست در مقابل گرایش‌های کلاه سیاه قرار دارد.

کلاه سبز

در تکنیک شش کلاه تفکر، رنگ سبز نماد تفکر خلاق است. از کلاه سبز برای ابراز ایده‌ها و راه‌حل‌های جدید و خلاقانه استفاده می‌شود. کسی که با کلاه سبز در جلسه حاضر می‌شود، از نظرات نو و متفاوت استقبال می‌کند.

کلاه آبی

وقتی کسی با کلاه سبز به جلسه می‌رود، وظیفه دارد تفکرات موجود درباره یک موضوع را بررسی کند. فرد کلاه آبی، نظرات بقیه کلاه‌های رنگی را بررسی و سازماندهی می‌کند و به نوعی دبیر جلسه است!

جلسات کاری می‌توانند باارزش و مولد باشند؛ اما اگر با فوت و فن برگزاری جلسات آشنایی نداشته باشید، نه‌تنها حاصلی از آن عایدتان نمی‌شود، بلکه زمان زیادی را هم از دست می‌دهید. پس مهارت مدیریت جلسه‌های کاری را دست کم نگیرید! استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات هم نقش مهمی در این فرایند دارد.