اهداف سازمان چیست و چرا اهمیت دارد؟

هر سازمان برای دستیابی به یک یا چند هدف تاسیس می‌شود! اهداف سازمان ممکن است بر اساس ماهیت و نوع کسب و کار متفاوت باشد؛ سودآوری را می‌توان هدف کلی همه سازمان‌های تجاری در نظر گرفت، اما در کنار سودآوری، اهداف دیگری هم وجود دارد که سازمان‌ها برای محقق کردن آنها تلاش می‌کنند. مثلاً سازمان‌های خدماتی یا دولتی، با هدف دستیابی به رفاه اجتماعی فعالیت می‌کنند. در این مقاله اهداف ‌سازمان را تعریف می‌کنیم و در مورد اهمیت و انواع آن بحث می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

اهداف سازمان چیست؟

اهداف سازمانی به اهداف استراتژیکی گفته می‌شود که مدیریت یک سازمان برای ترسیم نتایج مورد انتظار و هدایت تلاش‌های کارکنان، تعیین می‌کند. تعیین اهداف ‌سازمانی مزایای زیادی دارد؛ از جمله این که تلاش‌های کارکنان را هدایت می‌کند، فعالیت‌ها و موجودیت شرکت را توجیه می‌کند، استانداردهای عملکرد را تعریف می‌کند و به عنوان مشوق رفتاری عمل می‌کند. انتخاب درست اهداف کسب و کار، مستلزم این است که مدیران این کار را بر اساس یک برنامه استراتژیک انجام دهند.

اگرچه شرکت ها معمولاً اهداف سازمانی خود را بر اساس فاکتورهای رشد خود متمرکز می‌کنند، اما این اهداف در طول زمان تغییر می‌کنند. دلیل آن این است که معمولاً در مراحل مختلف عملیاتی، شرکت پارامترهای رشدی را که بر هدف آن برای آن دوره معین تأثیر می‌گذارد، اصلاح می‌کند. موضوع دیگر این که اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌مند باشند و به اصطلاح به شیوه اسمارت تدوین شده باشند.

انواع اهداف سازمانی

اهداف‌ سازمانی را به طور کلی می‌توان در سه گروه دسته بندی کرد:

اهداف استراتژیک

اهداف استراتژیک اهداف کیفی و بلندمدت هستند که سازمان برای دستیابی به آنها فعالیت می‌کند و در قالب بیانیه، منشور یا گزارش سالانه منتشر می‌شوند. اندازه‌گیری تحقق این اهداف، به دلیل ماهیت کیفی آنها سخت‌تر از اهداف کمی است و به ایجاد و تقویت وجهه عمومی و شهرت سازمان کمک می‌کنند.

اهداف عملیاتی

اهداف عملیاتی در ابعاد کوچک‌تر مانند تیم یا واحدهای سازمانی تعریف می‌شوند و دستیابی به یک نتیجه مطلوب را در زمان کوتاه‌تر امکانپذیر می‌کنند. اهداف عملیاتی گام‌های واقعی و ملموسی هستند که سازمان برای رسیدن به هدف خود برمی دارد و اغلب با اهداف استراتژیک مطابقت ندارند. این اهداف، اغلب کوتاه مدت هستند و به صورت کمی اندازه گیری می‌شوند، به این معنی که معیارهای مشخصی برای اندازه گیری میزان تحقق این اهداف وجود دارد.

اهداف تاکتیکی

اهداف تاکتیکی به اهداف کوچک‌تری گفته می‌شود که ماهیت کمی دارند و شکاف بین اهداف استراتژیک و اهداف عملیاتی را پر می‌کنند. سازمان‌ها با اهداف تاکتیکی می‌توانند فرآیندهای قابل اندازه‌گیری کسب و کار را به اهداف بزرگی که در برنامه استراتژیک یک شرکت مشخص شده است، متصل کنند.

چرا تعیین اهداف سازمان اهمیت دارد؟

اهداف ‌سازمانی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فعالیت‌های روزمره خود را هدایت کنند و به رشد مالی و تجاری دست یابند. هنگامی که یک شرکت اهداف خود را تعیین می‌کند، به راحتی می‌تواند مراحل رسیدن به آنها و سنجش عملکرد را در یک دوره زمانی خاص مشخص کند. تعیین اهداف همچنین به افزایش بهره‌وری، کارایی و سودآوری کمک می‌کند. اطمینان از اینکه این اهداف خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و واقع‌بینانه هستند، ضروری است. درک اهداف سازمان می‌تواند به مدیران و کارکنان کمک کند تا بدانند چگونه برنامه‌ریزی کنند و در عین حال در مسیر بهبود عملکرد گام بردارند. اهداف‌ سازمانی، ورودی کارکنان را هدایت و خروجی مورد انتظار را تعریف می‌کنند. از مزایای تعیین اهداف سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

هدایت تلاش کارکنان

مدیران اهداف‌ سازمانی را برای انتقال انتظارات به کارکنان تعیین می‌کنند. به طور کلی، هنگامی که کارکنان اهداف شرکت و مسئولیت‌های خود در راستای تحقق اهداف را درک می‌کنند، مسیر هموارتر می‌شود. کارمندان زمانی متعهدتر می‌شوند که بدانند برای چه چیزی تلاش می‌کنند، در چنین شرایطی برای یافتن راه‌هایی برای دستیابی به این اهداف، بهتر همکاری کنند. اطلاع از اهداف سازمان به کارکنان کمک می‌کند تا ابزار و منابع مورد نیاز خود را بشناسند.

ارزیابی عملکرد کارکنان

با تعیین اهداف شرکت، مدیران استانداردهایی را تعیین می‌کنند که با آن می‌توانند عملکرد کارکنان را در یک دوره معین به طور عینی قضاوت کنند. به عنوان مثال، زمانی که یک مدیر می خواهد تعیین کند که آیا یک کارمند یا تیم، عملکرد مطلوبی دارد یا خیر، ممکن است عملکرد فرد را در برابر اهداف ‌سازمانی تعیین شده اندازه‌گیری کند. اجرای این اهداف از طریق رهبران تیم، کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اهداف در تمام سطوح شرکت عملیاتی هستند.

پیگیری پیشرفت

هنگامی که یک مدیر اهداف ‌سازمانی را تعریف می‌کند، معیارهایی را شناسایی می‌کند که اندازه گیری رشد سازمان را در یک دوره معین امکانپذیر می‌کنند. همچنین به رهبران سازمان کمک می‌کنند تا پیشرفت بلندمدت و کوتاه‌مدت خود را کنترل کرده و نحوه دستیابی به اهداف تعیین‌شده را با کارآمدتر ارزیابی کنند. به عنوان مثال، یک مدیر ممکن است گردش کار کارکنان را به مدت شش ماه ارزیابی کند، تعیین کند که آیا تأثیر مثبت قابل توجهی بر رشد شرکت داشته است یا خیر، و روش‌های بهتری را برای آینده تعریف کند.

هدف از تعیین اهداف سازمان چیست؟

هدف سازمانی ابزاری است برای کنترل و هدایت کلیه تلاش‌های اعضای سازمان به گونه ای که حصول به موقع هدف را تضمین کند. در زیر اهداف اصلی تعیین هدف برای سازمان آورده شده است:

• برای ارائه راهنمایی و جهت گیری واحد به کارکنان
• ایجاد انگیزه و الهام بخشیدن به کارکنان برای کار با میل
• برای تسهیل برنامه ریزی موثر
• ایجاد یک سازوکار مؤثری برای ارزیابی و کنترل
• ارائه یک تصویر و هویت متمایز

اهداف سازمان چه ویژگی‌هایی دارند؟

موارد زیر ویژگی‌های مشترک یک هدف مؤثر سازمانی هستند:

منعکس کننده هدف وجود

اهداف هر سازمان نشان می دهد که سازمان برای چه هدفی تأسیس شده است. سودآوری را می‌توان هدف کلی همه سازمان‌های تجاری در نظر گرفت، اما در سازمان‌های خدماتی یا دولتی، هدف دستیابی به رفاه اجتماعی است.

آینده‌نگر و آینده‌محور

اهداف کلان، آینده‌محور هستند و سازمان را به مقصد می‌رسانند. اهداف مشخص می‌کنند که سازمان در یک دوره معین می‌خواهد کجا باشد. هدف اصلی از تعیین اهداف، تعیین فعالیت‌ها، اولویت‌ها و تلاش‌ها برای رسیدن به مقصد نهایی است.

اهداف موازی

سازمان‌ها ممکن است در آن واحد، اهداف زیادی داشته باشند. حداکثرسازی سود، خلق ارزش، تنوع محصول و غیره، اهداف متعددی هستند که می‌توانند توسط سازمان در یک زمان تعیین شوند، اما اولویت بندی اهداف بر اساس نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها هم ضرورت دارد.

سلسله مراتب اهداف

مطابق با ساختار سلسله مراتبی یک سازمان، اهداف آن هم ممکن است دارای سلسله مراتب مشخصی باشند. سطوح مختلف سازمانی با توجه به وظایف عملکردی، اهداف خود را تعیین می‌کنند. مثلاً اهداف کلان توسط مدیران ارشد و اهداف عملیاتی در سطح مدیران اجرایی تعیین می‌شوند.

دوره زمانی

سازمان‌ها اهدافی را در بازه‌های زمانی مختلف تعیین می‌کنند. با توجه به افق زمانی اهداف می‌توان آنها را به اهداف کوتاه مدت، اهداف میانی و بلند مدت طبقه بندی کرد.

رویکردهای تعیین اهداف سازمانی

مدیران هنگام تعیین هدف سازمانی می‌توانند یکی از رویکردهای زیر را انتخاب کنند:

رویکرد بالا به پایین

این رویکرد فرض می‌کند که مدیران سطح بالا باید اهداف کلی، اهداف بخش و اهداف سطوح پایین‌تر ساختار سازمانی را تعیین کنند. در چنین شرایطی اهداف ‌سازمان با دریافت مشورت از مشاوران و متخصصان تعیین می‌شوند و سپس به سلسه مراتب پایین‌تر ابلاغ می‌شوند.

رویکرد پایین به بالا

در این رویکرد، از مدیران میانی و مدیران اجرایی خواسته می‌شود که اهداف خود را تعیین کنند. این اهداف توسط مدیران میانی مورد بازنگری قرار می‌گیرند و پس از اصلاحات لازم، برای تایید نهایی به مدیریت ارشد ارائه می‌شوند. این استراتژی فرض می‌کند که برای تعریف اهداف عملیاتی، مدیریت سطح بالا به کمک از پایین نیاز دارد.

رویکرد MBO

رویکرد مدیریت بر اساس اهداف یا MBO فرض می‌کند که مدیران در تمام سطوح باید برای تعیین اهداف سازمانی مشارکت داشته باشند. رویکرد MBO که به آن رویکرد مشارکتی هم گفته می‌شود، بر همکاری و بحث متقابل بین مدیران و کارکنان در فرآیند هدف‌گذاری تاکید دارد.

مراحل تعیین اهداف سازمانی

اگرچه فرایند تعیین اهداف در هر سازمان متفاوت است، اما می‌توان وجوه مشترکی را در این فرایند پیدا کرد. برای تعیین اهداف ‌سازمانی مراحل زیر را طی کنید:

وضعیت کسب و کار را ارزیابی کنید

وضعیت فعلی کسب و کار و عوامل خارجی موثر بر آن مانند روند صنعت را بررسی کنید. تجزیه و تحلیل SWOT می‌تواند به شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای سازمان کمک کند و تجزیه و تحلیل PESTLE (عوامل سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، فنی، قانونی، محیطی) می‌تواند برای حسابداری عوامل خارجی مفید باشد.

اهداف سازمان را تعیین و ابلاغ کنید

اهداف را در جلسات طوفان فکری تعیین کنید. تصمیم بگیرید که چگونه کسب و کار یا تیم می‌خواهد از این اطلاعات برای بهبود خود استفاده کند و اهدافی را انتخاب کنید که فرصت رشد دارند.

اهداف تعیین شده را اولویت بندی کنید

یک چارچوب زمانی تعیین کنید و اهداف را بر اساس مسئولیت و رتبه، به تیم‌ها یا اعضای تیم مختلف تفویض کنید. هنگام تعیین ضرب الاجل برای اهداف، عوامل خارجی را هم در نظر بگیرید.

معیارهای اندازه گیری را انتخاب کنید

نحوه اندازه گیری پیشرفت اهداف را تعیین کنید. اهداف کمی بر اساس معیارهای مشخصی اندازه‌گیری می‌شوند، اما اندازه‌گیری تحقق اهداف کیفی کمی متفاوت است. معیارهای ملموسی را تعیین کنید که تیم‌ها بتوانند به آنها دست یابند.

اهداف سازمان را با فرآیندها ادغام کنید

اهداف را در روش کار تیم یا کسب و کار بگنجانید و روش‌هایی را برای دستیابی به آنها ایجاد کنید یا توسعه دهید. در واقع اهداف زمانی ارزش دارند که به واسطه فرایندهای اجرایی، قابل دستیابی باشند؛ در غیر این صورت کمکی به پیشرفت سازمان شما نمی‌کنند.

میزان پیشرفت را ارزیابی کنید

با گذشت زمان و تغییر شرایط، پیشرفت سازمان در تحقق اهداف را با استفاده از معیارهای از پیش تعریف شده ارزیابی کنید. اگر نتایج راضی کننده نبود، اهداف را بازبینی کنید و در صورت لزوم فرآیندها را بهینه کنید.

نتیجه گیری

اهداف، قلب تپنده سازمان هستند و به همه فعالیت‌های همه کارکنان جهت می‌دهند. بدیهی است که هرگونه خطا در تعیین اهداف ‌سازمان، باعث می‌شود در مسیر درست گام برندارید و به بیراهه بروید. پس هرچقدر که لازم است، برای هدف گذاری زمان بگذارید و این کار را با دقت انجام دهید. مقاله دیگر آوات در مورد OKR را هم مطالعه کنید.

منابع: bukastutor ، techtarget ، indeed

سوالات متداول