پوریا کارمند سختکوشی است و وقتی پای مسئولیت‌های حرفه‌ای در میان باشد، از هیچ تلاشی فروگذار نمی‌کند. تیپ شخصیتی پوریا بر اساس آزمون DISC وظیفه‌گرا است و تا تمام کارهای روزانه‌اش را انجام ندهد، اداره را ترک نمی‌کند؛ تا دیروقت سر کار می‌ماند و گاهی حتی روزهای تعطیل هم دست از کار نمی‌کشد. پوریا در زندگی شخصی هم مشکلاتی دارد و همسرش از زیاد کار کردن او گله می‌کند، اما این باعث نمی‌شود او وظایفش را نادیده بگیرد. فقط این نیست؛ پوریا مشکلات جسمی پیدا کرده و خستگی، سلامت روحی او را هم تحت تاثیر قرار داده. به اندازه کافی تفریح نمی‌کند و این اوضاع را بدتر می‌کند. شاید بتوانید حدس بزنید که مشکل پوریا چیست؛ او نمی‌تواند زمان را درست مدیریت کند. تنها چیزی که او نیاز دارد، کمی برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی است تا بتواند با بهره‌وری بیشتری کار کند. پوریا به ماتریس آیزنهاور نیاز دارد!
ماتریس آیزنهاور چیست؟
دوایت دیوید آیزنهاور رئیس‌جمهور سابق آمریکا، یک جمله معروف دارد: «کارهای فوری، مهم نیستند و کارهای مهم، فوری نیستند!» او ماتریس آیزنهاور را بر اساس همین باور طراحی کرده است. ماتریس آیزنهاور روشی است برای اولویت‌بندی کارها بر اساس میزان فوریت آنها. با این روش می‌توانید کارهایی را که نباید وقت زیادی برای آنها بگذارید، شناسایی کنید. ماتریس آیزنهاور وظایف شما را که باید در یک زمان معین انجام شوند، در چهار رده تفکیک می‌کند:
کارهای مهم و فوری: انجامش بده!
ربع اول ماتریس به مهم‌ترین کارها اختصاص دارد؛ کارهایی که هم اهمیت زیادی دارند و هم زمان کمی برای انجام آنها داریم. برای قرار دادن وظایف در این دسته، ابتدا باید اولویت‌های خود را مشخص کنید. کارهای مهم و فوری که با اولویت‌های شما مطابقت دارند، همین امروز انجام دهید! در انتخاب وظایف برای این دسته، اصل «قورت دادن قورباغه» را در نظر داشته باشید. مهم‌ترین کارهای فوری خود را در ابتدای روز انجام دهید. مثلاً اگر قرار است تا پایان امروز گزارش کار هفته گذشته را ارائه بدهید، بدون شک این کار در دسته اول قرار می‌گیرد.
کارهای مهم و غیر فوری: تصمیم بگیر!
ربع دوم ماتریس آیزنهاور به کارهای مهم و غیر فوری اختصاص دارد؛ کارهایی که اهمیت بالایی دارند، اما زمان کافی برای انجام دادن آنها داریم. وظایف این ربع، با اهداف بلندمدت و رشد شغلی یا فردی شما مطابقت دارند و باید برای زمان دیگری برنامه‌ریزی شوند. وظایفی که در این ربع قرار می‌گیرند، در درازمدت یک مزیت رقابتی برای شما به شمار می‌روند، مانند یادگیری و آموزش، ورزش و خودشناسی.
کارهای بی‌اهمیت و فوری: واگذارش کن!
کارهای بی‌اهمیت و فوری در دسته سوم قرار می‌گیرند. شعار این دسته این است: این کارها را به دیگران واگذار کن. نباید فریب فوری بودن این کارها را بخورید، چون کمکی به پیشرفت شما نمی‌کنند. می‌توانید با تفویض اختیار، وقت خود را برای کارهای مهم و فوری ذخیره کنید. تفویض اختیار یکی از مهارت‌های مهم برای رهبری است. کمال‌گرایی را کنار بگذارید و از وقت و انرژی همکارانتان به خوبی استفاده کنید.
کارهای بی‌اهمیت و غیر فوری: حذفش کن!
کارهایی که در ربع چهارم دسته‌بندی می‌شوند، قاتلان وقت و بهره‌وری شما در کار و زندگی شخصی هستند. با شناسایی این فعالیت‌ها و حذف کردن آنها، شاهد یک تحول اساسی در بهره‌وری خود خواهید بود. ذهن ما برای به تعویق انداختن کارهای ربع اول، از این تله استفاده می‌کند و سر ما را به کارهای ربع چهارم گرم می‌کند! سرگرم شدن به شبکه‌های اجتماعی یا تماشای تلویزیون از جمله این کارها هستند.
اولویت‌بندی کارها در ماتریس آیزنهاور
تا اینجای کار ساده به نظر می‌آید. اما اگر فکر کرده‌اید که به همین سادگی می‌توانید کارها را دسته‌بندی کنید و به هدف برسید، سخت در اشتباهید! تا اینجا فهمیدیم که باید تمام توجه خود را متوجه نیمه بالایی ماتریس آیزنهاور کنید. اما نکته مهم این است که درست تشخیص بدهید چه کارهایی را باید در این نیمه قرار بدهید. برای تشخیص بهتر کارها می‌توانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:
تفاوت کارهای مهم و فوری را درک کنید
کارهای فوری، کارهایی هستند که باید در زمان کمی به آنها واکنش نشان بدهید، مثل پاسخ دادن به ایمیل‌ها و نامه‌ها. اما کارهای مهم، کارهایی هستند که به طور مستقیم با اهداف بلندمدت سازمان و رشد شغلی شما در ارتباط هستند. قبل از دسته‌بندی وظایف با ماتریس آیزنهاور باید تفاوت این دو مفهوم را به خوبی درک کنید.
View this post on Instagram
کارها را با کدهای رنگی تفکیک کنید
مغز انسان بین رنگ‌ها و مفاهیم ارتباط برقرار می‌کند و مفاهیم را بهتر درک می‌کند. به ربع‌های ماتریس بر اساس شناختی که از شخصیت خود دارید، کدهای رنگی اختصاص بدهید. اگر رنگ قرمز شما را ترغیب می‌کند، این رنگ را به ربع اول اختصاص بدهید. در این زمینه محدودیتی وجود ندارد و می‌توانید مطابق میل خود عمل کنید.
کارهای شخصی و حرفه‌ای را تفکیک کنید
تفکیک شغل و زندگی شخصی را فراموش نکنید. برای کارهای شخصی و شغلی خود دو ماتریس جداگانه تهیه کنید. می‌توانید برای هر ماتریس زمان مشخصی را در نظر بگیرید. مثلاً بعضی از کارهای شخصی را در وقت آزاد خود در اداره انجام بدهید و بقیه را به پایان ساعت کاری محول کنید.
تعداد کارهای هر ربع را محدود کنید
قرار دادن وظایف زیاد در هر ربع، شما را گیج می‌کند. برای این که بتوانید بیشترین استفاده را از این روش بکنید، به هر ربع حداکثر 8 وظیفه اختصاص بدهید. به این ترتیب ذهن شما از دیدن تعداد کارهایی که در پیش رو دارید، وحشت زده نمی‌شود و در دام به تعویق انداختن نمی‌افتد.
تفریح در ربع چهارم قرار نمی‌گیرد!
تند نروید! تفریح کردن جزو کارهای غیرضروری و کم‌اهمیت نیست و نباید حذف شود. برعکس، شاید بتوان تفریح را در ربع دوم قرار داد؛ یعنی کارهای مهم و غیر فوری. فراموش نکنید که برای تجدید قوا و رفع خستگی، نیاز به تفریح دارید و هرگز نباید به آن به چشم یک کار غیرضروری نگاه کنید.
افزایش بهره وری در کار با ماتریس آیزنهاور
حالا می‌توانیم با قطعیت بگوییم که مشکل پوریا در کار چیست. ممکن است او فکر کند شبانه‌روز همکارانش 48 ساعت است! اما مشکل این است که نمی‌تواند کارهایی را که باید در نیمه پایینی ماتریس قرار بگیرند، تشخیص بدهد. پوریا روزانه مدت زیادی را به چک کردن نوتیفیکشن‌های تلفن همراهش می‌گذارند. در حالی که می‌تواند فقط پیام‌های ضروری را جواب بدهد و بقیه را به بعد از ساعت کاری محول کند.
او وقت زیادی را به نوشتن صورتجلسه‌ها اختصاص می‌دهد، در حالی که این وظیفه افراد دیگری است. از طرف دیگر توان نه گفتن هم ندارد! حتی اگر کارهای فوری و مهم زیادی در دستور کارش داشته باشد، نمی‌تواند به درخواست همکارش برای کمک نه بگوید. همه این‌ها باعث می‌شود نتواند از وقت خود به خوبی استفاده کند و زمان کم بیاورد. اگر همه این‌ها برای شما آشنا است، توصیه می‌کنیم همین امروز یک تصمیم جدی بگیرید!
منبع: ntaskmanager.com