سطوح ارتباط سازمانی و انواع نامه اداری

هر سازمانی فارغ از اندازه و نوع فعالیتش، یک ساختار سازمانی دارد که هم در داخل سازمان و هم خارج از آن، سطوح مختلفی از ارتباط را ایجاد می‌کنند. این سطوح ارتباطی، نامه نگاری آن سازمان را هم تحت تاثیر خود قرار می‌دهند. بر همین اساس، نامه‌های اداری را می‌توان از لحاظ سطح ارتباطی میان سازمان‌ها یا فرستنده و گیرنده، و همچنین جهت این ارتباط به انواع مختلفی تقسیم کرد که در این مقاله توضیح می‌دهیم. در ادامه مقاله انواع نامه اداری در اتوماسیون اداری ابری آوات را هم بررسی می‌کنیم. با ما همراه باشید.

سطوح ارتباطی در سازمان

همانطور که گفتیم، انواع نامه اداری با در نظر گرفتن سطوح سازمانی تعریف می‌شود. بنابراین برای شناختن انواع نامه در سازمان، لازم است درک درستی از سطوح ارتباط میان افراد و جهت آنها داشته باشیم. سطوح ارتباطات سازمانی به طور کلی عبارتند از:

  

ارتباطات درون سازمانی

ارتباطات درون سازمانی، بین افراد، تیم‌ها و واحدهای مختلف یک سازمان برقرار می‌شود، صرف نظر از این که فرستنده پیام و گیرنده آن در چه جایگاهی از سلسله مراتب سازمانی قرار دارند. این نوع از ارتباط بسته به فرهنگ سازمانی دارای اصول و قواعدی است که همه ملزم به رعایت کردن آن هستند. ارتباطات درون سازمانی در سه نوع عمودی، افقی و مورب دسته‌بندی می‌شوند.

ارتباطات عمودی

ارتباط عمودی زمانی برقرار می‌شود که گیرنده و فرستنده پیام، در ساختار سازمانی هم سطح نباشند. فرقی نمی‌کند که فرستنده پیام در سلسله مراتب سازمانی جایگاه بالاتری داشته باشد یا گیرنده پیام؛ در هر صورت این ارتباط عمودی است. اما ارتباط عمودی بسته به این که جهت آن از از بالا به پایین یا از پایین به بالا باشد، به دو نوع تقسیم می‌شود که در ادامه شرح می‌دهیم:

ارتباط بالا به پایین

ارتباطات بالا به پایین یکی از انواع ارتباط عمودی است و همانطور که از نامش پیدا است، از سطوح بالای سازمان با سطوح پایین‌تر برقرار می‌شود. این نوع از ارتباط معمولاً برای ابلاغ دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها و ارائه دستورات مدیریتی استفاده می‌شود. ارتباط بالا به پایین زمانی به درستی برقرار می‌شود که هدف از ارتباط مشخص باشد و پیام، با بهترین تکنیک ها به مخاطب منتقل شود.

ارتباطات پایین به بالا

نوع دیگری از ارتباطات عمودی، ارتباط از پایین به بالا است که از سطوح پایین‌تر سازمان آغاز می‌شود و به سطوح بالاتر می رسد. این نوع از ارتباط برای ارائه درخواست، بازخورد یا گزارش برقرار می‌شود. لحن پیام در این نوع از ارتباط اهمیت زیادی دارد که البته بستگی به فرهنگ سازمانی دارد. مثلاً القاب خاص یا عبارت‌های ادبی، ممکن است در یک سازمان رواج داشته باشد و استفاده نکردن از آنها توهین آمیز محسوب شود.

ارتباطات افقی

در ارتباط افقی، فرستنده و گیرنده پیام، در یک سطح از سلسله مراتب سازمانی قرار دارند، مثلاً هر دو مدیر یا هر دو کارشناس هستند. این نوع از ارتباط معمولاً نیاز به تشریفات کمتری دارد و می‌تواند به صورت تلفنی یا رودررو اتفاق بیفتد. از ارتباطات افقی برای هماهنگی کارها بین افراد، تیم‌ها و واحدها استفاده می‌شود.

ارتباطات مورب

ارتباط مورب نوعی از ارتباط است که به صورت عمودی (بین دو سطح متفاوت از سلسله مراتب سازمانی) و بین دو واحد یا تیم مختلف برقرار می‌شود؛ مثلاً ارتباط بین مدیر یک تیم با کارشناس تیم دیگر از نوع مورب است. در تصویر زیر انواع ارتباطات درون سازمانی را مشاهده می‌کنید:

در این تصویر ارتباط بین A و D از نوع عمودی (بالا به پایین) و ارتباط بین F و A هم عمودی (پایین به بالا) است. ارتباط بین F و E مورب و ارتباط بین E و G افقی است. دقت کنید که در ارتباطات افقی و مورب، جهت ارتباط اهمیتی ندارد.

ارتباطات برون سازمانی

ارتباط برون سازمانی زمانی برقرار می‌شود که ارسال کننده پیام، یک فرد، یک تیم یا یک واحد در سازمان است و گیرنده پیام، فرد، تیم یا واحد در یک سازمان دیگر. فرقی نمی‌کند که نوع این ارتباط، افقی، عمودی یا مورب باشد؛ در هر صورت به این نوع ارتباط، ارتباط برون سازمانی گفته می‌شود. همه سازمان‌ها به این نوع ارتباط نیاز دارند، مثلاً برای ارسال لیست بیمه کارکنان، با اداره بیمه ارتباط برقرار می‌کنند و برای تسلیم اظهارنامه مالیاتی، با اداره مالیات.

انواع نامه اداری از لحاظ سطوح ارتباطی

همانطور که گفتیم، سطوح ارتباط سازمانی، برنامه نگاری اداری تاثیر می‌گذارند؛ بر همین اساس، نامه‌های اداری را هم می‌توان با در نظر گرفتن انواع ارتباطات سازمانی که گفتیم، دسته‌بندی کرد. به طور کلی نامه‌های اداری یا درون سازمانی هستند یا برون سازمانی. برای نگارش نامه‌های برون سازمانی، باید اصول و قواعد سازمان مقصد را هم در نظر گرفت. مثلاً نامه‌هایی که خطاب به اداره بیمه یا مالیات یا بانک ها نوشته می‌شوند، باید ساختار و ادبیات مشخصی داشته باشند. نامه‌های برون سازمانی به دو نوع وارده و صادره (ارسالی) تقسیم می‌شوند.

نامه‌های درون سازمانی در ساختار یک سازمان به گردش درمی‌آیند و از قواعد نامه نگاری همان سازمان پیروی می‌کنند، نسبت به نامه‌های برون سازمانی، ساده‌تر هستند و انعطاف‌پذیری بیشتری دارند. نامه‌های درون سازمانی بسته به این که عمودی ، افقی یا مورب و از بالا به پایین یا از پایین به بالا در سازمان به گردش درمی‌آیند، تفاوت‌هایی دارند که در ادامه بررسی می‌کنیم:

نگارش نامه‌های اداری از لحاظ سطوح ارتباطی

اما سطوح ارتباطات سازمانی چطور بر انواع نامه‌های اداری تاثیر می‌گذارد؟ تاثیر سطوح ارتباط در سازمان بر نامه‌نگاری را از چند جهت می‌توان بررسی کرد:

لحن نامه

یکی از اصول نامه نگاری اداری این است که در نامه نگاری از بالا به پایین، لحن نامه دستوری است و در مقابل، اگر نامه‌ای از پایین به بالا ارسال می‌شود، باید در قالب درخواست نوشته شود. نامه‌هایی که به صورت افقی یا مورب در سازمان به گردش درمی‌آیند، معمولاً بدون تشریفات اداری و به دور از لحن دستوری و آمرانه نگاشته می‌شوند.

ساختار نامه

ساختار نامه هم تحت تاثیر انواع سطوح سازمانی تغییر می‌کند. اگر نامه برون سازمانی باشد، ذکر نام سازمان گیرنده نامه ضرورت دارد، در حالی که در نامه‌های درون سازمانی ذکر نام واحد یا فرد گیرنده کفایت می‌کند. از سوی دیگر هر سازمان برای درج اجزای نامه از جمله رونوشت، فرستنده، گیرنده و شماره نامه، قواعد خاص خود را دارد.

متن دستور ارجاع

متن پاراف یا دستور ارجاع نامه هم با توجه به سطوح ارتباطی متغیر است. در دستور ارجاع هم مانند متن نامه، باید سلسله مراتب سازمانی و جهت آن در نظر گرفته شود. بر همین اساس، متن دستور ارجاع از بالا به پایین دستوری است و در مقابل، ارجاع از پایین به بالا با لحن درخواست نوشته می‌شود.

اهمیت نرم افزار اتوماسیون اداری در سطوح ارتباطات سازمانی

تا اینجا به این نتیجه رسیدیم که نامه‌های اداری با در نظر گرفتن انواع سطوح سازمانی، انواع مختلفی دارند و قواعدی وجود دارد که برای نوشتن هر نوع نامه اداری، باید آنها را رعایت کنیم. نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از بهترین ابزارهایی است که به کارکنان سازمان کمک می‌کند تا قواعد مربوط به سطوح ارتباطی را به خوبی رعایت کنند. اتوماسیون اداری ابری آوات هم برای نمایش سطوح ارتباط سازمانی امکانات متنوعی دارد.

در چارت سازمانی آوات می‌توانید با تعریف دقیق ساختار سازمانی، نوع ارتباط میان افراد را به خوبی مشخص می‌کند. این چارت سلسله مراتب سازمان را به طور دقیق مشخص می‌کند و به شما نشان می‌دهد که وابستگی سازمانی بین کارمندان سازمان چگونه تعریف شده است. همچنین مالک و راهبر ارشد سازمان می‌توانند با در نظر گرفتن سلسله مراتب سازمانی افراد، به آنها نقش‌های مشخصی را اختصاص دهند که سطح دسترسی آنها به راهکارها و امکانات آنها و همچنین اطلاعات سازمان را مشخص می‌کند.

در آوات امکان ایجاد انواع نامه با در نظر گرفتن نوع ارتباط فراهم شده است. همچنین در ارجاع نامه هم به این موضوع توجه شده و متن دستور ارجاع نامه را می‌توان با توجه به جهت رابطه (بالا به پایین یا پایین به بالا) انتخاب کرد. در ادامه این مقاله انواع نامه و انواع ارجاع در اتوماسیون اداری ابری آوات را بررسی می‌کنیم.

انواع نامه اداری در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، امکان ایجاد چهار نوع نامه برای کاربران فراهم شده است:

نامه داخلی

نامه داخلی در آوات در واقع همان نامه درون سازمانی است که ممکن است به صورت عمودی، افقی و مورب در سازمان به گردش در بیاید. فرستنده، امضا کننده و گیرنده نامه داخلی، از بین کارمندان سازمان انتخاب می‌شوند.

نامه ارسالی

در آوات، نامه ارسالی یکی از انواع نامه برون سازمانی است که برای سازمان دیگری ارسال می‌شود. فرستنده و امضاکننده نامه ارسالی، کارمندان سازمان و گیرنده آن، مخاطبان سازمان هستند.

نامه وارده

نوع دیگری از نامه برون سازمانی، نامه وارده است که از سازمان دیگری دریافت می‌شود و در آوات به ثبت می‌رسد. فرستنده و امضاکننده نامه وارده، مخاطبان سازمان و گیرنده آن، کارمندان سازمان هستند. از این نوع نامه زمانی استفاده می‌شود که قرار است اطلاعات نامه وارده به صورت دستی در آوات به ثبت برسد.

نامه ece

نامه ece در واقع همان نامه برون سازمانی وارده است، با این تفاوت که نه به صورت دستی، بلکه از طریق ایمپورت کردن فایل xml در آوات ثبت می‌شود. آوات از پروتکل ece پشتیبانی می‌کند و به کاربران این امکان را می‌دهد تا بدون هیچ محدودیتی، با سازمان‌های مجهز به نرم افزار اتوماسیون اداری مکاتبه کنند.

ارتباطات سازمانی جهت‌دار در آوات

یکی از مواردی که بسته به جهت ارتباط، در نامه نگاری اداری تغییر ایجاد می‌کند، «لحن» است. اگر جهت ارتباط و به طبع آن نامه، عمودی و از پایین به بالا باشد، لحن پاراف (دستور ارجاع) نامه متفاوت خواهد بود. آوات این موضوع را در متن‌های آماده دستور ارجاع در نظر گرفته و در پنجره ارجاع، دو نوع متن متفاوت در دسترس کاربران قرار داده است. تب درخواست حاوی متن پاراف برای ارجاع از پایین به بالا است که لحن درخواستی دارد، و تب پاسخ حاوی متن پاراف برای ارجاع از بالا به پایین است که لحن آن دستوری است.

یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب، به مدیران سازمان این امکان را می‌دهد تا سلسله مراتب اداری و سازمانی را پیاده‌سازی کنند و سطوح ارتباط سازمانی را مشخص کنند. آوات این دغدغه مدیران را در نظر دارد و امکانات متعددی برای پیاده سازی ساختار سازمانی ارائه کرده است.