این روزها جلب توجه حاضران در جلسات سخت است؛ اما وقتی افراد در یک اتاق نیستند، می‌تواند سخت‌تر هم باشد. تصور کنید که یک جلسه صوتی را همکارانتان دارید و او در حالی که مشغول آشپزی است، هم زمان به صدای شما هم گوش می‌دهد! بیایید با این حقیقت روبه رو شویم: شرکت در جلسات کاری به نظر بیشتر افراد، کار خوشایندی نیست، چون اغلب نیاز به تعامل و پذیرفتن مسئولیت بیشتر منجر می‌شود! وقتی جلسه با حضور فیزیکی افراد برگزار می‌شود، تماس چشمی تا حد زیادی باعث حضور ذهن و مشارکت در جلسه می‌شود. اما در جلسات مجازی در دورکاری چطور؟ برای حضور موثر افراد در این جلسات، باید مهارت دیگری را هم در خود تقویت کنید: توانایی ایجاد مشارکت داوطلبانه.
به طور کلی چهار دلیل برای برگزاری یک جلسه وجود دارد: تأثیرگذاری بر دیگران، تصمیم گیری، حل مشکلات و تقویت روابط کاری. همه این دلایل فرآیندهای فعال هستند و نیاز به تعامل حاضران دارند؛ بنابراین حضور افراد غیرفعال، نه تنها کمکی به پیشرفت جلسه نمی‌کند، بلکه مانع تحقق اهداف آن هم می‌شود. به عبارت دیگر پیش شرط برگزاری جلسات مجازی مؤثر، مشارکت داوطلبانه است. شما باید برای همه شرکت کنندگان در جلسه مجازی، فرصت‌های مساوی ایجاد کنید تا همه به طور کامل درگیر شوند.
ما در Harvard Business Review زمان زیادی را صرف مطالعه جلسات آموزشی مجازی کرده‌ایم تا بفهمیم چرا اکثر اجتماعات مجازی بدون نتیجه به پایان می‌رسند. هدر جریان این مطالعات، پنج قانون را کشف و آزمایش کرده ایم که پایبندی به آنها، منجر به نتایج بهتری در جلسات مجازی می‌شود. در یک مطالعه، با مقایسه 200 شرکت‌کننده در یک جلسه حضوری با 200 شرکت‌کننده در یک جلسه مجازی، متوجه شدیم که وقتی این قوانین اعمال می‌شوند، 86 درصد از شرکت‌کنندگان سطح مشارکت بالاتری را گزارش می‌کنند. اما دقیقاً چه اتفاقی می افتد؟
با یک مثال برایتان توضیح می‌دهیم. جیمز مدیر میانی یک شرکت بین المللی است که قرار است یک جلسه مجازی 15 دقیقه‌ای را با حضور 16 نفر از همتایان خود برگزار کند که در سرتاسر جهان پراکنده شده‌اند. جیمز می خواهد آنها را متقاعد کند که باید برخی از فرصت‌های فروش جهانی با هر یک از پرتفوی حساب‌های منطقه‌ای خود را شناسایی کنند و سپس با همکاری آنها این کار را انجام دهد. او قصد دارد برای ارائه یک سخنرانی موثر و درگیر کردن اعضای گروه، از 18 اسلاید استفاده کند. قوانینی را که جیمز باید رعایت کند، با هم مرور می‌کنیم.
قانون 60 ثانیه
هرگز گروهی را در حل یک مشکل مشارکت ندهید، تا زمانی که مطمئن شوید آنها مشکل را به طور کامل درک کرده‌اند. بد نیست بدانید که این اتفاق، در همان 60 ثانیه اول رخ می‌دهد! در 60 ثانیه اول به افراد کمک کنید تا مشکل را درک کنند. می‌توانید این تجربه را با ارائه آمارها و مثال هایی ایجاد کنید که مشکل را توضیح می‌دهند. برای مثال، جیمز می‌تواند آماری را به اشتراک بگذارد که میانگین اندازه معاملات جهانی را برای یک رقیب نشان می‌دهد. این آمار باعث می‌شود حاضران در جلسه، در مقابل رقیب احساس ضعف کنند. او می‌تواند داستان مشتری ناامیدی را تعریف کند که از شرکت رقیبشان خرید کرده، چون آنها قیمت‌گذاری و پشتیبانی جهانی ارائه نمی‌دهند. مهم نیست از چه تاکتیکی استفاده می‌کنید، هدف شما این است که قبل از اینکه بخواهید مشکل را حل کنید، مطمئن شوید که اعضای گروه مشکل (یا فرصت) را درک می‌کنند.
قاعده مسئولیت
وقتی افراد وارد یک محیط اجتماعی می‌شوند، به طور ناخودآگاه برای تعیین نقش خود تلاش می‌کنند. به عنوان مثال، وقتی وارد یک سالن سینما می‌شوید، ناخودآگاه نقش خود را به عنوان ناظر تعریف می‌کنید: شما آنجا هستید تا سرگرم شوید. وقتی وارد دانشگاه می‌شوید، یک یادگیرنده هستید: شما آنجا هستید تا تحصیل کنید. بزرگترین تهدید درگیر شدن در جلسات مجازی این است که به اعضای تیم اجازه می‌دهیم ناخودآگاه نقش ناظر را بر عهده بگیرند. بسیاری با دریافت دعوت نامه، نقش خود را به عنوان ناظر تعریف کرده‌اند و با همین ذهنیت وارد جلسه می‌شوند. برای مقابله با این تصمیم ضمنی، در ابتدای ارائه خود، تجربه‌ای از مسئولیت مشترک ایجاد کنید. فرصتی برای آنها ایجاد کنید تا مسئولیت معناداری را بر عهده بگیرند.
View this post on Instagram
قانون جایی برای پنهان شدن نیست
تحقیقات نشان می‌دهد اگر فردی در یک مکان عمومی دچار سانحه شود، هر چه تعداد افراد بیشتر باشد، احتمال کمتری دارد که کمک دریافت کند. روانشناسان اجتماعی از این پدیده به عنوان انتشار مسئولیت یاد می‌کنند. در حقیقت اگر همه مسئول باشند، هیچ کس احساس مسئولیت نمی‌کند! با محول کردن وظایفی که افراد بتوانند به صورت فعالانه در آن شرکت کنند، از انتشار مسئولیت در جلسه خود جلوگیری کنید تا جایی برای پنهان شدن وجود نداشته باشد. مشکلی را تعریف کنید که به سرعت قابل حل باشد، افراد را به گروه‌های دو یا سه نفره سازماندهی کنید و رسانه‌ای در اختیار آنها قرار بدهید که با آن با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. پس از پایان جلسه می‌توانید نتیجه این تعامل را مشاهده کنید.
قانون حداقل محصول قابل ارائه (MVP)
مهم نیست که اعضای گروه شما چقدر باهوش یا پیچیده هستند؛ اگر هدف شما تعامل است، باید حقایق و داستان ها را با هم ترکیب کنید. ما افراد را تشویق می‌کنیم که حداقل محصول قابل ارائه خود را تعیین کنند. به عبارت دیگر، کمترین میزان داده‌ای را که برای اطلاع رسانی و تعامل گروه نیاز دارید، انتخاب کنید. یک مزیت جانبی این قانون این است که شما را مجبور می‌کند که شرکت کنندگان را درگیر کنید. اگر اسلایدهای زیادی داشته باشید، احساس می‌کنید، باید همه ذهن خود را بر ارائه همه اسلایدها متمرکز کنید. اگر جیمز 18 دقیقه فرصت داشته باشد تا اطلاعاتش را ارائه بدهد، 15 اسلاید بسیار زیاد است. او باید بتواند پرونده خود را با یک یا دو اسلاید بسازد، سپس از هر اسلاید اضافی برای دستیابی به اهدافش از طریق قانون هایی که گفته شد استفاده کند.
قانون 5 دقیقه
هرگز بیش از 5 دقیقه برای یک مشکل وقت نگذارید و به گروه مشکل دیگری برای حل کردن بدهید. شرکت‌کنندگان در جلسات مجازی، عوامل مزاحم و وسوسه‌انگیز زیادی در اطراف خود دارند. اگر از آنها انتظار نداشته باشید که به صورت مستمر مشارکت معنادار داشته باشند، آنها در نقش ناظر عقب نشینی خواهند کرد و شما باید برای بازگرداندن آنها سخت از قبل تلاش کنید. جیمز در ارائه 15 دقیقه‌ای خود باید چند فرصت تعامل کوتاه، کاملاً تعریف شده و معنی دار به حاضران در جلسه بدهد. به عنوان مثال، او می‌تواند ارائه خود را با فهرستی از گزینه‌های تولید شده توسط گروه به پایان برساند، سپس مباحث کلی را ارائه بدهد و از حاضران بخواهد نظر خود را در مورد ترتیب ارائه مباحث به او بگویند.
فرقی نمی‌کند چه جلسه‌ای را مدیریت می‌کند؛ وقتی افراد تیم شما دورکار هستند، احتمال گرفتار شدن در دام جلسات تکراری و بی حاصل بیشتر از قبل شده است. پیروی از این پنج قانون بهره وری جلسات مجازی را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد.