نسخه جدید اتوماسیون اداری ابری آوات منتشر شد

یکی از مزیت‌های اتوماسیون اداری ابری آوات که باعث می‌شود کار کردن با آن راحت‌تر باشد، این است که برای به روزرسانی آن، هیچ کاری لازم نیست انجام بدهید. آوات بر بستر ابر طراحی شده و نیاز به نصب، استقرار و به روزرسانی در محل سازمان شما ندارد. با هر بار وارد شدن به آوات، به جدیدترین نسخه آن دسترسی خواهید داشت و می‌توانید تغییرات نسخه جدید را در یک پنجره ببینید. جدیدترین نسخه اتوماسیون اداری ابری آوات، در تاریخ سوم دی ماه منتشر شد. در آخرین آپدیت، چند قابلیت جدید به اتوماسیون اداری آوات اضافه شده که در ادامه شرح می‌دهیم:

اطلاع از باز شدن نامه توسط گیرنده ارجاع

وقتی یک نامه را به کارمندان دیگر سازمان ارجاع می‌دهید، نامه از کارتابل جاری شما خارج می‌شود و در کارتابل ارجاع شده قرار می‌گیرد. در نسخه جدید آوات، در کارتابل ارجاع شده و در ستون گیرنده ارجاع، وضعیت مشاهده آن نامه توسط گیرنده ارجاع نمایش داده می‌شود؛ یک علامت چک مارک به رنگ سیاه برای نامه‌های خوانده نشده، و دو چک مارک به رنگ سبز برای نامه‌های خوانده شده. با نگه داشتن موس روی نام گیرنده ارجاع، زمان خوانده شدن نامه هم نمایش داده می‌شود.

اختتام جلسه

در پنجره ویرایش هر جلسه، یک دکمه به نام «اختتام جلسه» اضافه شده است. کاربری که جلسه را ایجاد کرده، با مختومه کردن جلسه می‌تواند از ویرایش اطلاعات آن جلسه توسط سایر کاربران جلوگیری کند. بعد از مختومه شدن جلسه، صورتجلسه و مدعوین را نمی‌توان ویرایش کرد، اما می‌توان فایل‌های جدید را به عنوان پیوست به جلسه اضافه کرد یا از فیلد یادداشت برای افزودن اطلاعات جدید استفاده کرد. اگر جلسه تکرارپذیر باشد، قبل از مختومه کردن جلسه می‌توانید انتخاب کنید که فقط همان جلسه یا تکرارهای آن را مختومه کنید.

شماره نامه انگلیسی در نسخه چاپی

هنگام ویرایش قالب چاپی دبیرخانه، می‌توانید انتخاب کنید که شماره نامه‌های صادر شده از آن دبیرخانه، با اعداد انگلیسی چاپ شوند. هر زمان که بخواهید، می‌توانید گزینه «چاپ اعداد به صورت انگلیسی» را غیرفعال کنید، در این صورت شماره نامه‌های صادر شده از آن دبیرخانه با اعداد فارسی چاپ می‌شود.

پیشنهاد خودکار گیرنده ارجاع

برای این که بتوانید نامه‌های داخلی جدید را راحت‌تر و سریع‌تر در سازمان به گردش دربیاورید، در پنجره ارجاع، نامه گیرنده نامه به صورت خودکار در فیلد گیرندگان ارجاع قرار می‌گیرد. اما می‌توانید کارمندان دیگر سازمان را هم به عنوان گیرنده ارجاع همان نامه انتخاب کنید.

جلسات تکرارپذیر در روزهای خاص

از این پس می‌توانید برای جلسات تکرارپذیری که الگوی مشخصی در تکرار شدن ندارند، روزهای مورد نظرتان را تعیین کنید تا جلسه در آن روزها تکرار شود.

انتخابی بودن چاپ تصویر امضای نامه

در نسخه جدید راهکار مکاتبات آوات، وضعیت نمایش تصویر امضا در نسخه چاپی نامه، قابل تغییر است. اگر نمایش تصویر امضا در چاپ را غیرفعال کنید، فقط نام امضاکننده در نسخه چاپی نمایش داده می‌شود. این گزینه زمانی کاربرد دارد که می‌خواهید نامه‌ها را به صورت دستی امضا کنید.