ممکن است به عنوان یک مدیر تصور کنید کار شما با شروع جلسه به پایان می‌رسد و بقیه کارها را به کارشناسانتان واگذار کنید؛ اما لازم است بدانید که موفقیت یک جلسه کاری هم مانند هر کار دیگری، به مهارت رهبری شما بستگی دارد. این مقاله 10 تاکتیک ارتباطی را شرح می‌دهد که می‌تواند به رهبران و مدیران اجرایی که در برگزاری جلسات کمک کند. با اجرای این تاکتیک‌ها، جلسه در مسیر درست هدایت می‌شود و نتیجه موردنظر شما از برگزاری جلسه حاصل می‌شود.
صرف‌نظر از این که جلسه در یک اتاق برگزار می‌شود یا در یک فضای مجازی، نکات مشترکی وجود دارند که اثربخشی جلسه را تضمین می‌کنند؛ شروع و پایان به موقع، برنامه‌ریزی، تعیین نقش‌ها و رهبری صحیح اعضای تیم. اما برخی از باارزش‌ترین نکات برای برگزاری یک جلسه، ممکن است کمتر شناخته شده باشند؛ زیرا ارتباطی به ساختار جلسه، افراد حاضر یا حتی دستور کار جلسه ندارند. 10 تاکتیک ارتباطی که در این مقاله در مورد آنها می‌گوییم، به آماده شدن شما (به عنوان یک مدیر) برای جلسه و نحوه ارتباط‌سازی شما مرتبط هستند.
دستور جلسه کافی نیست!
دستور جلسه یک نقشه راه مفید برای برگزاری جلسه است، اما ابزار موثری برای انتقال نکات کلیدی شما به افراد حاضر در جلسه نیست. پس علاوه بر تهیه دستور جلسه، چند نکته مختصر اما ارزشمند را از قبل آماده کنید. چند سوال از خودتان بپرسید که می‌تواند به شما در تهیه این نکات کمک کند:
- چه ایده‌هایی را می‌خواهم در این جلسه مطرح کنم؟
- جلسه برای حل کردن چه چالشی برگزار می‌شود؟
- در جلسه به دنبال پاسخ برای چه پرسش‌هایی هستم؟
به این پرسش‌ها پاسخ بدهید و زمانی که موضوعات مربوط به دستور جلسه مطرح شد، آنها را با سایر اعضا به اشتراک بگذارید. به یاد داشته باشید: اگر موضوع جلسه یک تکه کاغذ باشد، نکاتی که شما در جلسه مطرح می‌کنید، یک هواپیمای کاغذی است! آنچه پیام شما را به مخاطب منتقل می‌کند، نکات مهم و کلیدی است.
هدف از برگزاری جلسه چیست؟
هدف از برگزاری جلسه را مشخص کنید و با همه افراد حاضر به اشتراک بگذارید. هدف از برگزاری جلسه همان چیزی است که باید در پایان جلسه تصمیم‌گیری، بررسی یا انجام شود. با بیان یک هدف در شروع جلسه، درمی‌یابید که در پایان جلسه چه گام مثبتی برای رسیدن به آن برداشته‌اید. از اهداف کلی و مبهم پرهیز کنید و به جزئیات بپردازید.
مخاطبان خود را راهنمایی کنید
یک تاکتیک ارتباطی دیگر این است که جلسه را با خوشامدگویی و اعلام خبرهای مهم آغاز کنید. مثلا اگر فرد جدیدی به تیم شما پیوسته، می‌توانید جلسه را با معرفی او به افراد تیم آغاز کنید، یا اگر تیم شما دستاورد مهمی داشته، بیان آن و قدردانی از اعضای تیم، می‌تواند شروع خوبی باشد.
دو گوش و یک زبان!
برای مدیر جلسه، گوش دادن یکی از مهارت‌های ضروری است. شما به عنوان یک مدیر، قرار است به عنوان مراقب و قدردان مشارکت‌های همکارانتان در جلسه حاضر شوید و اگر کارکنان شما احساس کنند گوش شنوا برای حرف‌هایشان ندارید، مشارکت آنها را از دست خواهید داد. در ادامه چند نکته و تاکتیک ارتباطی برای تقویت مهارت گوش دادن عنوان می‌کنیم:
- با مخاطبان خود روبرو شوید و سعی کنید هنگام گوش دادن، با آنها تماس چشمی مستقیم داشته باشید. در یک جلسه مجازی، این به معنای نگاه کردن به دوربین است، نه به شبکه افراد.
- با تکان دادن سر نشان دهید که در حال گوش دادن هستید. تکان دادن سر مؤثرترین راه برای نشان دادن حمایت است؛ به این معنی که نظر شما را می‌شنوم و چیزی را که می‌فروشید، خریدارم!
- از زمان گوش دادن به عنوان فرصتی برای آماده کردن آنچه قرار است بگویید، استفاده نکنید. برداشت اشتباه از یک سوال به دلیل عدم توجه کافی به گوینده، می‌تواند به اعتبار و اعتماد شما آسیب برساند.
- از قطع کردن صحبت سخنرانان یا اتمام جملات آنها خودداری کنید. گاهی اوقات فکر می‌کنیم که با تمام کردن جملات دیگران، حرف آنها را تأیید می‌کنیم؛ اما در واقع فرصت صحبت کردن را از آنها می‌گیریم.
- قبل از اینکه دیدگاه خود را مطرح کنید یا راه‌حل ارائه دهید، اطمینان حاصل کنید که سوال را درست متوجه شده‌اید. بهتر است سوال را بیان کنید و پس از دریافت تایید، پاسخ آن را مطرح کنید. این کار باعث ایجاد اعتماد و همدلی می‌شود.
- ذهنی باز داشته باشید و در مقابل میل به دفاع از خود، مقاومت کنید. جلسه برای گفتگو برگزار می‌شود، نه بحث. بنابراین لازم است ابتدا روی درک دیدگاه تیم خود تمرکز کنید.
سؤال‌هایتان را آماده کنید
در گفت‌وگوهای بین مدیران و تیم‌هایشان، رهبران می‌توانند با پرسیدن سؤالات کاوشگرانه، یادگیری را تقویت کنند. لیزا لای در مقاله ای با عنوان «رهبری استراتژیک با پرسیدن سؤالات درست»، ادعا می‌کند که پرسیدن سؤالات استراتژیک مانند «چرا این کار را انجام می‌دهیم؟» یا «موفقیت برای تیم ما چگونه به نظر می‌رسد؟» می‌تواند افراد را به تفکر استراتژیک تشویق کنند. داشتن لیستی از این سؤال ها می‌تواند زمان‌های خالی جلسه را پر کند؛ زمانی که شرکت کنندگان مسیر جلسه را گم می‌کنند یا نیاز به شخص دیگری برای شکستن یخ دارند. سوال ها چند نوع دارند:
| سوالات استراتژیک | سوالات شناخت | سوالات مفید |
| می‌خواهی چه چیزی بدست بیاوری؟ چگونه می‌توانیم این رویکرد را در سراسر شرکت اعمال کنیم؟ | چه کسی در این پروژه به شما کمک کرد؟ این ایده چطور به ذهنت رسید؟ | چه کاری می‌توانم برای کمک انجام دهم؟ به چه منابعی نیاز دارید تا پروژه خود را به سطح بعدی ببرید؟ |
از موضوع منحرف نشوید
گاهی اوقات، ممکن است وسوسه شوید که رشته افکار خود را پاره کنید تا درباره یک موضوع دیگر صحبت کنید، چه این ایده ناگهان به ذهن شما خطور کند یا توسط شخص دیگری در اتاق مطرح شود. این به اصطلاح به جاده خاکی زدن بسیار خطرناک است؛ زیرا وقتی تکرار می‌شود، زمان زیادی را تلف می‌کند و ذهن دیگران را هم سرگردان می‌کند. اگر متوجه شدید که جلسه از مسیر اصلی خارج شده، با یک تذکر کوتاه بحث را متوقف کنید.
زمان پایان جلسه را مشخص کنید
ممکن است با خودتان فکر کنید که حاضران هنوز موضوع جلسه را درک نکرده‌اند و به صحبت کردن ادامه دهید. بهتر است بدانید که این طرز فکر اشتباه است! اگر کسی سوالی داشته باشد، در طول جلسه یا بعد از آن از شما سوال می‌کند. این رویکرد همچنین تضمین می‌کند که شما متکلم وحده نیستید و دیگران هم در جلسه زمانی برای صحبت کردن خواهند داشت.
به اعضای جلسه اعتبار (محدود) بدهید
ایده خوبی است که افراد را تشویق کنید و حمایت خود را از آنها دریغ نکنید؛ اما اگر در این کار زیاده‌روی کنید، تاثیر آن به تدریج کاهش می‌یابد. در عین حال، توجه داشته باشید که کلمه «متشکرم» هرگز تأثیر زیادی ندارد و اصلاً قدردانی به حساب نمی‌آید! دلیل قدردانی خود را هم مطرح کنید. یک الگوی خوب برای دادن اعتبار یا قدردانی این است: چه کسی این کار را انجام داد، چه کاری انجام داد و چه تأثیری بر اهداف سازمانی یا تیمی داشت.
به دنبال ایده‌ها و نکات مثبت باشید، نه افکار!
اگر یکی از حاضران در جلسه، نکته یا پیشنهاد واضحی ارائه نمی‌کند و وانمود می‌کند در گفتگو مشارکت دارد، از او بپرسید: «چه چیزی را توصیه می‌کنید؟» یا «پیشنهاد شما چیست؟» هر چه بیشتر این سؤالات راهنما را بپرسید، احتمال بیشتری وجود دارد که آن شخص مهارت ارتباطی انتقال نکات را درک کند و دست از به اشتراک گذاشتن افکار خام بردارد.
جلسه را با یک اقدام معنادار تمام کنید
به عنوان یک تاکتیک ارتباطی دیگر، جلسه را با یک دستور واضح در مورد اقداماتی که لازم است انجام شود، به پایان ببرید. کارها و اقدامات را به طور واضح بیان کنید و مشخص کنید که چه کسی قرار است چه کاری انجام دهد و در جلسه بعدی چه دستاوردی باید داشته باشد. بعد از پایان جلسه، اقدامات را پیگیری کنید تا همکاران شما مطمئن شوند که افکار و ایده‌هایشان بایگانی نمی‌شوند؛ بلکه تا تبدیل شدن به یک اقدام معنادار و مفید پیگیری می‌شوند.
منبع: harward business review