یک نظر نامحبوب: مغز ما برای ذخیره اطلاعات ساخته نشده است! وقتی ذهنمان مملو از کارهایی می‌شود که باید انجام بدهیم، انرژی کمتری برای انجام دادن آنها صرف می‌کنیم. روش انجام دادن کارها (GTD) هم بر همین اصل استوار است. روش GTD به جای تلاش برای ذخیره تمام اطلاعات در مغز، از یک سیستم پنج مرحله‌ای برای ثبت و فهرست‌بندی کارهای شما در یک منبع عینی استفاده می‌کند. با منتقل کردن لیست کار به خارج از مغز، قدرت مغز بیشتری برای انجام دادن کارهای مهم دارید.
روش انجام دادن کارها یا GTD چیست؟
روش انجام دادن کارها یا (Getting things done) GTD یک روش برای مدیریت زمان و افزایش بهره وری است که برای اولین بار در سال 2001 توسط دیوید آلن معرفی شد. این روش بر اساس این باور عمل می‌کند که هر چه اطلاعات بیشتری را پیگیری کنید، بهره‌وری و تمرکز کمتری خواهید داشت. روش GTD به جای تکیه بر مغز، شما را تشویق می‌کند تا تمام اطلاعات کاری خود را در یک منبع بیرونی و سازمان یافته ذخیره کنید. این روش با ارائه یک چارچوب ساختاریافته، راه حلی برای این مشکلات ارائه می‌دهد و به شما کمک می‌کند کنترل خود را حفظ کنید، آنچه را واقعاً مهم است اولویت‌بندی کنید و زمان خود را به طور مؤثر برای بهره وری و تعادل بهتر اختصاص دهید.
ایده اصلی GTD این است که اطمینان حاصل کنید که مغز خود را برای کار آزاد نگه می‌دارید و تمام ایده‌ها، برنامه‌ها و وظایف خود را در جایی یادداشت می‌کنید که به راحتی در دسترس باشند. در نتیجه، به جای این که به وظایف خود فقط فکر کنید، تمام تلاش خود را برای انجام عمل و تکمیل آن کارها هدایت می‌کنید. به این ترتیب، شما همیشه برای سوال «الان باید چه کار کنم؟» یک پرسش درست خواهید داشت!
مراحل روش انجام دادن کارها
پیچیدگی روش‌های مدیریت زمان، باعث می‌شود افراد کمتری به اجرای آنها تمایل پیدا کنند. اما یکی از مهمترین مزایای روش GTD این است که در پنج مرحله اجرا می‌شود. این ویژگی باعث می‌شود بتوانید به راحتی آن را در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود اجرا کنید. به خاطر داشته باشید که هیچ قانونی برای اطمینان از اینکه روش GTD برای شما جواب می‌دهد، وجود ندارد. یادگیری روش GTD آسان است، اما چالش واقعی این است که آن را به صورت عملی اجرا کنید!
ضبط کردن (capture)
این مرحله به جمع آوری ایده‌ها، برنامه‌ها، کارهای موردی و تکراری و به معنای واقعی کلمه همه چیزهایی است که مغز شما را درگیر کرده است. اگر می‌خواهید این مرحله را به ساده‌ترین شکل اجرا کنید، تنها چیزی که نیاز دارید یک خودکار و یک دفترچه است تا همه چیز را یادداشت کنید. همچنین می‌توانید از یک برنامه یا اپلیکیشن برنامه‌ریزی برای این کار استفاده کنید. ابزاری که برای به ثبت ایده‌های خود از آن استفاده می‌کنید، باید همیشه در دسترس باشد تا بتوانید به سرعت هر چه را که به ذهنتان می‌رسد، ضبط کنید.
شفاف سازی (Clarify)
در مرحله شفافسازی باید امکان‌سنجی هر چیزی را که از ذهنتان خارج کرده و ثبت کرده‌اید، ارزیابی کنید. در این مرحله قرار است بفهمید که آیا می‌توان روی یک ایده خاص کار کرد یا خیر. در صورتی که جوابتان به این سوال مثبت است، گام‌هایی را که باید برای اجرای ایده بردارید، مشخص کنید. بدیهی است که هر ایده‌ای که از مغز شما خارج می‌شود، قابل اجرا نیست؛ بنابراین باید ایده‌هایی را که دست یافتنی نیستند، کنار بگذارید. ایده‌هایی که اجرای آنها زمان کمتری می‌برد، بلافاصله انجام دهید و برای انجام کارهایی که نیاز به زمان و تلاش بیشتری دارند، برنامه‌ریزی کنید.
سازماندهی (Organize)
وقتی لیست کارها طولانی می‌شود، برنامه ریزی از نان شب واجب‌تر است! دستورالعمل این مرحله این است که با اولویت‌بندی کارها و قرار دادن آنها در دسته‌بندی‌های مختلف، خود را در موقعیت بهتری نگه دارید. با انجام این کار، انجام وظایف درست در زمان درست برای شما بسیار آسان‌تر خواهد بود. پس از اجرای این مرحله، صندوق وظایف شما باید خالی باشد.
منعکس کردن (Reflect)
پس از ایجاد لیستی از تمام وظایف به همراه مراحل عملی و سطوح اولویت آنها، باید آنها را مرور کنید. مرحله انعکاس به شما اطمینان می‌دهد که همه چیز برنامه‌ریزی شده است و می‌توانید یک به یک روی آنها کار کنید. هر لیست، وظایفی را که باید در یک دوره زمانی خاص انجام دهید، منعکس می‌کند. در این مرحله درک اولویت هر کار بسیار مهم است. اگر کارهای جدید اولویت بیشتری نسبت به کارهای قدیمی دارند، درک اولویت نسبی هر کار به شما کمک می‌کند تا کار خود را مجدداً برنامه‌ریزی کنید و به راحتی اولویت‌ها را تغییر دهید.
درگیر شدن (Engage)
مرحله آخر GTD به سادگی از شما می‌خواهد تا کارهایی را که در لیست ذکر کرده‌اید، شروع کنید. هنگام کار بر روی این وظایف، فراموش نکنید که کارهای انجام شده را از لیست خط بزنید؛ این کار به شما کمک می‌کند تا با انگیزه بیشتری فعالیت کنید. با ایجاد و تمرین این عادت، در موقعیتی قرار خواهید گرفت که به راحتی به تمام اهداف خود دست یابید. هیچ قانون یا دستورالعمل دقیقی برای این که هر کار چه زمانی باید انجام شود وجود ندارد. اما برای رسیدن به نتیجه بهتر، می‌توانید در این مرحله از روش‌های مدیریت زمان مانند تکنیک پومودورو استفاده کنید.
مزایا و معایب روش انجام دادن کارها
روش انجام کارها فقط یک استراتژی مدیریت زمان است. مانند تمام تکنیک‌های مدیریت زمان، این روش نیز دارای مزایا و معایبی است. در ادامه مزایا و معایب روش انجام دادن کارها را بررسی می‌کنیم:
مزایای روش GTD
- روش GTD انعطاف‌پذیر و استفاده از آن بسیار ساده است.
- فشار ذهنی ناشی از تلاش برای به خاطر سپردن کارها را کاهش می‌دهد.
- چندوظیفگی را حذف می‌کند تا زمان بیشتری برای فکر کردن به نحوه اجرای کارها داشته باشید.
- یک منبع واحد برای همه اطلاعات -حتی اطلاعات غیرقابل اجرا- ایجاد می‌کند.
- در صورت لزوم، قابلیت اولویت‌بندی مجدد یا زمان‌بندی مجدد کارها وجود دارد.
معایب روش GTD
روش GTD محدودیت‌هایی دارد که قبل از شروع کار با آن، باید در نظر داشته باشید:
- راه‌اندازی آن به زمان زیادی نیاز دارد. اگر قبلاً از نرم‌افزار یا اپلیکیشن مدیریت کارها استفاده نمی‌کردید، پیاده کردن همه آنها قدم بزرگی است!
- می‌تواند بیش از حد انعطاف پذیر باشد. روش GTD فقط به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را سازماندهی کنید. ترکیب کردن روش GTD با روش‌های دیگری مانند تایم باکسینگ می‌تواند مشکلات را برطرف کند.
فرآیند انجام کارها در GTD
این که به درستی تشخیص بدهید که کدام کار را باید بلافاصله انجام بدهید و کدام کار را باید به آینده موکول کنید، آنقدر که به نظر می‌رسد ساده نیست. برای مدیریت کارهای قابل اجرا، چندین راه وجود دارد که در ادامه شرح می‌دهیم:
انجامش بده!
هر کاری را که کمتر از 2 دقیقه طول می‌کشد، بلافاصله انجام بدهید. البته باید احتیاط کنید؛ این قانون 2 دقیقه‌ای می‌تواند شما را به چرخه‌ای از کارهای کوچک بی پایان بکشاند. باید تصمیم بگیرید چه زمانی کارهای کمتر از 2 دقیقه را انجام دهید و چه زمانی کارهای دیگری را در اولویت قرار دهید.
بذار برای بعد!
هر کاری را که انجام دادنش بیش از 2 دقیقه طول می‌کشد، به تعویق بیندازید. چنین کارهایی را می‌توانید را برای بعد برنامه ریزی کنید و یا در اولین فرصت ممکن و بعد از انجام دادن کارهای فوری، انجام دهید.
واگذارش کن!
اگر نمی‌توانید کاری را انجام دهید چون وقتش ندارید یا تخصص و مهارت انجام آن را ندارید، کار را به دیگران محول کنید. به عنوان مثال، می‌توانید از یکی از اعضای تیم بخواهید که به عضوی جدید کمک کند یا اطلاعاتی را برای تهیه یک گزارش جمع‌آوری کند.
حذفش کن!
در حین بررسی لیست خود، متوجه برخی از وظایف خواهید شد که نمی‌خواهید اکنون یا در آینده زمان یا تلاشی را به آنها اختصاص دهید. در مواجهه با چنین کارهایی، راهی به جز حذف کردن نخواهید داشت.
بررسی کارهای انجام شده در GTD
بدون بررسی‌های منظم کارهای انجام شده و در لیست انتظار، سیستم GTD ممکن است اثرگذاری خود را در طول زمان از دست بدهد. در سیستم GTD بررسی کارهای انجام شده به دو صورت انجام می‌شود:
بررسی‌های روزانه
در ابتندا یا انتهای هر روز، می‌توانید یک مرور کوتاه بر کارهای انجام شده و کارهای در لیست انتظار داشته باشید. تقویم و لیست اقدامات بعدی را به صورت روزانه بررسی کنید تا مشخص شود چه کاری باید در آن روز خاص انجام شود.
بررسی‌های هفتگی
بررسی هفتگی، ستون فقرات سیستم GTD است. در پایان هر هفته 1 تا 2 ساعت وقت بگذارید تا مطمئن شوید که تمام وظایف و ایده‌های دریافتی را ضبط کرده اید. شما باید پروژه‌های خود، برنامه‌های پروژه فعال، لیست اقدامات بعدی و لیست انتظار را بررسی کنید.
چند راهکار برای اجرای بهتر روش GTD
اگرچه یک دستورالعمل واحد برای اجرای روش GTD وجود دارد، اما با این حال کیفیت اجرای این روش، نتایج را هم تا حد زیادی تحت تاثیر قرار می دهد. در ادامه راهکارهای اجرای بهتر روش GTD را با هم مرور می‌کنیم:
همه ایده‌ها را ثبت کنید
ضرب‌الاجل‌ها یکی از مهمترین جنبه‌های انجام کارها هستند. بدون ضرب الاجل، کارها را به تعویق می‌اندازید. پروژه‌ها را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم کنید، برای پروژه‌های مهم ضرب‌الاجل‌ها و برای کارهای کوچکتر که به زمان یا تلاش زیادی نیاز ندارند، ضرب‌الاجل‌های سبک‌تری تعیین کنید.
اهداف خود را تعریف کنید
تمام ایده‌های خود را ثبت کنید و آنها را بر اساس زمان و میزان تلاشی که نیاز دارند، طبقه‌بندی کنید. این کار به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا کار ارزش تکمیل شدن دارد یا خیر. برای پیگیری پیشرفت خود، استانداردهای قابل دستیابی تنظیم کنید. هنگامی که هدف خود را می‌شناسید و مدت زمان تحقق آن را هم می‌دانید، می‌توانید استانداردی برای خود تعیین کنید که نشان‌دهنده سطح تلاش شما باشد. این به شما انگیزه می‌دهد تا در مسیر بمانید و به نتیجه دلخواه خود برسید.
اقدامات خود را سازماندهی کنید
برای انجام کار لازم نیست همه چیز عالی باشد. گاهی اوقات لازم است با شرایط فعلی شروع کنید، فقط برای اینکه در پیچ و خم وظایف و اهداف گیر بیفتید. بعد می‌توانید فکری برای مشکلات پیش رو بکنید. تعیین یک بازه زمانی برای انجام هر کار، به شما انگیزه می‌دهد که متمرکز بمانید و به اهداف خود برسید. همچنین به از بین بردن هرگونه تعویق که ممکن است رخ دهد کمک می‌کند زیرا آسان تر است که بدانید چقدر زمان تا پایان مهلت باقی مانده است. اگر جدول زمانی پیچیده شد، اهداف خود را بشکنید و پروژه را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید.
اهداف خود را مرور و بازنگری کنید
وقتی اهداف را تعیین می‌کنید، اطمینان از واقع‌بینانه و دست‌یافتنی بودن آنها ضروری است. گام برداشتن در مسیر اهداف دور از دسترس، فقط شما را ناامید و دلسرد می‌کند. بهترین راه برای جلوگیری از این امر این است که اهداف خود را به طور مکرر بازبینی کنید و در صورت لزوم آنها را مجدداً تعریف کنید. علاوه بر این، لیست کوتاه مدت اهداف شما نیاز به تجدید نظرهای مکرر دارد. باید کارهایی را که انجام داده‌اید حذف کنید و در مورد کارهایی که به هر دلیلی نتوانسته‌اید انجام دهید، تجدید نظر کنید. اگر دلیل خاصی دارد که نمی‌توانید آنها را انجام دهید، سعی کنید آن را برطرف کنید.
با وظایف اولویت دار درگیر شوید
این یکی از مهمترین کارهایی است که می‌توانید برای مدیریت موثر زمان خود انجام دهید. وقتی اهداف و برنامه‌های کوتاه‌مدت داشته باشید و بدانید کدام کار در اولویت قرار دارد، از اهداف خود دور نمی‌شوید. در مقابل اگر بدون اولویت‌بندی وارد میدان شوید، وقت شما صرف کارهای بی‌اهمیت می‌شود که تاثیر زیادی هم ندارند.
اولین قدم برای درگیر شدن با کارهای اولویت بالا، شناسایی آنهاست. هنگامی که بدانید در این لحظه خاص به چه اولویت‌هایی نیاز دارید، اختصاص زمان برای آنها آسان‌تر خواهد شد. بعد از این که اولویت ها را مشخص کردید، زمان آن است که بر اساس یک برنامه، اقدام کنید. به طور کلی، درگیر شدن با موارد اولویت‌دار به شما کمک می‌کند تا از زندگی و موقعیت‌های کنونی آگاه باشید و در عین حال همچنان به اهداف بلندمدت خود برسید.
نتیجه
به طور خلاصه، داشتن اهداف، برنامه کوتاه مدت و تعامل با موارد اولویت دار برای مدیریت موثر زمان ضروری است. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا در زندگی همچنان در رأس زندگی خود بمانید و همچنان به هدف نهایی خود برسید. علاوه بر این، همیشه می‌توانید تغییراتی در تنظیمات و برنامه‌های خود ایجاد کنید تا مطابق با نیازهای خود به بهترین شکل ممکن باشد. به هر حال، شما رئیس خود هستید و انجام کارها مانند یک رئیس به سبک خودتان است!