مدیریت فرایند تغییر و اجرای موفقیت‌آمیز آن در سازمان

هر کسی چیزی دارد که می‌خواهد تغییر دهد! کارمندان می‌خواهند نظر مدیران خود را تغییر دهند و مدیران می‌خواهند سازمان‌ها را متحول کنند. بازاریابان می‌خواهند رفتار مصرف‌کننده را تغییر دهند و فروشندگان می‌خواهند نظر مشتری را تغییر دهند. استارت‌آپ‌ها می‌خواهند صنایع را تغییر دهند و سازمان‌های غیرانتفاعی می‌خواهند دنیا را تغییر دهند! مدیریت تغییر بخش اجتناب‌ناپذیری از هر کسب و کار است. برای همگام شدن با تغییرات مستمر دنیای امروز، سازمان‌ها باید به طور مستمر، تغییراتی را در رویه‌های خود ایجاد کنند تا فرآیندهای تجاری را کارآمد و مقرون‌به‌صرفه نگه دارند. اما آنچه در این مسیر اهمیت پیدا می‌کند، مدیریت فرایند تغییر است.

انجام تغییرات کوچک ممکن است آسان باشد، اما وقتی سازمان نیاز به ایجاد یک تغییر گسترده داشته باشد، این کار باید با استراتژی و برنامه‌ریزی انجام شود. بدون برنامه‌ریزی مناسب، تلاش برای اجرای تغییرات سازمانی، می‌تواند منجر به هرج و مرج، سردرگمی و کاهش سرعت حرکت سازمان شود. به بیان ساده، سازمان برای ایجاد تغییرات بزرگ، به یک فرآیند مدیریت تغییر نیاز دارد. در این مقاله، می‌گوییم که مدیریت فرایند تغییر چیست و چگونه می‌توانید آن را در سراسر سازمان پیاده سازی کنید.

مدیریت تغییر چیست؟

استراتژی مدیریت تغییر یک روش برنامه‌ریزی شده است که مدیران را قادر می‌سازد تا با موفقیت سازمان را از طریق تغییر هدایت کنند، و در عین حال اختلال و خطر پیامدهای غیرمنتظره را به حداقل می‌رساند. در حالی که هدف ممکن است تغییر سازمان باشد، کلید موفقیت در بیشتر موارد، در توانایی هدایت افراد از طریق تغییر است. شما در طول فرآیند مدیریت تغییرات:

• برای گذار به یک تغییر جدید آماده می‌شوید
• حمایت سازمانی را برای تغییرات به دست می آورید
• تغییر را با تفکر در طول زمان اعمال می‌کنید

مهم‌ترین چیز برای مدیریت تغییر، داشتن یک رویکرد جامع و نگاه کردن به فرایند تغییر از چند زاویه است. قبل از ایجاد هر تغییر، باید به این فکر کنید که این تغییر چگونه بر اعضا و تیم‌های سازمان شما در سطوح مختلف تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل، چارچوب‌های مدیریت تغییر اغلب شامل استراتژی‌هایی برای ایجاد تغییرات سازمانی به آرامی و در طول زمان و اجرای آزمایشی تغییر در بخش کوچکی از سازمان است. مدیریت تغییر یک فرآیند و همچنین یک روش است. تا قبل از اجرای فرایند تغییر، ممکن است هرگز این مقدار زمان را صرف فکر کردن در مورد چگونگی اجرای یک پروژه نکرده باشید! با پیروی از یک فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید تیم و شرکت خود را به به‌ترین نحو مجهز کنید تا برای تغییر جدید آماده شوند.

چه زمانی به فرآیند مدیریت تغییر نیاز داریم؟

کسب و کارها در بیشتر موارد به دنبال تغییر هستند، زیرا استراتژی تجاری فعلی آنها دیگر موفقیت سازمان را تضمین نمی‌کند؛ برای مثال، برای افزایش حاشیه سود یا رقابتی ماندن در یک چشم‌انداز تجاری در حال تغییر، یک استراتژی جدید مورد نیاز است. موقعیت‌های رایجی که نیاز به فرایند مدیریت تغییرات دارند عبارتند از:

• پیاده‌سازی فناوری جدید
• تغییر مدیریت
• تغییر در فرهنگ کاری
• ادغام سازمانی
• ناکارآمدی فرایندهای فعلی
• تغییرات در ساختار سازمانی
• شرایط بحرانی

انواع مدیریت تغییر

همانطور که تغییر می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، رویکردهای متفاوتی نیز برای فرآیند مدیریت تغییر وجود دارد. چهار نوع اصلی تغییر شامل موارد زیر است:

تغییر پیش‌بینی کننده

تغییر پیش‌بینی کننده زمانی اتفاق می‌افتد که یک سازمان در پاسخ به چیزی که انتظار می‌رود اتفاق بیفتد، تغییراتی را در ساختار خود ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، نگرانی‌های محیطی یا روندهای جدیدی که سازمان می‌خواهد روی آن سرمایه‌گذاری کند، می‌تواند باعث شود که ذینفعان نیاز به تغییر را پیش‌بینی کنند.

تغییر واکنشی

تغییر واکنشی در پاسخ به رویدادی رخ می‌دهد که اتفاق افتاده و بر کسب و کار تأثیر گذاشته است. تغییر واکنشی می‌تواند در پاسخ به مقررات جدید صنعت یا با یک بیماری همه‌گیر مانند کووید 19 اتفاق بیفتد. معمولاً چنین رویدادهایی برای سازمان یک تهدید به شمار می‌روند و لازم است برای جلوگیری از آسیب‌های بیشتر، تغییراتی در ساختار یا روال کار سازمان اتفاق بیفتد.

تغییر افزایشی

تغییرات افزایشی به مجموعه‌ای از تغییرات گفته می‌شود که معمولاً در سطح خرد اتفاق می‌افتند و تغییرات کلی گسترده‌تری را به همراه دارند. از تغییرات افزایشی می‌توان به اجرای یک سیستم پاداش، معرفی سیاست‌های کاری جدید، یا تغییر ساعات اداری اشاره کرد.

تغییر استراتژیک

تغییرات استراتژیک در سطوح بالای سازمان ایجاد شده می‌شوند و کل سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهند. تغییر در ساختار سازمانی، چشم‌انداز و اهداف یا تغییر مدیران ارشد، نمونه‌ای از تغییرات استراتژیک است.

مزایای مدیریت تغییر

همه ما تمایل داریم تا حد زیادی به شیوه قدیمی انجام کارها وابسته باشیم؛ حتی اگر روش جدید، به طور عینی بهتر باشد. یک برنامه مدیریت تغییر به شما کمک می‌کند تا ارزش تغییر پیشنهادی را درک کنید. با وجود یک فرآیند مدیریت تغییر موفق، می‌توانید مزایای زیر را انتظار داشته باشید:

نرخ موفقیت بالاتر

با ایجاد تغییرات بزرگ به آرامی، رسیدگی به مسائل و جشن گرفتن پیروزی‌ها در مراحل اولیه فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید بقیه سازمان را برای موفقیت آماده کنید.

کاهش ریسک

به گفته مک‌کینزی، 70 درصد از برنامه‌های تغییر عمدتاً به دلیل مقاومت کارکنان و عدم حمایت مدیریت شکست می‌خورند. اجرای فرآیندی که این موانع را برطرف کند، منجر به هدر رفتن منابع کمتر و شانس موفقیت بیشتر خواهد شد.

بهبود مدیریت تغییرات آینده

در دنیای پرتلاطم امروز، تغییر یک فرایند مستمر است. با اجرای موفق فرایند تغییر، می‌توانید اطمینان داشته باشید که تغییرات بعدی را هم با موفقیت مدیریت می‌کنید.

ثبات در مدیریت تغییر

مجهز شدن به یک مدل استاندارد برای مدیریت تغییر، باعث می‌شود هیچ تغییر واکنشی نتواند شما را غافلگیر کند. به علاوه یک روال ثابت برای تغییرات آتی دارید که در آن هر کس وظیفه خود را می‌داند و به آن عمل می‌کند.

همسویی بهتر ارزش‌ها

کارمندان شما بزرگ‌ترین دارایی‌های شما هستند، بنابراین مدیریت تغییر به گونه‌ای که با ارزش‌های اصلی آنها هماهنگ باشد، به آنها کمک می‌کند تا پذیرای این فرآیند باشند و در مقابل آن مقاومت نکنند.

مراحل فرآیند مدیریت تغییر

در یک نگاه، فرآیند مدیریت تغییر را می‌توان به پنج مرحله زیر تقسیم کرد:

آماده شدن برای تغییر

این مرحله شامل درک تغییرات لازم و آماده‌سازی کارکنان و ذینفعان برای آن چیزی است که در آینده قرار است اتفاق بیفتد. در این مرحله، دست اندرکاران فرایند تغییر اطمینان حاصل می‌کنند که مدیران از فرایند تغییر پشتیبانی می‌کنند و با برقراری ارتباط با کارکنان و جلب رضایت آنها، مقاومت در برابر تغییر را مدیریت می‌کنند.

ایجاد چشم‌انداز تغییر

در این مرحله برای اجرای فرایند تغییر، یک استراتژی تعریف می‌شود. در این مرحله اهداف سازمانی تعیین می‌شوند، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف می‌شوند و وظایف به افراد درگیر واگذار می‌شوند. تیم مدیریت تغییر، برنامه‌هایی را برای توضیح مشکلات احتمالی انجام می‌دهد و به همه کمک می‌کند تا نقش خود را در مدیریت فرآیندها درک کنند.

اعمال تغییرات

در این مرحله برنامه‌های تغییر عملی می‌شوند. درگیر شدن مدیران ارشد و برقراری ارتباطات بین افراد درگیر در فرایند تغییر، در این مرحله ضروری است. مدیران تغییر باید مطمئن شوند که همه افراد به وظایف خود عمل می‌کنند و همه چیز به خوبی پیش می‌رود.

درونی‌سازی تغییر

بعد از این که فرایند تغییر به پایان رسید، باید اطمینان پیدا کنید که فرایند درونی‌سازی انجام شده و کارکنان به روش‌های قدیمی بازنمی‌گردند. این مرحله تضمین می‌کند که سیستم‌هایی برای آموزش کارکنان، شفاف‌سازی ساختارها، گردش کار و پاداش‌دهی وجود دارد.

بررسی و تجزیه و تحلیل

مرحله نهایی فرآیند تغییر، بررسی و تجزیه و تحلیل برای اطمینان از سودمند بودن تغییرات است. در این مرحله مدیران تغییراتی را که مؤثر بوده را بررسی می‌کنند و با مشخص کردن تغییرات غیرضروری، از داده‌های به دست آمده در فرایندهای آتی استفاده می‌کنند.

هفت دلیل شکست خوردن استراتژی مدیریت تغییر

مدیریت تغییر کار ساده‌ای نیست. اجرای موفقیت‌آمیز تغییرات -چه بزرگ و چه کوچک- یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیش روی مدیران است. شناسایی برخی از رایج‌‌ترین دلایل شکست استراتژی‌های مدیریت تغییر، می‌تواند در مورد این که چگونه اقدامات مدیران ممکن است به سازمان در رسیدن به اهداف کمک کند، راهگشا باشد. در ادامه دلایل شکست استراتژی مدیریت تغییر را بررسی می‌کنیم:

استراتژی ناقص یا ضعیف

زمانی که رهبران به تحول سازمانی فکر می‌کنند، اغلب بر این موضوع تمرکز می‌کنند که تغییر چیست و چرا لازم است. با این حال، ناکامی در قائل نشدن اولویت یکسان برای چگونگی وقوع تغییر، می‌تواند هر تلاشی را برای تحول ناکام بگذارد. بدون داشتن استراتژی جامع برای مدیریت تغییر، تصمیمات تاکتیکی کوتاه مدت می‌تواند نتایج بلندمدت را به تاخیر بیاندازد یا تضعیف کند، سازمان شما را به مسیری غیرمنتظره یا ناخواسته هدایت کند و دستیابی به نتایج مطلوب را دشوار یا حتی غیرممکن کند. علاوه بر این، فقدان یک برنامه مدیریت تغییر استراتژیک می‌تواند ایجاد یک ائتلاف را دشوارتر کند، مانع ارتباط شما با کارمندان شود و اعتماد به تیم رهبری را کاهش دهد.

راه حل چیست؟ قبل از شروع هر تغییری، زمان و انرژی قابل توجهی را برای ایجاد یک استراتژی مدیریت تغییر جامع سرمایه‌گذاری کنید.

استراتژی غیر قابل انعطاف

داشتن یک استراتژی خوب برای مدیریت تغییر می‌تواند کلید حفظ ابتکار تغییر شما در مسیر باشد. با این حال، جزم‌اندیشی و غیرقابل انعطاف بودن در اجرای آن برنامه می‌تواند به همان اندازه برای موفقیت بلندمدت شما مضر باشد. مهم نیست که چقدر فکر و برنامه‌ریزی در استراتژی خود داشته باشید، اگر استراتژی شما برای شرایط بحرانی انعطاف‌پذیر نباشد، بعید است به نتیجه مطلوب دست پیدا کنید. تغییر -به ویژه تغییرات در مقیاس بزرگ- ممکن است زمان زیادی طول بکشد و محیط و بازار نیز در اطراف شما در حال تغییر هستند. عدم تطبیق استراتژی با تحولات غیرمنتظره یا ناگهانی، می‌تواند استراتژی بلند مدت شما را بی‌اثر کند.

راه حل چیست؟ برنامه استراتژی خود را به طور مکرر، قبل و بعد از وقوع تحولات غیرمنتظره مرور کنید.

فقدان ارتباطات مؤثر

رهبران معمولاً زمان زیادی را صرف برقراری ارتباط در مورد تغییر می‌کنند تا قبل از شروع فرایند، نظر همه را جلب کنند. اما این تعامل با شروع فرایند تغییر به پایان می‌رسد و در نهایت باعث شکست خوردن پروژه می‌شود. به عنوان مثال، شما چشم‌انداز و استراتژی خود را برای تغییر به تمام کارکنان اعلام می‌کنید. اما جلسات اجرایی را تنها با ذی نفعان کلیدی برگزار می‌کنید و کارکنان سازمان، در جریان پیشرفت پروژه قرار نمی‌گیرند، و این آغاز شکست است. عدم حضور کارکنان در فرایند تغییر، اشتیاق آنها را برای شرکت در فرایند کاهش می‌دهد و تیم شما به سرعت به وضعیت قبلی برمی‌گردد.

راه حل چیست؟ توضیح کوتاه و قابل فهمی از استراتژی تغییر خود ایجاد کنید و این توضیح را به طور مکرر، در طول کل فرآیند و به هر کسی که ممکن است تحت تاثیر قرار بگیرد، اعلام کنید.

بی‌توجهی به مقاومت کارکنان

صرف‌نظر از اینکه چقدر برای ایجاد یک ائتلاف قبل از اجرای فرایند تغییر تلاش کرده‌اید و چقدر خوب ارتباط برقرار کرده‌اید، هر تغییری با مقاومت مواجه خواهد شد! در واقع مقاومت در برابر تغییر رایج‌‌ترین دلیل شکست بسیاری از پروژه‌ها است. مردم به دلایل زیادی در مقابل تغییر مقاومت می‌کنند؛ ممکن است در مورد شرح وظایف خود احساس ناامنی کنند، ممکن است اهداف یا استراتژی تغییر را اشتباه درک کنند یا با آن مخالف باشند، ممکن است احساس کنند که امنیت شغلی آنها به خطر افتاده است، یا حتی به تیم مدیریت یا سازمان اعتماد نداشته باشند.

راه حل چیست؟ یک ارزیابی استراتژیک در مورد این که چگونه تغییرات پیش رو ممکن است بر کارکنان شما تأثیر بگذارد، انجام دهید تا از همان ابتدا مقاومت بالقوه را شناسایی کنید. استراتژی ارتباطی خود را طوری تنظیم کنید که بتوانید آن مقاومت را به محض بروز یا حتی قبل از آن برطرف کنید.

همسو نبودن با فرهنگ سازمان

اگر این جمله را از زبان کارکنان خود شنیدید، بدانید که استراتژی مدیریت تغییر شما با فرهنگ سازمانی شما در تضاد است: «این روشی نیست که ما کارها را انجام می‌دهیم!» استراتژی تغییر اگر بر خلاف فرهنگ موجود سازمان کار کند، شانس کمتری برای موفقیت خواهد داشت. تقاضا برای تغییر عادت‌های کارکنان، با بی‌اعتمادی و مقاومت از سوی آنها مواجه خواهد شد. برعکس، اگر تغییرات پیشنهادی با یک چشم‌انداز مشترک از اهداف سازمانی مطابقت داشته باشد، کارکنان می دانند که تلاش‌های آنها در حمایت از تغییر پاداش خواهد گرفت.

راه حل چیست؟ مطمئن شوید که استراتژی مدیریت تغییر شما مبتنی بر ارزیابی واقع بینانه از فرهنگ و چشم‌انداز سازمان شما است.

انتظارات غیرواقعی

یکی از مشکلات اصلی هنگام شروع فرایند تغییر، داشتن انتظارات غیرواقعی از کسانی است که در این فرایند درگیر هستند. مدیریت انتظارات -اعم از مثبت و منفی- در طول پروسه تغییر، به اندازه مدیریت خود تغییر مهم است. عجله در تغییر، خطر اشتباه را افزایش می‌دهد و فرصت واکنش مناسب به رویدادهای در حال تغییر را از بین می‌برد. حرکت خیلی سریع به سوی تغییر هم می‌تواند به سرعت هم تیم و هم سازمان شما را از بین ببرد.

راه حل چیست؟ مدام به خودتان و ذینفعان کلیدی فرایند تغییر یادآوری کنید که تغییر واقعی زمان می‌برد. تعیین اهداف کوتاه مدت و میان مدت به تیم شما کمک می‌کند تا در مسیر هدف خود باقی بمانید.

بی توجهی به موفقیت‌های کوچک

اصرار مدیران بر تغییر سریع، می‌تواند منجر به فرسودگی شغلی کارکنان شود. بی توجهی به تغییرات مثبت و موفقیت‌های کوچک هم می‌تواند به همان اندازه مضر باشد. اگر کارمندان و تیم‌ها احساس کنند که هیچ پیشرفتی نداشته‌اند، ممکن است انگیزه و اشتیاق خود را برای تغییر از دست بدهند؛ و هر چه تغییر دشوارتر باشد و به تغییر رفتار یا فداکاری نیاز داشته باشد، کارکنان شما سریع تر علاقه خود را از دست می‌دهد.

راه حل چیست؟ همانطور که اهداف کوتاه‌مدت و میان‌برد خود را تعریف می‌کنید، به موفقیت کارکنان در رسیدن به این اهداف هم توجه کنید و پداداش‌دهی را به نتیجه نهایی موکول نکنید.

سخن پایانی

رهبری یک استراتژی مدیریت تغییر، چالش‌برانگیز است و نیازمند تلاش و فداکاری است. حتی موفق‌ترین مدیران هم نیز ممکن است در این راه مرتکب اشتباهاتی شوند. با این حال، مهارت‌هایی را که برای مدیریت موفقیت‌آمیز تغییر به آنها نیاز دارید، می‌توانید در هر مرحله از این فرایند یاد بگیرید.

منابع: asana ، prosci ، coursera