دورکاری یکی از مفاهیم نسبتاً نوین در بازار جهانی کسب و کار است که نوع جدیدی از ارتباط میان کارمند و کارفرما را تعریف می‌کند. در این تعریف، کارمند به جای این که هر روز در محل کار حاضر شود، در خانه یا هر جای دیگری کار می‌کند و حجم کاری را که برای او تعریف شده، انجام می‌دهد. صاحبنظران علم مدیریت بر این باورند که دورکاری مزایای زیادی هم برای کارمند و هم برای کارفرما دارد، اما در عین حال در صورت بی‌توجهی و در نظر نگرفتن جزئیات، می‌تواند به ضرر کارفرما تمام شود.
تاریخچه دورکاری در جهان
ایده دورکاری نخستین بار در سال 1973 توسط جک نیلز مهندس ناسا ارائه شد. نیلز نام Telecommuting را برای این مفهوم انتخاب کرد و دورکاری را یک سبک زندگی و راه موثری برای صرفه‌جویی در مصرف انرژی و جایگزینی برای رفت و آمد روزانه به محل کار دانست. او اعتقاد داشت که رفت و آمد روزانه به محل کار عامل خستگی و دلزدگی کارکنان و کاهش بهره‌وری سازمان‌ها است و شیوه‌های کسب و کار باید تغییر کنند.
در سال 1975 اولین کامپیوتر شخصی پا به عرصه وجود گذاشت و مسیر دورکاری کارکنان ادارات را تا حد زیادی تسهیل کرد. شرکت IBM در سال 1979 به 5 نفر از کارکنان خود اجازه داد تا در خانه کار کنند. این طرح با موفقیت مواجه شد و در عرض 4 سال، تعداد کارکنان دورکار IBM به 2000 نفر افزایش یافت. تولد اینترنت در سال 1983 گام مهم دیگری رو به جلو بود.
در سال 1987 تعداد افراد دورکار در آمریکا به 1 و نیم میلیون نفر رسید. با تصویب قانون هوای پاک، دورکاری بیشتر از قبل در بین کارفرمایان پذیرفته شد و دولت‌ها با حمایت از این طرح، گام موثری در این زمینه برداشتند. در سال 2010 قانون دورکاری توسط دولت آمریکا به تصویب رسید و شرکت‌ها ملزم شدند شرایط را برای دورکاری کارکنانشان فراهم کنند.
بایدها و نبایدهای دورکاری
شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد، اما در عمل اینطور نیست! دورکاری فقط به معنی ماندن در خانه به جای مراجعه هر روزه به دفتر کار نیست. اجرای این استراتژی هم برای کارکنان و هم برای صاحبان کسب و کار، سختی‌هایی به دنبال دارد که با راهکارهای نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و مدیریتی می‌توان به آنها غلبه کرد. در ادامه نکات مدیریتی دورکاری را با هم مرور می‌کنیم:
افراد تیم خود را برای دورکاری تجهیز کنید
با افراد تیم خود صحبت کنید و اطمینان حاصل کنید که هر چه لازم دارند، در اختیارشان قرار دارد. آیا به نرم‌افزار و سخت‌افزار دسترسی از راه دور (ریموت) دسترسی دارند؟ ایا نرم‌افزارهایی را که برای کارهای روزانه نیاز دارند، در اختیار دارند؟ ممکن است لازم باشد تجهیزات انها را تقویت کنید. فکری هم برای تامین امنیت دسترسی‌های کارکنان بکنید.
با افراد تیم خود در تماس باشید
افرد تیم شما باید ابزارهای ارائه بازخورد و گزارش کار را هم در اختیار داشته باشند. برگزاری جلسات مجازی بهترین راه برای دریافت گزارش کار روزانه از افراد است. نرم‌افزارهایی مثل SharePoint، Trello، Google Drive و Microsoft Teams از ابزارهای کارآمد ابری هستند که می‌توانید برای این منظور از آنها استفاده کنید.
از تجربه کردن هراس نداشته باشید
هنوز نمی‌دانید چه روشی بهتر جواب می‌دهد؟ نگران نباشید، آزمایش کنید و نتیجه را ببینید. با افراد تیم خود همکاری کنید تا دریابید که چه روش‌ها و ابزارهایی بهترین نتیجه را برای شما حاصل می‌کند. مدتی طول می‌کشد تا بهترین شرایط را برای خود و افرادتان فراهم کنید. شاید در ابتدا خطا داشته باشید و بابت راندمان کاری تیم نگرانی‌هایی داشته باشید، اما به مرور همه چیز روی غلتک می‌افتد.
سازماندهی کردن را فراموش نکنید
در خانه یک فضای ثابت به عنوان «دفتر کار» در نظر بگیرید، فقط همان جا کار کنید و هیچ کار دیگری در آن فضا انجام ندهید. منظورم یک اتاق با میز و صندلی اداری نیست، دارم در مورد یک فضای مشخص صحبت می‌کنم که ممکن است فقط یک مبل باشد. روتین کاری را رعایت کنید و در ساعت‌های مشخصی کار کنید. حساب کار و زندگی را از هم جدا کنید و نگذارید عدم حضور در اداره، بازدهی شما را پایین بیاورد.
در فواصل مشخص استراحت کنید
این که در خانه هستید و لباس رسمی به تن ندارید، به این معنی نیست که نیاز به استراحت بین کار ندارید! تکنیک پومودورو روش خوبی برای افزایش تمرکز و مدیریت زمان است. وقتی از خانه کار می‌کنید، می‌توانید زمان استراحت خود را به انجام کارهای کوچک خانه یا حرف زدن با دوستان و اعضای خانواده اختصاص بدهید. می‌توانید یک فنجان چای بنوشید یا به موزیک مورد علاقه‌تان گوش بدهید.
خودتان را به ساعت اداری محدود نکنید
مغز بهترین عملکرد خود را در ساعت‌های انتهایی شب نشان می‌دهد، در حالی که ساعت اداری درست بر خلاف این طراحی شده است. شما بهتر از هر کسی خودتان را می‌شناسید؛ ساعت‌هایی از روز را که مغز شما عملکرد بهتری دارد، پیدا کنید. این ساعت‌ها را طوری تنظیم کنید که امکان ارتباط با کارکنانتان را از دست ندهید. به هر حال نمی‌توانید انتظار داشته باشید آنها مغزشان را با مغز شما تنظیم کنید!
امنیت را فدای دورکاری نکنید
کار در خانه در کنار همه مزیت‌هایش، می‌تواند مخاطرات زیادی هم به همراه داشته باشد. مسائل زیادی را باید در نظر داشته باشید: فایل‌ها کجا قرار است ذخیره شوند؟ سطح دسترسی افراد به فایل‌ها چطور باید تنظیم شود؟ سیاست شرکت برای اعطای دسترسی ریموت به افراد چیست؟ اینها مواردی هستند که امنیت اطلاعات شرکت شما را تهدید می‌کند و به هیچ قیمتی نباید در مورد آنها سهل‌انگاری کنید. با مشاوران امنیت اطلاعات مشورت کنید و بهترین راه‌حل‌ها را پیدا کنید.
دورکاری یک شمشیر دولبه است! اگرچه راه‌حل بسیاری از مشکلات سازمانی است و هزینه‌های سازمان را تا حد زیادی کاهش می‌دهد؛ اما در عین حال در صورتی که درست مدیریت نشود، ممکن است بازدهی کارکنان و در نهایت سازمان را کاهش دهد و شما را از هدفتان دور کند.
منبع: CLOUD CARIB